FAQ zur
elektronischen Signatur inSign

Allgemein

Was ist inSign?

inSign by iS2
inSign ist eine Software für elektronische Signaturen der iS2 Intelligent Solution Services AG. Beliebige PDF-Dokumente können mit inSign rechtssicher digital unterzeichnet werden. Die Signaturlösung ist bereits seit 2013 auf dem Markt und Marktführer in der deutschen Versicherungsbranche.

Um welche Art der elektronischen Unterschrift handelt es sich?

Mit inSign werden standardmäßig sogenannte fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) gemäß eIDAS erfasst. Bei Bedarf können aber auch qualifizierte elektronischen Signaturen (QES) erstellt werden. In diesem Fall werden die zu signierenden Dokumente an einen unserer Kooperationspartner übergeben. Auch die einfache elektronische Signatur (EES) kann mit inSign erfolgen. Weitere Informationen hier.

Wie erstellt man eine elektronische Signatur mit inSign?

Das Dokument wird nach inSign hochgeladen oder alternativ per API übergeben. Im Anschluss können falls notwendig Unterschriftenfelder, Checkboxen und Textfelder hinzugefügt werden. Das Dokument wird darauffolgend entweder selbst unterschrieben oder zur Unterschrift freigegeben. Die Unterschrift kann in jedem aktuellen Browser erfolgen. Für die fortgeschrittene elektronische Signatur ist ein berührungsempfindliches Gerät wie z. B. Smartphone oder Tablet erforderlich. Alle Vorgänge werden in der Vorgangsverwaltung übersichtlich dargestellt. Dokumente können geöffnet, heruntergeladen oder gelöscht werden.

Kann man eine Unterschrift auch direkt auf dem Computer leisten?

Eine Unterschrift kann man direkt im Browser leisten. Für die Standard-Unterschrift von inSign (FES) benötigt man einen berührungsempfindlichen Bildschirm, um dort handschriftlich zu unterzeichnen. Falls der Computer keinen Touch-Screen besitzt, kann die Unterschriftsanforderung auf ein Smartphone oder Tablet umgeleitet werden. inSign besitzt eine automatische Bildschirmtyp-Erkennung und zeigt dem Nutzer die Möglichkeiten zur Umleitung der Unterschrift an.

Gibt es eine App?

Ja, die App ist eine optionale Erweiterung der Online-Anwendung für Nutzer, die häufig unterschreiben. Die E-Unterschrift wird üblicherweise direkt im Browser (Chrome, Safari, Edge, Firefox etc.) geleistet.
Play Store (Android)
Apple Store (iOS)

Wo erhalte ich den Anmeldecode für die inSign App?

Die inSign App kann nur in Kombination mit einer Lizenz genutzt werden. Den Anmeldecode, um die App mit der Webanwendung zu verbinden, erhalten Sie in der Webanwendung.

Einzellizenzen können Sie im Webshop erwerben: https://www.getinsign.de/preise/#register.
Für mehrere Nutzer oder größere Unternehmen freuen wir uns über Ihre Anfrage: https://www.getinsign.de/kontakt/.

Muss ich inSign 365 downloaden?

Nein, inSign 365 ist eine Webanwendung in der Cloud. Diese erreichen Sie unter dem Link: https://insign.is2.de/.

Welche Funktionen bietet die E-Signaturlösung?

Abhängig von der Lizenz bietet die Software folgende Funktionen:

Wie funktioniert das Feature „Weblink“ und was ist dabei zu beachten?

inSign-Kunden können sich vom System für eine Vorlage einen Weblink (Internet-URL) erzeugen lassen. Dieser Link kann auf der eigenen Website eingebaut werden. Wenn Websitebesucher den Link anklicken, erstellt inSign automatisch aus der Vorlage einen Vorgang und öffnet diesen für den Websitebesucher. Er kann das Dokument ausfüllen und unterschreibt und den Vorgang abschließen. Im Anschluss erhält der inSign-Kunde automatisch eine Benachrichtigung und kann das fertige Dokument über die Vorgangsverwaltung herunterladen.

