So unterscheidet sich inSign von anderen Lösungen

Es gibt viele Anbieter für elektronische Signaturlösungen. Ein genauer Blick offenbart wichtige Unterschiede bei den diversen Mitbewerbern wie DocuSign, AdobeSign & Co. Diese lassen sich vielleicht auf den ersten Blick nicht gleich erkennen. Daher haben wir für Sie die wichtigsten Unterschiede zusammengetragen:

EU-DSGVO Konformität

Der Firmensitz von Softwareanbietern und die Verarbeitung personenbezogener Daten befinden sich oft außerhalb der EU (der Hersteller und/oder seine Unterauftragnehmer). inSign ist eine Softwarelösung mit Firmensitz in Bayern. Die Datenverarbeitung erfolgt ausnahmslos in Deutschland. Zudem kann auch der Betrieb mit der enterprise-Variante im eigenen Rechenzentrum erfolgen (On-Premises).

Geschäfts- und Nutzungsbedingungen

Bei inSign benötigen lediglich die Vorgangsersteller ein inSign Konto, nicht jedoch die Unterzeichner. Diese können ohne Registrierung und ohne Zustimmung der Bedingungen/AGB des Softwareherstellers Dokumente elektronisch unterzeichnen. Bei anderen Anbietern von E-Signaturen ist das nicht immer gegeben. Die Unterzeichner müssen oft den allgemeinen Geschäftsbedingungen des Herstellers zustimmen oder es besteht ein Kontozwang.

Zwangswerbung/White-Labeling

Der inSign Unterschriftenprozess enthält keine Eigenwerbung. Selbstverständlich wird auch keine Werbung an den Unterzeichner versendet. Der Unterschreiber erhält ausschließlich E-Mails zum Vorgang selbst (z. B. den Downloadlink für die Dokumente nach Unterschrift), White-Labeling ist möglich. Mitbewerber bewerben teilweise ihren Dienst während des Signaturprozesses, Lizenzmodelle ohne Werbung werden nur gegen Aufpreis angeboten.

Formular-Editor

Mit der elektronischen Unterschriftenlösung inSign können Sie Dokumente vorbereiten und mit Textfeldern, Checkboxen, Fotofeldern usw. versehen. Mitbewerber bieten diese Funktion oft nicht an. Formulare müssen dann im Vorfeld mit Hilfe von anderen Programmen zur Unterschrift vorbereitet werden.

Mehrere unterschiedliche Signaturmethoden

Je Dokument kann häufig nur eine Unterschrift pro Unterzeichner eingeholt werden. Zudem ist nur eine Signaturart/Signaturmethode möglich. Mit der Softwarelösung inSign können beliebig viele Signaturen von einem Unterzeichner innerhalb eines Dokuments angefordert werden. Die gewünschte Signaturmethode (Tastatur, Handschrift, qualifiziertes Zertifikat) und die daraus resultierende Signaturart (fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur) können Sie für jedes Unterschriftenfeld separat festgelegen.

Flexible fortgeschrittene Signatur

inSign unterstützt zwei verschiedene Methoden der fortgeschrittenen elektronischen Signatur – die handschriftliche Signatur mit biometrischen Unterschriftsdaten und die Namenseingabe per Tastatur, verknüpft mit einer SMS oder E-Mail-Adresse. Mitbewerber bieten teilweise nur eine dieser Signaturmethoden an.

Position der optischen Signatur

Bei den Signaturlösungen unserer Mitbewerber kann i. d. R. jeder Unterzeichner die Position seines optischen Signaturvermerks im Dokument selbst bestimmen. Dadurch entstehen oft Fehlunterschriften, wenn diese an der falschen Stelle platziert werden oder Inhalte des Dokuments überdeckt werden. Bei inSign gibt der Ersteller eines Signaturprozesses die erwarteten Signaturen und deren Position im Dokument vor. Zudem kann er jedem Unterzeichner ein genau definiertes Unterschriftenfeld zuweisen.

Sofort-Unterschrift ohne Einladung

Bei der handschriftlichen elektronischen Unterschrift (FES) mit inSign kann die Signatur auch sofort ohne Einladungsprozess erfolgen. Das bedeutet, dass mehrere Unterzeichner auch zeitgleich auf einem Gerät signieren können, wenn sie vor Ort sind oder eine schnelle Fernsignatur in Online-Meetings notwendig ist. Andere Signaturanbieter erzwingen eine Einladung per E-Mail, was den Vorgang in einigen Fällen umständlicher und zeitaufwändiger macht.

Einsatzmöglichkeiten von inSign

Dokumentenschutz

Nach der ersten Signatur mit inSign sind keine Änderungen am Dokument mehr möglich. Das PDF ist mit einem Siegel geschützt. Mitbewerber erlauben z. T. die Bearbeitung von Dokumenten auch nach der Unterschrift. So können zum Beispiel Texte ohne Zustimmung der vorherigen Unterzeichner ergänzt oder geändert werden.

Unabhängige Beweisführung

Die Beweisführung von Signaturen ist ohne Einbindung des Herstellers oft nicht möglich. inSign stellt dem Vorgangsersteller automatisch für jeden Vorgang einen Auditbericht zur Verfügung. Bei der handschriftlichen Signatur zusätzlich noch biometrische Daten, die in das Dokument eingefügt werden. Somit kann in Streitfällen, ganz ohne Einbindung des Herstellers, die Unterschrift bewiesen werden.

Alles zu Rechtlichem und Sicherheit von inSign

Sonderfunktionen

inSign bietet zahlreiche Sonderfunktionen, wie beispielsweise die Sicherstellung der Übermittlung vorvertraglicher Unterlagen vor einer Kundenunterschrift oder ein verpflichtendes Abfotografieren des Ausweisdokuments. Diese sind bei diversen Signaturanbietern nicht gegeben.

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Fazit

Ein Gratis-Testmonat kann einen guten Überblick verschaffen und bei der Entscheidungsfindung helfen. Probieren Sie inSign gern einmal aus und melden Sie sich jederzeit, wenn Sie Fragen haben.

Über den Autor

Christina Detling – Online Marketing Specialist

Christina ist seit über vier Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.

inSign im Vergleich mit Mitbewerbern