Schnell zur Unterschrift mit inSign
Seit Anfang des Jahres setzt die PRO IMMOSERVICE GmbH auf die elektronische Unterschrift inSign. Seitdem gestalten sich Unterschriftenprozesse mit mehreren Beteiligten viel einfacher und schneller. Anstatt ein oder zwei Wochen auf eine Unterzeichnung zu warten, dauert das Einholen von Unterschriften nur noch ein bis zwei Stunden.
Wir haben mit Thorsten Mahlfeldt ein Interview geführt und spannende Einblicke erhalten.
Wir haben mit Thorsten Mahlfeldt ein Interview geführt und spannende Einblicke erhalten.
Warum haben Sie sich für inSign entschieden?
„Ende 2021 haben wir uns auf die Suche nach einer Lösung für digitale Unterschriftenprozesse gemacht, um effizienter Unterschriften einholen zu können. Selbstverständlich haben wir uns am Markt umgesehen und verschiedene Anbieter verglichen.
Die Lösung von inSign haben wir ausgewählt, da uns die Features wie „Sign on Glas“, „Touch-Device-Erkennung“ und die intuitive Bedienoberfläche überzeugt haben. Unverzichtbar war für uns auch der Umstand, dass ausschließlich Server mit Standort in Deutschland verwendet werden. Für Standardprozesse steht eine leistungsstarke Schnittstelle zur Verfügung, die ohne Programmierkenntnisse verwendet werden kann. Auch die transparente Preisgestaltung haben wir positiv gewertet.“
Die Lösung von inSign haben wir ausgewählt, da uns die Features wie „Sign on Glas“, „Touch-Device-Erkennung“ und die intuitive Bedienoberfläche überzeugt haben. Unverzichtbar war für uns auch der Umstand, dass ausschließlich Server mit Standort in Deutschland verwendet werden. Für Standardprozesse steht eine leistungsstarke Schnittstelle zur Verfügung, die ohne Programmierkenntnisse verwendet werden kann. Auch die transparente Preisgestaltung haben wir positiv gewertet.“
In welchen Prozessen setzen Sie inSign ein?
„Da wir im Bereich der Immobilienverwaltung tätig sind, schreiben wir monatlich viele Mietverträge, Vermieterbescheinigungen, Wohnungsgeberbescheinigungen, Abnahme- und Übergabevorgänge. Sie müssen alle eine oder mehrere Unterschriften erhalten. Im Bereich der WEG-Verwaltung (Wohnungseigentumsverwaltung) müssen Protokolle von Versammlungen von rund 6 Personen unterschrieben werden – das war früher ein großer zeitlicher Aufwand und hat viel Porto gekostet. Der Aufwand ist nun auf wenige Minuten gesunken. Da das System sehr flexibel und unkompliziert eingesetzt werden kann, hat es sich „von allein“ etabliert, dass auch interne Unterschriften von Vorgesetzten über inSign angefordert werden.“
Welche Features nutzen Sie am häufigsten?
„Am meisten nutzen wir die Schnittstelle, die mit sogenannten SIG-Tags (Textbausteine für Formularfelder in MS-Word) funktioniert und keine Programmierkenntnisse erfordert. Auf diese Weise können wir unsere Unterlagen und Verträge bereits mit den Unterschriftenfeldern UND den E-Mail-Adressen des Mieters und des Mitarbeiters füllen, ohne manuell eingreifen zu müssen. Der Upload ins Portal über das inSign Add-in für Microsoft Word ist dann ein Kinderspiel.“
Wie lief die Einführung des neuen Tools ab?
„Kinderleicht! Nach der Einrichtung der Accounts wurden wir vom Support angeleitet, sodass die ersten Verträge innerhalb kürzester Zeit durch uns erstellt werden konnten.“
Wie hat sich die Arbeit seitdem verändert?
„Der Prozess der Unterschrifteneinholung ist wesentlich verschlankt worden. Kein endloses Warten mehr, dass der Geschäftspartner unterschreibt. „Ich brauche noch eine Unterschrift…“ hat sich durch inSign auch erübrigt. Alle Parteien, sowohl Mieter als auch Geschäftspartner schätzen unseren Umstieg auf inSign. Ohne weitere Erläuterungen versteht jeder wie er vorgehen muss, um zu unterschreiben – in der Praxis eine Riesenerleichterung.
Konkret: Bisher dauerte es oft ein bis zwei Wochen, bis die unterschriebenen Unterlagen wieder im Haus waren – mit inSign sind es nun nur noch ein bis zwei Stunden!“
Konkret: Bisher dauerte es oft ein bis zwei Wochen, bis die unterschriebenen Unterlagen wieder im Haus waren – mit inSign sind es nun nur noch ein bis zwei Stunden!“
Wie zufrieden sind Sie mit dem inSign Support?
„100%ig. Frau Welser vom Support hilft in allen Bereichen kompetent weiter und unterstützt, wenn Fragen auftauchen. So sieht guter Support aus.“
Können Sie inSign weiterempfehlen?
„Auf jeden Fall! Allein durch die kinderleichte Handhabung sowohl des Portals als auch des Add-ins für Microsoft Word ist inSign aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.“
Zur PRO IMMOSERVICE GmbH
Die PRO IMMOSERVICE GmbH unterstützt Mieter mit einem durchdachten Mietmanagement und einem Service-Paket in jeglichen Belangen. Es werden Apartments in unterschiedlichen Standorten angeboten, die auf folgende Kategorien ausgelegt sind:- Students: Möblierte Apartments für Studenten
- Professionals: Möblierte Apartments für beruflich befristete Aufenthalte
- Living: 1 bis 4-Zimmer Wohnungen für neue Lebensabschnitte
Zur elektronischen Unterschrift inSign
inSign ist ein Produkt der iS2 Intelligent Solution Services AG. Die elektronische Unterschrift ermöglicht ein einfaches und schnelles Unterzeichnen von Dokumenten vollständig digital, unabhängig von Ort und Zeit. Die Software wird in Deutschland entwickelt und gehostet. Zu den USPs zählen unter anderem:- Hohe Datenschutzstandards
- Unterschiedlichen Signaturarten nach eIDAS
- Dokumentenschutz vor Veränderung
Über den Autor
Christina Detling – Online Marketing Specialist
Christina ist seit über vier Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.
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