Nachhaltige und papierlose Unterschrift
Die Bund Naturschutz Marketing GmbH nutzt seit Ende letzten Jahres die Softwarelösung inSign, um Verträge mit Handelsvertretern nachhaltig abzuschließen, aber auch um intern den Papierverbrauch zu reduzieren.
Franziska Trillhaase ist Büroleiterin bei der BUND Naturschutz Marketing GmbH. In einem Interview berichtet sie über ihre Erfahrungen mit der elektronischen Unterschrift inSign.
Franziska Trillhaase ist Büroleiterin bei der BUND Naturschutz Marketing GmbH. In einem Interview berichtet sie über ihre Erfahrungen mit der elektronischen Unterschrift inSign.
Wie sind Sie bei der Auswahl eines Signaturanbieters vorgegangen? Welche Kriterien haben eine wichtige Rolle gespielt?
„Ich habe nach einem Anbieter gesucht, der DSGVO-konforme und rechtsverbindliche elektronische Unterschriften zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis anbietet und die Daten in Deutschland hostet. Dabei lag mein Fokus auf der fortgeschrittenen Signatur (FES). Für die Prozesse in unserem Unternehmen ist es außerdem notwendig, dass uns unterschiedliche Signaturmethoden, Vorlagen sowie die Möglichkeit von Serienversand zur Verfügung stehen und dass die Anzahl der monatlichen Unterschriftenanforderungen nicht eingeschränkt ist.
Mit inSign habe ich online relativ schnell einen Anbieter gefunden, der all unsere Anforderungen erfüllt und sogar noch weitere nützliche Features wie das Word Add-In anbietet. Zudem ist die Benutzeroberfläche übersichtlich und die Anwendung sehr intuitiv. Der kostenfreie Testmonat sowie das Live-Webinar und das persönliche Beratungsgespräch mit Frau Welser haben mich dann direkt überzeugt und die Entscheidung für inSign war gefallen!“
Mit inSign habe ich online relativ schnell einen Anbieter gefunden, der all unsere Anforderungen erfüllt und sogar noch weitere nützliche Features wie das Word Add-In anbietet. Zudem ist die Benutzeroberfläche übersichtlich und die Anwendung sehr intuitiv. Der kostenfreie Testmonat sowie das Live-Webinar und das persönliche Beratungsgespräch mit Frau Welser haben mich dann direkt überzeugt und die Entscheidung für inSign war gefallen!“
Meiner Meinung nach ist die elektronische Unterschrift das ideale und einfache Werkzeug für nachhaltiges und verantwortungsvolles Arbeiten.
Franziska Trillhaase
Büroleiterin - Bund Naturschutz Marketing GmbH
Sie arbeiten für die Bund Naturschutz Marketing GmbH. Wie trägt aus Ihrer Sicht die Nutzung einer elektronischen Unterschrift zur Nachhaltigkeit und Umweltschonung bei?
„Die Nutzung von elektronischen Unterschriften reduziert den Bedarf an (Recycling)Papier und Druckertinte, was zur Einsparung von wertvollen Ressourcen wie Holz, Wasser und Energie führt und zur Verringerung von Abfall beiträgt. Sie leistet somit einen hohen Beitrag zur Schonung der Umwelt! Meiner Meinung nach ist die elektronische Unterschrift das ideale und einfache Werkzeug für nachhaltiges und verantwortungsvolles Arbeiten.“
Für welche Dokumente verwenden Sie inSign?
„Wir verwenden inSign extern für unsere Handelsmakler*innenverträge und Vereinbarungen, aber auch intern innerhalb unseres Unternehmens für viele Dokumente, die Unterschriften erfordern.“
Können Sie uns für einen häufigen Anwendungsfall den Prozess genauer beschreiben?
