Anforderungen für den globalen Einsatz

Die umfassende Verfügbarkeit des World Wide Web und die omnipräsente Nutzung mobiler Devices wirken sich grundlegend auf das private Leben von Menschen und ihre Erwartungen an geschäftliche Transaktionen aus. Vertragspartner sitzen heute in aller Regel an unterschiedlichen Orten. Der Vertragsschluss muss schnell gehen und unabhängig von Ort und Zeit durchführbar sein. Neben der Verbesserung des Kundenerlebnisses sind mehr Flexibilität, höhere Effizienz, Kostensenkungen und eine höhere Rechtssicherheit Treiber für die Einführung digitaler Technologien. Das Unterzeichnen von elektronischen Dokumenten ist eines der Themen mit dem größten Potenzial für den digitalen Wandel. Mittlerweile werden elektronische Unterschriftenlösungen weltweit eingesetzt und in allen Industrienationen rechtlich anerkannt.

Mit einer Unterschrift werden die Inhalte eines Dokumentes rechtsverbindlich anerkannt. Kommt es zum Streit, muss geklärt werden, wer hat wann unterschrieben. Hierzu kann man sich zum einen des Unterschriftenabbilds und zum anderen elektronischer Signaturen bedienen. Beides zusammen ist als Beweis dem Papier überlegen.

Europäische Union

In der Europäischen Union (EU) bildet die EU-Verordnung Nr. 910/2014, besser bekannt als eIDAS-Verordnung, die rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen und vertrauensbasierte Dienste für den elektronischen Geschäftsverkehr im Binnenmarkt. Ziel von eIDAS ist es, eine gemeinsame Grundlage für sichere elektronische Interaktionen zwischen Bürgern, Unternehmen und Behörden zu schaffen und die Effizienz öffentlicher und privater Online-Dienste sowie des elektronischen Geschäftsverkehrs und Handels in der EU zu erhöhen.

Diese Verordnung gilt in allen Staaten der EU in gleicher Weise. Unterschiede innerhalb der EU ergeben sich aus dem nationalen Recht über die Willenserklärungen in verschiedenen Rechtsbereichen. Elektronische Signaturen dürfen als Beweismittel nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie in elektronischer Form vorliegen. Grundsätzlich kann man sagen, solange es keine besondere gesetzliche Regelung gibt, können Erklärungen papierlos mittels elektronischer Unterschrift abgegeben werden. Aus Gründen der Sicherheit empfiehlt es sich, zumindest eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) zu nutzen.

Deutschland

In Deutschland (EU) schreibt beispielsweise das BGB für einige wenige Fälle die Schriftform (Papier) vor. Als Beispiel sind hier befristete Arbeitsverträge und Darlehensverträge zu nennen. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der eigenhändigen Unterschrift auf Papier gleichgestellt. Sie ermöglicht, diese Verträge ohne Papier einzugehen. Auf Grund der Regeln zur Geldwäsche ist jedoch öfter eine Identifizierung, die online durchgeführt werden kann, erforderlich.

Österreich

Auch in Österreich (EU) ist in verschiedenen Fällen die Schriftform vorgeschrieben, die in aller Regel durch die qualifizierte elektronische Signatur ohne Papier erfüllt werden kann. In diesem Land wird von staatlicher Seite die Bürgerkarte gefördert, die eine qualifizierte elektronische Signatur enthält. Mit Hilfe eines Smartphones kann so eine QES erzeugt werden. Die Identifizierung ist mit dem elektronischen Ausweis möglich.

Italien

Italien (EU) lässt weitgehend papierlose Erklärungen zu. Bei Nutzung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) kann in Italien die Schriftform dann ersetzt werden, wenn eine Identifizierung anhand eines Ausweises erfolgt. Irritationen tauchen in Italien wegen des Codice del‘ amministrazione digitale (CAD) auf. Dieser wurde vor der eIDAS erlassen und nicht angepasst. Dies bedeutet hinsichtlich der E-Signaturen, dass im nicht-öffentlichen (privaten) Bereich zunächst die eIDAS gilt und im öffentlichen Bereich (staatliche Verwaltung) im Zweifelsfalle der CAD.

Spanien

In Spanien (EU) können Verträge grundsätzlich formfrei abgeschlossen werden, solange das Gesetz nicht ausdrücklich etwas anderes vorschreibt. Auch hier kann die qualifizierte elektronische Signatur die Schriftform ersetzen.

Frankreich

Auch Frankreich (EU) lässt in großem Umfang formlose Willenserklärungen zu. In weiten Teilen des Privatrechts entspricht eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur den Anforderungen. Im Bereich der E-Administration ist in aller Regel eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Grundsätzlich ist eine E-Signatur der Unterschrift auf Papier gleichgestellt, sofern die Identität und Integrität gewährleistet werden kann.

Polen

2001 wurde in Polen (EU) die elektronische der handschriftlichen Unterschrift auf Papier gleichgestellt. Seit 2018 besteht außerdem die Pflicht, Jahresabschlüsse nur noch in elektronischer Form zu übermitteln. Diese können ausschließlich mit der qualifizierten elektronischen Signatur oder der sogenannten ePUAP-Signatur (elektronische Plattform für Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung) erfolgen.

Schweiz

Die Schweiz (EWR) stellt in weiten Bereichen keine Formanforderungen an Erklärungen. Mit dem Bundesgesetz ZertES wurden die Regelungen zu elektronischen Signaturen der eIDAS analog übernommen. Zusätzlich wurde in der Schweiz die geregelte elektronische Signatur eingeführt, die es vor allem Unternehmen ermöglichen soll, papierlose Abläufe einfach abzuwickeln.

Liechtenstein

In Liechtenstein (EWR) sind Verträge an keine Form gebunden. Ist Schriftform vorgeschrieben, kann die Unterschrift auf mechanischem Wege geleistet werden, soweit dies im Geschäftsverkehr üblich ist. Die eIDAS-Verordnung wurde als unmittelbar geltendes Recht in Liechtenstein übernommen. Die Schriftform kann durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Im Bereich der Geldwäsche werden an die Identifizierung strengere Anforderungen gestellt als in den Ländern der EU.

USA

Die USA bieten ein heterogenes Bild bei Rechtsfragen. Dies ist darin begründet, dass jeder Bundesstaat eigene Gesetze erlassen kann. Das Recht der Willenserklärungen ist frei gehalten. Als Aktion des Unterschreibens gilt die Nutzung eines Symbols, z. B. ein Kreuzzeichen unter einen Vertrag setzen, solange das Zeichen selbst ausgeführt oder übernommen wird. Für Signaturen ist zunächst der ESIGN-Act relevant. Daneben ist jedoch der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) zu beachten, auf dessen Basis einzelstaatliche Regelungen in Ergänzung zum ESIGN-Act erlassen werden können. ESIGN und UETA kennen nur eine einfache elektronische Signatur (EES).

Die Software inSign unterstützt alle drei Signaturarten nach eIDAS und ist aktuell in den Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch, Italienisch, Französisch, Tschechisch, Polnisch und Niederländisch erhältlich. Bei Fragen nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

Über den Autor

Christina Detling – Online Marketing Specialist

Christina ist seit über vier Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.

Elektronische Unterschrift weltweit