Unterschrift in PDF einfügen: Desktop & Mobile

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  • Beitrag zuletzt geändert am:22. Mai 2024
Unterschrift in PDF einfügen

Verschiedene Möglichkeiten zur Signatur mit Anleitung

Wurden Willenserklärungen früher mündlich oder schriftlich mit einer Unterschrift auf Papier festgehalten, so werden heute viele Vereinbarungen elektronisch unterzeichnet. Nicht ohne Grund, denn der Einsatz von elektronischen Signaturlösungen trägt dazu bei, Prozesse zu beschleunigen, flexibler zu gestalten und den Papierverbrauch auf ein Minimum zu reduzieren.
In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten, wie Sie eine Signatur in ein PDF einfügen können und geben Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Desktop- und Mobilversion.

Inhaltsverzeichnis

Kostenlose Signaturmöglichkeiten für Privatanwender

Es gibt verschiedene kostenfreie Möglichkeiten, PDF-Dokumente zu signieren. Der Adobe Acrobat Reader, eine weit verbreitete Anwendung zum Öffnen und Anzeigen von PDF-Dateien, bietet die Möglichkeit, elektronische Signaturen kostenlos hinzuzufügen. Auch Microsoft und Apple bieten in ihren Betriebssystemen (Windows und macOS) integrierte Anwendungen zum Signieren von PDFs an. Darüber hinaus gibt es auch kostenlose Online-Tools, mit denen Benutzer unabhängig von Betriebssystem und verwendeter Software ihre Unterschrift in PDFs einfügen können.

Unterschreiben in Adobe Acrobat Reader

Um ein PDF-Dokument mit Adobe Acrobat Reader zu unterzeichnen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das PDF-Dokument mit „Adobe Acrobat“ und klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Signatur-Symbol und anschließend auf „Unterschrift hinzufügen“.
Unterschrift in PDF einfügen mit Adobe Reader
Hinweis Mobilgerät: Auf dem Mobilgerät befindet sich die Werkzeugleiste unten. Um zu unterschreiben, klicken Sie auf „Ausfüllen“ und dann auf das Signatur-Symbol ganz rechts. Wenn Sie „Signatur hinzufügen“ wählen, öffnet sich das Signaturfeld.
2. Sie können nun Ihre Unterschrift im PDF einfügen, indem Sie Ihren Namen eintippen, Ihre Signatur zeichnen oder ein Bild einfügen.
Unterschreiben mit Adobe Acrobat
3. Jetzt können Sie die elektronische Signatur an der gewünschten Stelle im Dokument platzieren und ggf. die Größe anpassen.
Signatur im PDF
4. Fertig – Speichern Sie das unterschriebene Dokument ab, indem Sie auf die Diskette klicken.
Hinweis Mobilgerät: Das unterschriebene Dokument können Sie speichern, indem Sie rechts oben auf das Drei-Punkte-Symbol tippen und anschließend auf „Kopie speichern“.
Diese Option ist praktisch für diejenigen, die ihre PDF-Dokumente ohnehin mit dem Adobe Acrobat Reader öffnen und bearbeiten.

Pro-Tipp: Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur, die im Streitfall nur eine geringe Beweiskraft hat. Für wichtige Dokumente im Geschäftsverkehr empfiehlt sich eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur.

Was ist eine einfache elektronische Signatur?
Nach eIDAs wird grundsätzlich zwischen drei Signaturarten unterschieden:
  • Einfache elektronische Signatur (EES)
  • Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
  • Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die einfache elektronische Signatur ist im Gegensatz zur fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur an keine bestimmten Anforderungen geknüpft. Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel: Drei Arten der elektronischen Signatur.

Unterschreiben mit Microsoft Edge

Mit Windows wird standardmäßig der Microsoft Edge Internet Explorer ausgeliefert. Hier gehen Sie wie folgt vor:
1. Ziehen Sie das PDF in den Microsoft Edge Browser oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das PDF und wählen Sie „Öffnen mit“ – „Microsoft Edge“).
Dokument mit Edge öffnen
2. Klicken Sie im Edge oben links auf „Zeichnen“.
Unterschrift zeichnen mit Microsoft Edge
3. Wählen Sie bei Bedarf eine andere Farbe und Stärke aus, indem Sie auf den Pfeil daneben klicken.
Farbe und Stärke der Linie ändern
4. Jetzt können Sie Ihre Unterschrift mit der Maus in das PDF-Dokument zeichnen.
Unterschrift in PDF einfügen mit Microsoft Edge
5. Klicken Sie rechts oben auf „Speichern unter“ (Diskette mit Stift).
Pro-Tipp: wenn Sie auf „Speichern“ klicken, wird die Datei einfach überschrieben und das Originaldokument geht verloren. Mit „Speichern unter“ wird die unterschriebene Datei separat abgespeichert.

