Verträge archivieren mit inSign

Verträge archivieren

Nach der E-Signatur ins digitale revisionssichere Archiv

Eine physische Archivierung von Verträgen ist aufwendig und zeitraubend. Die weitaus sinnvollere Methode ist die Verwendung eines revisionssicheren, digitalen Archivs, inklusive elektronischer Signatur. Eine revisionssichere Archivierungssoftware hilft Ihnen, Verträge unbegrenzt im Originalzustand aufzubewahren und dabei Probleme wie Platzmangel und Papierchaos zu vermeiden. Doch Verträge können nicht einfach eingescannt und digital abgelegt werden, da die Beweisbarkeit von Unterschriften durch ein nachträgliches Digitalisieren nahezu unmöglich gemacht wird.
Das Einscannen von Unterschriften und das Entsorgen des Originals ist eine systematische Vernichtung von Beweismitteln. Die eingescannte Unterschrift ist lediglich ein Abbild der Signatur. Die Identität lässt sich damit nicht feststellen. Unterschriften in Papierform oder bestimmte elektronische Signaturen enthalten dagegen weitere Daten, wodurch die Unterschrift einer Person zugeordnet werden kann. Deshalb sollten Dokumente, die nachträglich digital archiviert werden, im Vorfeld auch digital bearbeitet und unterzeichnet werden. Eine eingescannte Unterschrift ist als Nachweis für eine Willenserklärung kaum beweisfähig.
inSign 365 ist die All-in-One-Lösung für elektronische Unterschriften und Dokumentenarchivierung. Als Kunde können Sie beliebige PDF-Dokumente nach inSign hochladen und diese mit Textfeldern, Checkboxen und Unterschriftenfeldern versehen. Im Anschluss können Sie das Dokument zur Unterschrift freigeben oder selbst unterzeichnen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen den verschiedenen Signaturarten nach eIDAS. Wir empfehlen die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Diese beinhaltet neben dem Unterschriftsabbild biometrische Unterschriftsdaten, welche in Streitfällen für Klarheit sorgen. Die Unterschrift kann auf einem beliebigen Touch-Device erfolgen. Die FES ist die perfekte Kombination aus Beweisbarkeit und Praxistauglichkeit.
Nach Fertigstellung des Vorgangs kann das Dokument sofort ins digitale Archiv verschoben werden. Dokumente werden allerdings auch automatisch archiviert, wenn diese während eines Zeitraums von 30 Tagen nicht bearbeitet worden sind.
Das Archiv bietet Ihnen die Möglichkeit, schnell und einfach Vorgänge zu suchen, herunterzuladen oder zu löschen. Alle archivierten Vorgänge bleiben für die Dauer ihrer Vertragslaufzeit gespeichert. Am Ende der Vertragslaufzeit können Sie Ihre Dokumente entweder einzeln oder als Gesamtarchiv downloaden und anderweitig speichern.
Mit inSign optimieren Sie den Dokumentenfluss in Ihrem Unternehmen. Sie arbeiten vollständig digital, vom Unterzeichnen bis zum Ablegen der Dokumente. Mitarbeiter sparen Zeit, Geld und Papier. Die Suche nach Dokumenten gestaltet sich digital einfacher als in Aktenordnern. Die Unterschriften bleiben nach vielen Jahren im Originalzustand.
Weitere Vorteile und Funktionen von inSign finden Sie hier. Probieren Sie es einfach aus und starten Sie Ihren kostenlosen Testmonat.
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