Elektronische Signatur als Gamechanger
Die fortschreitende Digitalisierung beeinflusst nahezu alle Branchen – auch die Immobilienwirtschaft. Nicht ohne Grund digitalisieren immer mehr Unternehmen ihre Geschäftsprozesse. Denn das bringt viele Vorteile wie Zeitersparnis, Kostensenkung und Ressourcenschonung.
Ein wichtiger Baustein für die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft ist die Einführung einer elektronischen Signaturlösung. Damit können Prozesse deutlich beschleunigt und effizienter gestaltet werden.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste zusammengefasst
- Die Digitalisierung in der Immobilienbranche ermöglicht effizientere Prozesse, insbesondere durch den Einsatz elektronischer Signaturen, die zu schnelleren Vertragsabschlüssen führen.
- In der Europäischen Union bildet die eIDAS-Verordnung die rechtliche Grundlage für elektronische Signaturen.
- Dort werden verschiedene Signaturarten definiert. Für die meisten Dokumente reicht eine fortgeschrittene elektronische Signatur aus. Für einige, wie beispielsweise Indexmietverträge, ist hingegen die qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.
Die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung in der Immobilienbranche
Die Immobilienbranche hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Alle Prozesse werden zunehmend digitalisiert. Anzeigen werden online geschaltet, Mieterauskünfte mit Schufa und alle weiteren Unterlagen über Online-Portale eingereicht. Selbst Online-Besichtigungen mit VR-Brillen sind mittlerweile möglich.
Das letzte und wichtigste Glied in der Kette ist der Vertragsabschluss. Die Möglichkeit, diesen digital abzuschließen, kommt vor allem der Immobilienbranche zugute, da sich Käufer und Makler oft in verschiedenen Städten bzw. Ländern befinden und ein persönliches Treffen zeitaufwändig oder manchmal auch gar nicht möglich ist.
Die elektronische Signatur ist eine papierlose Alternative zur handschriftlichen Unterschrift, mit der Willenserklärungen unabhängig von Zeit und Ort abgegeben werden können. Benötigt werden lediglich ein Computer, ein Smartphone oder ein Tablet.
Das sind die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
Kauf- und Mietverträge schneller abschließen
In der Immobilienwirtschaft müssen viele Dokumente wie Miet- und Kaufverträge unterschrieben werden. Unsere Erfahrung zeigt, dass die meisten Unterschriftsprozesse mit E-Signatur-Lösungen innerhalb eines Tages abgeschlossen sind, während Abschlüsse in Papierform Tage oder sogar Wochen dauern.
Digitale Verträge müssen nicht gedruckt und per Post versendet werden
Die Digitalisierung von Unterschriftsprozessen spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Das Ausdrucken von Papierdokumenten, der Postversand oder die Fahrt zum Kunden entfallen. Auch die Lagerung von physischen Akten ist nicht mehr notwendig.
Natürliche Ressourcen schonen
Nachhaltigkeit: Ein wichtiges Thema, das auch im Unternehmen berücksichtigt werden muss. Der Einsatz einer elektronischen Signaturlösung reduziert den Papierverbrauch erheblich. Mehr dazu in unserem Blogbeitrag „Nachhaltigkeit im Unternehmen„.
Flexibel werden: Makler & Kauf-/Mietinteressent profitieren
Durch die Digitalisierung von Unterschriftsprozessen können Verträge orts- und zeitunabhängig vorbereitet und zur Unterschrift versandt werden. Dies ist nicht nur für den Makler von Vorteil, sondern auch für den Käufer/Mieter. Die elektronische Unterschrift ermöglicht es Unternehmen, sich moderner zu präsentieren und ein positives Kundenerlebnis (Customer Experience) zu schaffen.
Medienbrüche vermeiden – Digitalisierung vollenden
Häufig werden Verträge nach der Unterzeichnung wieder eingescannt und digital archiviert, obwohl die Beweiskraft durch das Einscannen verloren geht. Mit einer elektronischen Signaturlösung werden Medienbrüche vermieden und die Beweisbarkeit bleibt erhalten. Darüber hinaus können elektronische Signaturlösungen sogar in die eigene Systemlandschaft integriert werden, so dass alle Schritte in einem durchgängigen Prozess erfolgen.
Dokumente in der Immobilienbranche digital unterschreiben
In der Europäischen Union bildet die eIDAS den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen. Darin werden drei verschiedene Signaturarten definiert: die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur.
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist, wie der Name schon sagt, einfach zu erstellen, da sie an keine Bedingungen geknüpft, aber schwer zu beweisen ist. Ein Beispiel hierfür ist die eingescannte Unterschrift oder der Name unter einer E-Mail.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) verwendet sogenannte Signaturzertifikate, in denen Informationen zum Unterzeichner, zur Gültigkeit und zu Änderungen gespeichert werden. Die FES ist rechtssicher und beweisbar und kann für alle Dokumente verwendet werden, für die der Gesetzgeber keine Schriftform vorschreibt.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfordert eine Identifizierung des Unterzeichners vor der Signatur und ist für alle Dokumente erforderlich, für die der Gesetzgeber die Schriftform vorschreibt.
Die meisten Dokumente können mit einer fortgeschrittenen Signatur unterzeichnet werden. Im Immobilienbereich gibt es jedoch einige Sonderfälle, die eine qualifizierte Signatur erfordern.
