Einfache elektronische Signatur (EES)

  • Beitrags-Autor:
  • Beitrag zuletzt geändert am:16. Dezember 2022
Elektronische Signatur

Bedeutung & Definition der
einfachen Signatur

Die gesetzliche Grundlage für elektronische Signaturen bildet die eIDAS-Verordnung. In dieser werden drei Arten der elektronischen Signatur genannt, die elektronische Signatur oder auch oft einfache elektronische Signatur bezeichnet, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Unterschrift.
Der Begriff „elektronische Signatur“ wird in der EU-Verordnung folgendermaßen definiert:

„’Elektronische Signatur‘ sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.“
Im Gegensatz zu der fortgeschrittenen und qualifizierten Signatur, gibt es für die einfache elektronische Signatur (EES) keine weiteren Anforderungen. Die EES muss keine Möglichkeit zur Identifizierung mit sich bringen oder die Dokumentenintegrität sicherstellen.

Vor- und Nachteile der einfachen elektronischen Signatur

Diese Signaturart kann sehr schnell und einfach geleistet werden. Sie ist wie der Name schon sagt, die einfachste Form der elektronischen Signaturen. Allerdings ist sie kaum beweisbar, da sich die Signatur nicht eindeutig einer Person zuordnen lässt. Das Dokument ist nach der Signatur i.d.R. nicht geschützt und kann somit noch verändert werden.

Einfache elektronische Signatur rechtsgültig

Nun stellt sich die Frage, ob eine einfache elektronische Signatur überhaupt rechtsgültig ist, wenn sich die Identität nicht zuordnen lässt und die Integrität nicht gewährleistet ist.
Die einfache elektronische Unterschrift ist rechtsgültig, sofern keine Schriftformerfordernis durch den Gesetzgeber besteht. Das bedeutet, Dokumente, die keine Schriftform erfordern, können auch mit einer EES unterzeichnet werden. Das sind zum Beispiel allgemeine Geschäftsbedingungen, Mandanten­informationen, Dokumentationen und interne Protokolle.
Die Schriftform ist nur für einige wenige Dokumente zwingend notwendig, das sind zum Beispiel befristete Arbeitsverträge und Bürg­schaften. Die meisten Dokumente können mit einer einfachen Signatur unterzeichnet werden.
Trotzdem empfehlen wir Ihnen, vor allem bei sehr wichtigen Dokumenten den Einsatz einer fortgeschrittenen elektronischen Signaturlösung, da diese besser beweisbar ist.

Beispiele für einfache elektronische Signaturen

Oft werden bei Bewerbungen & Co. Unterschriften als Bild eingebettet. Es ist eine einfache Methode, wenn sonst keine Signaturlösung zur Verfügung steht. Hierfür wird die Unterschrift auf Papier geleistet und im Nachgang eingescannt. In Word und andere Textprogramme lässt sich dies ganz einfach im Dokument hinzufügen. Dabei handelt sich um eine einfache elektronische Signatur.
Der Namenszug unter einer E-Mail, die sogenannte E-Mail-Signatur ist ebenfalls eine EES.
Was auf den ersten Blick überhaupt nicht wie eine Signatur aussieht, jedoch auch eine einfache Unter­schrift ist: ein „Ich-Kaufe-Button“ in einem Online-Shop oder eine „Ich stimme zu“ Checkbox.
Einfache elektronische Unterschrift

Alternativen zur einfachen elektro­nischen Signatur

Die elektronische Signaturlösung inSign Made & Hosted in Germany unterstützt die fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS. Die einfache elektronische Signatur wird aufgrund der sehr geringen Beweisbarkeit nicht angeboten.
Für die meisten Dokumente ist die fortgeschrittene elektronische Unterschrift die beste Wahl und eine gute Alternative zur einfachen Signatur.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) mit inSign kann entweder mittels Namenseingabe per Tastatur oder mittels handschriftlicher Unterschrift auf einem Touch-Device geleistet werden.

Namenseingabe per Tastatur

Die Namenseingabe per Tastatur ist fast so simple wie eine einfache elektronische Signatur. Der Unter­zeichner erhält eine E-Mail mit dem Link zum Dokument und er unterzeichnet, indem er seinem Namen per Tastatur eingibt. Im Hintergrund wird ein versiegelter PDF-Hasherstellt. Dieser schützt das Dokument vor Veränderungen. Darüber hinaus werden als Nachweis weitere Daten erfasst und im Audit­bericht hinterlegt. Das sind zum Beispiel E-Mail-Adresse und Handy­nummer. Sollte es zu einem Streitfall kommen, kann der Auditbericht zur Klärung beitragen.

Handschriftliche Unterschrift

inSign stellt eine weitere fortgeschrittene Signaturmethode zur Verfügung. Dabei handelt es sich um eine handschriftliche Unterschrift auf einem Touch-Device. Der Identitäts­nachweis erfolgt neben dem Auditbericht über verschlüsselte biometrische Daten. Biometrische Daten sind z. B. Schreib­geschwindigkeit, Schreibrichtung, Schreibdruck und Schreibpausen. Diese werden neben dem Unter­schrifts­abbild verschlüsselt in das Dokument eingebettet.

FAQ & Zusammenfassung

Laut eIDAS-Verordnung handelt es sich bei einer elektronischen Signatur (oder auch einfache Signatur) genannt, um Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.
Eine einfache elektronische Signatur können Sie beispielsweise erstellen, indem Sie Ihre Unterschrift auf Papier einscannen und im Dokument einbetten.
Die einfache elektronische Signatur reicht bei Dokumenten aus, die durch den Gesetzgeber keine Schriftform bedürfen.
Die einfache elektronische Signatur lässt sich nur schwer beweisen, da keine weiteren Daten zur Identität des Unterzeichners vorhanden sind.
Die bessere Alternative zur einfachen elektronischen Unterschrift ist die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Sie ist rechtssicher und beweisbar.
Für weitere Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung. Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht.