Alles über die elektronische Signatur

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  • Beitrag zuletzt geändert am:6. März 2024
Elektronische Signatur

Das 1x1 der E-Signatur

In diesem Artikel beantworten wir alle Fragen rund um die elektronische Signatur. Sie erfahren, was eine elektronische Signatur ist, welche Arten es gibt und wie sich die E-Unterschrift von der digitalen Signatur unterscheidet. Wir beschäftigen uns mit rechtlichen Aspekten, wie z. B. der Gültigkeit einer elektronischen Signatur oder deren Beweisbarkeit. Sie erhalten Tipps und umfassende Informationen zum Einsatz in der Praxis und den Auswirkungen im elektronischen Geschäftsverkehr.

Warum werden Dokumente unterschrieben?

Wenn zwei oder mehrere Parteien eine rechtlich verbindliche Vereinbarung treffen wollen, sind sie grundsätzlich frei darin, in welcher Form sie ihren Willen erklären. Eine Unterschrift ist eine von mehreren Möglichkeiten, eine ausdrückliche Willenserklärung abzugeben. Mündliche Willenserklärungen sind genauso gültig wie schriftliche, jedoch im Streitfall schwer zu beweisen. Auch elektronische Unterschriften haben je nach Art ein unterschiedlich hohes Beweisniveau. Beim Einsatz in der Praxis bietet die elektronische Signatur im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung viele Vorteile und erweiterte Einsatzmöglichkeiten.

Begrifflichkeiten rund um die elektronische Unterschrift

Was ist eine elektronische Signatur?

In der eIDAS-Verordnung wird der Begriff „elektronische Signatur“ folgendermaßen definiert:

„’Elektronische Signatur’ sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.“​

Welche Arten/Formen von elektronischen Signaturen gibt es?

Die elektronische Signatur wird in drei Arten unterteilt:
  • Die einfache elektronische Signatur (EES)
  • Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
  • Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Was ist eine einfache elektronische Signatur (EES)?

Bei einer elektronischen Signatur handelt es sich um Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden. Der Unterzeichner nutzt diese Daten zum Unterzeichnen (Art. 3 Ziff. 10 Verordnung (EU) Nr. 910/2014). Es kann sich hier um eine eingescannte Unterschrift oder auch nur um die Nennung des Namens, z. B. unter einem Dokument oder in einer E-Mail handeln.

Was ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)?

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet und ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners. Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt. Eine nachträgliche Veränderung der Daten ist erkennbar.

Weitere Infos zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht (Art. 3 Ziff. 12 Verordnung (EU) Nr. 910/2014).

Weitere Infos zur qualifizierten elektronischen Signatur

Was ist ein Vertrauensdienst?

Ein Vertrauensdienst ist unter anderem dann gegeben, wenn durch ihn die Erstellung, Überprüfung und Validierung von elektronischen Signaturen, elektronischen Siegeln oder elektronischen Zeitstempeln möglich ist (Art. 3 Ziff. 16 Verordnung (EU) Nr. 910/2014).

Folgend ein paar Beispiele für Vertrauensdienste:
  • Elektronisches Unterschreiben von Dokumenten
  • Qualifizierte elektronische Siegel und Zeitstempel
  • Sichere E-Mail-Kommunikation mittels digitalen Siegeln
  • Beglaubigte elektronische Belege
  • Sichere Identifizierung und Authentifizierung für Websites
  • Elektronische Einschreiben
Ein qualifizierter Vertrauensdienst liegt dann vor, wenn die zuvor beschriebenen elektronischen Daten in qualifizierter Form erstellt, überprüft oder validiert werden. Qualifizierte Vertrauensdienste (Trust Services) unterliegen einer Beaufsichtigung, müssen genehmigt werden und haben eine Reihe von Bedingungen im Hinblick auf Datensicherheit und Möglichkeit der Validierung von Daten zu erfüllen (Abschn. 3 Verordnung (EU) Nr. 910/2014).

