Von Vorbereiten bis Archivieren

So funktioniert der
digitale Signaturprozess

Jederzeit und überall papierlos unterschreiben

Ob große Organisation oder kleines Team:

Mit unserer E-Signatur profitieren alle von einem reibungslosen, digitalen Workflow von der Vorbereitung bis zur Archivierung.

Ihr Vertragspartner kann beim Empfang des Dokuments ohne eigene inSign Lizenz unterschreiben und muss keine AGB akzeptieren.

Unsere Lösung ist vollständig DSGVO-konform und bietet maximale Rechtssicherheit. Je nach benötigtem Signaturniveau und Ihren Anforderungen können Sie alle Signaturarten – EES, FES und QES – einsetzen.

Vorbereiten

Dokument hochladen und Felder einfügen

Dokument im Browser oder per Schnittstelle (API) hochladen
Signaturfelder platzieren
Weitere Formularfelder per Drag & Drop hinzufügen

Anfordern

Dokument versenden und Unterschrift einholen

Teilnehmer dem Workflow hinzufügen
Link zur Bearbeitung und Unterzeichnung versenden
Persönliche Anmerkung hinzufügen

Ausfüllen

Formularfelder direkt im Dokument ausfüllen

Textfelder und Checkboxen ausfüllen lassen
Empfänger wird durch das Dokument geführt
Pflichtfelder reduzieren Rückläufer

Unterschreiben

Verschiedene Möglichkeiten zur Unterschrift

Namenseingabe per Tastatur
Handschriftlich am Smartphone
Zertifikatsbasiert (QES)

Aushändigen

Abgesicherter Zugriff auf signiertes Dokument

Übergabe an vorgesehene Empfänger
Protokollierung jeder Aushändigung
Optionaler Passwortschutz für Zugriff

Archivieren

Abgeschlossene Vorgänge sichern

Automatische Archivierung
Such- und Filterfunktion im Archiv
Dokumente herunterladen oder löschen

Interne und externe Abläufe

Vielseitige Workflows für alle Anforderungen

Definieren Sie individuelle Signaturworkflows.

inSign automatisiert Ihre Abläufe rund um die digitale Unterschrift.

In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Prozesse mit unterschiedlichen Anforderungen.

Gestalten Sie Ihre Workflows nach Ihren Bedürfnissen – nach dem Versand der Dokumente kümmert sich inSign mit automatisierten Abläufen um die nächsten Schritte.

Sie werden über den aktuellen Status auf dem Laufenden gehalten, bei Bedarf Erinnerungsmails an die Teilnehmer geschickt und nach der Unterschrift werden die Dokumente automatisch ausgehändigt.

Unterschrift anfordern

Sie bereiten das hochgeladene Dokument zur Unterschrift vor und weisen Unterschriftsfelder den jeweiligen Personen zu.

Beim Versand können Sie den Ablauf flexibel festlegen, wie die Unterschriften bei mehreren Teilnehmern erfolgen soll: nacheinander, parallel oder nach eigener Reihenfolge.

Beispiel:

Verträge mit Endkunden oder zwischen Unternehmen. Mehrere Standorte oder Ländergrenzen? Kein Problem!

Direkt Unterschreiben lassen

Persönliches Treffen oder Online-Meeting: Lassen Sie Dokumente direkt handschriftlich digital unterschreiben.

Bei diesem Prozess entfällt der E-Mail Zwischenschritt und die Teilnehmer müssen vorab nicht im Dokument definiert werden.

Beispiel:

Unterzeichnung Versicherungsantrag in der Geschäftsstelle oder beim Kunden zu Hause.

Self-Service via Weblink

Dokumente können per Weblink zur digitalen Signatur öffentlich bereitgestellt werden – ganz ohne persönliche Einladung.

Besonders beliebt ist es, Formulare auf Websites zur Verfügung zu stellen. Hier können diese ohne Zwischenschritt ausgefüllt und direkt unterschrieben werden.

Beispiel:

Mitgliedsantrag Verein auf der Vereinsseite.

Dokumente vor Unterschrift genehmigen

Mit dem digitalen Freigabeprozess werden Dokumente vor der Unterzeichnung auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft.

Jeder Schritt wird nachvollziehbar dokumentiert und die Weiterleitung erfolgt erst nach Freigabe durch die vorab festgelegten Prüfer.

Beispiel:

Rechtsabteilung begleitet und prüft die Dokumente vor der Unterschrift.

Vorgänge beobachten

Beobachter erhalten einen Read-only-Zugriff, so dass Dokumente während des gesamten Vorgangs eingesehen werden können.

