Digitale Signaturen an der THM | inSign Erfolgsgeschichte

Hochschule im digitalen Wandel

Die Technische Hochschule Mittelhessen (THM) zählt mit ihren Standorten in Gießen, Friedberg und Wetzlar zu den größten Hochschulen für angewandte Wissenschaften in Hessen. Um ihre Verwaltungsprozesse zukunftsfähig und effizienter zu gestalten, hat sich die THM für die Einführung der digitalen Signaturlösung inSign entschieden. Im Zentrum der Umstellung stand dabei vor allem die reibungslose Integration in bestehende Abläufe zwischen Präsidium, Organisationseinheiten und externen Partnern. Wir haben mit Robert Metz gesprochen, der die Einführung von inSign an der THM begleitet hat und aus erster Hand über Herausforderungen, Erfolge und die Zukunft der elektronischen Signatur an der Hochschule berichtet. Im Interview erzählt er, welche Prozesse sich am meisten verändert haben und warum er inSign ohne Zögern weiterempfehlen würde.

Welche Dokumentenprozesse an der THM waren besonders von Papierunterschriften und langen Bearbeitungswegen geprägt, bevor inSign eingeführt wurde?

„Eigentlich alle. Wir hatten vorher keine Möglichkeit zur elektronischen Signatur. Verträge, die per Mail kamen, wurden ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und wieder versendet. Diese unnötigen Arbeitsschritte, auch mit Blick auf Ressourcen wie Zeit, Papier und Tinte, konnten wir bereits in einigen Bereichen abschaffen.“

Gab es anfängliche Bedenken oder Widerstände gegenüber der elektronischen Signatur, etwa aus Datenschutzgründen oder Gewohnheit und wie wurden diese ausgeräumt?

„Wir haben vor dem Beginn unserer Testphase Interviews mit den Stakeholdern geführt. Dabei wurde regelmäßig darauf hingewiesen, dass die Nutzung so intuitiv und simpel wie möglich sein sollte. Zudem sollten die Prozesse nicht komplizierter werden. Die Bedienung ist weitestgehend selbsterklärend und wir konnten unsere Prozesse mit inSign abbilden und verbessern. Auch die Datenschutzbedenken konnten wir schnell ausräumen. inSign ist DSGVO-Konform. Zudem handelt es sich um eine deutsche Lösung, die auch auf deutschen Servern betrieben wird. Also unabhängig von US-Cloud-Diensten.“

In welchen Bereichen der Hochschule wird inSign heute genutzt?

„Wir haben einige Organisationseinheiten und das Präsidium der Hochschule angebunden. Die Organisationseinheiten können Signaturen bei dem Präsidenten anfordern. Zudem akzeptieren schon jetzt manche Geschäftspartner der Hochschule nur noch elektronische Signaturen. Mit inSign haben wir also auch dafür gesorgt gegenüber diesen Partnern langfristig handlungsfähig zu bleiben.“

Als die erste Unterschrift binnen Minuten angefordert und geleistet wurde, das war schon ein sehr erfreulicher Moment.

Robert Metz

Inhouse Consultant - THM

Können Sie ein konkretes Beispiel nennen, bei dem ein Prozess durch inSign spürbar schneller oder einfacher geworden ist?

„Generell ist die Geschwindigkeit in allen bisher angebundenen Signaturprozessen erheblich gestiegen. Den größten Vorteil mit Blick auf Postwege hat unser International Office. Dokumente, die an Partnerhochschulen im Ausland übersendet werden müssen, können jetzt voll elektronisch Ende-zu-Ende bearbeitet werden. Der teils lange Postweg zu den Partnerhochschulen entfällt also. Zu erwähnen ist auch die jetzt mögliche ortsunabhängige Signaturmöglichkeit. Das passt gut zu unserem Konzept „mobiles Arbeiten“. Die Signaturen können also auch zwischendurch und von unterwegs, oder aus dem mobilen Arbeiten geleistet werden.“

Profitieren auch Studierende von der elektronischen Signatur?

„Noch nicht. Aktuell konzentrieren wir uns beim Rollout auf die Verwaltung. Der Rollout auf die Fachbereiche ist aber denkbar, dann profitieren natürlich auch die Studierenden von der Lösung.“

Was war für Sie persönlich der größte "Aha-Moment" seit der Einführung von inSign an der THM?

Die Feststellung, wie einfach sich ein analoger Prozess nicht nur in deinen digitalen Prozess überführen lassen, sondern auch durch den Einsatz einer Software optimiert werden kann. Als die erste Unterschrift binnen Minuten angefordert und geleistet wurde, das war schon ein sehr erfreulicher Moment. Man konnte sehen, wie simpel und zielorientiert Digitalisierung sein kann.

Würden Sie inSign anderen Hochschulen oder öffentlichen Bildungseinrichtungen weiterempfehlen?

Ganz klar: Ja. inSign ist sehr flexibel und kann hervorragend auf die individuellen Bedürfnisse von Hochschulen zugeschnitten werden. Dabei begeistert inSign mit einer sehr intuitiven Bedienung und vielen Einstellungsmöglichkeiten.

ÜBER THM

Die Technische Hochschule Mittelhessen (THM) belegt eine Spitzenposition unter den fünf staatlichen HAW in Hessen.
Mit 12 Fachbereichen mit rund 15000 Studierenden gehört sie zu den größten Hochschulen Deutschlands.
Es gibt drei Campus-Standorte in Gießen, Friedberg und Wetzlar sowie sechs hessische Außenstellen.
Ein eigenes International Office unterstützt Kooperationen und den Austausch mit Partnerhochschulen im Ausland.
Die THM setzt zunehmend auf digitale Verwaltungsprozesse, um Hochschulverwaltung effizienter und zukunftsfähig zu gestalten.

ÜBER INSIGN

inSign ist eine digitale Signaturlösung aus Deutschland, die auf deutschen Servern betrieben wird und unabhängig von US-Cloud-Diensten ist.
Die Lösung ist vollständig DSGVO-konform und erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz und Compliance.
Es werden verschiedene Signaturmethoden angeboten. Die handschriftliche biometrische Unterschrift (FES) ist die beliebteste Form.
Kunden profitieren von persönlicher und vertrauensvoller Betreuung, von der Einführung bis zum laufenden Betrieb.
Die Lösung hat sich seit über 15 Jahren am Markt bewährt und lässt sich flexibel an individuelle Prozesse und Bedürfnisse von Organisationen, Behörden und Hochschulen anpassen.

Über den Autor

Christina Detling

Als Online Marketing Managerin bei der inSign GmbH verantworte ich die Content-, SEO- und SEA-Strategie für die führende elektronische Signaturlösung in Deutschland. Mit Schwerpunkt auf B2B-Marketing treibe ich Lead-Generierung und die Optimierung digitaler Customer Journeys voran. Mein Hintergrund in Wirtschaftsinformatik (B.Sc.) verbindet technisches Verständnis mit strategischem Marketing-Know-how – eine Kombination, die ich seit 2019 täglich bei inSign einbringe. Ich nutze inSign selbst und bin von der Lösung überzeugt: einfach, rechtssicher und effizient. Deshalb empfehle ich sie gerne weiter.