Welche Formvorschriften gibt es und was bedeuten sie?
Im Arbeitsalltag begegnet einem bei Dokumenten und Verträgen immer wieder das Wort Schriftform. Auch wenn es um die digitale Unterschrift geht, taucht der Begriff regelmäßig auf. Was bedeutet der Begriff “Schriftform”? Und welche anderen Formen und Vorschriften gibt es in diesem Zusammenhang? In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Übersicht über die wichtigsten Begriffe und erklären, ob und wie die Schriftform mit elektronischen Signaturen erfüllt werden kann.
Inhaltsverzeichnis
Warum gibt es Formvorschriften wie die Schriftform?
Es gibt daher im Wesentlichen vier Gründe für Formvorschriften:
-
Warnfunktion:
Formvorschriften sollen den Erklärenden davor bewahren, unüberlegte und vorschnelle Entscheidungen zu treffen. Ein klassisches Beispiel für die Warnfunktion ist die Bürgschaft gemäß § 766 BGB. An dieser Stelle möchte der Gesetzgeber den zukünftigen Bürgen davor warnen, voreilig eine Bürgschaft abzuschließen, da die Rechtsfolgen bei Eintritt des Bürgschaftsfalles gravierend sein können. -
Beweisfunktion:
Bei Rechtsgeschäften ist es grundsätzlich wichtig, die Beweisfunktion zu beachten. Mündliche Verträge sind zwar schnell und einfach geschlossen, aber im Streitfall nie hundertprozentig nachvollziehbar. Deshalb will der Gesetzgeber, dass aus einem formbedürftigen Vertrag klar hervorgeht, wer was zu welchen Bedingungen wie geregelt hat und somit möglichen Beweisproblemen entgegengewirkt wird. -
Informationsfunktion:
Insbesondere bei Verbrauchergeschäften sollen Formvorschriften sicherstellen, dass der Verbraucher zuverlässig über die von ihm übernommenen Rechte und Pflichten informiert wird. Ein Beispiel für die Informationsfunktion ist der Verbraucherdarlehensvertrag, bei dem umfangreiche Informationspflichten für den Kreditgeber bestehen. -
Beratungsfunktion:
Die Beratungsfunktion wird durch den Notar wahrgenommen. Der Gang zum Notar soll den Parteien die Möglichkeit geben, sich nochmals über Inhalt und Rechtsfolgen des beabsichtigten Rechtsgeschäfts beraten zu lassen und bei Problemen oder Fragen zu einzelnen Vertragsbestandteilen einen fachkundigen Ansprechpartner zu haben.
Bei welchen Dokumenten gilt die Schriftform?
Die Schriftform kann entweder gesetzlich vorgeschrieben sein oder freiwillig zwischen beispielsweise Vertragspartnern vereinbart werden. Sie hat strenge Anforderungen und es besteht bei Nichteinhaltung die Gefahr, dass Rechtsgeschäfte nichtig werden. Da die Schriftform bisher die vorherrschende Methode war, wird sie in fast allen Bereichen angewandt, sei es im Arbeitsrecht oder z.B. im Versicherungs- und Finanzsektor.
Hier einige Beispiele für Dokumente, für die die Schriftform vorgeschrieben ist:
- Arbeitnehmerüberlassungen
- Befristete Arbeitsverträge
- Kündigung von Arbeitsverhältnissen
- Konsumentenkredite
- Bürgschaften
- Lebensversicherungen auf das Leben Dritter
- Manche Betriebsratsvorgänge
- Entsorgungsnachweise (Abfallwirtschaft)
- Patientenverfügungen
- Testate (Wirtschaftsprüfer)
- Bilanzeinreichung (Steuerberater)
- Vorsorgevollmachten
- Mitgliedanträge bei Wohnungsgenossenschaften
- Indexmietvertrag gemäß § 557 Abs. 1 BGB
- Und viele mehr …
Schriftform durch die elektronische Form (QES) ersetzen
In Zeiten fortschreitender Digitalisierung wird das Unterzeichnen von Dokumenten mit einer schnellen und praktikablen elektronischen Signatur immer beliebter. Die Gesetzgebung sieht deshalb vor, dass Erklärungen, die der Schriftform bedürfen, in den meisten Fällen gleichwertig durch die elektronische Form ersetzt werden können, indem eine sogenannte “qualifizierte elektronische Signatur” verwendet wird.
Für eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) benötigen Sie eine Software wie z.B. inSign, mit der Sie Dokumente mit einer QES digital unterschreiben können und damit die Rahmenbedingungen der elektronischen Form erfüllen. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ist eine Überprüfung der Identität der Person vor der Signatur erforderlich. Damit wird die QES der Schriftform und somit einer Unterschrift auf Papier gleichwertig.
Umständliche und veraltete Bürokratie ist in vielen Unternehmen ein Hindernis für Effizienz und bedeutet hohe Verwaltungsaufwände. Deshalb wurde 2015 das Bürokratieentlastungsgesetz ins Leben gerufen. Es besteht aus mehreren Paketen und wird regelmäßig erweitert. Diese sollen administrative Aufwände reduzieren, die Wettbewerbsfähigkeit stärken und in vielen Bereichen für Erleichterung sorgen.
Bezogen auf die Formvorschriften sind wichtige Änderungen geplant:
„Die Elektronische Form soll im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) die Regelform werden. Deshalb sollen zahlreiche Schriftformerfordernisse soweit wie möglich aufgehoben werden“
Denn auch wenn für viele Erklärungen, die der Schriftform unterliegen, bereits die Möglichkeit besteht, sie mit der elektronischen Form zu ersetzen, gibt es schwerwiegende Ausnahmen wie beispielweise die Kündigung eines Arbeitsvertrags laut § 623 BGB. Diese müssen aktuell noch auf Papier vorliegen und mit einer ‘nassen’ handschriftlichen Unterschrift (kein Scan oder Fax) versehen werden.
Fazit
Die Schriftform ist eine der fünf Formvorschriften in Deutschland und sorgt dafür, dass eine Vielzahl von Erklärungen und Vereinbarungen nur dann gültig sind, wenn sie auf Papier vorliegen und mit einer originalen handschriftlichen Unterschrift versehen wurden.
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist jedoch mindestens gleichwertig zu einer händischen Unterschrift auf Papier, weshalb immer mehr Unternehmen von der Schriftform auf die elektronische Form (QES) umsteigen.
Der digitale Weg bietet dabei viele Vorteile. Er ist im Vergleich zum Papierprozess nicht nur leichter nachzuverfolgen, sondern benötigt auch weniger Ressourcen in Form von Arbeitszeit oder Papier.
- Weitere Beiträge
Mehr zum Thema digitale Unterschrift
