Schriftform: Das müssen Sie für Ihre Verträge beachten

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  • Beitrag zuletzt geändert am:21. Februar 2024
Schriftform

Welche Formvorschriften gibt es und was bedeuten sie?

Im Arbeitsalltag begegnet einem bei Dokumenten und Verträgen immer wieder das Wort Schriftform. Auch wenn es um die digitale Unterschrift geht, taucht der Begriff regelmäßig auf. Was bedeutet der Begriff “Schriftform”? Und welche anderen Formen und Vorschriften gibt es in diesem Zusammenhang? In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Übersicht über die wichtigsten Begriffe und erklären, ob und wie die Schriftform mit elektronischen Signaturen erfüllt werden kann.

Fünf Formvorschriften in Deutschland

Generell gilt bei Rechtsgeschäften und der Abgabe von Willenserklärungen die Formfreiheit. Das bedeutet, dass mündliche, mit Handschlag oder ähnlich getroffene Vereinbarungen gelten, wenn keine bestimmte Form vorgeschrieben ist. Ein gängiges Beispiel hierfür ist der Einkauf beim Bäcker.

Wenn das Gesetz allerdings eine bestimmte Form vorschreibt oder sich die Vertragspartner freiwillig auf eine bestimmte Form einigen, muss diese erfüllt werden. Bei Nichteinhaltung der passenden Rechtsform greift § 125 BGB und das Rechtsgeschäft kann als Folge nichtig werden.

Insgesamt gibt es fünf verschiedene Arten von Formvorschriften, die vom deutschen Recht anerkannt werden:
Die Schriftform war lange Zeit die gängige Art für Unternehmen, um Verträge zu schließen. Die Vereinbarung wird dabei klassisch auf Papier festgehalten und von den Parteien eigenhändig unterzeichnet.  Die Schriftform kann entweder gesetzlich vorgegeben sein oder durch die Vertragspartner vereinbart werden.

Mit dem Aufkommen des Internets und der Nutzung elektronischer Kommunikationswege musste der Gesetzgeber nachrüsten. Im Jahr 2001 wurde die Schriftform mit der Textform und der elektronischen Form ergänzt.
  • Eigenhändige Unterschrift
  • Unterzeichnung auf derselben Urkunde
  • Kann bis auf Ausnahmen durch die elektronische Form ersetzt werden

Dokumente mit Textform bedürfen keiner Unterschrift, müssen aber auf einem dauerhaften Datenträger wie Papier oder einer passenden elektronischen Speicherung festgehalten werden. Auch ohne verpflichtende Unterschrift muss der Name der abgebenden Person auf dem Dokument genannt sein. Die Textform wird oft als die “leichteste” Formvorschrift im BGB bezeichnet. Die Textform ist in bestimmten Fällen erforderlich, wenn die Erklärung im Zusammenhang mit einem abgeschlossenen Vertrag steht, z. B. bei Widerrufserklärungen oder Kündigungen.

  • Unmittelbar lesbare Erklärung (z.B. Papier, E-Mail, Fax)
  • Nennung der abgebenden Person
  • Abgabe auf einem dauerhaften Datenträger (analog oder digital)

Die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist das digitale Pendant zur Unterschrift mit Stift und Papier (Schriftform). Soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, kann deshalb die Schriftform stets durch die elektronische Form ersetzt werden.

  • Qualifizierte elektronische Unterschrift
  • Kann bis auf Ausnahmen statt der Schriftform verwendet werden
  • Wird zunehmend als digitales Pendant zur Schriftform verwendet

Was eine elektronische Signatur ist und wie man sie anwendet, erklären wir im Abschnitt «Schriftform durch die elektronische Form (QES) ersetzen».

Hierfür bestätigt ein Notar die Echtheit einer Unterschrift ohne Prüfung der Inhalte einer Erklärung. Eine notarielle Beglaubigung wird zum Beispiel bei einem Grundbucheintrag oder Eintrag ins Handelsregister benötigt.
In diesem Fall wird sowohl die Unterschrift als auch der Inhalt einer Erklärung von einem Notar bestätigt. Das erfolgt beispielsweise bei Kaufverträgen von Grundstücken oder Eheverträgen.

Warum gibt es Formvorschriften wie die Schriftform?

In erster Linie dienen Formvorschriften als individueller Schutz vor unüberlegten oder zu raschen Entscheidungen. Zudem unterstützen sie, dass Rechtsgeschäfte klar und eindeutig gehandhabt werden.

Es gibt daher im Wesentlichen vier Gründe für Formvorschriften:

Bei welchen Dokumenten gilt die Schriftform?

