Verschiedene Möglichkeiten zur Signatur
Das Unterschreiben von Excel-Dokumenten gestaltet sich oft umständlich: Kostenvoranschläge, Spesenabrechnungen und andere Excel-Dokumente werden häufig ausgedruckt, manuell unterschrieben und dann wieder eingescannt. Dies ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch wenig effizient. Die Vorgehensweise ist nicht mehr zeitgemäß und macht die Unterschrift kaum beweisbar. In diesem Artikel stellen wir Ihnen alternative Möglichkeiten vor, wie Sie eine Unterschrift in ein Excel Dokument einfügen können und begleiten Sie mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Inhaltsverzeichnis
Kostenlose Methoden für Privatanwender
Es gibt mehrere kostenlose Möglichkeiten, Excel-Dokumente zu signieren: Das Einfügen eines Bildes, das Zeichnen der Unterschrift oder die Eingabe des Namens mit Anpassung der Schriftart. Alle drei Methoden lassen sich schnell und einfach umsetzen. Eine aufwändigere Variante ist das Einfügen einer Signaturzeile, die eine digitale ID voraussetzt. Diese wird von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt.
Unterschrift als Bild einfügen
1. Um Ihre Signatur in ein Excel-Dokument einzufügen, müssen Sie die Unterschrift als Bilddatei auf Ihrem PC, Tablet oder Laptop speichern.
Hierzu können Sie auf einem weißen Blatt Papier händisch unterschreiben und die Unterschrift einscannen oder abfotografieren.
2. Anschließend wird das Bild (JPG, PNG, BMP etc.) an der gewünschten Stelle in das Dokument eingefügt.
Wählen Sie die gewünschte Position im Dokument und klicken Sie auf «Einfügen» – «Bilder» – «In Zelle platzieren» – «Dieses Gerät». Alternativ kann die Signatur über mehrere Zellen platziert werden, in diesem Fall wählen Sie «Über Zellen einfügen». Fertig!
2. Anschließend wird das Bild (JPG, PNG, BMP etc.) an der gewünschten Stelle in das Dokument eingefügt.
Wählen Sie die gewünschte Position im Dokument und klicken Sie auf «Einfügen» – «Bilder» – «In Zelle platzieren» – «Dieses Gerät». Alternativ kann die Signatur über mehrere Zellen platziert werden, in diesem Fall wählen Sie «Über Zellen einfügen». Fertig!
Vorteile
Nachteile
- Das Bild kann schnell und einfach hinzugefügt werden.
- Unterschrift gleicht optisch der Papierunterschrift.
Nachteile
- Das Dokument ist nicht automatisch vor Änderungen geschützt. Der Schreibschutz kann zwar aktiviert, aber auch leicht von Profis umgangen werden.
- Es handelt sich dabei nur um eine einfache elektronische Signatur, die kaum beweisbar ist.
- Diese Methode eignet sich nur für die eigene Unterschrift. Müssen andere Personen unterzeichnen, ist dies nicht das geeignete Mittel.
Hinweis: Die eiDAS Verordnung bildet die rechtliche Grundlage für elektronische Signaturen in Europa. Dort sind die unterschiedlichen Signaturarten definiert.
Unterschrift mit der Maus oder dem Trackpad einfügen
1. Sie können Ihre Unterschrift auch mit der Maus oder mit dem Trackpad zeichnen. Klicken Sie hierfür in der Registerkarte auf «Einfügen» – «Formen» und dann auf «Freihand: Skizze».
2. Jetzt können Sie Ihre Signatur mit der Maus oder mit dem Finger auf dem Touchpad zeichnen. Fertig!
Vorteile
Nachteile
- Ihre Unterschrift ist schnell im Dokument eingebettet.
Nachteile
- Für jeden Namensteil muss eine eigene Skizze erstellt werden (umständlich).
- Das Dokument ist nicht automatisch vor Änderungen geschützt. Der Schreibschutz kann zwar aktiviert werden. Dieser Schutz kann jedoch von Profis leicht umgangen werden.
- Es handelt sich dabei nur um eine einfache elektronische Signatur, die kaum beweisbar ist.
- Diese Methode eignet sich nur für die eigene Unterschrift. Müssen andere Personen unterzeichnen, ist dies nicht das geeignete Mittel.
Namenseingabe mit Schriftartfonds
1. Zum Unterschreiben tippen Sie einfach Ihren Vor- und Nachnamen in die jeweilige Zelle ein.
2. Anschließend ändern Sie die Schriftart auf eine beliebige Schreibschrift wie z. B. «Lucida Handwriting» oder «Vladimir Script».
2. Anschließend ändern Sie die Schriftart auf eine beliebige Schreibschrift wie z. B. «Lucida Handwriting» oder «Vladimir Script».
Vorteile
Nachteile
- Ihre Unterschrift ist schnell und einfach direkt im Dokument eingebettet.
Nachteile
- Das Dokument ist nicht automatisch vor Änderungen geschützt. Der Schreibschutz kann zwar aktiviert werden. Dieser Schutz kann jedoch von Profis leicht umgangen werden.