Alle Anbieter von qualifizierten Vertrauensdiensten finden sich auf der Website der Bundesnetzagentur.

Gibt es länderspezifische Besonderheiten?

Map, LandkarteIn fast allen Industrienationen ist die elektronische Signatur ein rechtsverbindliches Instrument und auch in weniger entwickelten Ländern werden E-Signaturgesetze erlassen. In den USA trat im Jahr 2000 der sogenannte ESIGN Act in Kraft, der elektronische Signaturen für praktisch alle Anwendungen rechtsgültig macht.

In der EU bildet die EU-Verordnung Nr. 910/2014, besser bekannt als eIDAS, den Rechtsrahmen für elektronische Signaturen und vertrauensbasierte Dienste für den elektronischen Geschäftsverkehr im Binnenmarkt.

Weitere Infos zu einzelnen Ländern

Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einer digitalen Signatur?

Die elektronische Signatur ist kein Synonym für die digitale Signatur, wird aber oft miteinander verwechselt und falsch verwendet.
Die elektronische Signatur ist ein juristischer Begriff mit dem Ziel rechtsgültig zu sein. Die digitale Signatur ist ein mathematischer bzw. technischer Begriff mit dem Ziel der Datensicherheit.

Weitere Details hier: Digitale Signatur vs. elektronische Signatur

Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einer elektronischen Unterschrift?

Zwischen diesen zwei Begriffen gibt es keinen Unterschied. Elektronische Signaturen oder Unterschriften werden auch gerne E-Signaturen genannt.

Was bedeutet „Textform“?

Die Textform ist eine Erklärung, in der die erklärende Person genannt wird und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird (§ 126b BGB).
Dies kann z. B. eine E-Mail, eine WhatsApp-Nachricht oder auch ein Brief sein.

Was bedeutet „Schriftform“?

Die Schriftform ist eine Erklärung in Textform ergänzt um eine eigenhändige Unterschrift (§ 126 BGB).

Rechtliche Aspekte der elektronischen Signatur

Ist eine elektronische Signatur rechtskräftig?

Richterhammer, LawJa, sie ist rechtskräftig. Innerhalb der EU ist in der eIDAS geregelt, welche Anforderungen eine elektronische Signatur dafür erfüllen muss. Zudem ist in der eIDAS-Verordnung folgendes festgeschrieben:
„Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt […].“
Der Gesetzgeber räumt den Vertragspartnern eine Entscheidungsfreiheit ein, das bedeutet, dass die Parteien selbst bestimmen können, ob die Unterschrift handschriftlich oder elektronisch geleistet wird. Für einige wenige Dokumente gilt das sogenannte Schriftformerfordernis. Dieses wird erfüllt durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine Unterschrift auf Papier. In anderen Fällen sind i.d.R. alle Arten der elektronischen Signatur möglich.

Mehr zum Thema elektronische Unterschrift rechtsgültig

Ist eine E-Signatur beweisbar?

Fingerabdruck, FingerprintEine Willenserklärung mittels fortgeschrittener (FES) und qualifizierter elektronische Signatur (QES) ist beweisbar, da die Identität vor Unterzeichnung geprüft wurde oder nachträglich geprüft werden kann. Des Weiteren sind fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen vor Veränderung wie z. B. nachträglicher Manipulation geschützt.

Eine Möglichkeit zur Identifikation des Unterzeichners kann bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur z. B. durch die Analyse von sogenannten biometrischen Daten geschehen. Dies sind personenbezogene Merkmale der digitalen Unterschrift, die beim Unterschreiben von der Signatursoftware erfasst wurden. Zu diesen Biometriedaten gehören das zweidimensionale Schriftbild der Unterschrift und individuelle Charakteristika wie Schreibrichtung, Schreibpausen und Schreibgeschwindigkeit.

Bei einer einfachen elektronischen Signatur (EES) ist eine Zuordnung der abgegebenen Willenserklärung zu einer bestimmten Person in der Regel nicht möglich. Daher ist eine EES kaum beweisbar.

