So unterschreiben Sie elektronisch mit inSign
Die elektronische Signaturlösung inSign unterstützt verschiedene Möglichkeiten, eine Unterschrift zu leisten. Alle Signaturmethoden sind rechtsgültig, unterscheiden sich jedoch in der Art und Weise, wie sie geleistet werden und in der Beweisbarkeit. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die verschiedenen Signaturmethoden von inSign im Detail vor. Wir erklären Ihnen, wie sie funktionieren und welche rechtlichen Rahmenbedingungen sie erfüllen.
Inhaltsverzeichnis
Namenseingabe
Die Namenseingabe ist die einfachste und schnellste Variante. Sie kann ohne ein zusätzliches Gerät zur Unterschriftenerfassung geleistet werden. Für die Unterschrift ist lediglich die Eingabe des Vor- und Nachnamens über die Tastatur erforderlich.
Die Namenseingabe gilt als einfache elektronische Signatur (EES) gemäß eIDAS. Sie ist rechtssicher, hat aber eine nicht so hohe Beweiskraft wie die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Hinweis: Die eIDAS-Verordnung bildet den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen innerhalb der EU und des EWR. Dort sind drei Signaturarten definiert:
- Die elektronische Signatur (oder auch oft “einfache elektronische Signatur” genannt)
- Die fortgeschrittene elektronische Signatur
- Die qualifizierte elektronische Signatur
In Streitfällen dienen die bestätigte E-Mail-Adresse und der Auditbericht als Nachweise.
Was bedeutet bestätigte E-Mail-Adresse?
Bei der Namenseingabe wird mit dem Klick auf den Unterschriftslink in der E-Mail der Zugriff des Unterzeichners auf die verwendete E-Mail-Adresse sichergestellt. Diese wird anschließend mit der Unterschrift verknüpft.Was ist ein Auditbericht?
Ein Auditbericht ist ein automatisch erstelltes Protokoll über den gesamten Unterschriftsvorgang. Dieses Protokoll beinhaltet:- Alle wesentlichen Ereignisse, z. B. Datei Up- und Download, Bearbeiten eines Dokuments, geleistete Unterschriften etc.
- Details zu den Ereignissen, z. B. Datum und Uhrzeit, verwendeter Gerätetyp, Systeminformationen, Dokumentennamen usw.
- Signaturart (einfache, fortgeschrittene, qualifizierte elektronische Signatur)
- Kontaktinformationen beteiligter Personen (optional maskiert)
Empfehlung des inSign-Teams: Dokumente mit geringem Streitfallrisiko können mit der Signaturmethode „Namenseingabe“ signiert werden. Dies sind z. B. Allgemeine Geschäftsbedingungen, Kundeninformationen, Dokumentationen und interne Protokolle. Bei sehr wichtigen Dokumenten sollte eine der folgenden Signaturmethoden gewählt werden.
Ablauf
Zum Unterschreiben klickt der Unterzeichner auf das Signaturfeld und gibt seinen Vor- und Nachnamen per Tastatur ein. Nach Anklicken des Buttons „Unterschreiben“ wird die Unterschrift mit Datum und Uhrzeit in das Dokument eingebettet.
Namenseingabe+
Bei der Namenseingabe+ handelt es sich um eine Unterschrift per Tastatur in Kombination mit einer bestätigten Mobilfunknummer.
Diese Methode gilt als fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) nach eIDAS. Sie ist rechtssicher und besitzt eine hohe Beweisbarkeit.
Im Streitfall dienen die bestätigte E-Mail-Adresse, die bestätigte Mobiltelefonnummer und der Auditbericht als Nachweise.
Ablauf
Nach Anklicken des Signaturfeldes gibt der Unterzeichner seine Mobilnummer ein und bestätigt den per SMS erhaltenen Code. Anschließend wird der Name über die Tastatur eingegeben und die Unterschrift mit Handynummer, Datum und Uhrzeit in das Dokument eingebettet.