- Es handelt sich dabei nur um eine einfache elektronische Signatur, die kaum beweisbar ist.
- Diese Methode eignet sich nur für die eigene Unterschrift. Müssen andere Personen unterzeichnen, ist dies nicht das geeignete Mittel.
Unterschrift via Signaturzeile einfügen
1. Das Einfügen einer Signaturzeile funktioniert ähnlich wie in Word. Klicken Sie zuerst unter der Registerkarte «Einfügen» auf «Signaturzeile» – «Microsoft Office-Signaturzeile».
2. Füllen Sie die entsprechenden Felder im angezeigten Dialog aus und klicken Sie auf «Ok».
3. Die Signaturzeile erscheint inklusive Name in Klartext. Zum Signieren ist eine digitale ID erforderlich.
Hinweis: Die digitale ID wird von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt. Das Signaturzertifikat weist Ihre Identität nach und ist in der Regel ein Jahr lang gültig. Weitere Informationen zur digitalen ID.
4. Wenn Ihr Zertifikat bereit ist, machen Sie einen Doppelklick auf die Signaturzeile. Anschließend wählen Sie ein Bild Ihrer handschriftlichen Signatur aus.
5. Unter «Details» können Sie optional zusätzliche Signaturinformationen wie Position und Adresse hinterlegen.
5. Unter «Details» können Sie optional zusätzliche Signaturinformationen wie Position und Adresse hinterlegen.
6. Ihr Zertifikat wird nun angezeigt. Wenn Sie über mehrere Zertifikate verfügen, wählen Sie das gewünschte Zertifikat mit Klick auf «Ändern» entsprechend aus.
7. Klicken Sie auf «Ok». Ihre Signatur erscheint nun in der Signaturzeile.
7. Klicken Sie auf «Ok». Ihre Signatur erscheint nun in der Signaturzeile.
Vorteile
- Die Unterschrift kann dem Unterzeichner zugeordnet werden, da durch die digitale ID die Identität bestätigt wird.
- Das Dokument ist nicht automatisch vor Änderungen geschützt. Der Schreibschutz kann zwar aktiviert werden. Dieser Schutz kann jedoch von Profis leicht umgangen werden.
- Die Zertifikatserstellung kann Kosten beinhalten.
- Der Zertifizierungsprozess ist aufwändig.
- Das Signaturzertifikat verliert schnell seine Gültigkeit.
Professionelle Lösungen für Unternehmen
Die oben beschriebenen Methoden sind ein gutes Mittel für Privatanwender. Für Unternehmen sind professionelle Signaturlösungen besser geeignet. Warum, erklären wir Ihnen im nächsten Abschnitt.
Anforderungen im Geschäftsumfeld
Im Businessumfeld sollte man auf professionelle Signaturlösungen zurückgreifen, da der Signaturprozess meist komplexer ist und verschiedene Rollen enthält. Darüber hinaus sollten wichtige Dokumente rechtssicher und beweisbar sein.
Professionelle Signaturlösungen wie inSign unterstützen Freigabe- und Genehmigungsprozesse, Signaturworkflows mit mehreren Beteiligten an verschiedenen Standorten und bieten viele weitere nützliche Funktionen.
Professionelle Signaturlösungen wie inSign unterstützen Freigabe- und Genehmigungsprozesse, Signaturworkflows mit mehreren Beteiligten an verschiedenen Standorten und bieten viele weitere nützliche Funktionen.
Microsoft Excel Add-in von inSign
inSign ist eine rechtskonforme und beweisbare Signaturlösung nach eIDAS und ZertES. Dokumente lassen sich unabhängig von Zeit und Ort elektronisch unterzeichnen.
Um Excel-Dokumente digital zu unterschreiben, ist das inSign Excel Add-in von Microsoft erforderlich. Dies verhält sich ähnlich wie ein Makro. Sollten Sie dieses noch nicht installiert haben, öffnen Sie das Excel-Dokument und klicken Sie unter der Registerkarte «Start» auf «Add-Ins». Geben Sie dann das Wort „inSign“ in das Suchfeld ein und fügen Sie das Add-in „inSign für Excel“ hinzu. Im Anschluss setzen Sie die gewünschten Formular-Felder. Wenn Sie fertig sind, wird das Dokument automatisch in ein PDF umgewandelt und in die Signatursoftware hochgeladen. Von dort aus können Sie selbst unterschreiben oder die notwendigen Unterschriften einholen.
Um Excel-Dokumente digital zu unterschreiben, ist das inSign Excel Add-in von Microsoft erforderlich. Dies verhält sich ähnlich wie ein Makro. Sollten Sie dieses noch nicht installiert haben, öffnen Sie das Excel-Dokument und klicken Sie unter der Registerkarte «Start» auf «Add-Ins». Geben Sie dann das Wort „inSign“ in das Suchfeld ein und fügen Sie das Add-in „inSign für Excel“ hinzu. Im Anschluss setzen Sie die gewünschten Formular-Felder. Wenn Sie fertig sind, wird das Dokument automatisch in ein PDF umgewandelt und in die Signatursoftware hochgeladen. Von dort aus können Sie selbst unterschreiben oder die notwendigen Unterschriften einholen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Für die Unterschrift in Excel öffnen Sie wie gewohnt Ihr Word-Dokument in Microsoft Office.
