Wie man rechtlich sicher im Auftrag
oder in Vertretung unterschreibt
Die meisten von uns kennen die Situation: Ein Auftrag, eine Bestellung oder ein Vertrag muss unterschrieben werden. Die zuständige Person ist allerdings gerade im Urlaub, krank oder aus anderen Gründen nicht in der Lage, persönlich zu unterschreiben.
In solchen Fällen gibt es die Möglichkeit, im Auftrag zu unterschreiben. Doch was genau bedeutet das und was muss dabei beachtet werden?
In solchen Fällen gibt es die Möglichkeit, im Auftrag zu unterschreiben. Doch was genau bedeutet das und was muss dabei beachtet werden?
Inhaltsverzeichnis
Wer darf rechtssicher im Auftrag für andere Personen unterschreiben?
Grundsätzlich kann jede geschäftsfähige Person für eine andere Person unterschreiben. Wichtig ist, dass die betreffende Person tatsächlich dazu befugt ist, im Auftrag zu handeln. Denn wer im Auftrag handelt, trägt eine große Verantwortung und signalisiert durch seine Unterschrift im Namen der dritten Person Zustimmung oder Kenntnisnahme.
Befugt wird man durch eine schriftliche oder mündliche Vollmacht.
Ohne eine solche Befugnis ist die Unterschrift im Auftrag rechtlich unwirksam und kann unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen.
Um mögliche Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden, ist es ratsam, das Handeln «im Auftrag» stets vorher schriftlich über eine Vollmacht zu dokumentieren. Eine klare und transparente Kommunikation stellt sicher, dass alle Beteiligten ihre Rolle und Verantwortung verstehen.
Darüber hinaus ist es von großer Bedeutung, dass die Person, die im Auftrag handelt, gemäß den Interessen der anderen Partei handelt. Sie muss sich an die Vorgaben und Vereinbarungen halten und darf keine eigenen Interessen verfolgen.
Darüber hinaus ist es von großer Bedeutung, dass die Person, die im Auftrag handelt, gemäß den Interessen der anderen Partei handelt. Sie muss sich an die Vorgaben und Vereinbarungen halten und darf keine eigenen Interessen verfolgen.
Wie unterschreibt man rechtlich korrekt im Auftrag?
Eine Unterschrift auf einem Vertrag oder anderem geschäftlichem Dokument hat weitreichende rechtliche Konsequenzen. Wenn man für eine andere Person unterschreibt, muss man über eine entsprechende Vollmacht verfügen und darüber hinaus dies mit einem Zusatz vor dem eigenen Namen kenntlich machen.
Vorsicht: Man unterschreibt auf keinen Fall mit dem Namen der Person, die man vertritt. Das wäre Unterschriftsfälschung und strafbar.
Was bedeutet «i.A.» vor einer Unterschrift?
i.A.: Im Auftrag unterschreiben
Wenn jemand im Auftrag unterschreibt, ist er nur der stellvertretende Überbringer einer Botschaft. Diese Art der stellvertretenden Unterschrift wird am häufigsten bei Abwesenheitsvertretung und für Korrespondenzen per E-Mail verwendet.Was ist der Unterschied zwischen «im Auftrag» und «in Vertretung»?
Aus rechtlicher Sicht ist entgegen der landläufigen Meinung das Unterschreiben «im Auftrag» und «in Vertretung» das gleiche – beides wird mit dem Kürzel «i.A.» vor dem Namen gekennzeichnet. Eine Vertretung unterschreibt in den meisten Fällen richtigerweise mit i.A.i.A. bedeutet auch «In Vertretung» unterschreiben
Mit dem Kürzel „i.V.“ vor der Unterschrift handelt man nicht «in Vertretung», sondern «in Vollmacht». Daher wird auch hier das Kürzel i.A. verwendet.Was bedeutet «i.V.» vor einer Unterschrift?
i.V.: In Vollmacht unterschreiben
“Unterzeichnen in Vollmacht” bedeutet, dass der Unterzeichner im Besitz einer entsprechenden Vollmacht des Unternehmens oder des Auftraggebers ist und in diesem Rahmen handelt.Was bedeutet «ppa.» vor einer Unterschrift?