Wie wird ein Vorgang zur Unterschrift an eine andere / weitere Personen übergeben?

Ein Link zum Unterschreiben oder Bearbeiten des Vorgangs wird z. B. per E-Mail an eine oder mehrere Personen übergeben. Dabei wird der Link zum Dokument und das Passwort für den Zugang separat versendet. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ist u. a. möglich.

Kann ein Dokument von mehreren Personen unterzeichnet werden?

Ja, ein Vorgang kann von mehreren Personen unterzeichnet werden, indem mehrere Signaturfelder gesetzt werden. Diese können der zu unterzeichnenden Person zugewiesen werden. Auch die Reihenfolge der Unterschriften kann festgelegt werden.

inSign Signaturfelder

Was sind die technischen Voraussetzungen, um inSign nutzen zu können?

Für die Standard-Unterschrift von inSign (FES) benötigt man einen berührungsempfindlichen Bildschirm, um dort handschriftlich zu unterzeichnen. Falls der Computer keinen Touch-Screen besitzt, kann die Unterschriftsanforderung auf ein Smartphone oder Tablet umgeleitet werden.

Wie unterscheidet sich inSign von Wettbewerbern?

inSign elektronische Unterschrift Siegel
  1. Wir legen hohen Wert auf Datenschutz, sind ein deutsches Unternehmen mit Servern in Deutschland. Es werden keine Daten in die USA übermittelt. Der EUGH Beschluss „Der Datentransfer von einem EU-Land in die USA ist nicht länger zulässig“ hat für inSign keinerlei Auswirkungen.
  2. Wir sind in Deutschland in vielen Branchen Markführer und in vielen weiteren Ländern erfolgreich vertreten.

  3. inSign verwendet standardmäßig die sowohl praxistaugliche als auch beweissichere fortgeschrittene elektronische Signatur. inSign ist DSGVO- und eIDAS-konform und erfüllt alle Anforderungen des EWR. Daher kann die Softwarelösung in Ländern der EU bedenkenlos eingesetzt werden.

Gibt es Schulungen oder andere Hilfsmittel für Neukunden?

Ja, wir bieten regelmäßig kostenlose Webinare für Interessenten und Einsteiger. Hier kommen Sie zur Anmeldung: https://insign.is2.de/webinar. Für Kunden gibt es einen Hilfe- und Supportbereich mit Anleitungen, Praxisbeispielen und FAQs.

Rechtliches, Sicherheit, Beweisbarkeit

Sind elektronische Unterschriften von inSign rechtssicher?

Alle Anforderungen der eIDAS an die fortgeschrittene elektronische Signatur werden erfüllt:

Alle Anforderungen der eIDAS an die qualifizierte elektronische Signatur werden erfüllt:

Ist die elektronische Unterschrift mit inSign beweisbar?

Biometrische Merkmale eines Menschens
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Ja, bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird der Schreibvorgang beim Signieren (die Art und Weise) aufgezeichnet. Die so erfassten biometrischen Daten werden verschlüsselt und in das PDF-Dokument eingebettet. Im Streitfall können die Daten entschlüsselt und als Beweismittel verwendet werden (i.d.R. durch ein Schriftgutachten). Die Entschlüsselung wird nur von einem Notar vorgenommen und ist damit integer.
Bei der qualifizierten elektronischen Signatur wurde die Identität des Unterzeichners im Vorfeld festgestellt. Durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Signieren entsteht ein beweissicheres Dokument.

Ist inSign DSGVO- und eIDAS-konform?

Der elektronische Unterschriftenprozess berücksichtigt ausnahmslos alle rechtlichen Vorschriften. Diese beinhalten die DSGVO und eIDAS, ferner das BGB und BDSG. Siehe auch: getinsign.de/rechtliches-sicherheit

Was passiert, wenn keine Übereinstimmung zwischen Papierunterschrift und der E-Signatur besteht?

Dass bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur von inSign Unterschiede zwischen Papier- und Bildschirmunterschrift bestehen, ist nicht ungewöhnlich. Allerdings werden mit inSign neben dem Unterschriftsabbild weitere Daten erfasst wie z. B. die Schreibgeschwindigkeit und die Schreibrichtung. Diese Eigenschaften sind bei jeder Person unterschiedlich. Damit kann die Echtheit der Unterschrift auch bei optischer Abweichung bewiesen werden.

Wie erkenne ich, dass ein Dokument nicht verändert wurde?

Hierfür empfehlen wir die Verwendung einer entsprechenden Anwendung, wie z. B. Adobe Acrobat Reader. Neben dem eigentlichen Inhalt können diverse Metadaten eingesehen werden. Wichtig ist, dass das Dokument mit einem Zertifikat signiert wurde. Damit kann sichergestellt werden, dass der Inhalt des Dokuments nicht nachträglich verändert wurde.

Sollte das Dokument nachträglich verändert worden sein, ist dies mit einem roten x und mit folgendem Vermerk gekennzeichnet:
„Die Unterschrift ist ungültig. Die Dokumente wurden nach Anbringen der Unterschrift verändert oder beschädigt.“

Unterschriftsvalidierungsstatus gültig
Unterschriftsvalidierungsstatus ungültig

Praxis

Welche Dokumente können mit inSign unterzeichnet werden?

Mit unserer E-Signaturlösung lassen sich i. d. R. beliebige PDF-Dokumente ausfüllen und unterschreiben.

Mit dem inSign Word-Add-In können zudem Word-Dokumente automatisch in ein PDF konvertiert und damit ebenfalls elektronisch unterzeichnet werden.
Elektronische Unterschrift inSign auf Smartphone

Kann die Unterschrift auch mit einem Finger gezeichnet werden?

Ja, die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bei inSign kann sowohl mit dem Finger als auch mit einem Stift geleistet werden. Die einfache elektronische Signatur (EES) wird per Tastatur geleistet, die qualifizierte (QES) über ein Zertifikat.

Ist die elektronische Signaturlösung sowohl für interne als auch für externe Prozesse hilfreich?

Mit inSign können alle Unterschriftsprozesse digitalisiert werden, egal ob extern oder intern. Typische interne Anwendungsfälle sind z. B. die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen oder Genehmigungen. Häufige externe Anwendungsfälle sind z. B. die Unterzeichnung von Anträgen, Verträgen und Beitrittsunterlagen. Weitere branchenunabhängige Einsatzmöglichkeiten

Ist inSign für die Versicherungsbranche geeignet?

Ja, wir haben viele namhafte Kunden in der Versicherungsbranche und sind seit vielen Jahren Markführer in diesem Bereich. Mit der E-Signaturlösung können beispielsweise Versicherungsanträge, Beratungsprotokolle, Makleraufträge, Angebote etc. elektronisch unterschrieben werden. Außerdem haben wir für die Versicherungsbranche einen VVG-Modus entwickelt, in dem sichergestellt wird, dass der Kunde vor der Unterschrift die jeweiligen Dokumente bereits erhalten und gelesen hat.

Ist inSign für die Immobilienbranche geeignet?

Ja, die E-Signaturlösung kann für den Immobilienmakler eine große Hilfe sein. Viele der Papierprozesse können mit inSign durch digitale Prozesse ersetzt werden. Das spart viel Zeit und Geld und ist nicht nur für den Makler bequem, sondern auch für den Kunden. Mit der elektronischen Unterschriftenlösung können beispielsweise folgende Dokumente unterzeichnet werden: Mietverträge, Pachtverträge, Mieterauskünfte, Datenschutzerklärungen etc.