Unterschreiben mit Mozilla Firefox

Sie können auch mit Mozilla Firefox (ab Version 126) unterzeichnen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
1. Ziehen Sie das PDF in den Microsoft Edge Browser oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das PDF und wählen Sie „Öffnen mit“ – „Mozilla Firefox“).
PDF-Dokument mit Edge öffnen
2. Fügen Sie Ihre Unterschrift im PDF ein, indem Sie in der Werkzeugleiste oben rechts auf den Stift klicken. Ändern Sie optional die Farbe der Linie.
Unterschrift in PDF einfügen mit Firefox
3a. Mit Zeichnen-Funktion unterschreiben
Zeichnen Sie Ihre Unterschrift in die gewünschte Stelle im Dokument ein und speichern Sie das Dokument ab, indem Sie auf das Icon mit dem Ordner und dem Pfeil klicken.
3b. Eingescannte Unterschrift hochladen Falls Sie ein Bild Ihrer Unterschrift zur Hand haben, können Sie es als Grafik hochladen, indem Sie auf das Bildsymbol in der Werkzeugleiste klicken.

Hinweis:

  • Die so hinzugefügten Unterschriften können im Nachhinein jederzeit wieder gelöscht werden.
  • Es handelt sich bei beiden Varianten um eine einfache elektronische Signatur, die im Streitfall kaum beweisbar ist.

Unterschreiben mit Apple OS

Auf dem MacBook können Sie die Unterschrift entweder mit der Maus oder dem Trackpad einzeichnen oder die Unterschrift mit der Kamera abfotografieren und im Dokument einfügen.

Gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das Dokument mit dem Vorschaumodus (Rechte Maustaste – „Öffnen mit“ – „Vorschau“).
MacBook - Dokument in Vorschau öffnen
2. Blenden Sie die Werkzeugleiste ein.
MacBook - Werkzeugleiste einblenden
3. Wählen Sie „Unterschreiben“ und „Unterschrift erstellen“.
Unterschrift in PDF einfügen mit MacBook
4. Klicken Sie auf „Trackpad“ oder auf „Kamera“.
MacBook - Signaturmöglichkeiten
Hinweis Mobilgerät: Wählen Sie statt „Trackpad“ nun „iPhone“ aus. Das Signaturfeld öffnet sich automatisch.
5a. Wenn Sie „Trackpad“ gewählt haben, zeichnen Sie die Unterschrift mit dem Finger ein und klicken Sie auf „Fertig“. Wählen Sie „Unterschreiben“ und schieben Sie Ihre Signatur an die gewünschte Stelle im Dokument.
5b. Wenn Sie „Kamera“ gewählt haben, unterschreiben Sie auf Papier und halten die Unterschrift in die Kamera. Sobald die Unterschrift erscheint, klicken Sie auf „Fertig“. Wählen Sie „Unterschreiben“ und schieben Sie Ihre Signatur an die gewünschte Stelle im Dokument.
Nicht erschrecken, Unterschrift erscheint spiegelverkehrt und wird im Dokument richtig angezeigt.
Hinweis iPad: Zum Unterschreiben öffnen Sie das Dokument, tippen Sie auf das Signatursymbol oben rechts, anschließend auf das Pluszeichen unten rechts und dann auf „Unterschrift hinzufügen“.
Die beschriebenen Optionen sind einfach und praktisch, wenn man selbst im Dokument unterzeichnen möchte. Allerdings handelt es sich auch hier um eine einfache und kaum beweisbare elektronische Signatur.

Unterschreiben mit Online-Tools

Es stehen auch viele Online-Tools zur Verfügung, die das Einzeichnen einer Unterschrift im PDF oder das Einfügen eines Bildes erlauben. In der Regel ist die Vorgehensweise folgendermaßen (Beispiel PDF24):
1. Rufen Sie die Website auf und laden die PDF-Datei per Drag & Drop oder via „Datei wählen“ hoch.
Datei hochladen
2. Wählen Sie „Eine Unterschrift zufügen“ aus und zeichnen die Unterschrift mit der Maus ein, tippen Ihren Namen per Tastatur ein oder laden ein Bild von Ihrer Unterschrift hoch.
Unterschrift mit Online-Tools hinzufügen
Unterschreiben mit Online-Tools
3. Anschließend ziehen Sie die Unterschrift an die gewünschte Stelle in Ihrem Dokument.
Unterschrift in PDF einfügen mit Online-Tools
4. Speichern Sie das Dokument ab (Diskette).
Oft handelt es sich hier nur um eine einfache elektronische Signatur, die im Streitfall nur schwer zu beweisen ist. Zudem bieten viele Tools nur die Signatur an sich und sind daher eher für Privatpersonen geeignet.