Nach Abschluss eines Vorgangs werden die Dokumente auch an die Beobachter ausgehändigt.

Beispiel:

Der Sales Mitarbeiter setzt einen Beobachter aus Controlling und Compliance ein.

Vorgänge delegieren

Unterzeichner können den Ihnen zugewiesenen Vorgang an eine andere Person delegieren.

Verantwortlichkeiten bleiben dabei klar nachvollziehbar und niemand verliert den Überblick über offene Schritte.

Beispiel:

Projektmitarbeiter erhält den Vorgang und leitet es zur Unterschrift an seine Vorgesetzte weiter.

Vertreter einrichten

Mit der Vertreterfunktion können Vorgänge auch während Abwesenheiten weiter bearbeitet werden.

Der Vertreter erhält automatisch alle E-Mails rund um den Unterschriftsvorgang in cc und hat Zugriff auf alle Vorgänge.

Beispiel:

Urlaubsvertretung für ein Teammitglied.

Digitale Workflows mit der elektronischen Unterschrift von inSign

Schnell & digital unterschreiben: Signaturprozess mit inSign

Das folgende Video zeigt, wie Dokumente mit inSign binnen weniger Minuten digital vorbereitet, versendet und rechtskonform unterzeichnet werden können.

Beliebt und rechtssicher:
FES mittels Handschrift

Das folgende Video zeigt den Prozess aus Sicht des Unterzeichners für eine handschriftliche Unterschrift auf dem Smartphone.

Testen Sie die
handschriftliche Signatur

Intuitives und rechtssicheres Arbeiten

Behalten Sie den Überblick und die Kontrolle

Vorgangsübersicht

Sie erkennen jederzeit den Bearbeitungsstatus einzelner Vorgänge, können Dokumente öffnen, herunterladen oder löschen und behalten vollständige Kontrolle über Ihre Workflows.

Auditreport

Für jeden Signaturvorgang wird automatisch ein Auditbericht erstellt. Ein Auditbericht beinhaltet alle wichtigen Aktionen mit Datum, Uhrzeit und Zusatzinfos.

Gültigkeit festlegen

Sie bestimmen individuell, wie lange eine Signaturanfrage gültig bleibt. Abgelaufene Anfragen können automatisch geschlossen oder neu versendet werden, sodass Sie Fristen zuverlässig einhalten und Prozesse effizient steuern.

Status-Benachrichtigungen

Sie werden automatisch über wichtige Ereignisse im Signaturprozess informiert. So wissen Sie jederzeit, ob ein Dokument geöffnet, signiert oder abgelehnt wurde, und können bei Bedarf reagieren.

Dokumenten-
sichtbarkeit

Bestimmen Sie, wer Zugriff auf bestimmte Unterlagen erhält und welche Informationen einsehbar sind. So bleibt der Datenschutz gewahrt und sensible Inhalte werden nur den autorisierten Personen zur Verfügung gestellt.

Tool zur Echtheitsprüfung

Mit dem inSign Validator werden Dokumente und Signaturen auf Echtheit und Unversehrtheit geprüft. Die Nutzung ist über Web-UI und REST-API möglich.

Kostenlose Webinare

Die schnellste und einfachste Art Ihr Wissen zur elektronischen Unterschrift zu erweitern und Antwort auf Ihre Fragen zu erhalten ist über unsere kostenlosen Webinare.

Unsere Kunden vertrauen auf inSign Made in Germany

Die Unterschrift auf Papier ist einfach nur Old School. Wir unterschreiben nichts mehr ohne inSign.

Ich bin mit der elektronischen Unterschriftenlösung inSign sehr zufrieden, da die Prozesse viel schneller abgeschlossen werden.

Unser aktuelles Zielbild ist, dass inSign den größten Teil der Unterschriftsprozesse – sowohl intern als auch extern – bei der Debeka abbilden wird.

Es ist perfekt so wie es ist... Es ist mit Abstand der beste Ort um Online Unterschriften zu erledigen. Vielen Dank dafür.

Wir sind sehr zufrieden. inSign ist nicht mehr wegzudenken aus unserem Unternehmen.

Der Support durch Frau Welser ist bestens und sehr schnell! Vielen Dank dafür.

Einfache Lösung für Unterschriften TOP!
Schnelle und gute Vorlagenerstellung, sehr guter Support.

Wir haben seit der Einführung von inSign sehr seeeeehr viel weniger Papier im Büro (1 Vertrag mit 3 Seiten x 100 im Monat = 3.600 Seiten Papier weniger im Jahr).