Elektronische Unterschrift nach eIDAS
Die Digitalisierung verändert die Geschäftswelt. Prozesse werden schneller, papierloser und effizienter. Dabei spielt die elektronische Signatur eine zentrale Rolle.
Doch was genau ist eine elektronische Signatur, was ist die rechtliche Grundlage dafür und wie unterscheidet sie sich von einer handschriftlichen Unterschrift?
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste zusammengefasst
- Die elektronische Signatur ist eine digitale Form der klassischen Papierunterschrift.
- Elektronische Signaturen ermöglichen eine schnellere und nachhaltigere Vertragsabwicklung.
- Die Rechtsgrundlage für elektronische Signaturen in der EU bildet die eIDAS-Verordnung. Dort sind verschiedene Signaturarten definiert.
Definition: Was ist eine elektronische Signatur?
Die elektronische Signatur ist eine Alternative zur handschriftlichen Unterschrift auf Papier. Dokumente in digitaler Form, z. B. PDF-, Word- oder Excel-Dateien, können ohne Ausdruck elektronisch unterzeichnet werden.
In der EU bildet die eIDAS-Verordnung den Rechtsrahmen für elektronische Signaturen. Dort wird der Begriff „elektronische Signatur“ folgendermaßen definiert:
„’Elektronische Signatur‘ sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.“
Hinweis: Als Synonyme für die Bezeichnung „elektronische Signatur” werden oft auch die Begriffe „elektronische Unterschrift” und „digitale Signatur” bzw. „digitale Unterschrift” verwendet.
Elektronische Signaturarten
Dabei unterscheidet man zwischen drei Signaturarten:
Einfache elektronische Signatur
In der eIDAS-Verordnung wird nicht von der „einfachen elektronischen Signatur“, sondern von der „elektronischen Signatur“ gesprochen. Der Begriff „Einfache elektronische Signatur” hat sich etabliert, um die verschiedenen Signaturarten besser voneinander unterscheiden zu können. Für diese Signaturart gibt es keine besonderen Anforderungen gemäß eIDAS.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Bei einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:
- Die elektronische Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.
- Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
- Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.
- Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.
Die Unterschrift kann im Nachgang einer Person zugeordnet werden, falls die Identität angezweifelt wird.
Qualifizierte elektronische Signatur
Bei der qualifizierten Signatur findet die Identifizierung bereits vor Unterschrift (z. B. per Video-Ident, Post-Ident etc.) statt.
Diese Signaturmethode ist dann erforderlich, wenn der Gesetzgeber die Schriftform vorschreibt. Dies trifft nur auf wenige Willenserklärungen, wie beispielsweise befristete Arbeitsverträge und Bürgschaften, zu.
Weitere Informationen zu den drei Signaturarten
Diese Signaturmethode ist dann erforderlich, wenn der Gesetzgeber die Schriftform vorschreibt. Dies trifft nur auf wenige Willenserklärungen, wie beispielsweise befristete Arbeitsverträge und Bürgschaften, zu.
Weitere Informationen zu den drei Signaturarten
Sicherheitsziele der elektronischen Signatur
Die elektronische Unterschrift verfolgt in der Regel die IT-Sicherheitsziele Authentizität und Integrität.
- Authentizität bedeutet, dass die Signatur dem Unterzeichner zugeordnet werden kann.
- Bei der Integrität handelt es sich um den Schutz vor Manipulation des unterschriebenen Dokumentes.
Rechtsrahmen & Beweisbarkeit
Elektronische Signaturen sind rechtsgültig und dürfen als Beweismittel nicht abgelehnt werden.
Die Beweisbarkeit hängt maßgeblich davon ab, inwieweit die Unterschrift dem Unterzeichner zugeordnet werden kann. Bei der FES und QES ist das in der eIDAS-Verordnung vorgegeben und deshalb immer der Fall. Andernfalls handelt es sich nur um eine einfache elektronische Signatur (EES) mit geringer Beweiskraft.
Den rechtlichen Rahmen für E-Signaturen bildet in der Europäischen Union die EU-Verordnung Nr. 910/2014, oder auch eIDAS-Verordnung genannt.
Vorteile der elektronischen Signatur
Die digitale Unterschrift bietet im Vergleich zur handschriftlichen Unterschrift zahlreiche Vorteile. Die letzten Jahre haben gezeigt, wie wichtig digitale Lösungen für die Arbeitswelt sind.
Die digitale Unterschrift ist deutlich flexibler als die klassische Variante auf Papier. Unterschriften können unabhängig von Ort und Zeit eingeholt werden. Das Ausdrucken und postalische Versenden von Dokumenten entfällt. Stattdessen erfolgt die Übertragung digital über einen sicheren, verschlüsselten Kommunikationskanal. In der Folge werden Durchlaufzeiten deutlich verkürzt. Daher werden die meisten Unterschriftenprozesse mit der E-Signatur bereits innerhalb eines Tages fertiggestellt. Unternehmen sparen sich dadurch viel Zeit, Geld und Ressourcen.
Für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier werden 7,5 kg Holz, 130 l Wasser und 26,8 kWh Energie verbraucht. Der Einsatz einer E-Signatur, wie z. B. inSign, trägt dazu bei, die Umweltbelastung zu reduzieren und ist zudem nachhaltig. Weitere Vorteile von E-Signaturen
Die digitale Unterschrift ist deutlich flexibler als die klassische Variante auf Papier. Unterschriften können unabhängig von Ort und Zeit eingeholt werden. Das Ausdrucken und postalische Versenden von Dokumenten entfällt. Stattdessen erfolgt die Übertragung digital über einen sicheren, verschlüsselten Kommunikationskanal. In der Folge werden Durchlaufzeiten deutlich verkürzt. Daher werden die meisten Unterschriftenprozesse mit der E-Signatur bereits innerhalb eines Tages fertiggestellt. Unternehmen sparen sich dadurch viel Zeit, Geld und Ressourcen.
Für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier werden 7,5 kg Holz, 130 l Wasser und 26,8 kWh Energie verbraucht. Der Einsatz einer E-Signatur, wie z. B. inSign, trägt dazu bei, die Umweltbelastung zu reduzieren und ist zudem nachhaltig. Weitere Vorteile von E-Signaturen
FAQ: Weitere häufige Fragen zum Thema Was ist eine elektronische Signatur
Eine elektronische Signatur ist eine digitale Form Ihrer Unterschrift, die Sie nutzen um Dokumente zu unterzeichnen.
Ja, die elektronische Signatur ist in der Regel rechtsgültig. Entscheiden ist, welche Signaturart Sie für welchen Use Case verwenden. Für manche Willenserklärungen ist durch den Gesetzgeber eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.
Mehr zur Rechtsgültigkeit von Signaturen
Es gibt keinen Unterschied zwischen den beiden Begriffen. Es handelt sich dabei um Synonyme.
Über den Autor
Christina Detling – Online Marketing Managerin
Christina ist seit über fünf Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.
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