Professionelle Signaturlösungen für Unternehmer

Im Businessumfeld sollte man auf professionelle Signaturmöglichkeiten zurückgreifen. Warum, erklären wir Ihnen in diesem Abschnitt.

Anforderungen im Geschäftsumfeld

  • Signaturworkflows mit mehreren Beteiligten an verschiedenen Standorten
  • Freigabe- und Genehmigungsprozesse
  • Hohe Beweiskraft
  • Hohe Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit
  • Professionelles Look & Feel
Die Anforderungen innerhalb eines Unternehmens sind hoch. Eine professionelle elektronische Signaturlösung soll nicht nur das Unterschreiben ermöglichen, sondern viele weitere Funktionen und eine hohe Beweiskraft bieten.
Für Unternehmen ist es sinnvoller, einen professionellen Anbieter zu wählen, der auch fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen ermöglicht. Diese sollten rechtssicher, beweiskräftig und datenschutzkonform nach DSGVO sein.
Die elektronische Signaturlösung inSign unterstützt alle drei Signaturarten und ist eine mächtige Software, die Genehmigungsprozesse, Serienvorgänge, Dokumentenvorlagen und vieles mehr ermöglicht – genau das, was Unternehmen brauchen, um Workflows vollständig zu digitalisieren.
Mehr zur elektronischen Signatur inSign
Erfahren Sie mehr zur elektronischen Signaturlösung inSign. Erhalten Sie die wichtigsten Fakten in einem PDF zusammengefasst.
Unterschrift in PDF einfügen – So einfach geht’s:
1. Das Dokument wird hochgeladen.
PDF in inSign hochladen
2. Über den Formular-Editor werden die Signaturfelder und ggf. Textfelder, Checkboxen etc. gesetzt.
Formularfelder setzen
Hinweis Mobilgerät: Setzen Sie die Formularfelder, indem Sie auf Formulareditor in der Leiste oben klicken. Weitere Funktionen sind im Hauptmenü oben links zu finden.
3. Die Unterschrift wird angefordert, indem Sie im Hauptmenü auf „Unterschrift anfordern“ klicken.
Unterschrift anfordern
4. Die Unterschrift erfolgt wahlweise per Tastatur, auf einem Touchscreen oder zertifikatsbasiert (QES).
Unterschrift in PDF einfügen mit inSign
5. Sie haben in der Vorgangsverwaltung eine Übersicht über alle Aktivitäten und den Status Ihrer Signaturworkflows.
Vorgangsverwaltung
Alternativ können Sie sich auch dieses Erklärvideo ansehen:
inSign Tutorial - Unterschriften anfordern
Play Video about inSign Tutorial - Unterschriften anfordern

Vorteile von elektronischen Signaturlösungen

Die elektronische Signatur bietet gegenüber der Unterschrift auf Papier zahlreiche Vorteile. Zum einen ermöglicht sie eine erhebliche Beschleunigung der Arbeitsabläufe, da keine physischen Dokumente mehr ausgedruckt und eingescannt werden müssen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für Druckmaterial und Lagerung. Darüber hinaus sind elektronische Signaturen oft sicherer als ihre analogen Pendants, da sie Technologien wie kryptographische Verschlüsselung und Authentifizierung verwenden, um die Integrität und Authentizität der unterzeichneten Dokumente zu gewährleisten.
Hier sind einige weitere Vorteile:
  • Kein Einscannen
  • Kein Medienbruch
  • Hohe Beweiskraft
  • Praktisch von überall nutzbar
  • Effizient
  • Umweltschonend
  • Zeitsparend

Häufige Fragen zum Thema Unterschrift in PDF einfügen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um eine Unterschrift in ein PDF einzufügen wie z. B. der Einsatz von Online-Tools, Adobe Acrobat Reader, MS Windows, Apple macOS oder professionelle Signaturlösungen für Unternehmen wie inSign.
Ja, elektronische Signaturen sind grundsätzlich rechtssicher. Bei der Beweisbarkeit ist zwischen den Signaturarten zu unterscheiden. Die einfache elektronische Signatur ist nicht so gut beweisbar wie die fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur, für welche höhere Anforderungen gelten.
Eine handschriftliche Unterschrift können Sie mit der Signaturlösung inSign erstellen. Wählen Sie dafür beim Setzen der Signaturfelder die Signaturmethode „Handschrift“ aus. Unterschreiben Sie anschließend mit dem Finger oder Stift auf einem touchfähigen Gerät.
Wenn Sie professionelle Signaturlösungen wie inSign nutzen, ist das Dokument automatisch nach der Unterschrift vor Manipulation geschützt.
Christina
Über den Autor
Christina Detling – Online Marketing Managerin
Christina ist seit über vier Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.