inSign und topfact: Das digitale Büro

Zwei Softwarelösungen aus Deutschland, die den digitalen Wandel in Unternehmen begleiten und vorantreiben

Die topfact AG hat sich auf digitale Geschäftsprozesse und Dokumentenmanagement spezialisiert. Sie bietet Lösungen für mittelständische Organisationen, um Arbeitsabläufe und den Arbeitsalltag effektiver zu gestalten.

Was hat Sie überzeugt, inSign in Ihre internen und externen Workflows einzubinden?

„inSign hatte aus unserer Sicht die attraktivste funktionale Bandbreite und ist als Softwareprodukt im Vergleich zu den anderen Anbietern, mit denen wir gesprochen haben, die modernste Softwarelösung. Ein großer Vertrauensbeweis zeigt sich darin, dass die Ansprechpartner ihre eigenen Produkte bis ins Detail kennen und aktiv nutzen. Sämtliche Rückfragen oder Detailfragen konnten direkt und ohne Umschweife geklärt werden.“

Das Vertrauen in die Verbindlichkeit von Unterschriften muss ich auch beim digitalen Weg haben.

Emmanuel Anger

Leiter operatives Geschäft - topfact AG

Wie fand das Onboarding innerhalb Ihres Unternehmens statt?

„inSign versteht um was es geht, wenn die digitale Signatur im Unternehmen eingeführt werden soll.
Es ging nicht nur um die Technik, sondern vor allem um das Mitnehmen der Beteiligten.
Das Vertrauen in die Verbindlichkeit von Unterschriften muss ich auch beim digitalen Weg haben.
Der Onboarding Prozess hat genau da angesetzt und uns inhaltlich und technisch überzeugt.“

Was hat sich seit der Einführung der elektronischen Signaturlösung verändert?

„Wir betrachten schrittweise die einzelnen Prozesse, bei denen Unterschriften oder Freigaben notwendig sind. Überraschend für uns war um wieviel leichter der zukünftige Ablauf wird, wenn wir die neuen Funktionen der digitalen Signatur mit Automatismen bei der Dokumentenerzeugung verbinden. Dadurch kann der Workflow erheblich schlanker werden, weil manuelle Eingriffe in der Regel nicht mehr nötig sind.“

Wie nutzen Sie inSign am häufigsten?

„Am häufigsten wird die fortgeschrittene Signatur bei Kundenprozessen und Personalprozessen verwendet.

Bei den Kundenprozessen sind Abnahmen, Freigaben und Auftragserteilungen die Spitzenreiter bei der Nutzung.

Bei den Personalprozessen wird inSign überall dort genutzt, wo schriftliche Zustimmungen notwendig sind, etwa bei Vertraulichkeitsvereinbarungen. Das vereinfacht die Abläufe erheblich und stellt den Beteiligten die unterzeichneten Dokumente auch sofort zur eigenen Aufbewahrung bereit.“

Wie funktioniert das Zusammenspiel von elektronischer Signatur und topfact6 MyWork?

„Die digitale Signatur in topfact6 MyWork ermöglicht die interaktive Übergabe von Dokumenten zur Signatur an Dritte. Dabei fügt sich der inSign Workflow für unsere Kunden reibungslos in die gewohnten topfact Abläufe ein. Das ist ein wichtiger Baustein damit die Anwender auch adHoc und individuell Dokumente zur Signatur versenden können.

Ein weiterer Vorteil bei der inSign-Integration in topfact ist die Möglichkeit zur automatisierten Versendung des Dokumentes an den Unterzeichner. Wenn das Dokument unterzeichnet ist, wird es immer automatisch in den MyWork Ablauf zurückgeführt. Das heißt, die unterzeichneten Dokumente liegen automatisch mit Unterschrift an dem Platz, wo sie erwartet und benötigt werden.“

Signaturdialog in MyWork

Assistent führt zum Signaturfeld

Auswahl Signaturfeld zur Unterschrift

Geleistete Unterschrift auf dem Touch-Device

Unterschriebenes Dokument im Quickindex

Welche Vorteile und welches Potenzial sehen Sie in einer elektronischen Signaturlösung?

„Elektronische Signaturlösungen ermöglichen ein neues Level an Automatisierung, Transparenz und Geschwindigkeit in Unterschriftsvorgängen. Über die Integration von inSign in topfact kann sofort und automatisch ausgewertet werden, welche Unterschriften noch ausstehen und wo Aktivitäten starten können, weil die Freigabe erfolgt ist. Das System reagiert selbstständig und setzt weitere Workflows selbständig in Gang, wenn eine Signatur eingegangen ist. Die Unterschriftzeile kann so gestaltet werden, dass das Angebot nach der internen Prüfung automatisch an den Kunden gesendet wird und automatisch wieder in den topfact Ablauf zurückkommt, wenn der Kunde beauftragt hat. Komplett, ohne manuellem Zwischenschritt. Das ist ein wichtiges Feature, denn bei Angeboten darf es keine Verzögerungen geben und der Aufwand sollte so gering wie möglich sein. Durch diesen Ablauf kann nach Erzeugung des Angebots die Unterschrift innerhalb kürzester Zeit vorliegen ohne den verzögernden Postweg.“

Würden Sie die elektronische Unterschriftenlösung inSign anderen IT-Dienstleistern weiterempfehlen?

„Ja, in jedem Fall. Kein Unternehmen hat heute noch Zeit oder Geduld für halbe Sachen. Die üblichen Papier-Lösungen oder digitale „einfach-nur-Unterschreiben“-Anwendungen bieten kein Potential für betriebliches Wachstum. Erst die Integration einer elektronischen Signatur in betriebliche Abläufe, wie Sie inSign und topfact bieten, erleichtert die Arbeit für Kollegen und Partnern. Mit dem richtigen Lösungsansatz sparen man Zeit und sichert die wichtigsten Prozesse des Unternehmens dauerhaft und transparent ab.“

Zu topfact - Bürodigitalisierung aus Leidenschaft

Wir unterstützen unsere Kunden in der Umstellung auf einfachere Arbeitsmethoden und digitale Arbeitsprozesse ohne Medienbruch. Die topfact AG macht aus Probleme Lösungen: für jeden Arbeitsplatz und jede Unternehmensgröße. Unsere Leidenschaft ist die Verbesserung der digitalen Organisation von Geschäftsprozessen und die Automatisierung von zeitraubenden Einzelaufgaben.

Zur elektronischen Unterschrift inSign

Die elektronische Signaturlösung inSign ist seit über 10 Jahren auf dem Markt und sorgt für nachhaltige und digitale Prozesse im Unternehmen. Sie ist rechtssicher, beweisbar und vielseitig in den unterschiedlichsten Branchen und Abteilungen einsetzbar.

Über den Autor

Ursula Korotwitschka – Marketing Specialist

Ursula beschäftigt sich seit vielen Jahren mit allen Themen rund um die elektronische Signatur und wie smarte Software den Arbeitsalltag erleichtern kann.