Elektronische Signatur im Personalwesen (HR)

Elektronische Signatur im Personalwesen

Use Cases und Vorteile

Im Personalmanagement eines Unternehmens fällt tagtäglich eine Vielzahl von Vorgängen an, viele davon leider immer noch auf Papier. Doch immer häufiger verwenden Personalabteilungen digitale Systeme für den Schriftverkehr mit bestehenden und potenziellen Mitarbeitern. Die elektronische Unterschriftlösung inSign kann ideal in derartige Softwareumgebungen integriert werden, um so erforderliche Unterschriften einzuholen oder den Zugang zu unterschriebenen elektronischen Dokumenten zu ermöglichen. Folgend einige Einsatzszenarien im Personalwesen.

Arbeitsvertrag

Die elektronische Unterschriftenlösung inSign unterstützt alle Signaturarten (EES, FES, QES). Standardmäßig wird die fortgeschrittene elektronische Signatur verwendet. Diese ist rechtssicher, beweisbar und sehr einfach in der Handhabung und somit für die meisten Dokumente die beste Wahl. Für einige wenige Unterlagen ist durch den Gesetzgeber die Schriftform vorgeschrieben. Diese Schriftstücke bedürfen einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES).

Nach den gesetzlichen Regelungen kann ein Arbeitsvertrag formfrei und somit auch elektronisch abgeschlossen werden. Die wesentlichen Inhalte des Vertrages müssen dem Arbeitnehmer binnen eines Monats nach dem vereinbarten Arbeitsstart schriftlich (mit Unterschrift des Arbeitgebers) übermittelt werden. Es ist bereits heute üblich, dass den Mitarbeitern bei Dienstantritt eine schriftliche Kopie des Arbeitsvertrages mit Unterschrift des Arbeitgebers ausgehändigt wird. Nachdem Bewerbungsverfahren heute überwiegend digital über Online-Plattformen abgewickelt werden, ist die konsequente papierlose Umsetzung sinnvoll. inSign kann in diese Abläufe einfach integriert werden.

Befristeter Arbeitsvertrag

Die Befristung eines Arbeitsvertrages bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Das bedeutet, dass in diesem Fall eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine Papierunterschrift notwendig ist. Die qualifizierte Signatur ist mit inSign ebenfalls möglich. Der größte Unterschied zur FES ist die vorgeschriebene Identifizierung vor der ersten Unterschrift. Diese kann wahlweise per Video-Ident, eID-Ident und Giro-Ident erfolgen.

Weitere Informationen zur qualifizierten elektronischen Signatur

Ausbildungsvertrag und Ausbildungsnachweis

Der Ausbildungsvertrag kann mit inSign papierlos abgeschlossen werden. Allerdings hat der Ausbildungsbetrieb unmittelbar nach Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch vor Beginn der Berufsausbildung, die wesentlichen Inhalte schriftlich niederzulegen.
Bei elektronisch erstellten Ausbildungsnachweisen kann die Bestätigung elektronisch dokumentiert werden. Dies können einfache E-Signaturen sein. inSign kann damit uneingeschränkt eingesetzt werden. Hierdurch kann eine Menge Papier und Zeit erspart werden. Ausbilder und Auszubildender können den Nachweis an unterschiedlichen Orten oder zu unterschiedlichen Zeiten unterzeichnen.

Disziplinarmaßnahmen

In den Unternehmen haben sich unterschiedlichste Kulturen von Maßnahmen entwickelt, die dann ergriffen werden, wenn der Arbeitgeber mit der Tätigkeit oder dem Verhalten eines Arbeitnehmers nicht zufrieden ist. Abmahnungen unterliegen keiner Formvorschrift und können daher auch digital erfolgen. Teilweise sind in Arbeitsverträgen Strafen für bestimmte Sachverhalte vorgesehen. In der Regel findet vorher ein Gespräch mit dem Mitarbeiter statt. Hier empfiehlt es sich, das Gespräch zu protokollieren und das Ergebnis von beiden Parteien unterschreiben zu lassen. Auch diese Abläufe können vollständig papierlos mithilfe von inSign abgewickelt werden.

Urlaub

Urlaubsanträge und Genehmigungen erfolgen in einigen Unternehmen noch in Papierform, obwohl dieser Prozess digital viel einfacher und umweltschonender ist. Eine gute Alternative ist auch hier die digitale Unterschriftenlösung inSign. Eine Unterschrift kann vor allem dann an Bedeutung gewinnen, wenn der Urlaub nicht gewährt wird. Die papierlosen Abläufe sind in aller Regel in diesem Bereich besser dokumentiert als ein Papierprozess.

Arbeitszeitkonten und Zeiterfassung

Sehr flexible Arbeitszeitregelungen erfordern aus Gründen der Rechtssicherheit eine formale Vorgehensweise, die die Unterschrift aller Beteiligten einschließt. Hier kann inSign stets zum Einsatz kommen. Die Vorgänge können so sehr viel effizienter gestaltet werden.

Für eine Vielzahl an Fällen besteht eine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten. Diese Erfassung kann, einschließlich Unterschrift, mit Hilfe von inSign papierlos erfolgen. Die Übermittlung an eine Personalstelle ist einfach auf elektronischem Weg möglich.
Es gibt noch viele weitere Einsatzmöglichkeiten für die E-Unterschrift inSign.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir keine Rechtsberatung leisten und im Zweifel oder für eine abschließende Beurteilung ein Rechtsbeistand notwendig ist. Hierfür können Sie sich beispielsweise an die mindtrace Stieber Beratung GbR wenden.