Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?

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  • Beitrag zuletzt geändert am:15. Dezember 2022
Eingescannte Unterschrift rechtsgültig

Rechtsgültigkeit vs. Beweisbarkeit der Unterschrift

Bevor wir über die eingescannte Unterschrift sprechen, ist es wichtig, die Begriffe Rechts­gültigkeit und Beweis­barkeit unterscheiden zu können. Es ist keine Selten­heit, dass diese Bezeichnungen miteinander ver­wechselt oder als Synonym verwendet werden. Doch ihre Bedeutung ist sehr unterschiedlich.

Rechtsgültigkeit

Ein gültiger Vertrag liegt dann vor, wenn übereinstimmende Willenserklärungen vorliegen. Der Gesetzgeber räumt den Vertragspartnern eine Entscheidungs­freiheit ein, wie Willenserklärungen geschlossen werden können. Vertragspartner können selbst entscheiden, ob sie eine Vereinbarung mündlich, schriftlich auf Papier oder elektronisch treffen.
Für einige Dokumente gibt es jedoch die Schriftformerfordernis. In diesem Fall kann eine Willenserklärung nur handschriftlich auf Papier unter­zeichnet werden oder digital mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.
Eine eingescannte Unterschrift ist hier nicht rechtswirksam. Bei Dokumenten ohne Schriftformerfordernis ist auch eine eingescannte Unterschrift rechtskräftig. Jedoch stellt sich hier die Frage nach der Beweisbarkeit.

Beweisbarkeit

Ein Sachverhalt ist beweisbar, wenn durch Fakten und Belege etwas nachvollzogen werden kann. Eine eingescannte Unterschrift hat eine sehr geringe Beweiskraft, weil es sich lediglich um ein Abbild der Signatur handelt. Es werden sonst keine weiteren Daten erfasst und dem Dokument beigefügt.

Daten, die die Beweisbarkeit von digitalen Unterschriften erhöhen, sind zum Beispiel: 

  • Schreibgeschwindigkeit
  • Schreibrichtung
  • Schreibpausen
  • Digitale Zertifikate
  • Auditprotokolle
  • E-Mail-Adressen
  • Telefonnummern
  • Datum
  • Uhrzeit
  • GPS-Daten
  • Verwendete Geräte
  • Verwendete Software
Video eingescannte und gefaxte Unterschrift
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Beispiele: eingescannte Unterschrift rechtsgültig

Prinzipiell sind eingescannte Unterschriften gültig, sofern für die Willenserklärung keine Schriftform erforderlich ist. Trotz der geringen Beweiskraft wird die eingescannte Signatur in der Praxis oft akzeptiert, wie zum Beispiel in Vereinen bei Mitgliedsanträgen oder allgemein bei Angeboten.

Beispiele: eingescannte Unterschrift ungültig

Eine eingescannte Unterschrift ist nicht rechtswirksam, wenn laut Gesetz die Schriftform erforderlich ist. Dies betrifft zum Beispiel befristete Arbeitsverträge, Bürgschaften, Lebensversicherungen auf das Leben Dritter und Kündigungen etc.
Folgend zwei spannende Gerichtsurteile:

LAG-Urteil: Befristeter Arbeitsvertrag mit eingescannter Unterschrift ungültig

In einem Urteil vom 16. März 2022 (Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg) wurde die eingescannte Unterschrift bei einem befristeten Arbeitsvertrag als unwirksam erklärt.

Es ging um eine Arbeitnehmerin, die für ein Zeitarbeitsunternehmen tätig war und gegen den zuletzt vereinbarten befristeten Arbeitsvertrag klagte. Aus ihrer Sicht wurde die Schriftform nicht eingehalten. Die Dokumente wurden nur eingescannt und elektronisch an die Arbeitnehmerin zugestellt. Den Originalvertrag habe sie in Papierform nicht erhalten. Das Gericht stimmte ihr zu, dass dies rechtswidrig sei, da bei einer eingescannten Unterschrift keine Eigenhändigkeit vorliegt.

Hier wäre nach § 126 BGB die Schriftform erforderlich, also eine eigenhändige Unterschrift auf Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit anschließender Aushändigung der Papierdokumente an den Arbeitnehmer.

LAG-Urteil: Kündigung per WhatsApp ungültig

In einem Urteil vom 28. Oktober 2021 (Landesarbeitsgericht München) wurde die Kündigung per WhatsApp als unwirksam erklärt.
Der Arbeitgeber schickte dem Arbeitnehmer eine Kündigung per WhatsApp zu, weil dieser betrunken zur Arbeit erschien. Dabei hat der Arbeitgeber das Kündigungsschreiben abfotografiert und als Foto in WhatsApp versendet. Eine Zustellung per Post erfolgte nicht, da dem Arbeitgeber die Adresse des Arbeitnehmers nicht bekannt war.
Das Landesarbeitsgericht machte hier keine Ausnahme. Die Kündigung per WhatsApp ist unwirksam, da nach § 126 Abs. 1 BGB die Schriftform erforderlich ist.

Vorteile einer elektronischen Signaturlösung

Eine eingescannte Unterschrift in ein PDF oder Word Dokument einzufügen, ist eine weit verbreitete Praxis. Leider mangelt es hier an der Beweisbarkeit. Mit einer elektronischen Unterschriftenlösung können schnell, einfach und unkompliziert rechtskräftige und beweisbare Verträge geschlossen werden.
  • Für die elektronische Unterschrift ist kein Drucker oder Scanner erforderlich. Der Prozess verläuft durchgängig elektronisch.
  • Die fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur ist eIDAS-konform und beweisbar.
  • Die qualifizierte elektronische Signatur muss für Dokumente verwendet werden, die die Schriftform erfordern.
  • Elektronische Unterschrifts­lösungen können in bestehende Systeme integriert werden.
  • Keine Medienbrüche – Sie arbeiten vollständig digital.
  • Rückläufer können mit E-Signatur­lösungen vermieden werden.
inSign ist eine elektronische Unterschriftenlösung aus Deutschland mit Servern in Deutschland. Sie ist rechtssicher, beweisbar und eIDAS-konform. Die Software bietet zahlreiche Funktionen, kann direkt im Web verwendet oder in die eigene Software integriert werden.

FAQ & Zusammenfassung

Eine eingescannte Unterschrift ist rechtsgültig, wenn der Gesetzgeber für die Willenserklärung keine Schriftform vorgibt. Beweisbar ist die Unterschrift allerdings kaum, da es sich nur um ein Abbild der Signatur handelt.
Die eingescannte Unterschrift ist nicht rechtswirksam, wenn für die Willenserklärung die Schriftform erforderlich ist. Das ist zum Beispiel bei Kündigungen, befristeten Arbeitsverträgen und Bürgschaften der Fall.
Die Alternative zur eingescannten Unterschrift ist die fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur. Beide Signaturarten sind beweisbar. Die qualifizierte elektronische Unterschrift ist der Unterschrift auf Papier gleichgestellt.
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