Warum elektronisch unterschreiben? | Interview

Interview mit Mirko Röder
(Product Owner inSign)

Eine elektronische Signatur ist eine Alternative zur handschriftlichen Unterschrift. Doch weshalb sollten Unternehmen heutzutage elektronisch unterschreiben? In einem Interview von Podcast Mittelstand gibt Mirko Röder (Product Owner inSign bei der iS2 AG) spannende Einblicke in die Welt der elektronischen Signaturen. Dabei beantwortet er die grundlegende Fragestellung, warum elektronisch unterzeichnen, und erläutert auch weitere spannende Themen, wie z. B. die Rechtssicherheit und Beweisbarkeit von elektronischen Unterschriften. Wir haben die Kernaussagen dieses Interviews kurz für Sie zusammengefasst:

Warum ist die elektronische Unterschrift sinnvoll?

Es gibt mittlerweile in allen Unternehmen Computer. Auf ihnen werden Dokumente erstellt und über die entsprechenden Programme elektronisch versendet. Wenn es jedoch darum geht, ein Dokument zu unterzeichnen, wird der Drucker eingeschaltet, das Dokument ausgedruckt und man wechselt wieder auf analog. Dann muss jemand unterschreiben und nach der Unterschrift wird das Dokument möglicherweise wieder eingescannt. Es wäre doch praktisch, wenn man auch an dieser Stelle digital arbeiten könnte und keinen Medienbruch hätte. Noch schlimmer ist es, wenn derjenige, der unterschreiben soll, nicht anwesend ist. Dann muss das Schriftstück unter Umständen auch noch mit der Post versendet werden. Irgendwann kommt das Dokument wieder zurück und es sind nur zwei von drei Unterschriften geleistet. Und schon geht der Prozess wieder von vorne los.

Ist die E-Signatur rechtskräftig?

Ja, es gibt für die meisten Verträge keine Formvorschrift. Man ist frei in der Form, wie man seine Willenserklärung abgibt. Das kann mündlich, schriftlich auf Papier oder auch elektronisch passieren.

Ist die elektronische Unterschrift auch beweisbar?

Ein Schriftsachverständiger vom Landeskriminalamt in München hat die Beweisbarkeit der digitalen Unterschrift bestätigt.Demnach kann, wenn gerichtlich bewiesen werden muss, die Unterschrift eindeutig einer Person zugeordnet werden. Mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur von inSign werden nicht nur das Unterschriftenbild, sondern auch biometrische Merkmale wie Schreibgeschwindigkeit, -pausen und -richtung aufgezeichnet.

Gibt es einen rechtlichen Rahmen für das Thema?

Den rechtlichen Rahmen in der EU bildet die sogenannte eIDAS-Verordnung. In dieser werden insbesondere zwei Signaturarten hervorgehoben, weil sie besonders hohe Anforderungen haben. Das ist zum einen die bereits erwähnte fortgeschrittene elektronische Signatur und zum anderen die qualifizierte elektronische Signatur. Beide Signaturarten haben als zwingende Voraussetzung, dass die Unterschrift dem Unterzeichner zugeordnet werden kann.

Wie funktioniert die E-Unterschrift in der Praxis?

Ein Dokument, das unterschrieben werden soll, wird einfach in die inSign Software hochgeladen. In der Regel muss zuerst ein Unterschriftenfeld gesetzt werden, weil in diesem die Unterschriftsdaten gespeichert werden. Die Software erkennt automatisch, falls das Dokument noch keines enthält. Das Unterschriftenfeld kann einfach mit Drag & Drop an die passende Stelle gezogen werden und es kann sofort elektronisch unterschrieben werden, wenn man auf einem Touch-Device (berührungsempfindlichen Gerät) arbeitet. Ist dies nicht der Fall, kann die Unterschrift auch umgeleitet werden z. B. auf ein Smartphone mithilfe einer SMS. Nach einem Klick auf den Link, wird mit einem Stift oder Finger unterzeichnet. Anschließend kann das Dokument archiviert werden. Bei der soeben beschriebenen Vorgehensweise handelt es sich um eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die für die meisten Anwendungsfälle die beste Wahl ist.

Was ist bei der Wahl eines Signaturanbieters für Unternehmen zu beachten?

Grundsätzlich sollte darauf geachtet werden, wenn persönliche oder besonders schützenswerte Daten ins Internet hochgeladen werden, wo diese gespeichert werden. Es ist wichtig, dass die Daten in Deutschland oder in der EU gespeichert werden, denn nur da gilt der strenge Datenschutzstandard.

Der entscheidende Tipp von Mirko Röder

Der entscheidende Tipp ist irgendwie ganz langweilig. Ich kann nur jeden animieren, es einfach auszuprobieren. Das Arbeiten mit inSign ist enorm zeitsparend. Es geht nicht nur darum, Papier zu sparen, sondern schneller, besser, einfacher und nachhaltiger zu arbeiten. Darüber hinaus wird ein Wechsel zwischen digitaler und analoger Bearbeitung vermieden.