2. Unter der Registerkarte „Start“ finden Sie rechts das inSign Symbol.
3. Über einen Klick auf das Symbol können Sie sich mit Ihren inSign-Zugangsdaten anmelden.
4. Danach können Sie dem Vorgang einen Namen geben und bei Bedarf direkt in Excel fehlende Text- und Unterschriftsfelder an der gewünschten Stelle einfügen.
2. Unter der Registerkarte „Start“ finden Sie rechts das inSign Symbol.
3. Über einen Klick auf das Symbol können Sie sich mit Ihren inSign-Zugangsdaten anmelden.
4. Danach können Sie dem Vorgang einen Namen geben und bei Bedarf direkt in Excel fehlende Text- und Unterschriftsfelder an der gewünschten Stelle einfügen.
5. Mit dem Klick auf „Fertig“ wird die Datei in ein PDF umgewandelt und automatisch ein inSign Vorgang erstellt.
6. Das Dokument ist nun eine PDF-Datei. Dieses können Sie jetzt weiter bearbeiten, selbst elektronisch unterschreiben oder digitale Unterschriften von weiteren Personen einholen – Button „Unterschrift anfordern“.
6. Das Dokument ist nun eine PDF-Datei. Dieses können Sie jetzt weiter bearbeiten, selbst elektronisch unterschreiben oder digitale Unterschriften von weiteren Personen einholen – Button „Unterschrift anfordern“.
Video-Anleitung
So holen Sie Unterschriften von anderen Personen via inSign ein:
Vorteile
Nachteile
- inSign unterstützt verschiedene rechtskonforme und beweisbare Signaturmethoden, darunter auch die handschriftliche biometrische Unterschrift (fortgeschrittene elektronische Signatur).
- Mit inSign können Signaturworkflows mit Unterzeichnern, Prüfern und Beobachtern abgebildet werden.
- Das Dokument ist automatisch nach der ersten Signatur vor Änderungen geschützt.
- Sie behalten den Überblick über alle Vorgänge an einer zentralen Stelle.
- Es stehen viele weitere Funktionen wie Stapelsignatur, Firmenstempel und Status-Benachrichtigungen zur Verfügung.
Nachteile
- Die Signaturlösung ist kostenpflichtig. Es stehen allerdings verschiedene Lizenzmodelle und eine kostenfreie Testversion zur Verfügung.
Fazit: Vor- und Nachteile abwägen
Es gibt verschiedene Wege, ein Excel-Dokument elektronisch zu signieren, wobei jede Methode ihre eigenen Vor- und Nachteile mit sich bringt. Für Unternehmen ist der Einsatz einer elektronischen Signaturlösung wie inSign die optimale Wahl, da sie die spezifischen Anforderungen im Geschäftsumfeld wie Rechtskonformität, Nachvollziehbarkeit und Integrität erfüllt.
Weitere häufige Fragen zum Thema «Excel: Unterschrift einfügen»
Das Dokument und die darin enthaltenen elektronischen Signaturen sind auch nach vielen Jahren noch in Originalqualität vorhanden, während Papier durch nachträgliches Digitalisieren (Einscannen und Vernichten des Originals) entweder schlechter lesbar wird oder die Beweisbarkeit von Signaturen nahezu unmöglich macht.
Grundsätzlich ist jede elektronische Signatur rechtssicher und kann nicht allein deshalb gerichtlich angefochten werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt. Etwas anders sieht es mit der Beweisbarkeit aus. Hier ist immer zu unterscheiden, um welche Art von Signatur es sich handelt. Die einfache elektronische Signatur ist kaum beweisbar, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur haben eine hohe Beweiskraft. inSign unterstützt alle drei Signaturarten.
Ja, das Excel Add-in funktioniert auch auf dem MacBook.
Das ist abhängig davon, wie die Signatur in das Dokument eingefügt wurde. Wurde das Dokument via inSign unterzeichnet und der Prozess noch nicht abgeschlossen, kann der Vorgangsersteller den Vorgang zurückholen und die Unterschriften verwerfen, indem er eine Änderung im Dokument vornimmt. Die Unterschrift als Bild, per Maus oder via Namenseingabe kann durch den Dokumentenersteller oder auch durch andere Personen (wenn das Dokument nicht schreibgeschützt ist) durch die Entfernen-Taste gelöscht werden. Wenn Sie die Unterschrift in einer Signaturzeile löschen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signatur und wählen Sie «Signatur entfernen» und anschließend «Ja» aus.
Sie können ein Word-Dokument signieren, indem Sie ein Bild Ihrer Unterschrift einfügen, mit der Signaturzeile arbeiten oder eine elektronische Signaturlösung wie inSign verwenden. Mehr zur Unterschrift in Word.
Über den Autor
Christina Detling – Online Marketing Managerin
Christina ist seit über fünf Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.
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