Genehmigung einholen – mit inSign leicht gemacht

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  • Beitrag veröffentlicht:23. Mai 2022
  • Beitrag zuletzt geändert am:22. Juni 2022
Genehmigung einholen

Online prüfen, beobachten und unterzeichnen lassen

Genehmigungsprozesse sind oft lästig und zeitaufwändig. Mit inSign wird das anders! inSign erweitert den bewährten Unterschrifts­prozess um Funktionen zum Prüfen und Beobachten von Vorgängen. Viele B2B Workflows werden dadurch vereinfacht und beschleunigt. Der Vorgangs­ersteller fügt dem Prozess lediglich die zusätzlichen Teilnehmer (Prüfer, Beobachter) hinzu, den Rest regelt inSign automatisch. Alle Teilnehmer werden automatisch über ihre Rolle benachrichtigt und durch den jeweiligen Prozess geführt.

So funktioniert‘s

  • Laden Sie das Dokument nach inSign hoch.
  • Fügen Sie die gewünschten Signaturfelder hinzu.
  • Weisen Sie wie gewohnt den Signaturfeldern die Unterzeichner zu.
  • Wählen Sie „Unterschrift anfordern“.
  • Ergänzen Sie Prüfer und Beobachter und ändern Sie bei Bedarf die Reihenfolge der Teilnehmer.
  • Alle Teilnehmer des Vorgangs erhalten per E-Mail einen Link, mit dem sie den Vorgang öffnen können.
  • Damit können die Empfänger je nach Rolle die Dokumente lesen, ausfüllen, prüfen oder unterschreiben. Sie werden dabei vom System unterstützt und durch den Vorgang geführt.
  • Nach Fertigstellung werden Sie als Vorgangsersteller automatisch per E-Mail benachrichtigt. Sie können den Vorgang überprüfen und abschließen, oder ggf. weiterbearbeiten.
  • Alle Teilnehmer erhalten automatisch per E-Mail einen Download-Link auf das fertige Dokument.
Beobachter erhalten einen reinen Lesezugriff auf den Vorgang.
Prüfer werden aufgefordert, das Dokument zu prüfen und im Anschluss freizugeben, bzw. abzulehnen. Optional kann die Entscheidung begründet werden.

Praxisbeispiel

Ein Sponsoringvertrag wurde aufgesetzt und muss von der Geschäftsleitung unterschrieben werden. Zuvor ist jedoch eine Überprüfung des Vertrags durch das Controlling notwendig.

Dafür werden die Dokumente nach inSign hochgeladen und die Unterschriftenfelder gesetzt. Die Unterzeichner werden den Unterschriftenfeldern zugeordnet. Das Controlling wird als Prüfer im Workflow ergänzt. Ein weiterer Kollege erhält die Beobachterrolle. Per Drag & Drop wird die Reihenfolge angepasst, sodass die Prüfung vor Unterschrift stattfindet. Über den Ok-Button werden die E-Mails an die zuständigen Personen versendet. Der Vorgangsersteller muss nur abwarten, bis er die Meldung erhält, dass der Vorgang abgeschlossen ist.

Als Erstes prüft das Controlling den Vertrag. Anschließend geht der Vorgang automatisch an die Geschäftsleitung zur Unterschrift. Ein weiterer Kollege in der Rolle des Beobachters hat jederzeit Einsicht in die Dokumente.

Fazit

Einfacher geht’s nicht. Falls Sie noch kein inSign Kunde sind, testen Sie gern kostenlos unsere Unterschriftenlösung.