Ist inSign für die Finanzbranche geeignet?

Ja, inSign kann auch in der Finanzbranche wie z. B. bei einer Bank oder einem Kreditinstitut verwendet werden. inSign ist eIDAS-konform und erfüllt alle rechtlichen Anforderungen der einschlägigen Verordnungen und Richtlinien der EU und des EWR. Mit inSign können SEPA-Mandate, Prämienzahlungen, Kontoänderungen, Kontoeröffnungen und vieles mehr elektronisch unterschrieben werden. Die V-Bank macht es vor. Sie hat als erste deutsche Bank den Kontoeröffnungsprozess mit inSign vollständig digital abgewickelt.

Kann inSign in der Energiewirtschaft eingesetzt werden?

Ja, mit inSign kann die durchschnittliche Bearbeitungszeit der Prozesse deutlich verkürzt werden. Viele Dokumente wie Tarifwechselverträge oder Rahmenvereinbarungen lassen sich elektronisch unterzeichnen. Die Thüga Energienetze GmbH setzt inSign bereits in allen Geschäftsprozessen ein.

Wie kann inSign in der Handwerksbranche eingesetzt werden?

Die E-Signaturlösung kann in der Handwerksbranche sowohl intern wie z. B. für Arbeitsverträge als auch extern wie z. B. für Auftragsbestätigungen oder Haftungsausschlüsse verwendet werden. Das ist bequem und entspricht dem digitalen Zeitalter. Ein typisches Beispiel ist ein Reparatur- oder Einbauservice, der nach Fertigstellung der Arbeit den Kunden digital am Tablet unterzeichnen lässt.

Kann inSign im Gesundheitswesen eingesetzt werden?

Ja. Insbesondere im Krankenhaus oder in einer Arztpraxis sind Unterschriftenprozesse lästig und zeitaufwendig. Dennoch ist eine Patienteneinwilligung durch eine Unterschrift oft gesetzlich erforderlich. Diese kann auf elektronischem Weg erfolgen, indem beispielweise dem Patienten im Wartezimmer ein Tablet bereitgestellt wird. Übliche Dokumente wie Patientenaufklärungen, Behandlungsverträge oder Aufnahmeformulare können problemlos elektronisch unterzeichnet werden.

Ist inSign für die Automobilbranche geeignet?

Ja, vor allem in der Automobilbranche ist die Integration einer elektronischen Signaturlösung eine große Erleichterung für Mitarbeiter und Kunden. Mit der E-Signaturlösung inSign können beispielsweise folgende Dokumente elektronisch unterschrieben werden: Kauf- und Leasingverträge, Vollmachten, Transportaufträge, Reparaturaufträge und zu unseren Kunden gehören u. a. Pixelconcept und Dynarex.

Ist inSign für Steuerberater & Co. geeignet?

Steuerberater, Wirtschafts­prüfer und Anwälte können inSign bedenkenlos verwenden, da die Unterschrift eIDAS-konform und beweiskräftig ist. Typische Anwendungsfälle sind Steuererklärungen, Mandats- , Honorarvereinbarungen, Vollmachten, Genehmigungen und Prüfungsberichte. Lesen Sie hier, wie die E-Unterschrift von der Kanzlei SEIDEL RUNTEMUND + PARTNER in der Praxis eingesetzt wird.

Kann inSign in der Tourismusbranche verwendet werden?

inSign ist ideal für Reisebüros, Veranstalter, Hotel- und Gastgewerbe, denn hier gibt es eine Menge von Prozessen, bei denen Dokumente ausgefüllt und unterschrieben werden müssen. Buchungsbestätigungen, Hoteleinkäufe, Wareneingänge und viele andere Dokumente können einfach elektronisch unterschrieben werden. Damit schaffen Sie eine effiziente und kundenorientierte Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen.

Lizenz & Kosten

Wer benötigt eine inSign Lizenz?

