So profitieren Sie im Unternehmen
Unterschriftenprozesse kosten Zeit und Nerven, wenn sie noch klassisch auf Papier erfolgen. Solche Workflows bremsen Teams aus, erschweren Abläufe und verursachen unnötige Kosten. Wer digital denkt, handelt smarter. Warum elektronisch unterschreiben? Weil es schneller geht, sicher ist und sich einfach lohnt.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste zusammengefasst
- Effizient: Die Durchlaufzeiten werden erheblich beschleunigt.
- Flexibel: Unterschriften können unabhängig von Ort und Zeit eingeholt werden.
- Nachhaltig: Kein Papier, kein Druck, keine Aktenordner.
Definition elektronische Signatur
Eine elektronische Signatur ist eine Alternative zur handschriftlichen Unterschrift auf Papier. Dokumente können ohne Ausdruck digital unterzeichnet werden. Das können zum Beispiel Word-, Excel- oder PDF-Dateien sein.
Mehr zum Thema „Was ist überhaupt eine elektronische Signatur?“
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Warum Sie elektronisch unterschreiben sollten
Elektronische Signaturlösungen ermöglichen das rechtsverbindliche Unterzeichnen von Verträgen, ohne dass physische Ausdrucke oder der Postversand erforderlich sind. Dadurch werden Unterschriftsprozesse, die früher Tage oder Wochen dauerten, auf wenige Minuten verkürzt, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.
Über 90 % der inSign Kunden konnten dank der elektronischen Signatur ihre Unterschriftenprozesse erheblich beschleunigen. Mehr dazu.
Zudem reduzieren elektronische Signaturen die Betriebskosten, da Ausgaben für Papier, Druckertinte und Versandmaterialien entfallen.
Die verbesserte Nachverfolgbarkeit und die Audit-Trails bieten Unternehmen außerdem eine höhere Sicherheit und mehr Compliance, da jeder Schritt des Signaturprozesses lückenlos dokumentiert wird.
Elektronische Signaturlösungen tragen zur Nachhaltigkeit bei, da sie den Papierverbrauch minimieren und eine umweltfreundlichere Arbeitsweise fördern.
10 Argumente für Unternehmen
- Schnellere Abwicklung von Signaturprozessen
- Reduzierung von Druck- und Versandkosten
- Rechtssichere Unterschriften gemäß eIDAS-Verordnung
- Vereinfachte Archivierung und Suche digitaler Dokumente
- Höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Unterschriftsprozessen
- Erhöhte Sicherheit durch moderne Verschlüsselungstechnologien
- Verbesserte Zusammenarbeit, auch bei standortübergreifenden Teams
- Nachhaltigkeit durch deutlich weniger Papierverbrauch
- Automatisierung von Workflows und weniger manuelle Eingriffe
- Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionszeiten
Podcast Mittelstand: Warum elektronisch unterschreiben?
In einem Interview von Podcast Mittelstand gibt Mirko Röder (Product Owner inSign) spannende Einblicke in die Welt der elektronischen Signaturen. Dabei beantwortet er die grundlegende Fragestellung, warum elektronisch unterzeichnen, und erläutert auch weitere spannende Themen, wie z. B. die Rechtssicherheit und Beweisbarkeit von elektronischen Unterschriften. Wir haben die Kernaussagen dieses Interviews kurz für Sie zusammengefasst:
«Es gibt mittlerweile in allen Unternehmen Computer. Auf ihnen werden Dokumente erstellt und über die entsprechenden Programme elektronisch versendet. Wenn es jedoch darum geht, ein Dokument zu unterzeichnen, wird der Drucker eingeschaltet, das Dokument ausgedruckt und man wechselt wieder auf analog. Dann muss jemand unterschreiben und nach der Unterschrift wird das Dokument möglicherweise wieder eingescannt.
Es wäre doch praktisch, wenn man auch an dieser Stelle digital arbeiten könnte und keinen Medienbruch hätte. Noch schlimmer ist es, wenn derjenige, der unterschreiben soll, nicht anwesend ist. Dann muss das Schriftstück unter Umständen auch noch mit der Post versendet werden. Irgendwann kommt das Dokument wieder zurück und es sind nur zwei von drei Unterschriften geleistet. Und schon geht der Prozess wieder von vorne los.»
Es wäre doch praktisch, wenn man auch an dieser Stelle digital arbeiten könnte und keinen Medienbruch hätte. Noch schlimmer ist es, wenn derjenige, der unterschreiben soll, nicht anwesend ist. Dann muss das Schriftstück unter Umständen auch noch mit der Post versendet werden. Irgendwann kommt das Dokument wieder zurück und es sind nur zwei von drei Unterschriften geleistet. Und schon geht der Prozess wieder von vorne los.»
Rechtliche Grundlage: das sollten Sie beachten
Den rechtlichen Rahmen in der EU bildet die eIDAS-Verordnung. In dieser werden insbesondere zwei Signaturarten hervorgehoben, weil sie besonders hohe Anforderungen haben. Das ist zum einen die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und zum anderen die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Beide Signaturarten haben als zwingende Voraussetzung, dass die Unterschrift dem Unterzeichner zugeordnet werden kann.
Für die meisten Verträge gibt es keine Formvorschriften. Das heißt, man ist frei in der Wahl der Form, in der man seine Willenserklärung abgibt. Dies kann mündlich, schriftlich auf Papier oder auch elektronisch erfolgen – dann sind auch alle Arten elektronischer Signaturen möglich. Für einige wenige Dokumente gibt es ein sogenanntes Schriftformerfordernis. Diese müssen zwingend mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder klassisch mit einer handschriftlichen Unterschrift unterzeichnet werden.
Fazit: elektronisch unterschreiben leicht gemacht
Elektronisch unterschreiben bedeutet, schneller, sicherer und moderner zu handeln. Unternehmen profitieren von effizienten Abläufen, zufriedenen Kunden und einem klaren Wettbewerbsvorteil. Wer heute noch analog unterschreibt, verschenkt Potenzial.
FAQ: Weitere häufige Fragen zum Thema Warum elektronisch unterschreiben
Grundsätzlich können alle Dokumente elektronisch unterschrieben werden. Es ist jedoch wichtig zu wissen, ob es für die jeweilige Willenserklärung ein gesetzliches Schriftformerfordernis gibt. In diesem Fall ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.
Eine elektronische Signatur muss nicht wie eine handschriftliche Unterschrift auf Papier aussehen. Es kann sich dabei auch um eine Tastaturunterschrift oder eine zertifikatsbasierte Unterschrift handeln. Mehr zum Thema Optik.
Sie können die Signaturlösung inSign 30 Tage kostenlos testen, indem Sie sich hier registrieren. Für die Registrierung sind einige Angaben zu Ihrer Person erforderlich. Anschließend erhalten Sie inSign im vollen Funktionsumfang.
Über den Autor
Christina Detling – Online Marketing Managerin
Christina ist seit über fünf Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.
