Mit knecon AG im digitalen Zeitalter
„Es kommt nicht darauf an, so viele Daten wie möglich zu sammeln, sondern was man mit den Daten macht und wie man sie für den Unternehmenserfolg nutzt.“ Genau darauf hat sich die knecon AG spezialisiert. Seit 20 Jahren schreibt Knecon Unternehmensgeschichte und ist Experte für semantische KI-Lösungen. Knecon liebt digitale Tools und unterschreibt deshalb auch nicht mehr auf Papier. Die elektronische Signaturlösung inSign begleitet das Unternehmen im Arbeitsalltag, bei internen und externen Prozessen.
Herr Kammermann (Project Manager) und Frau Mohr (HR Manager) haben uns in einem Interview einen Einblick in ihren Arbeitsalltag mit inSign 365 gegeben.
Was sind die Gründe für die Digitalisierung der Unterschriftenprozesse in Ihrem Unternehmen?
„Wir wollen wettbewerbsfähig bleiben. Das funktioniert nur, wenn wir schnell und agil handeln können. Digitale Prozesse inkl. das Einholen von digitalen Unterschriften ermöglicht uns dies. In einem papierlosen Office macht es zudem keinen Sinn, Verträge auszudrucken, zu unterschreiben, einzuscannen und abzulegen. Die Zeitersparnis, sowie auch die Ressourcenschonung sprechen eindeutig dafür.“
Für welche Dokumente verwenden Sie inSign?
„Wir verwenden inSign für alle möglichen Arten von Verträgen, die wir in unserem Daily Business haben.“
Bitte beschreiben Sie einen typischen Prozessablauf mit inSign.
„Der Vertrag wird erstellt und als PDF-Datei in inSign hochgeladen. Individuelle Felder (z. B. Datum, Ort etc.) werden festgelegt. Bei uns sind dies Pflichtfelder. Dann werden die Unterschriften zugewiesen und die Signaturreihenfolge festgelegt. Dann wird der Vertrag aus inSign heraus an den ersten Unterzeichner verschickt. Sobald alle unterzeichnet haben, lade ich den Vertrag und den Audit-Bericht aus inSign herunter und speichere ihn an entsprechender Stelle ab.“
Welche Signaturmethode nutzen Sie am häufigsten? Gibt es besondere Regelungen für die Schweiz?
„Wir nutzen die handschriftliche elektronische Unterschrift (FES). Dank inSign können wir länderübergreifend mit einer einzigen Lösung unsere Bedürfnisse komplett abdecken.“
Anmerkung der Redaktion: inSign unterstützt sowohl eIDAS (EU) als auch ZertES (Schweiz).
Welche Funktionen von inSign nutzen Sie am häufigsten?
„Das Signaturfeld und das Textfeld kommen am häufigsten zum Einsatz. Die Checkbox und das Fotofeld benutzen wir nicht bzw. nur sehr wenig.“
Wie profitieren Sie und Ihre Vertragspartner von der digitalen Lösung?
„Es ist selbsterklärend, zeitsparend und ressourcenschonend. Wir und unsere Vertragspartner haben innerhalb weniger Stunden alles abgewickelt. Es entsteht kein zusätzlicher Aufwand.“
Wie schätzen Sie den Stand der Digitalisierung in der Schweiz ein?
„Forschungsumfragen belegen, dass das Digitalisierungspotenzial in der Schweiz nicht ausgeschöpft wird. Dies spiegelt auch meine persönliche Erfahrung wider.“
Wir freuen uns, dass knecon so positive Erfahrungen mit inSign sammelt und wünschen weiterhin viel Erfolg bei der Arbeit mit unserer Signaturlösung.
Über Knecon
- 20 Jahre Knowhow in der Entwicklung semantischer Suche
- 2 Standorte (Mannheim, Uitikon)
- Zusammenarbeit mit Unternehmen und Behörden aus 15 Ländern
- Unternehmen & Technologie ist ISO 27001, ISO 27018 und ISO 27038 zertifiziert
Über inSign
- Nummer 1 Signaturanbieter in Deutschland
- Für Selbständige, KMUs und große Unternehmen aus verschiedenen Branchen
- Seit über 10 Jahren auf dem Markt
- Beweisbare und rechtssichere Signaturen nach eIDAS & ZertES
- ISO 27001 und TÜV zertifiziert
Über den Autor
Christina Detling – Online Marketing Managerin
Christina ist seit über vier Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.
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