Elektronische Unterschrift macht Paraphieren überflüssig

Das Paraphieren von Dokumenten ist eine in vielen Branchen und Unternehmen weit verbreitete Praxis. Unter Paraphieren versteht man das Signieren oder Markieren von Dokumenten, um deren Echtheit und Richtigkeit sicherzustellen. Die meisten elektronischen Signaturlösungen auf dem Markt machen das Paraphieren überflüssig, da die Signaturlösung sicherstellt, dass Dokumente oder Dokumentbestandteile nicht verändert werden können, z. B. durch nachträgliches Austauschen einzelner Seiten.

Was bedeutet Paraphieren?

Die Paraphe ist im Allgemeinen eine Abkürzung des Namens oder eine besondere Unterschrift, die in der Regel aus Initialen besteht. Paraphen werden bei papierbehafteten Unterschriftsvorgängen immer dann verwendet, wenn die Integrität der Dokumente gewährleistet werden muss. Dies ist beispielsweise bei Arbeitsverträgen üblich. Jede einzelne Seite des Vertrags wird mit einer Paraphe versehen. Auf diese Weise können dem Arbeitsvertrag keine weiteren Seiten hinzugefügt oder bestehende Seiten ausgetauscht werden. Derartige Manipulationen durch den Unterzeichner sind somit nicht möglich. Allerdings ist auf Papier nicht ausgeschlossen, dass nach Unterschrift auf bestehenden Seiten Inhalte ergänzt oder manipuliert werden.

Welche Dokumente werden paraphiert?

Grundsätzlich können alle Verträge paraphiert werden. Am häufigsten wird die Paraphierung im B2B-Umfeld bei komplexen Vereinbarungen verwendet.

Typische Beispiele für Verträge, die paraphiert werden, sind:

Arbeitsverträge
Arbeitnehmerüberlassungsverträge
Bürgschaften
Abtretung von Rechten
Schuldanerkenntnis
Verbraucherdarlehens- und Ratenlieferungsverträge
Konsumentenkredite
Lebensversicherungen auf das Leben Dritter

Die Paraphierung ist für keinen Vertrag gesetzlich vorgeschrieben, sie dient lediglich als zusätzliche Absicherung.

Wie wird das Paraphieren von Dokumenten durchgeführt?

Vor der Paraphierung findet eine abschließende Prüfung des Dokuments statt. Damit wird sichergestellt, dass das Dokument inhaltlich korrekt ist und keine Angaben fehlen.

Für die Paraphe wird ein besonderes Zeichen verwendet, das in der Regel vom eigenen Namen abgeleitet ist. Eine Paraphe kann aus Initialen, Symbolen oder anderen kurzen Zeichen bestehen. Die Paraphe wird auf jeder Seite des Dokuments angebracht, in der Regel am rechten Rand. Sie muss für jedermann sichtbar sein.

Anschließend wird das Dokument von beiden Vertragsparteien unterzeichnet.

Digitaler Workflow ersetzt das Paraphieren

Das Paraphieren der einzelnen Seiten ersetzt nicht die Unterschrift, sondern schützt lediglich das Dokument vor Austausch oder Hinzufügen einzelner Seiten.

Aber kann ein digitaler Workflow das Paraphieren ersetzen? Ja!

Mit den meisten Signaturlösungen ist das Paraphieren nicht notwendig, da der digitale Prozess die Integrität der Dokumente gewährleistet und somit eine unbemerkte Manipulation ausgeschlossen wird. Der elektronische Prozess ist darüber hinaus wesentlich schneller und komfortabler.

Ein typischer Unterschriftenprozess kann wie folgt aussehen:

Der Vorgangsersteller lädt das gewünschte Dokument in die Signatursoftware hoch. Das sind typischerweise mehrere Seiten.
Danach werden die Unterschriften angefordert.
Die Unterzeichner öffnen das Dokument. Es ist ihnen nicht möglich, einzelne Seiten auszutauschen. Sie sind nur berechtigt, das Dokument zu lesen, ggf. auszufüllen und zu unterschreiben.
Nach Unterschrift erhalten alle Beteiligten das Dokument ausgehändigt. Änderungen sind nicht mehr möglich bzw. werden beim Öffnen in einem üblichen PDF-Programm wie z. B. Adobe-Reader sofort durch einen Hinweis sichtbar.

Achtung: Signaturlösungen verhalten sich unterschiedlich

Nicht alle Signaturlösungen stellen die Dokumentenintegrität sicher. Bei der elektronischen Unterschriftenlösung inSign können Unterzeichner dem Vorgang keine weiteren Seiten hinzufügen oder Seiten austauschen. Nach Unterschrift ist das Dokument vor Änderungen geschützt.

Fazit

Grundsätzlich empfehlen wir eine elektronische Signaturlösung, um Dokumente vor ungewollten Manipulationen zu schützen. Mit inSign ist das Paraphieren der einzelnen Seiten nicht notwendig. Neben der Beschleunigung des Prozesses, gibt es viele weitere Vorteile. Das Einholen von Unterschriften mit inSign ist kinderleicht und vor allem rechtssicher und beweisbar. Es ist bequemer, schneller und zeitgemäß.

Wenn Sie weitere Fragen zum Paraphieren haben, schreiben Sie uns eine Nachricht. Wir helfen Ihnen gerne weiter. In einem kostenlosen Testzeitraum können Sie sich auch selbst ein Bild von inSign verschaffen und das Paraphieren durch die elektronische Unterschrift ersetzen.

Über den Autor

Christina Detling – Online Marketing Specialist

Christina ist seit über vier Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.