Mehr als nur Unterschreiben

Die elektronische Unterschriftenlösung inSign ist ein sehr umfangreiches Tool mit zahlreichen Funktionen. Gibt es viele Prozessbeteiligte und mehrere Stationen, die durchlaufen werden müssen, ist es ratsam, wichtige Informationen für den Unterschriftenprozess im Vorfeld einzuholen. So müssen u. a. die Zuständigkeiten der Prozessbeteiligten geklärt werden, um in der Unterschriftenlösung anschließend die jeweils passenden Rollen zuweisen zu können. Folgend möchten wir Ihnen ein paar wichtige Tipps mit auf den Weg geben.

Wie auch bei einer klassischen Vertragsunterzeichnung auf Papier ist Kommunikation das A und O. Bevor Sie eine Unterschrift mit der E-Signaturlösung anfordern, sollten Sie klären, ob und wenn ja welche unterschriftsberechtigten Personen für die Unterzeichnung notwendig sind. Sie benötigen die E-Mail-Adressen aller Teilnehmer des Signaturprozesses. Jedem Teilnehmer kann eine spezifische Rolle zugewiesen werden. Neben dem klassischen Unterzeichner können auch Prüfer und Beobachter Bestandteil des Workflows sein.

Rollen im Unterschriftsprozess

Prüfer

Der Prüfer erhält das Dokument vorab zur Durchsicht und gibt den Prozess frei oder lehnt ihn ab.

Unterzeichner

Der Unterzeichner gibt eine rechtsverbindliche Willenserklärung ab. Die Signaturmethode wird vom Vorgangsersteller bestimmt (Namenseingabe, Handschrift, Zertifikat).

Beobachter

Der Beobachter darf den Prozess jederzeit einsehen und wird über den Fortschritt des Vorgangs automatisch durch inSign informiert. Er hat keine Befugnisse oder Möglichkeit einzuschreiten.

Erhöhte Sicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Für den zusätzlichen Schutz der Daten empfiehlt sich ein Kennwortschutz. Diesen können Sie als Vorgangsersteller für jeden Prozessteilnehmer separat festlegen. Das Kennwort kann entweder an eine zweite E-Mail-Adresse oder an eine Mobilfunknummer versandt werden.

Kennwortschutz

Zweite E-Mail-Adresse

Der Vorgangsteilnehmer erhält eine E-Mail zur Unterzeichnung des Dokumentes. Die zweite E-Mail enthält das Kennwort und wird an eine abweichende E-Mail-Adresse gesendet.

Mobilfunknummer

Der Vorgangsteilnehmer erhält eine E-Mail zur Unterzeichnung des Dokumentes. Das Kennwort wird per SMS an die entsprechende Mobilfunknummer versandt.

Praxisbeispiel

Der Vertrieb hat einen weiteren Kunden gewonnen. Jetzt muss nur noch alles vertraglich verankert werden. Nach den Verhandlungen werden beim Kunden notwendige Informationen wie die E-Mail-Adressen und Mobilfunknummern der jeweiligen Prozessbeteiligten erfragt. Nachdem der Vertrag finalisiert wurde, kann das Dokument in die Webanwendung hochgeladen und mit allen notwendigen Signaturfeldern versehen werden.

Anschließend werden die im Vorfeld eingeholten E-Mail-Adressen der Teilnehmer dem Unterschriftsprozess hinzugefügt und mit den jeweils passenden Rollen (Unterzeichner, Prüfer oder Beobachter) versehen. Prüfer werden vom System aufgefordert, die Dokumente zu prüfen und im Anschluss freizugeben, bzw. abzulehnen. Beobachter erhalten einen reinen Lesezugriff auf die Dokumente.

Zum Schutz vor unberechtigten Zugriffen wird ein Kennwortschutz vergeben.

Alle Teilnehmer des Vorgangs erhalten per E-Mail einen Link sowie ein Kennwort per SMS, um den Vorgang öffnen zu können. Damit können die Empfänger, je nach Rolle, die Dokumente lesen, prüfen oder unterschreiben. Sie werden dabei vom System unterstützt und durch den Vorgang geführt.

Nach Fertigstellung wird der Vorgangsersteller automatisch per E-Mail benachrichtigt. Alle Teilnehmer erhalten einen Download-Link auf das fertige Dokument automatisch per E-Mail (2FA). Der Unterschriftenprozess ist in der Regel abgeschlossen und das finale Dokument kann archiviert werden.

Resümee

inSign bietet weitaus mehr Funktionen als die Unterschrift an sich. Vorgangsersteller können verschiedene Rollen definieren, Prüfer und Beobachter hinzufügen und Genehmigungen einholen. Die jeweiligen Rollen sollen möglichst vorher abgestimmt werden, um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten.

Falls Sie weitere Fragen zum Unterschriftsprozess haben, nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf!

Über den Autor

Christina Detling – Online Marketing Managerin

Christina ist seit über vier Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.