Ist eine Fax-Unterschrift gültig?

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  • Beitrag zuletzt geändert am:16. November 2023
Mann bedient Faxgerät

Das Fax ist immer noch ein
oft genutztes Kommunikationsmittel

Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom ist das Faxgerät in vielen Firmen noch häufig im Einsatz. Warum ist das so?
Viele Unternehmen schätzen die Schnelligkeit, denn es ermöglicht ihnen Dokumente in Echtzeit zu senden und zu empfangen. Worauf sollten Unternehmen allerdings bei der Benutzung eines Faxgeräts bei Dokumenten mit Unterschrift achten?

Man unterscheidet bei einer (Fax-)Unterschrift zwischen gültig und beweisbar

Eine Fax-Unterschrift ist gültig, sofern sie den Anforderungen an eine rechtsgültige Unterschrift entspricht. Das bedeutet, dass die Unterschrift eigenhändig und unverwechselbar sein muss und den Willen des Unterzeichnenden dokumentiert.
Allerdings hat das Faxen einen entscheidenden Nachteil:
Ein unterschriebenes und gefaxtes Dokument verliert genau wie ein eingescanntes Schriftstück seine Beweisbarkeit.
Lesen Sie hier mehr zu den Hintergründen im Blogbeitrag:
Rechtsgültigkeit vs. Beweisbarkeit bei eingescannten Unterschriften
Ausserdem gibt es einige Ausnahmen, bei denen eine Unterschrift per Fax nicht ausreicht. Zum Beispiel bei Verträgen, die eine notarielle Beurkundung erfordern oder bei Dokumenten mit Schriftformerfordernis. Bei Letzteren muss die Unterschrift entweder handschriftlich auf Papier oder digital mit einer qualifizierten elektronischen Signatur erfolgen.
Eine Fax-Unterschrift ist somit rechtsgültig, aber nicht beweisbar und erfüllt nicht in allen Fällen die nötige Form.

Mehr als ein Drittel der Firmen in Deutschland verwenden häufig das Fax

Warum ist in Deutschland das Fax so beliebt und scheint ein Dauerbrenner zu sein? In Deutschland wird zwar mit abnehmender Tendenz aber dennoch gerne gefaxt. Für viele Nutzer gilt es als zuverlässige und sichere Methode, Dokumente ohne Postweg zu übermitteln und gleichzeitig einen Nachweis über die erfolgte Zustellung zu erhalten. Solange ein funktionierendes Faxgerät zur Verfügung steht und die Vertragspartner Aufträge und Dokumente darüber akzeptieren, besteht daher für viele kein dringender Bedarf zur Änderung.
Grafik zur Nutzung von Faxgeräten in Unternehmen
Allerdings wird das gewohnte Faxen in Deutschland zunehmend durch alternative Methoden ersetzt.

Laut einer Bitkom Research Umfrage aus 2021 sinkt die Fax-Nutzung stetig (siehe Grafik). Folgt man dem Abwärtstrend werden aber auch in den nächsten Jahren noch viele Unternehmen auf das Faxgerät für externe und interne Kommunikation setzen.

Einen etablierten und gewohnten Kanal zu ersetzen, dauert seine Zeit, auch wenn das Angebot an digitalen Möglichkeiten zunimmt.
Doch gerade bei schlechter Qualität des Faxes oder unvollständiger Übertragung der Seiten können Unterschriften unleserlich oder teilweise unkenntlich werden. In manchen Fällen kann auch die Originalität der Unterschrift angezweifelt werden, wenn sie lediglich als Kopie per Fax übermittelt wird. In solchen Fällen ist eine Übermittlung per Post oder die Verwendung einer elektronischen Unterschriftslösung zu empfehlen.

Für rechtsgültige und beweisbare Unterschriften empfiehlt sich der Einsatz einer elektronischen Signaturlösung

Für welche Firmen eignet sich der Einsatz einer elektronischen Unterschrift? Grundsätzlich sollte sich jedes Unternehmen immer wieder selbst prüfen und analysieren, inwieweit es seine Prozesse vereinfachen kann. Die Nutzung einer Software für elektronische Unterschriften eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche, die Dokumente digitalisiert und papierlos verarbeiten und sich dabei auf sowohl rechtgültige als auch beweisbare Unterschriften verlassen möchten.

Insbesondere Unternehmen, die häufig Verträge, Zustimmungen oder andere rechtlich bindende Dokumente unterschreiben müssen, können von der elektronischen Unterschrift profitieren. Unternehmen, die zudem auf mobiles Arbeiten und Flexibilität setzen, ziehen ihren Nutzen aus dem flexiblen Einsatz elektronischer Unterschriften, da Dokumente jederzeit und von jedem Ort aus unterzeichnet werden können.
Der Einsatz von elektronischen Unterschriften bietet Unternehmen viele Vorteile und ist ein effektives und kosteneffizientes Tool für die digitale Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten.
  • Zeitersparnis: Elektronisch unterschriebene Dokumente müssen weder per Post noch per Fax versandt werden und werden so schnell und einfach wie eine E-Mail übermittelt.
  • Kosteneinsparung: Der Einsatz von elektronischen Unterschriften spart Papier-, Druck- und Versandkosten.
  • Sicherheit/Datenschutz: Elektronische Unterschriften verfügen über Sicherheitsmaßnahmen wie Passwortschutz und Verschlüsselung, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf das Dokument und die Unterschrift haben.
  • Übersicht/Verwaltung: Elektronische Unterschriften wie inSign machen es dank der Vorgangsverwaltung einfacher, alle Dokumente und die offenen und getätigten Unterschriften im Überblick zu behalten.
  • Umweltfreundlichkeit: Der Einsatz von elektronischen Unterschriften ist umweltfreundlicher als der Ausdruck und der Versand von Papierdokumenten per Fax oder Post.

Zusammenfassung

Eine Faxübertragung von unterzeichneten Verträgen ist grundsätzlich rechtsgültig, die Beweisbarkeit geht allerdings in vielen Fällen verloren. Es ist ratsam, sich im Zweifelsfall juristisch beraten zu lassen oder auf eine Softwarelösung für Signaturprozesse umzusteigen.

Kontakt/Beratung

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Ursula
Über den Autor
Ursula Korotwitschka – Marketing Specialist
Ursula beschäftigt sich seit vielen Jahren mit allen Themen rund um die elektronische Signatur und wie smarte Software den Arbeitsalltag erleichtern kann.