Elektronische Unterschrift einfach erklärt
Die elektronische Signatur ist das digitale Gegenstück zur handschriftlichen Unterschrift auf Papier. Wie diese steht sie für eine ausdrückliche Willenserklärung und ist in der EU durch die eIDAS-Verordnung rechtlich geregelt. Rechtlich handelt es sich um Daten, die einem Dokument hinzugefügt werden. Dabei muss die elektronische Unterschrift nicht wie ein Schriftzug aussehen. Sie kann wie eine Papierunterschrift aussehen, wie ein technischer Vermerk oder gänzlich unsichtbar sein.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste zusammengefasst
- Die elektronische Signatur ist eine digitale Form der klassischen Papierunterschrift. Die rechtliche Grundlage für elektronische Signaturen bildet in der EU die eIDAS.
- Eine elektronische Signatur muss nicht einem Schriftzug ähneln und auch nicht zwingend eine visuelle Repräsentation haben. In den meisten Fällen wird sie jedoch visuell dargestellt. Die Darstellungsweise lässt Rückschlüsse auf die Signaturart zu.
- Eine einfache elektronische Signatur kann das Klicken eines Zustimmen-Buttons sein, die fortgeschrittene elektronische Signatur eine handschriftliche biometrische Unterschrift, eine qualifizierte elektronische Signatur beinhaltet ein Zertifikat.
Definition: Was ist eine elektronische Signatur?
Die elektronische Signatur ist eine Alternative zur handschriftlichen Unterschrift auf Papier. Dokumente in digitaler Form, z. B. PDF-, Word- oder Excel-Dateien, können ohne Ausdruck elektronisch unterzeichnet werden.
In der EU bildet die eIDAS-Verordnung den Rechtsrahmen für elektronische Signaturen. Dort wird der Begriff „elektronische Signatur“ folgendermaßen definiert:
„’Elektronische Signatur‘ sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.“
Hinweis: Im Alltag werden die Begriffe „elektronische Signatur“, „elektronische Unterschrift“ und „digitale Unterschrift“ häufig synonym verwendet. Fachlich ist zwischen einer elektronischen Signatur und einer digitalen Signatur jedoch zu unterscheiden.
Welche Arten elektronischer Signaturen gibt es?
Dabei unterscheidet man zwischen drei Signaturarten:
Einfache elektronische Signatur
In der eIDAS-Verordnung wird nicht von der „einfachen elektronischen Signatur“, sondern von der „elektronischen Signatur“ gesprochen. Der Begriff „Einfache elektronische Signatur” hat sich etabliert, um die verschiedenen Signaturarten besser voneinander unterscheiden zu können. Für diese Signaturart gibt es keine besonderen Anforderungen gemäß eIDAS.
Wie kann ich eine einfache elektronische Signatur erstellen?
Die EES kann z. B. durch eine angekreuzte Checkbox, mit der man die AGB akzeptiert, dargestellt werden. Aber auch das simple Eintippen des Namens per Tastatur ohne Identitätsbestätigung per SMS/E-Mail kann eine einfache elektronische Signatur darstellen. Auch der Jetzt-Kaufen-Button in einem Online-Shop gibt eine einfache elektronische Signatur wieder.
Wie sieht eine einfache elektronische Signatur aus?
Eine einfache elektronische Signatur (EES) kann sein:
- Angekreuzte Checkbox z. B. AGB-Zustimmung
- Button-Klick im Webshop z. B. Jetzt kaufen
- Namenseingabe per Tastatur ohne weitere Datenhinterlegung
- Eingefügtes Foto der Unterschrift im Dokument
- Eingescannte Unterschrift
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Bei einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:
- Die elektronische Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.
- Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
- Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.
- Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.
Die Unterschrift kann im Nachgang einer Person zugeordnet werden, falls die Identität angezweifelt wird.
Wie kann ich eine fortgeschrittene elektronische Signatur erstellen?
Typischerweise nutzt man hierfür ein Gerät mit berührungsempfindlicher Oberfläche (Touch-Funktion). Man erstellt die Unterschrift, indem man entweder mit dem Finger oder mit einem geeigneten Stift unterschreibt. Im Hintergrund können je nach Verfahren zusätzliche Daten wie Schreibrichtung oder Schreibgeschwindigkeit erfasst werden. Diese Daten können dabei helfen, die Signatur einer Person zuzuordnen und ihre Entstehung später nachvollziehbar zu machen.
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur muss aber nicht eine handschriftliche Unterschrift sein. Es kann sich dabei auch um eine Namenseingabe per Tastatur mit Zwei-Faktor-Authentifizierung oder ein elektronisches Siegel handeln.
Wie sieht eine fortgeschrittene elektronische Signatur aus?
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) kann sein:
- Namenseingabe per Tastatur mit bestätigter E-Mail-Adresse
- Handschriftliche biometrische Unterschrift
- Elektronisches Siegel ohne sichtbare Unterschrift
Qualifizierte elektronische Signatur
Bei der qualifizierten Signatur findet die Identifizierung bereits vor Unterschrift (z. B. per Video-Ident, Selfie-Ident, eID etc.) statt.