Was passiert im Falle eines Streitfalls?

Im Streitfall wird in der Regel ein Gerichtsverfahren zur Überprüfung des Sachverhalts eingeleitet.

Bei einer einfachen elektronischen Signatur kann man anhand der Signaturdaten nicht direkt feststellen, ob die fragwürdige Willenserklärung tatsächlich von einer bestimmten Person geleistet wurde. Der Richter muss seine Entscheidung gegebenenfalls auch auf Basis weiterer vorliegender Beweise oder Indizien fällen. Eine Beweisführung ist in einem solchen Fall schwierig.

Bei einer fortgeschrittenen Signatur sind zusätzliche Daten zur nachträglichen Identifizierung vorhanden. Diese können z. B. Schreibrichtung, Schreibpausen etc. sein. Diese Zusatzinformationen sind in der Regel verschlüsselt in das Dokument eingebettet. Die Entschlüsselung wird durch das Gericht angeordnet. Der dafür notwenige Schlüssel ist typischerweise im Besitz eines unabhängigen Dritten (z. B. Signaturdienst, Notar etc.). Diese Person kann auf Anordnung des Gerichts die Daten entschlüsseln und zur weiteren Analyse einem Sachverständigen übergeben.

Bei der qualifizierten elektronischen Signatur findet die Identifikation der unterzeichnenden Person bereits vor der Willenserklärung statt. Für die QES wie auch für die FES ist eine Beweisführung im Streitfall sehr gut möglich.

Ist eine eingescannte Unterschrift gültig?

ScannerPrinzipiell ist jede Form einer Willenserklärung gültig, auch die eingescannte Unterschrift. Jedoch stellt sich auch immer die Frage der Beweisbarkeit. Im Streitfall lässt sich nur schwer beweisen, dass eine eingescannte Unterschrift die Willenserklärung einer bestimmten Person repräsentiert. Aus diesem Grund verlangen z. B. Behörden Dokumente oft im Original, um diese beweissicher archivieren zu können.

Mehr dazu finden Sie in unserem Blogartikel: Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?

Ist eine gefaxte Unterschrift gültig?

faxGrundsätzlich sind alle Formen von Willenserklärungen gültig. Faxe sind mit eingescannten Unterlagen gleichzustellen (siehe oben). Eine gefaxte Unterschrift ist nicht beweisbar, da diese nicht zweifelsfrei die Willenserklärung einer bestimmten Person repräsentiert.

Werden unterschriebene Dokumente gegen Veränderung geschützt?

Lock, Schloß, Sicherheit, SecurityPDF-Dokumente mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) oder qualifizierten elektronischen Signatur (QES) sind bei nachträglichen Veränderungen durch Verschlüsselungen und elektronische Siegel erkennbar. Eine nachträgliche Bearbeitung z. B. mit Adobe Acrobat zerstört das elektronische Siegel und das PDF ist als verändert zu erkennen. Das Dokument wird mit dem Vermerk „Dokument wurde nach Unterschrift verändert“ versehen.

Eine Bearbeitung signierter PDF-Dokumente mittels Kommentarfunktion ist grundsätzlich zulässig, da der eigentliche Inhalt nicht verändert wird. Die hinzugefügten Kommentare sind als solche zu erkennen und das signierte Dokument kann jederzeit ohne Kommentare angezeigt werden. Im Adobe Reader erreicht man das am einfachsten durch Rechtsklick auf die Signatur und „Unterschriebene Version anzeigen“.

Elektronische Unterschrift in der Praxis

Wie wird eine elektronische Signatur erstellt?

Eine elektronische Unterschrift kann per Klickbestätigung, über das Eintippen des Namens per Tastatur oder handschriftlich über ein berührungsempfindliches Gerät erfolgen. Sie kann aber auch auf einem Zertifikat basieren.

Nähere Informationen zur Erstellung von elektronischen Unterschriften

Wie sieht eine elektronische Signatur aus?

