inSign 365 im Einsatz bei der AXA Generalvertretung

inSign 365 im Einsatz bei der AXA Generalvertretung in Hamm

Ein Interview mit Thorsten Brünner

Die AXA Generalvertretung Thorsten Brünner in Hamm setzt die elektronische Unterschriftenlösung inSign seit 2020 ein. In einem kurzen Interview erläutert Herr Brünner (Versicherungskaufmann) u. a. warum er sich für inSign entschieden hat sowie den Prozessablauf seines häufigsten Anwendungsfalles.

Wie sind Sie bei der Auswahl eines Signaturanbieters vorgegangen und warum haben Sie sich für inSign entschieden?

„Auf Empfehlung von Kollegen habe ich mir drei Möglichkeiten angesehen und die für mich auf die Schnelle verständlichste und einfachste Lösung gewählt.“

In welchen Prozessen setzen Sie inSign ein?

„Ich setze die elektronische Unterschriftenlösung zum Abschluss einer Kundenberatung für zu unterzeichnende Anträge, Formulare und formlosen Schriftwechsel (mit notwendiger Unterzeichnung) ein.“

Welcher dieser Anwendungsfälle kommt am häufigsten vor? Bitte beschreiben Sie uns den Prozessablauf genauer.

„Die Antragsaufnahme ist der häufigste Anwendungsfall. Der Prozess läuft
folgendermaßen ab:

  • Die Beratung erfolgt Online oder via Telefon.
  • Die Anträge werden entweder noch während des Gesprächs oder direkt
    im Anschluss final vorbereitet, in den internen Programmen als PDF-Dateien erzeugt und auf dem Rechner abgespeichert.
  • Die Unterlagen werden nacheinander in einen Vorgang hochgeladen.
  • Die Unterschriftenfelder werden mit dem notwendigen Signaturfeld
    versehen.
  • Bei Bedarf werden die Unterschriftenfelder unterschiedlichen E-Mail-Empfängern zugeordnet.
  • Die Anrede wird angepasst und der Vorgang übergeben.
  • Sobald die Rückmeldung der Unterzeichnung erfolgt ist, wird der
    Vorgang heruntergeladen und weiterbearbeitet oder je nach Vorgang
    einfach nur an meinen Vertragspartner zur Vervollständigung eines
    bereits vorliegenden Vorgangs weitergeleitet.“

Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, um das neue Tool erfolgreich einzuführen?

„Ich habe das Tool meinen Mitarbeitern kurz erklärt und ansonsten keine besonderen Maßnahmen ergriffen. Es kann völlig problemlos in den Arbeitsablauf integriert werden. Außerdem spart es sogar noch die Zeit, die unterzeichneten Unterlagen hinterher dem/der Unterzeichner/in zur Verfügung zu stellen, da diese direkt nach Unterzeichnung angefordert und heruntergeladen werden können. Wenn inSign zum Einsatz kommt, gibt es lediglich eine kurze Erklärung für die Kunden*innen.“

Wie reagieren Ihre Kunden auf die elektronische Signaturlösung?

„Die Kunden sind von der Möglichkeit einer Unterzeichnung in der Fernberatung begeistert.“

Was erhoffen Sie sich für die Zukunft durch inSign?

„Es wäre schön, wenn die Standardmail individuell angepasst werden könnte und/oder zumindest kurzfristig auch eine „Du“-Version zur Verfügung stünde. Es sieht ein bisschen blöd aus, wenn die Anrede in der „Du“-Form erscheint, der Mailtext aber in der „Sie“-Form geschrieben ist und am Ende der E-Mail mein Name steht.“

Können Sie inSign weiterempfehlen?

„Ich kann inSign auf jeden Fall empfehlen, da es mir und meinen Kunden*innen Rechtssicherheit gibt und auf unkompliziertem Weg notwendige Unterschriften trotz räumlicher Trennung eingeholt werden können. Es sei noch zu erwähnen, dass ich mir als Unterzeichner*in die Vorgänge auch auf meinem „normalen“ Rechner zunächst ansehen und dann z. B. per SMS-Versand auf das Smartphone die Unterschriftenfelder senden kann.“
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