„Jeden Monat schließen wir mehrere Handelsmakler*innenverträge mit Selbstständigen, die für den Bund Naturschutz Bayern e.V. tätig sein möchten. Die Verträge beinhalten mehrere Felder, die ausgefüllt und unterschrieben werden müssen. Hierfür habe ich einen Vertrag inklusive der Formularfelder über das Word Add-In erstellt und als Vertragsvorlage in inSign hochgeladen. Zum Versenden des Vertrags öffnen wir die Vorlage in inSign, geben dem Vorgang eine interne Bezeichnung zur Zuordnung, tragen die Empfänger-Emailadresse ein und versenden die E-Mail somit innerhalb von Sekunden an unsere zukünftigen Handelsmakler*innen mit der Bitte zum Ausfüllen und Unterschreiben. Sollten die Verträge innerhalb von 7 Tagen noch nicht ausgefüllt und unterschrieben wurden sein, sendet inSign sogar automatisch einen Reminder!“
Wie hat die Einführung der elektronischen Unterschrift die Arbeitsabläufe bei Ihnen verbessert/verändert?
„Viele unserer Arbeitsabläufe sind durch die Einführung der elektronischen Unterschrift effizienter, anwendungsfreundlicher und professioneller geworden. Während wir früher bis zu 2 Wochen auf den Eingang eines unterschriebenen Vertrags gewartet haben, erhalten wir diese nun in der Regel nach 2 bis 3 Tagen zurück. Die Verträge weisen dann auch keine Lücken auf, da die Funktion von Pflichtfeldern keine Unterschrift zulässt, solange diese nicht ausgefüllt sind. Ein weiterer Zeitgewinn für uns! Zudem ist die Fehlerquote enorm gesunken. Auch das Feedback unserer Handelsmakler*innen ist ausnahmslos positiv: Sie können nun viel schneller und ressourcenschonender unsere Verträge am Smartphone oder Tablet ausfüllen und unterschreiben.“
Sind weitere Digitalisierungsmaßnahmen bei der Bund Naturschutz Marketing GmbH in der Zukunft geplant?
„Ja“
Welches Fazit ziehen Sie? Würden Sie inSign anderen Verbänden weiterempfehlen?
„Die Umstellung auf die elektronische Unterschrift war ein weiterer wichtiger und innovativer Schritt in unserem Digitalisierungsprozess. Wir konnten inSign in kürzester Zeit in unser Unternehmen einführen und bereits jetzt ist die elektronische Signatur nicht mehr aus unserem Arbeitsalltag wegzudenken!
Aufgrund der intuitiven Anwendung sowie durch die vielen kurzen und verständlichen Tutorials fiel uns der Umstieg sehr leicht. Wir freuen uns, dass wir unsere Vertragsgestaltung für alle Beteiligten nun umweltschonender und einfacher abwickeln können. Wir sind sehr zufrieden und empfehlen inSign uneingeschränkt weiter!“
Aufgrund der intuitiven Anwendung sowie durch die vielen kurzen und verständlichen Tutorials fiel uns der Umstieg sehr leicht. Wir freuen uns, dass wir unsere Vertragsgestaltung für alle Beteiligten nun umweltschonender und einfacher abwickeln können. Wir sind sehr zufrieden und empfehlen inSign uneingeschränkt weiter!“
Zur BUND Naturschutz Marketing GmbH
Die BUND Naturschutz Marketing GmbH gehört zum BUND Naturschutz in Bayern e.V. (BN), dem bayrischen Landesverband des BUND. Die Mission: neue Mitglieder für den BN zu gewinnen und dadurch einen entscheidenden Teil zur finanziellen Unabhängigkeit und wachsenden Erfolges des Verbandes beizutragen. Sitz des Unternehmens ist Lauf an der Pegnitz. Die Koordination und Organisation erfolgen in der Regel über das Büro in Leipzig.
Zur elektronischen Unterschrift inSign
Die elektronische Signaturlösung inSign ist seit über 10 Jahren auf dem Markt und sorgt für nachhaltige und digitale Prozesse im Unternehmen. Sie ist rechtssicher, beweisbar und vielseitig in den unterschiedlichsten Branchen und Abteilungen einsetzbar.
Über den Autor
Christina Detling – Online Marketing Managerin
Christina ist seit über fünf Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.
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