Genaugenommen hat eine elektronische Signatur kein Aussehen, es sind nur Daten, die einem digitalen Dokument oder einer Datei beigefügt werden. Aber um das Vorhandensein einer Signatur darzustellen, gibt es in der Regel trotzdem eine visuelle Repräsentation. Häufig verwendet wird der Schriftzug der Unterschrift, dieser kann per Tastatur, mit der Maus oder auch mit Stift oder Finger auf einem Touch Device entstanden sein.

Welche Dokumentenformate können elektronisch unterzeichnet werden?

Prinzipiell lassen sich alle Dokumentenformate elektronisch signieren. Auch Word, Excel und andere Formate können elektronisch unterschrieben werden. In der Praxis werden jedoch solche Dokumente vor Unterschrift meist in ein PDF umgewandelt. Die ISO 32000-1 legte 2008 das PDF als Standard für abgeschlossene Dokumente fest. Dieser Standard wurde zuletzt 2018 geprüft und bestätigt. Andere Dokumentenformate wie z. B. Word und Excel sind keine Standardformate. Weitere Infos zu Thema: PDF elektronisch unterschreiben

In welchen Bereichen kann eine E-Signatur verwendet werden?

Die elektronische Signatur kann in allen Branchen und Abteilungen eingesetzt werden. Je nach Relevanz und gewünschtem Beweisniveau eines Dokuments sollte die Art der elektronischen Signatur passend dazu gewählt werden. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist wegen ihrer hohen Praxistauglichkeit bei gleichzeitig hohem Sicherheitsniveau für den überwiegenden Teil der Geschäftsprozesse und Dokumente die beste Lösung.

Welche Vor- und Nachteile bietet eine elektronische Unterschrift?

Die E-Signatur bietet folgende Vorteile:
  • Geschäftsprozesse digitalisieren, Durchlaufzeiten verkürzen
  • Originalqualität auch nach vielen Jahren
  • Umweltschonend arbeiten
  • Zeit & Kosten einsparen
  • Kundenzufriedenheit erhöhen
  • Bessere Organisation
Die E-Signatur hat folgende Nachteile:
  • Unterschiedliche Beweiskraft der Signaturarten
  • Technisches Know-how notwendig
  • Technische Infrastruktur erforderlich
  • Softwarekosten

Ist die elektronische Unterschriftslösung auch für Privatpersonen sinnvoll?

Eine elektronische Signaturlösung birgt auch Einsatzmöglichkeiten für Privatpersonen. So können z. B. Unterschriften für Mitgliedsanträge in Vereinen oder für Formulare in anderen Ehrenämtern eingeholt werden.

Was kostet eine elektronische Unterschriftenlösung?

EuroHierfür gibt es keine pauschale Antwort, da dies von der Art der elektronischen Signatur und dem Leistungsspektrum der Software abhängt. In der Regel bieten Unternehmen zwei bis drei Optionen, die sich an unterschiedliche Zielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen richten. Es gibt auch kostenlose Angebote, die allerdings ein niedrigeres Sicherheitsniveau bieten und somit nicht für alle Geschäftsprozesse geeignet sind.

Welcher Anbieter ist der richtige für mich?

Bei der Auswahl einer elektronischen Signaturlösung sollten u. a. folgende Fragen geklärt werden:
  • Für welche Anwendungsfälle soll die elektronische Unterschrift verwendet werden?
  • Wie wichtig ist die Beweisbarkeit der Unterschrift?
  • Welche Art der elektronischen Unterschrift ist für meine Anwendungsfälle geeignet?
  • Wie sind die rechtlichen Rahmenbedingungen?
  • Wie schaut der Unterschriftenprozess aus? Wer soll die Dokumente unterschreiben?
Weitere Fragen und Details finden Sie hier: Anbieter elektronischer Signaturen
Christina
Über den Autor
Christina Detling – Online Marketing Specialist
Christina ist seit über vier Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.