Die QES wird eingesetzt, wenn eine besonders hohe Sicherheit bei der Identifizierung und Signatur erforderlich ist. Nach der eIDAS-Verordnung hat eine qualifizierte elektronische Signatur grundsätzlich die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
In Deutschland erfüllt die QES die Schriftform, sofern es nicht in Ausnahmefällen anders geregelt ist.
Wie kann ich eine qualifizierte elektronische Signatur erstellen?
Bei einer qualifizierten zertifikatsbasierten Signatur wird bereits vor der digitalen Unterschrift die Identität der Person in einem Zertifikat bestätigt. Die Identifizierung kann über Video-Ident, Auto-Ident, eID oder andere Ident-Verfahren erfolgen. Das qualifizierte Zertifikat wird durch einen Vertrauensdienstanbieter ausgestellt.
Die Authentifizierung der Person erfolgt direkt vor dem Signaturvorgang durch ein Zwei-Faktor Verfahren, die Signierung selbst mittels PIN oder TAN.
Wie sieht eine qualifizierte elektronische Signatur aus?
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) kann sein:
- Zertifikatsbasierte Unterschrift mit Namenszug
- Zertifikatsbasierte Unterschrift ohne Namenszug
Rechtsrahmen & Beweisbarkeit
Elektronische Signaturen sind in der EU grundsätzlich rechtsgültig. Die eIDAS-Verordnung regelt den rechtlichen Rahmen und legt Anforderungen an die verschiedenen Signaturarten fest.
Welche Beweiskraft eine elektronische Signatur hat, hängt unter anderem von der verwendeten Signaturart und davon ab, wie eindeutig die Signatur einer Person zugeordnet werden kann. Die Beweiskraft einer einfachen elektronischen Signatur kann geringer sein als die einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur.
Wichtig ist außerdem: Eine elektronische Signatur ist nicht automatisch für jeden Vertrag ausreichend. In bestimmten Fällen schreibt das Gesetz eine bestimmte Form vor. Dann kann beispielsweise eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich sein.
Elektronische Unterschrift mit einer professionellen Signaturlösung erstellen
Mit einer professionellen Signaturlösung können Unternehmen elektronische Unterschriften direkt in ihre digitalen Prozesse integrieren. Dokumente werden digital versendet, unterschrieben und anschließend weiterverarbeitet.
Welche Signaturart zum Einsatz kommt, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab. inSign unterstützt alle Signaturarten nach eIDAS, u.a. auch die handschriftliche biometrische Unterschrift (FES). Die Software wird in Deutschland entwickelt und auf deutschen Servern betrieben. Im Mittelpunkt stehen digitale Souveränität, Datenschutz nach deutschem und europäischem Recht sowie persönlicher Service.
Vorteile der elektronischen Signatur
Eine elektronische Signatur vereinfacht viele Unterschriftenprozesse im Unternehmen. Dokumente müssen nicht ausgedruckt, unterschrieben und per Post zurückgeschickt werden. Stattdessen können die Beteiligten direkt digital unterschreiben.
Das spart Bearbeitungszeit und reduziert manuelle Arbeitsschritte. Unterschriften können außerdem unabhängig vom Standort eingeholt werden. Gerade bei Verträgen mit mehreren Beteiligten kann das den Prozess deutlich beschleunigen.
Auch nach der Unterzeichnung bleiben die Dokumente digital verfügbar und können einfacher weiterverarbeitet und archiviert werden.
Weniger Papier bedeutet zudem einen geringeren Ressourcenverbrauch. Durch den digitalen Signaturprozess können Unternehmen Ausdrucke, Papier, Drucker und Versand reduzieren. Damit kann die elektronische Signatur dazu beitragen, die Umweltbelastung im Dokumentenprozess zu verringern und Nachhaltigkeitsziele im Unternehmen zu unterstützen.
FAQ: Häufige Fragen zur elektronischen Signatur
Eine elektronische Signatur ist eine digitale Form einer Unterschrift, die genutzt wird, um Dokumente zu unterzeichnen.
Nein, sie muss nicht sichtbar sein. Die wichtigsten technischen Daten liegen im Dokument oft unsichtbar im Hintergrund. Wir sehen lediglich eine optische Darstellung der Signatur, um zu erkennen, dass unterschrieben wurde.
Die elektronische Signatur muss der Papier-Unterschrift nicht ähnlichsehen. Wenn es sich bei der elektronischen Signatur um eine handschriftliche Unterschrift handelt, werden im Hintergrund weitere Daten bzw. Merkmale gespeichert, die dem Unterzeichner zugeordnet werden können.
Nein. Eine elektronische Signatur muss nicht wie eine handschriftliche Unterschrift aussehen. Je nach Signaturart kann sie beispielsweise als Namenseingabe, biometrische Unterschrift oder zertifikatsbasierte Signatur erscheinen.
Über den Autor
Christina Detling
Als Online Marketing Managerin bei der inSign GmbH verantworte ich seit 2019 die Content-, SEO- und SEA-Strategie für die führende elektronische Signaturlösung in Deutschland. Als Wirtschaftsinformatikerin (B.Sc.) verbinde ich technisches Verständnis mit Marketing-Know-how. Ich nutze inSign selbst und bin von der Lösung überzeugt. Deshalb empfehle ich sie gerne weiter.
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