Handschrift
Die handschriftliche Signatur ist eine weitere Variante der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) nach eIDAS. Die Unterschrift wird auf einem Touch-Device geleistet. Dabei werden biometrische Daten erfasst, die bei Streitigkeiten zur Klärung beitragen können.Was sind biometrische Daten?
Biometrische Daten sind Schreibgeschwindigkeit, Schreibrichtung, Schreibpausen und Schreibdruck. In Streitfällen kann ein Schriftsachverständiger die Daten auswerten und ein Schriftgutachten erstellen.Ablauf
Der Unterzeichner klickt auf das Unterschriftenfeld und leistet eine handschriftliche Unterschrift per Stift oder Finger auf einem Gerät mit einem berührungsempfindlichen Bildschirm z. B. einem Smartphone oder Tablet. Die so erfassten biometrischen Daten werden verschlüsselt und in das Dokument eingebettet.
Falls das Gerät, auf dem die Unterschrift geleistet werden soll, keinen berührungsempfindlichen Bildschirm hat (zum Beispiel PC), kann für den Unterschriftsvorgang auf ein anderes Gerät umgeleitet werden.
Zur Umleitung stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- inSign App
- QR-Code
- SMS-Link
- E-Mail-Link
Hinweis: Grundsätzlich können Sie immer im Browser unterzeichnen. Für Vielnutzer empfehlen wir unsere inSign App, weil Sie dann noch schneller unterzeichnen können.
Als Nachweis dienen die biometrischen Daten, die bestätigte E-Mail-Adresse und der automatisch erstellte Auditbericht.
Qualifiziertes Zertifikat
Eine weitere Methode ist die Unterschrift über ein qualifiziertes Zertifikat, die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach eIDAS. Sie erfordert noch vor der Unterschrift eine einmalige Identifizierung des Unterzeichners und ist rechtssicher und beweisbar. Die qualifizierte elektronische Signatur ist zwingend erforderlich, wenn der Gesetzgeber die Schriftform nach BGB § 126 vorschreibt.Ablauf
Der Unterzeichner klickt auf das Signaturfeld und meldet sich beim Aussteller seines persönlichen Zertifikats an (zum Beispiel D-Trust sign-me, A-Trust ID Austria, Swisscom Mobile ID etc.). Falls der Unterzeichner noch kein qualifiziertes Zertifikat hat, ist für die erstmalige Zertifikatserstellung eine persönliche Identifizierung notwendig. Die Identifizierung erfolgt zum Beispiel über Video-Ident, Ausweis-Ident (eID) oder Selfie-Ident.
Anschließend wird eine TAN per SMS versendet, mit deren Eingabe die qualifizierte elektronische Signatur ausgelöst wird.
Die qualifizierte elektronische Signatur wird anschließend in das Dokument eingebettet.
Als Nachweis dienen das persönliche Zertifikat, E-Mail-Adresse und Auditbericht.
All-in-One Erklärvideo mit Schritt-für-Schritt Anleitung
Das folgende Video gibt Ihnen einen Überblick über alle Signaturmethoden von inSign. Gerne können Sie inSign kostenlos ausprobieren und dieses Video als Hilfestellung nutzen.
Häufige Fragen zu den inSign Signaturmethoden
Die Signaturart ist ein rechtlicher Begriff gemäß eIDAS, während die Signaturmethode die Art und Weise beschreibt, wie die Signatur geleistet wird.
Die Namenseingabe+ erfordert als zusätzliches Identitätsmerkmal die Mobilfunknummer des Unterzeichners.
Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- QR-Code
- SMS-Link
- E-Mail-Link
- inSign App
Nein, für die qualifizierte Signatur ist eine einmalige Identifizierung erforderlich. Sie müssen sich nur bei einer Namens- oder Adressänderung erneut identifizieren.
Über den Autor
Christina Detling – Online Marketing Managerin
Christina ist seit über fünf Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.
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