Die Schriftform kann entweder gesetzlich vorgeschrieben sein oder freiwillig zwischen beispielsweise Vertragspartnern vereinbart werden. Sie hat strenge Anforderungen und es besteht bei Nichteinhaltung die Gefahr, dass Rechtsgeschäfte nichtig werden. Da die Schriftform bisher die vorherrschende Methode war, wird sie in fast allen Bereichen angewandt, sei es im Arbeitsrecht oder z.B. im Versicherungs- und Finanzsektor.

Hier einige Beispiele für Dokumente, für die die Schriftform vorgeschrieben ist:

  • Arbeitnehmerüberlassungen
  • Befristete Arbeitsverträge
  • Kündigung von Arbeitsverhältnissen
  • Konsumentenkredite
  • Bürgschaften
  • Lebensversicherungen auf das Leben Dritter
  • Manche Betriebsratsvorgänge
  • Entsorgungsnachweise (Abfallwirtschaft)
  • Patientenverfügungen
  • Testate (Wirtschaftsprüfer)
  • Bilanzeinreichung (Steuerberater)
  • Vorsorgevollmachten
  • Mitgliedanträge bei Wohnungsgenossenschaften
  • Indexmietvertrag gemäß § 557 Abs. 1 BGB
  • Und viele mehr …

Schriftform durch die elektronische Form (QES) ersetzen

In Zeiten fortschreitender Digitalisierung wird das Unterzeichnen von Dokumenten mit einer schnellen und praktikablen elektronischen Signatur immer beliebter. Die Gesetzgebung sieht deshalb vor, dass Erklärungen, die der Schriftform bedürfen, in den meisten Fällen gleichwertig durch die elektronische Form ersetzt werden können, indem eine sogenannte “qualifizierte elektronische Signatur” verwendet wird.

Für eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) benötigen Sie eine Software wie z.B. inSign, mit der Sie Dokumente mit einer QES digital unterschreiben können und damit die Rahmenbedingungen der elektronischen Form erfüllen. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ist eine Überprüfung der Identität der Person vor der Signatur erforderlich. Damit wird die QES der Schriftform und somit einer Unterschrift auf Papier gleichwertig.

Anbieter elektronischer Signaturen
Alles über die QES (qualifizierte elektronische Unterschrift) finden Sie in diesem Blogbeitrag.
Bürokratieentlastunggesetz: Eckpunkt Schriftformerfordernisse

Umständliche und veraltete Bürokratie ist in vielen Unternehmen ein Hindernis für Effizienz und bedeutet hohe Verwaltungsaufwände. Deshalb wurde 2015 das Bürokratieentlastungsgesetz ins Leben gerufen. Es besteht aus mehreren Paketen und wird regelmäßig erweitert. Diese sollen administrative Aufwände reduzieren, die Wettbewerbsfähigkeit stärken und in vielen Bereichen für Erleichterung sorgen.

Bezogen auf die Formvorschriften sind wichtige Änderungen geplant:

„Die Elektronische Form soll im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) die Regelform werden. Deshalb sollen zahlreiche Schriftformerfordernisse soweit wie möglich aufgehoben werden“ 08/2023: Auszug aus dem geplanten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) 8

Denn auch wenn für viele Erklärungen, die der Schriftform unterliegen, bereits die Möglichkeit besteht, sie mit der elektronischen Form zu ersetzen, gibt es schwerwiegende Ausnahmen wie beispielweise die Kündigung eines Arbeitsvertrags laut § 623 BGB. Diese müssen aktuell noch auf Papier vorliegen und mit einer ‘nassen’ handschriftlichen Unterschrift (kein Scan oder Fax) versehen werden.

Fazit

Die Schriftform ist eine der fünf Formvorschriften in Deutschland und sorgt dafür, dass eine Vielzahl von Erklärungen und Vereinbarungen nur dann gültig sind, wenn sie auf Papier vorliegen und mit einer originalen handschriftlichen Unterschrift versehen wurden.

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist jedoch mindestens gleichwertig zu einer händischen Unterschrift auf Papier, weshalb immer mehr Unternehmen von der Schriftform auf die elektronische Form (QES) umsteigen.  

Der digitale Weg bietet dabei viele Vorteile. Er ist im Vergleich zum Papierprozess nicht nur leichter nachzuverfolgen, sondern benötigt auch weniger Ressourcen in Form von Arbeitszeit oder Papier.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir keine Rechtsberatung leisten und empfehlen Ihnen, für eine abschließende Beurteilung einen Rechtsbeistand in Anspruch zu nehmen. Hierfür können Sie sich beispielsweise an die mindtrace Stieber Beratung GbR wenden.
Ursula
Über den Autor
Ursula Korotwitschka – Marketing Specialist
Ursula beschäftigt sich seit vielen Jahren mit allen Themen rund um die elektronische Signatur und wie smarte Software den Arbeitsalltag erleichtern kann.