Wie lässt sich ein PDF elektro­nisch unter­schreiben?

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  • Beitrag zuletzt geändert am:16. November 2022
PDF elektronisch unterschreiben

PDF online unterschreiben: einfach & beweisbar

PDF-Dokumente ausdrucken, handschriftlich unterschreiben und einscannen ist schon lange nicht mehr die schnellste und effizienteste Lösung. Eine eingescannte Unterschrift ist kaum beweisbar und zudem viel zu umständlich. Heutzutage setzen mehr und mehr Anwender auf die elektronische Signatur, da diese viele Vorteile mit sich bringt. Wir zeigen Ihnen die Vorteile auf und erklären Ihnen, wie Sie ganz einfach PDF-Dokumente elektronisch unterzeichnen können.

Vorteile von elektronischen Signaturlösungen

PDF ist das gängige Format für die Langzeitarchivierung, da dieses rückwärtskompatibel ist und auf allen Plattformen gleich dargestellt wird. Nachträgliche Veränderungen sind nicht möglich oder sofort ersichtlich.

Mit einer elektronischen Unterschriftenlösung können viele Geschäftsprozesse digitalisiert werden. Umweltschonendes Arbeiten und eine Einsparung von Ressourcen sind nur einige der vielen positiven Effekte der Digitalisierung. Ebenso erhöht sich die Kundenzufriedenheit und Sie verschaffen sich damit einen Wettbewerbsvorteil.

Beweisbarkeit der PDF-Unterschrift

Eingescannte Unterschriften sind kaum beweisbar. Die viel bessere Alternative ist die elektronische Unterschrift nach eIDAS – die fortgeschrittene elektronische Signatur oder die qualifizierte elektronische Signatur.

Die fortgeschrittene Signatur (FES) können Sie im Nachhinein einer Person zuordnen, weil im Hintergrund einzigartige Daten erfasst werden.
Die qualifizierte Signatur (QES) erfordert eine Personenidentifizierung noch vor der Unterschrift.

Schritte zum Signieren einer PDF-Datei

Wenn Sie ein PDF-Dokument elektronisch unterschreiben möchten, empfehlen wir Ihnen eine Softwarelösung aus Deutschland, mit Servern in Deutschland. Hintergrund hierfür ist das Urteil des EUGH zum Privacy Shield. Der Datentransfer von einem EU-Land in die USA ist nicht mehr zulässig. Wobei zu beachten ist, dass Anbieter aus den USA mit Serverstandort in der EU nach dem CLOUD Act verpflichtet sind, Daten nach Amerika zu übertragen. Daher ist es sehr wichtig nicht nur auf den Serverstandort, sondern auch auf den Firmensitz zu achten.

inSign ist eine Softwarelösung, mit welcher Sie kinderleicht PDF-Dokumente digital unterschreiben können. Die Softwarelösung wird in Deutschland entwickelt und auf deutschen Servern von deutschen Unternehmen betrieben.

Nachfolgend betrachten wir vier verschiedene Anwendungsfälle und geben Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Unterschreiben von PDF-Dokumenten.

Hier und jetzt PDF elektronisch unterschreiben

  • Öffnen Sie die Unterschriftenlösung und fügen Sie Ihr gewünschtes Dokument hinzu.
  • Platzieren Sie, wenn notwendig, Signaturfelder, Textfelder und Checkboxen.
  • Füllen Sie ggf. die Textfelder aus.
  • Klicken Sie auf das Unterschriftenfeld und unterschreiben Sie das PDF direkt online auf einem Touch-Gerät (FES).
Sofort unterschreiben
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In einer Videoberatung unterschreiben

  • Öffnen Sie die Softwarelösung und fügen Sie Ihr gewünschtes Dokument hinzu.
  • Platzieren Sie, wenn notwendig, Signaturfelder, Textfelder und Checkboxen.
  • Klicken Sie auf das Unterschriftenfeld und leiten Sie die Unterschrift auf ein Touch-Gerät Ihres Gesprächspartners um.
  • Der Unterzeichner kann sofort das PDF unterschreiben (FES).
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Digitale Unterschriften anfordern

  • Öffnen Sie die Anwendung und fügen Sie Ihr gewünschtes Dokument hinzu.
  • Platzieren Sie, wenn notwendig, Signaturfelder, Textfelder und Checkboxen.
  • Optional bei mehreren Unterzeichnern: Weisen Sie die Unterschriften konkreten E-Mail-Adressen zu.
  • Der Unterzeichner erhält automatisch eine E-Mail mit dem Bearbeitungslink und kann per Tastatur (FES), handschriftlich (FES) oder zertifikatsbasiert (QES) unterzeichnen.
  • Warten Sie auf Fertigstellung – Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald die Unterschrift im PDF eingefügt wurde.
Digitale Unterschrift anfordern
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Dokument per Weblink als Self-Service

  • Erstellen Sie eine Vorlage mit Ihrem gewünschten PDF-Dokument.
  • Platzieren Sie, wenn notwendig, Signaturfelder, Textfelder und Checkboxen.
  • Aktivieren Sie den Weblink für Ihre Vorlage und integrieren Sie diesen auf Ihrer Website oder in einer E-Mail.
  • Warten Sie auf Fertigstellung – Sie werden jedes Mal benachrichtigt, wenn Ihr PDF ausgefüllt und unterschrieben wurde.
Unterschreiben via Weblink
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Bestehen Unsicherheiten zum unterschriebenen PDF-Dokument? So prüfen Sie, ob das Dokument nach Unterschrift manipuliert wurde: Öffnen Sie das Dokument in Adobe Reader. Unter „Unterschriftseigenschaften“ erhalten Sie weitere Informationen zur Gültigkeit. Alternativ können Sie auch das Validierungstool von inSign verwenden. Hier finden Sie alle wichtigen Informationen an einer Stelle.
Haben Sie Fragen zum Thema PDF elektronisch unterschreiben? Kontaktieren Sie uns gern!