Arbeitsvertrag digital unterschreiben

Was Sie wissen müssen

Personalabteilungen verwenden immer häufiger digitale Systeme für den Schriftverkehr mit bestehenden und potenziellen Mitarbeitern. Eine elektronische Signaturlösung wie inSign lässt sich ideal in derartige Softwareumgebungen integrieren, um erforderliche Unterschriften einzuholen oder den Zugang zu unterschriebenen elektronischen Dokumenten zu ermöglichen. Im Folgenden werden einige Einsatzszenarien im Personalwesen vorgestellt, darunter auch der häufigste Anwendungsfall: das Unterzeichnen von Arbeitsverträgen.

Das Wichtigste zusammengefasst

Digitale Signaturen beschleunigen HR-Prozesse wie Vertragsabschlüsse, Urlaubsanträge und Arbeitszeitnachweise.
Einfache Arbeitsverträge sind formfrei, während befristete Verträge die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfordern.
inSign lässt sich nahtlos in HR-Systeme integrieren und unterstützt alle Signaturarten nach eIDAS.

Arbeitsvertrag elektronisch unterschreiben (unbefristet)

Nach den gesetzlichen Regelungen kann ein Arbeitsvertrag formfrei und somit auch elektronisch abgeschlossen werden. Die wesentlichen Inhalte des Vertrags müssen dem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats nach Arbeitsbeginn schriftlich mit der Unterschrift des Arbeitgebers übermittelt werden.

Die eIDAS-Verordnung ist die gesetzliche Grundlage für elektronische Signaturen. Darin sind die einfache-, fortgeschrittene-, und qualifizierte elektronische Signatur definiert. Für Arbeitsverträge sind alle drei Signaturarten gültig.

Es ist üblich, den Mitarbeitern bei Dienstantritt eine schriftliche Kopie des Arbeitsvertrages mit Unterschrift des Arbeitgebers auszuhändigen. Nachdem Bewerbungsverfahren heute überwiegend digital über Online-Plattformen abgewickelt werden, ist die konsequente papierlose Umsetzung sinnvoll.

Wie der Prozess mit der elektronischen Signaturlösung inSign ablaufen würde:

inSign unterstützt alle drei Signaturarten. Der Arbeitgeber bereitet das Dokument mit den notwendigen Formularfeldern mithilfe des integrierten Formular-Editors in inSign vor und wählt die gewünschte Signaturart aus.
Der Bewerber erhält den Arbeitsvertrag per E-Mail und unterschreibt elektronisch (per Tastatur, handschriftlich oder mittels Zertifikat).
Anschließend erhält er die elektronischen Unterlagen automatisch zur Ablage per E-Mail.
Der Arbeitgeber erhält eine Benachrichtigung, dass der Arbeitsvertrag unterschrieben worden ist und kann ihn direkt in inSign elektronisch archivieren.
Am ersten Arbeitsvertrag erhält der Arbeitnehmer eine schriftliche Kopie des Arbeitsvertrags mit Unterschrift des Arbeitgebers.

Nachweisgesetz

Update vom 13.07.2022

Das Nachweisgesetz (EUV) wurde geändert. Es tretten einige verschärfte Regelungen ab dem 01. August 2022 in Kraft. Weitere Informationen inklusive rechtliche Beurteilung finden Sie im folgenden Artikel: Bußgeld für digitale Aushändigung von Arbeitsverträgen.

Digitale Unterschrift: befristeter Arbeitsvertrag

Die Befristung eines Arbeitsvertrages bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Das bedeutet, dass in diesem Fall eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine Papierunterschrift notwendig ist. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur ist eine Identifizierung vor der ersten Unterschrift erforderlich. Diese kann wahlweise per Video-Ident, eID-Ident und Giro-Ident erfolgen.

Weitere Informationen zur qualifizierten elektronischen Signatur

Elektronisch Unterschrift für den Ausbildungsvertrag und Ausbildungsnachweis

Der Ausbildungsvertrag kann papierlos mit einer qualifizierten elektronischen Signatur abgeschlossen werden.