Folgend einige Anwendungsbeispiele:
| Dokument | Signaturstufe |
|---|---|
| Unbefristete Miet- und Pachtverträge | EES, FES, QES |
| Befristete Miet- und Pachtverträge (unter 1 Jahr) | EES, FES, QES |
| Selbstauskünfte | EES, FES, QES |
| Maklerverträge | EES, FES, QES |
| Übergabeprotokolle | EES, FES, QES |
| Mieterhöhungen | EES, FES, QES |
| Optionsausübungsschreiben | EES, FES, QES |
| Mängelprotokolle | EES, FES, QES |
| Modernisierungsankündigungen | EES, FES, QES |
| Befristete Miet- und Pachtverträge (über 1 Jahr) | QES |
| Indexmietverträge, Staffelmietverträge | QES |
| Kündigungsschreiben für Wohnungsmietverträge | QES |
Die obige Tabelle macht deutlich, dass man sich vor der Einführung einer elektronischen Signaturlösung über die notwendigen Signaturformen informieren sollte, um rechtssichere Prozesse zu gewährleisten.
Passend dazu
Auf unserer Branchenseite finden Sie weitere Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Signaturlösung in der Immobilienwirtschaft.
Wie wird eine qualifizierte elektronische Signatur geleistet?
Die qualifizierte elektronische Signatur besitzt nach EES und FES die höchste Sicherheitsstufe. Sie erfordert vor der eigentlichen Signatur eine Identifizierung des Unterzeichners.
Dieser Vorgang läuft in der Regel wie folgt ab (am Beispiel von inSign):
- Das entsprechende Dokument wird in die Signatursoftware geladen. Das Signaturfeld wird gesetzt, die Signaturstufe QES festgelegt und das Dokument an den Unterzeichner übergeben.
- Der Unterzeichner erstellt ein Konto bei einem Vertrauensdiensteanbieter und identifiziert sich einmalig bspw. mit Video-Ident oder eID-Ident.
- Der Unterzeichner erhält eine TAN, mit der er sein Smartphone als zweiten Faktor bestätigt.
- Anschließend wird eine qualifizierte elektronische Signatur erzeugt.
Unsere Softwarelösung inSign unterstützt die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS und ZertES. Für die qualifizierte elektronische Signatur kooperiert inSign mit qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern wie z. B. D-Trust, A-Trust und Swisscom.
Die Besonderheit gegenüber Mitbewerbern: Der QES-Prozess ist integriert, es ist kein zusätzlicher Vertrag mit dem Drittanbieter erforderlich.
PRO IMMOSERVICE unterschreibt digital
Die PRO IMMOSERVICE GmbH unterschreibt seit Anfang des Jahres 2022 typische Dokumente wie Mietverträge, Vermieter- und Wohnungsgeberbescheinigungen usw. nur noch digital.
„Der Prozess der Unterschrifteneinholung ist wesentlich verschlankt worden. Kein endloses Warten mehr, dass der Geschäftspartner unterschreibt. Bisher dauerte es oft ein bis zwei Wochen, bis die unterschriebenen Unterlagen wieder im Haus waren – mit inSign sind es nun nur noch ein bis zwei Stunden!“ – so Thorsten Mahlfeldt (zertifizierter Verwalter (IHK), Sachbearbeiter Objektverwaltung) im Interview.
Fazit: Elektronische Signatur - ein wichtiger Baustein im Digitalisierungskonzept
Die Digitalisierung wird auch in der Immobilienwirtschaft zunehmend wichtiger. Nachhaltigkeit, Effizienzsteigerung und viele weitere Vorteile sprechen für die Umstellung auf digitale Prozesse.
Ein wichtiger Baustein im Digitalisierungskonzept ist die elektronische Signatur. Allgemeine Informationen zur elektronischen Signatur finden Sie in unserem 1 x 1 der elektronischen Signatur. Wenn Sie Interesse an unserer Softwarelösung haben, können Sie inSign kostenlos testen und sich mit der Anwendung vertraut machen.
Ein wichtiger Baustein im Digitalisierungskonzept ist die elektronische Signatur. Allgemeine Informationen zur elektronischen Signatur finden Sie in unserem 1 x 1 der elektronischen Signatur. Wenn Sie Interesse an unserer Softwarelösung haben, können Sie inSign kostenlos testen und sich mit der Anwendung vertraut machen.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir keine Rechtsberatung leisten und empfehlen Ihnen, für eine abschließende Beurteilung einen Rechtsbeistand in Anspruch zu nehmen. Hierfür können Sie sich beispielsweise an die mindtrace Stieber Beratung GbR wenden.
FAQ: Häufige Fragen zum Thema Digitalisierung in der Immobilienbranche
Vorteile sind zum Beispiel Zeitersparnis, Flexibilität, Kostensenkung und Ressourcenschonung.
Grundsätzlich können Maklerverträge, Übergabeprotokolle, Mieterhöhungen und unbefristete Mietverträge mit allen Signaturstufen unterzeichnet werden. Index- und Staffelmietverträge benötigen dagegen beispielsweise eine qualifizierte elektronische Signatur.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Signaturstufe. Sie erfordert eine Identifizierung des Unterzeichners, beispielsweise mittels Video- oder Auto-Ident.
Über den Autor
Christina Detling
Als Online Marketing Managerin bei der inSign GmbH verantworte ich die Content-, SEO- und SEA-Strategie für die führende elektronische Signaturlösung in Deutschland. Mit Schwerpunkt auf B2B-Marketing treibe ich Lead-Generierung und die Optimierung digitaler Customer Journeys voran. Mein Hintergrund in Wirtschaftsinformatik (B.Sc.) verbindet technisches Verständnis mit strategischem Marketing-Know-how – eine Kombination, die ich seit 2019 täglich bei inSign einbringe. Ich nutze inSign selbst und bin von der Lösung überzeugt: einfach, rechtssicher und effizient. Deshalb empfehle ich sie gerne weiter.
- Weitere Beiträge
Mehr zum Thema digitale Unterschrift