ppa.: „per procura autoritate“/ aufgrund erteilter Prokura
Mit dieser Kennzeichnung treten Prokuristen eines Unternehmens bei einer Unterschrift auf. Ein Prokurist ist befugt, im Namen der Gesellschaft alle Rechtsgeschäfte und Rechtshandlungen vorzunehmen.Die Art der Vollmacht bestimmt den Handlungsspielraum für eine Unterschrift
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Einzelvollmacht / Sondervollmacht
Es handelt sich nur um ein bestimmtes Dokument oder Event wie eine Weihnachtsfeier? Hierfür greift man am besten auf die zweckgebundene Einzelvollmacht zurück. -
Gattungsvollmacht / Artvollmacht
Es müssen regelmäßig stellvertretend Bestellungen unterschrieben oder Geschäftsreisen gebucht werden? Eine Gattungs- oder Artvollmacht ist hierfür die beste Lösung und gilt bis auf Widerruf. -
Handlungsvollmacht / Generalvollmacht
Hier wird die Vollmacht erteilt, für jemanden alle Rechtsgeschäfte abzuschließen, für die eine Vertretung zulässig ist (ausgenommen ist z.B. die Eheschließung, da es sich hierbei um ein höchstpersönliches Rechtsgeschäft handelt).
Einzel- oder Gattungsvollmachten werden in der Regel mit i.A. unterschrieben, in der Praxis wird auch das Kürzel i.V. verwendet. Entscheidend für die rechtliche Wirkung ist nicht das verwendete Kürzel, sondern die zugrundeliegende Vollmacht.
Welche gängigen Probleme lassen sich in diesem Zusammenhang durch eine elektronische Signatur lösen?
Die elektronische Signatur ist beliebt, weil man mit ihr nicht nur Papierprozesse verschlanken und beschleunigen kann, sondern weil sie unabhängiger macht.E-Signatur: Mit einer elektronischen Unterschrift ortsunabhängig selbst unterschreiben
Mit einer E-Signatur gibt es zum Beispiel bei Geschäftsreisen oder Messebesuchen keinen Grund mehr, eine Vollmacht ausstellen zu müssen. Die Lösung: Man unterschreibt einfach selbst, zeitlich und örtlich ungebunden. Der digitale Prozess ermöglicht es, ohne lästige Vollmacht überall und jederzeit Dokumente und Verträge rechtlich sicher selbst zu unterschreiben.E-Signatur: Unterschriftsfeld an falsche Person zugeteilt, da vielleicht die Mailadresse nicht bekannt ist? Delegieren und beobachten.
Im Arbeitsalltag kann es passieren, dass man ein Dokument zur Unterschrift erhält, obwohl es für eine Kollegin bestimmt ist. Bei einem Dokument in Papierform könnte man aus organisatorischen Gründen in die Versuchung kommen, selbst zu unterschreiben. Digital löst sich das Problem viel einfacher durch die praktische Funktion des Delegierens. Einfach das Dokument weiterleiten, den Status beobachten und von der richtigen Person unterschreiben lassen.Fazit
Abschließend lässt sich sagen, dass das Im-Auftrag-Unterschreiben früher eine wichtige Praxis im Geschäftsleben dargestellt hat, um effizientes Handeln zu ermöglichen. Es erfordert jedoch ein hohes Maß an Verantwortung, Transparenz und Vertrauen.
Mit einer elektronischen Signaturlösung kann man auch in Abwesenheit selbst unterschreiben und spart sich das Ausstellen einer Vollmacht für die Vertretung. Mit inSign unterschreiben Sie nicht nur praktisch und elektronisch, sondern auch rechtssicher und DSGVO-konform.
Wichtig: Unsere Beiträge geben Ihnen einen ersten Überblick, stellen aber grundsätzlich keine Rechtsberatung dar. Für eine solche wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.
Über den Autor
Ursula Korotwitschka – Marketing Specialist
Ursula beschäftigt sich seit vielen Jahren mit allen Themen rund um die elektronische Signatur und wie smarte Software den Arbeitsalltag erleichtern kann.
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