Jede Person, die Dokumente zur Unterschrift zur Verfügung stellt, benötigt eine inSign Lizenz. Bei inSign 365 handelt es sich um eine Nutzerlizenz. Das heißt, dass jede Lizenz einer Person zugeordnet ist und nicht von mehreren Personen genutzt werden darf. Die Verwendung von unterschiedlichen Geräten ist erlaubt. inSign enterprise ist integrierbar. Das heißt, dass die Lizenz für den gesamten Geschäftsverkehr des Unternehmens gültig ist.

Braucht der Unterzeichner auch eine Lizenz?

Nein, zum Unterschreiben ist weder eine Lizenz noch eine Registrierung erforderlich. Nach Freigabe des Dokuments erhält der Unterzeichner den Freigabelink und ein Passwort, mit dem das Dokument gelesen und unterschrieben werden kann.

Wie viele Dokumente können versendet / unterschrieben werden?

Elektronische Unterschrift inSign
Die Dokumentenanzahl ist nicht begrenzt. Die Fair-Use-Policy schreibt bei inSign 365 lediglich 100 E-Unterschriften im Monat als Richtgröße vor. Bei regelmäßiger und deutlicher Überschreitung dieser Anzahl nehmen wir mit dem Kunden Kontakt auf, um gemeinsam eine Lösung zu finden. Bei inSign enterprise ist jeder Vorgang kostenpflichtig. Alternativ ist auch eine Flatrate möglich.

Erhalten Non-Profit-Organisationen, Start-ups und Bildungseinrichtungen einen Rabatt?

Wir gewähren gemeinnützige Organisationen spezielle Lizenzmodelle auf Anfrage. Start-up-Unternehmen und Bildungseinrichtungen erhalten ebenfalls die inSign 365 Lizenz zu vergünstigen Preisen.

Wie kann eine Einzellizenz erworben werden?

Einzellizenzen können über unseren Webshop erworben werden. Unsere Webanwendung ist 30 Tage kostenlos, erst dann beginnt die kostenpflichtige Laufzeit.

Wie können mehrere Lizenzen erworben werden?

Aktuell können über unseren Online-Shop nur Einzellizenzen erworben werden. Besteht Interesse an mehreren Lizenzen, erstellen wir gern ein individuelles Angebot.

Kann die Software kostenfrei getestet werden?

Ja, die elektronische Unterschriftenlösung kann 30 Tage kostenlos getestet werden. Währenddessen ist eine fristlose Kündigung jederzeit möglich. Die kostenlose Testphase geht automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement über, sofern keine Kündigung vor Ablauf des Testzeitraums erfolgt. Die Kündigung kann ganz einfach über den Button „Abo kündigen“ im persönlichen Bereich des Shops oder per E-Mail vorgenommen werden.

Enterprise Interessenten erhalten eine individuelle Testinstanz. Hier geht’s zum Kontaktformular.

Wie viel kostet eine inSign 365 Lizenz?

Die Kosten für eine inSign 365 Lizenz belaufen sich auf
  • 24,90 € / Nutzer mtl. zzgl. MwSt. (jährliche Zahlweise)
  • oder 26,90 € / Nutzer mtl. zzgl. MwSt. (monatliche Zahlweise)
Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Non-Profit Organisationen, Start-Up-Unternehmen und Bildungseinrichtungen erhalten inSign 365 zu individuellen Konditionen. Hierfür reicht eine Anfrage per Kontaktformular.

Wie viel kostet inSign enterprise?

Hier ist keine pauschale Antwort möglich, da die enterprise Version sehr spezifisch auf das Unternehmen zugeschnitten wird. Bei Interesse erstellen wir gern ein individuelles Angebot.

Gibt es eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung?

Ja, den Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (AV-Vertrag) für inSign 365 können Sie hier einsehen. Für inSign connect und enterprise wird der AV-Vertrag an Ihre spezielle Nutzung angepasst.
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