Elektronische Unterschrift vs. handschriftliche Unterschrift auf Papier

Die Digitalisierung schreitet mit großen Schritten voran. Big Data, künstliche Intelligenz und innovative Technologien werden immer häufiger eingesetzt, so auch die elektronische Signatur. Diese soll die Unterschrift auf Papier ablösen und eine orts- und zeitunabhängige Arbeitsweise ermöglichen. In diesem Artikel betrachten wir die Vor- und Nachteile der elektronischen Signatur näher.

Vorteile

Geschäftsprozesse digitalisieren, Durchlaufzeiten verkürzen

Mit einer E-Signatur können viele Geschäftsprozesse digitalisiert und Unterschriften jederzeit zeit- und ortsunabhängig eingeholt werden. Die Bearbeitungsdauer von Unterschriftsprozessen wird deutlich verkürzt, da beispielsweise der Versand der Unterlagen per Post oder die Fahrt zum Kunden entfällt.

Umweltschonend arbeiten

Die digitale Unterschrift leistet einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz, weil Ressourcen wie Wasser und Bäume geschont werden. Wussten Sie, dass für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier (500 Blatt DIN A4, 2,3 kg) ganze 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie verbraucht werden?

Zeit & Kosten einsparen

Die elektronische Unterschrift spart Kosten für Papier, Drucker und Betriebsmittel wie z. B. Tinte oder Toner. Aber auch die Fahrt ins Büro oder zum Kunden kann durch die E-Unterschrift wegfallen.

Bessere Organisation

Einige Signaturanbieter stellen eine Dokumentenverwaltung und/oder ein digitales Archiv für unterschriebene Dokumente zur Verfügung, so dass sie nicht mehr verloren gehen können. Auch die Suche nach einem Dokument ist digital meistens einfacher als in einem physischen Archiv oder Ordner mit Papierverträgen.

Kundenzufriedenheit erhöhen

Die Kunden mögen es bequem und schließen heutzutage Verträge, wie z. B. Versicherungen, Strom- und Handyverträge, lieber von zu Hause ab. Lesen Sie auch: Wie Sie Ihre Customer Experience durch eine E-Signaturlösung optimieren.

Unternehmensimage stärken

Die elektronische Unterschrift ist modern, nachhaltig und zeitgemäß. Man präsentiert sich sowohl intern als auch extern als modernes und umweltfreundliches Unternehmen.

Schutz vor nachträglichen Änderungen

Nach der Unterzeichnung darf der Inhalt des Dokuments nicht mehr verändert werden. Nachträgliche Manipulationen am Papier, wie z. B. das Hinzufügen von Textpassagen oder einzelnen Seiten, sind in der Regel nicht auf den ersten Blick erkennbar. Die elektronische Signatur schützt das Dokument vor nachträglichen Veränderungen. Nachträgliche unbemerkte Änderungen werden unmöglich oder sofort sichtbar.

Originalqualität auch nach vielen Jahren

Da die Aufbewahrungsfrist von wichtigen Unterlagen in der Regel mehr als 10 Jahre beträgt, muss gewährleistet werden, dass die Unterschrift auch danach noch gut zu lesen ist. Eine Unterschrift auf Papier kann mit der Zeit verblassen. Eine handschriftliche elektronische Signatur hingegen hat auch nach vielen Jahren noch Originalqualität. Auch andere Formen der elektronischen Signatur unterliegen keinem Alterungsprozess.

Nachteile

Unterschiedliche Beweiskraft der Signaturarten

Die elektronische Unterschrift lässt sich in drei Arten unterteilen. So gibt es die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die einfache elektronische Signatur ist zwar schneller und einfacher zu leisten, jedoch nicht für alle Use Cases die beste Wahl, da diese Form schwieriger beweisbar ist als die fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Einige wenige Dokumente, wie befristete Arbeitsverträge und Bürgschaften, erfordern durch den Gesetzgeber zwingend die qualifizierte elektronische Signatur. Daher ist es wichtig sich im Vorfeld ausführlich zu informieren.

Technisches Know-how notwendig

Die elektronische Signatur mag für weniger technisch versierte Personen gewöhnungsbedürftig sein oder auf Skepsis stoßen. Außerdem werden u. U. Fragen nach der Rechtssicherheit der Unterschrift und wie der Unterschriftenprozess abläuft aufgeworfen.

Technische Infrastruktur erforderlich

Die digitale Unterschrift setzt ein Mindestmaß an technischer Infrastruktur wie beispielsweise einen Computer mit Internetzugang voraus. Bei manchen Anbietern ist auch ein zusätzliches Gerät wie z. B. Unterschriftenpad oder Smartphone erforderlich.

Softwarekosten

Wird zusätzliche Software benötigt, ist diese i. d. R. kostenpflichtig. Die Funktionen der kostenlosen Tools reichen meist nur für ein einmaliges elektronisches Unterschreiben für private Zwecke aus.

Fazit

Die elektronische Unterschrift ist eine wichtige Komponente für die digitale Transformation eines Unternehmens und bald nicht mehr aus dem Geschäftsalltag wegzudenken. Die durch die Software entstehenden Kosten werden durch Einsparungen von Zeit, Geld und Ressourcen vollends kompensiert. Das technische Know-how und die damit verbundene Infrastruktur können eine Herausforderung darstellen, dies betrifft aber meist nur einen geringen Anteil der Unterzeichner.

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Über den Autor

Christina Detling – Online Marketing Specialist

Christina ist seit über vier Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.

Vor- und Nachteile elektronischer Signaturen