Bußgeld für digitale Aushändigung
Ab 1. August 2022 sind pro Fall bis zu 2.000 Euro Bußgeld fällig, wenn Arbeitsverträge nach Unterzeichnung nicht in Papierform ausgehändigt werden. Es soll die Beschäftigten vor etwaigen Schummeleien von Seiten ihrer Arbeitgeber schützen. Ist das nicht ein klarer Rückschritt? Und sind elektronische Unterschriften bei Arbeitsverträgen damit überhaupt noch zulässig?
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste zusammengefasst
- Wer einen Arbeitsvertrag nicht in Papierform aushändigt, muss mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 € rechnen.
- Dies ist im Nachweisgesetz geregelt und gilt ab dem 1. August 2022.
- Die Form der Willenserklärung ist weiterhin frei. Damit können Arbeitsverträge weiterhin auch elektronisch unterschrieben werden.
Was ist neu im Nachweisgesetz?
Arbeitgeber müssen dem Arbeitnehmer die wichtigsten Inhalte eines Arbeitsvertrages in Papierform zur Verfügung stellen. Zuwiderhandlungen sind ab dem 1. August 2022 bußgeldbewehrt. Unternehmen sind durch diese Verschärfungen alarmiert. Anstatt die Digitalisierung zu fördern, hält man an rückständig erscheinenden Papierprozessen fest. Gerade in den letzten Jahren digitalisierten immer mehr Unternehmen ihre Geschäftsvorgänge, um Papier, Zeit und Geld zu sparen und auch, um im Homeoffice produktiv arbeiten zu können.
Bei genauerem Hinsehen hat sich im Grunde genommen aber nicht viel geändert. Bei Arbeitsverträgen und Ergänzungen ist die Form der Willenserklärung weiterhin frei. Das heißt, dass die Unterschriften auch elektronisch geleistet werden können.
Allerdings muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer, unabhängig von der digitalen Willenserklärung und zu Beginn seiner Tätigkeit, zusätzlich die vereinbarten Inhalte ausdrucken, auf Papier aushändigen und eigenhändig unterschreiben (nur der Arbeitgeber). Die elektronische Form ist dabei ausgeschlossen.
Neu ist die Festlegung von Bußgeldern, falls der Arbeitgeber die Vertragsdokumente nicht in Papierform aushändigt. Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass unabhängig von Papier oder elektronischer Form Arbeitsverträge zukünftig detaillierte Informationen zu Sonderzahlungen und Kündigungsverfahren enthalten müssen.
Digitale Signaturlösungen im Personalbereich
Der Einsatz von digitalen Signaturlösungen ist im Personalbereich dennoch sehr hilfreich. Eine solche Lösung beschleunigt den Vertragsworkflow und entlastet die Personalabteilung von unnötigem Papierkram. Arbeitgeber können Vertragsdokumente damit komfortabel und standortunabhängig versenden, während automatische Erinnerungsfunktionen den Abschluss beschleunigen und für mehr Transparenz sorgen.
Vorteile der digitalen Unterschrift
- Unterschriften können viel schneller eingeholt werden.
- Alle Vertragsparteien können jederzeit und überall unterzeichnen.
- Arbeitnehmer müssen zur Vertragsunterzeichnung nicht zur Arbeitsstätte fahren.
- Es ist kein Postversand notwendig.
- Die Signatur ist rechtssicher und beweisbar.
- Sie werden als modernes und innovatives Unternehmen wahrgenommen.
Rechtliche Beurteilung zum geänderten Nachweisgesetz
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Fazit: Nachweisgesetz & digitale Unterschrift
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die bisherige Regelung nicht verändert, sondern lediglich ein Bußgeld für die Missachtung festgelegt, wurde. Die Form der Willenserklärungen ist für unbefristete Arbeitsverträge weiterhin frei. Alle Arbeitsverträge können papierlos mit einer elektronischen Unterschriftenlösung wie inSign rechtswirksam geschlossen werden. Sämtliche Dokumente müssen dem Arbeitnehmer zu Beginn seiner Tätigkeit jedoch zusätzlich zur digitalen Version auch in Papierform ausgehändigt werden.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir keine Rechtsberatung leisten und im Zweifel oder für eine abschließende Beurteilung ein Rechtsbeistand notwendig ist. Hierfür können Sie sich beispielsweise an die mindtrace Stieber Beratung GbR wenden.
FAQ: Weitere häufige Fragen zum Thema Nachweisgesetz für Arbeitsverträge
Gemäß dem Nachweisgesetz sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, neue Beschäftigte über die wichtigsten Arbeitsbedingungen, wie beispielsweise Arbeitszeit, Vergütung und Kündigungsfristen, schriftlich zu informieren. Seit der Änderung im Jahr 2022 muss dieser Nachweis in Papierform erfolgen.
Gemäß § 2 NachwG muss der Arbeitsvertrag dem Arbeitnehmer spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich vorliegen.
Über den Autor
Christina Detling – Online Marketing Managerin
Christina ist seit über fünf Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.