Allerdings hat der Ausbildungsbetrieb unmittelbar nach Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch vor Beginn der Berufsausbildung, die wesentlichen Inhalte schriftlich niederzulegen.

Bei elektronisch erstellten Ausbildungsnachweisen kann die Bestätigung elektronisch dokumentiert werden. Dies können einfache E-Signaturen sein. inSign kann damit uneingeschränkt eingesetzt werden. Hierdurch kann eine Menge Papier und Zeit erspart werden. Ausbilder und Auszubildender können den Nachweis an unterschiedlichen Orten oder zu unterschiedlichen Zeiten unterzeichnen.

Signatur bei Disziplinarmaßnahmen

In den Betrieben haben sich verschiedenste Kulturen an Maßnahmen herausgebildet, die dann umgesetzt werden, wenn der Chef mit der Arbeit oder dem Verhalten eines Mitarbeiters nicht zufrieden ist.

Abmahnungen unterliegen keiner Formvorschrift und können daher auch digital erfolgen. Teilweise sind in Arbeitsverträgen Strafen für bestimmte Sachverhalte vorgesehen. In der Regel findet vorher ein Gespräch mit dem Mitarbeiter statt. Hier empfiehlt es sich, das Gespräch zu protokollieren und das Ergebnis von beiden Parteien unterschreiben zu lassen. Auch diese Abläufe können vollständig papierlos mithilfe von inSign abgewickelt werden.

Urlaubsanträge und Genehmigungen elektronisch signieren

Urlaubsanträge und Genehmigungen erfolgen in einigen Unternehmen noch in Papierform, obwohl dieser Prozess digital viel einfacher und umweltschonender ist. Eine gute Alternative ist auch hier die digitale Unterschriftenlösung inSign. Eine Unterschrift kann vor allem dann an Bedeutung gewinnen, wenn der Urlaub nicht gewährt wird. Die papierlosen Abläufe sind in aller Regel in diesem Bereich besser dokumentiert als ein Papierprozess.

Digitale Arbeitszeitkonten und Zeiterfassung

Sehr flexible Arbeitszeitregelungen erfordern aus Gründen der Rechtssicherheit eine formale Vorgehensweise, die die Unterschrift aller Beteiligten einschließt. Hier kann inSign stets zum Einsatz kommen. Die Vorgänge können so sehr viel effizienter gestaltet werden.

Für eine Vielzahl an Fällen besteht eine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten. Diese Erfassung kann, einschließlich Unterschrift, mit Hilfe von inSign papierlos erfolgen. Die Übermittlung an eine Personalstelle ist einfach auf elektronischem Weg möglich.

Fazit: Umfassende Einsatzmöglichkeiten im HR-Bereich

Die elektronische Signatur bietet entscheidende Vorteile für das Personalwesen und optimiert HR-Prozesse, indem sie diese effizienter und rechtssicherer macht. Unternehmen sparen Zeit und Ressourcen, während Mitarbeitende von einer einfachen und schnellen Abwicklung profitieren. Wer seine Personalprozesse digital gestalten möchte, kommt um die elektronische Signatur nicht herum.

Hier sind weitere Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Signatur im HR-Bereich.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir keine Rechtsberatung leisten und im Zweifel oder für eine abschließende Beurteilung ein Rechtsbeistand notwendig ist. Hierfür können Sie sich beispielsweise an die mindtrace Stieber Beratung GbR wenden.

FAQ: Weitere häufige Fragen zum Thema Arbeitsvertrag digital unterschreiben

Wann muss ein Arbeitsvertrag unterschrieben werden?

Ein Arbeitsvertrag muss vor Arbeitsbeginn unterzeichnet werden, damit alle Seiten rechtlich abgesichert sind.

Wer muss den Arbeitsvertrag unterschreiben?

Typischerweise wird ein Arbeitsvertrag vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschrieben.

Dürfen Arbeitsverträge elektronisch unterschrieben werden?

Grundsätzlich ja, allerdings ist für befristete Arbeitsverträge die höchste Signaturstufe erforderlich, also die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Über den Autor

Christina Detling – Online Marketing Managerin

Christina ist seit über fünf Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.