KI & E-Signatur: Knecon liebt digitale Lösungen

Mit knecon AG im digitalen Zeitalter

„Es kommt nicht darauf an, so viele Daten wie möglich zu sammeln, sondern was man mit den Daten macht und wie man sie für den Unternehmenserfolg nutzt.“ Genau darauf hat sich die knecon AG spezialisiert. Seit 20 Jahren schreibt Knecon Unternehmensgeschichte und ist Experte für semantische KI-Lösungen. Knecon liebt digitale Tools und unterschreibt deshalb auch nicht mehr auf Papier. Die elektronische Signaturlösung inSign begleitet das Unternehmen im Arbeitsalltag, bei internen und externen Prozessen. Herr Kammermann (Project Manager) und Frau Mohr (HR Manager) haben uns in einem Interview einen Einblick in ihren Arbeitsalltag mit inSign 365 gegeben.

Was sind die Gründe für die Digitalisierung der Unterschriftenprozesse in Ihrem Unternehmen?

„Wir wollen wettbewerbsfähig bleiben. Das funktioniert nur, wenn wir schnell und agil handeln können. Digitale Prozesse inkl. das Einholen von digitalen Unterschriften ermöglicht uns dies. In einem papierlosen Office macht es zudem keinen Sinn, Verträge auszudrucken, zu unterschreiben, einzuscannen und abzulegen. Die Zeitersparnis, sowie auch die Ressourcenschonung sprechen eindeutig dafür.“

Für welche Dokumente verwenden Sie inSign?

„Wir verwenden inSign für alle möglichen Arten von Verträgen, die wir in unserem Daily Business haben.“

Bitte beschreiben Sie einen typischen Prozessablauf mit inSign.

„Der Vertrag wird erstellt und als PDF-Datei in inSign hochgeladen. Individuelle Felder (z. B. Datum, Ort etc.) werden festgelegt. Bei uns sind dies Pflichtfelder. Dann werden die Unterschriften zugewiesen und die Signaturreihenfolge festgelegt. Dann wird der Vertrag aus inSign heraus an den ersten Unterzeichner verschickt. Sobald alle unterzeichnet haben, lade ich den Vertrag und den Audit-Bericht aus inSign herunter und speichere ihn an entsprechender Stelle ab.“

Welche Signaturmethode nutzen Sie am häufigsten? Gibt es besondere Regelungen für die Schweiz?

„Wir nutzen die handschriftliche elektronische Unterschrift (FES). Dank inSign können wir länderübergreifend mit einer einzigen Lösung unsere Bedürfnisse komplett abdecken.“

Anmerkung der Redaktion: inSign unterstützt sowohl eIDAS (EU) als auch ZertES (Schweiz).

Welche Funktionen von inSign nutzen Sie am häufigsten?

„Das Signaturfeld und das Textfeld kommen am häufigsten zum Einsatz. Die Checkbox und das Fotofeld benutzen wir nicht bzw. nur sehr wenig.“

Wie profitieren Sie und Ihre Vertragspartner von der digitalen Lösung?

„Es ist selbsterklärend, zeitsparend und ressourcenschonend. Wir und unsere Vertragspartner haben innerhalb weniger Stunden alles abgewickelt. Es entsteht kein zusätzlicher Aufwand.“

Wie schätzen Sie den Stand der Digitalisierung in der Schweiz ein?

„Forschungsumfragen belegen, dass das Digitalisierungspotenzial in der Schweiz nicht ausgeschöpft wird. Dies spiegelt auch meine persönliche Erfahrung wider.“

Wir freuen uns, dass knecon so positive Erfahrungen mit inSign sammelt und wünschen weiterhin viel Erfolg bei der Arbeit mit unserer Signaturlösung.

Einsatz in der EU und weltweit

Die Anforderungen an elektronische Signaturen unterscheiden sich je nach Rechtsraum. In Europa sind eIDAS (EU) und das weitgehend identische ZertES (Schweiz) die maßgeblichen Rechtsgrundlagen. Informationen zu weiteren Ländern finden Sie im Whitepaper der mindtrace Stieber GbR, das Sie kostenlos per E-Mail erhalten können.

Über knecon

20 Jahre Knowhow in der Entwicklung semantischer Suche
2 Standorte (Mannheim, Uitikon)
Zusammenarbeit mit Unternehmen und Behörden aus 15 Ländern
Unternehmen & Technologie ist ISO 27001, ISO 27018 und ISO 27038 zertifiziert

Über inSign

Nummer 1 Signaturanbieter in Deutschland
Für Selbständige, KMUs und große Unternehmen aus verschiedenen Branchen
Seit über 10 Jahren auf dem Markt
Beweisbare und rechtssichere Signaturen nach eIDAS & ZertES
ISO 27001 und TÜV zertifiziert

Über den Autor

Christina Detling

Als Online Marketing Managerin bei der inSign GmbH verantworte ich die Content-, SEO- und SEA-Strategie für die führende elektronische Signaturlösung in Deutschland. Mit Schwerpunkt auf B2B-Marketing treibe ich Lead-Generierung und die Optimierung digitaler Customer Journeys voran. Mein Hintergrund in Wirtschaftsinformatik (B.Sc.) verbindet technisches Verständnis mit strategischem Marketing-Know-how – eine Kombination, die ich seit 2019 täglich bei inSign einbringe. Ich nutze inSign selbst und bin von der Lösung überzeugt: einfach, rechtssicher und effizient. Deshalb empfehle ich sie gerne weiter.