Das sollten Sie bei der Wahl beachten

Sie möchten Ihre Unterschriftenprozesse digitalisieren? Bei der Auswahl einer geeigneten Unterschriftenlösung gibt es einiges zu beachten. Folgende Fragen sollten vor Einführung der Software geklärt werden:

Für welche Anwendungsfälle soll die E-Unterschrift verwendet werden?

Überlegen Sie sich, ob Sie die E-Signatur überwiegend für interne Geschäftsprozesse verwenden wollen oder für Geschäftsfälle mit Vertragspartnern und Endkunden. Welche Dokumente und Use Cases kommen zum Einsatz? Welche Signaturart benötigen Sie hierfür?

Wie wichtig ist die Beweisbarkeit der Unterschrift?

Die elektronische Signatur lässt sich in drei Arten unterteilen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Die einfache elektronische Signatur (EES) hat eine geringe Beweiskraft, für einfache Vorgänge kann diese Signaturart jedoch trotzdem ausreichend sein. Die fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES) bieten jeweils ein sehr hohes Beweisniveau. Abgesehen von der Beweisbarkeit ist bei einigen wenigen Dokumenten eine QES zwingend notwendig, da dies vom Gesetzgeber vorgeschrieben wird.

Wie sind die rechtlichen Rahmenbedingungen?

In Deutschland muss der Anbieter alle rechtlichen Vorschriften der DSGVO, der eIDAS, des BGB und des BDSG erfüllen. In anderen Ländern der EU gilt ebenfalls die eIDAS. Einzelne Länder haben weitere Vorschriften, die zusätzlich beachtet werden müssen.

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Wie viele Dokumente sollen pro Monat unterschrieben werden?

In der Regel ist je nach Lizenzart die Anzahl der digitalen Unterschriften begrenzt. Stellen Sie sicher, dass die maximale Anzahl für Ihren Bedarf ausreicht. Klären Sie mit dem Anbieter, wie im Fall der Überschreitung vorgegangen wird.

Soll es eine Cloudlösung (SaaS) sein oder möchten Sie das System selbst betreiben (On-Premises)?

Bei einer Cloudanwendung (Software as a Service) läuft das System auf dem Server des Anbieters oder einer seiner Dienstleister. Der Anbieter ist für den Betrieb verantwortlich. Bei On-Premises wird die Softwarelösung auf dem eigenen Server installiert. Updates und Wartungen müssen von Ihrem Unternehmen selbst durchgeführt werden.

Wo befindet sich das Rechenzentrum? Werden die Vorschriften der DSGVO erfüllt?

Klären Sie, wo sich das Rechenzentrum und der Sitz des Unternehmens einschließlich aller Subunternehmer, die Ihre Daten verarbeiten, befindet. Der EUGH hat am 16. Juli 2020 bestätigt, dass das Datenschutzniveau in den USA unzureichend ist. Achten Sie deshalb darauf, dass sowohl Betreiber als auch dessen Subunternehmer ihren Sitz in der EU haben.

Sind neben der elektronischen Signatur zusätzlich Metadaten vorhanden wie z. B. ein Auditbericht?

Ein Protokoll mit weiteren Informationen zur digitalen Unterschrift kann im Streitfall schnell zur Klärung beitragen und ein gerichtliches zeitintensives Verfahren verhindern. Wichtige Informationen könnten sein: E-Mail-Adresse des Unterzeichners, Datum, Uhrzeit, verwendete Geräte und Browser.

Auf welchen Geräten soll die E-Unterschrift geleistet werden?

Noch vor der Einführung sollten Sie klären, mit welchen Geräten die Unterschrift geleistet werden kann. Sollen die Unterschriften mit einem Smartphone möglich sein oder auch auf dem PC, beispielsweise per Tastatur, falls kein Touch-Device zur Verfügung steht?

Welchen Support bietet der Anbieter und in welcher Sprache?

Erkundigen Sie sich, wie Sie bei Fragen oder Problemen den Support erreichen können. Vielleicht werden auch Webinare, Schulungen oder Hilfeseiten angeboten. Selbstverständlich sollte der Support auch Ihre Sprache verstehen oder sich zumindest auf Englisch problemlos verständigen können.

Welche Unternehmen setzen die Lösung ein? Gibt es aussagekräftige Kundenberichte oder Bewertungen?

Kundenberichte und Bewertungen können bei der Entscheidungsfindung sehr hilfreich sein. Dadurch können Sie herausfinden, wo die Stärken und Schwächen der elektronischen Signaturlösung liegen, in welchen Branchen das Unternehmen vertreten ist und warum sich Andere für diese Lösung entschieden haben.

Hier erhalten Sie Informationen zur elektronischen Signatur inSign: www.getinsign.de

Über den Autor

Christina Detling – Online Marketing Specialist

Christina ist seit über vier Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.