Definition und Anwendung
Elektronische Siegel sind von zentraler Bedeutung, um Dokumente im Unternehmensalltag zuverlässig zu schützen. Sie bestätigen die Echtheit digitaler Inhalte und weisen deren Herkunft nach. Erfahren Sie alles über die Funktionsweise, den Nutzen und die gesetzlichen Grundlagen elektronischer Siegel.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste zusammengefasst
- Ein elektronisches Siegel wird verwendet, um die Herkunft und Integrität von elektronischen Dokumenten oder Daten zu gewährleisten.
- Ein elektronisches Siegel basiert auf einem digitalen Zertifikat und verhindert die Manipulation des Dokumenteninhalts.
- Im Gegensatz zu einer elektronischen Signatur, wird ein Siegel auf eine juristische Person, also auf ein Unternehmen ausgestellt.
Was ist ein elektronisches Siegel?
Ein elektronisches Siegel wird verwendet, um Herkunft und Integrität von elektronischen Dokumenten oder Daten zu gewährleisten. Für die Erstellung eines elektronischen Siegels ist ein digitales Zertifikat erforderlich, das auf das siegelnde Unternehmen ausgestellt ist.
Die Begriffe „Firmensiegel“, „Unternehmenssiegel“ und „digitales Siegel“ werden synonym verwendet.
Arten von elektronischen Siegeln
Die Rechtsgrundlage für elektronische Siegel bildet die eIDAS-Verordnung. Die Anforderungen für elektronische Siegel sind im Abschnitt 5, in den Artikeln 35 bis 40 geregelt. Wie auch bei elektronischen Signaturen gibt es drei Arten von elektronischen Siegeln:
- Einfache elektronische Siegel
- Fortgeschrittene elektronische Siegel
- Qualifizierte elektronische Siegel
Bei einem einfachen elektronischen Siegel werden Daten an andere Daten angehängt oder mit ihnen verknüpft, um ihre Herkunft und Integrität zu gewährleisten.
Fortgeschrittene elektronische Siegel müssen zusätzliche Anforderungen erfüllen, die in der eIDAS-Verordnung definiert sind, wie z. B. die eindeutige Zuordnung zum Siegelersteller.
Qualifizierte elektronische Siegel müssen die Anforderungen von fortgeschrittenen elektronischen Siegeln erfüllen, von einer qualifizierten elektronischen Siegelerstellungseinheit erstellt werden und auf einem qualifizierten Zertifikat basieren.
Grundsätzlich haben fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Siegel ein sehr hohes Sicherheitsniveau. Die Wahl des geeigneten Siegels hängt von den Anforderungen der jeweiligen Situation ab. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, die regulatorischen Anforderungen der jeweiligen Branche zu prüfen oder juristischen Rat einzuholen.
Wie sieht ein elektronisches Siegel aus?
Ein elektronisches Siegel hat kein einheitliches sichtbares Aussehen. Es ist ein technisches Element, das im Hintergrund in ein Dokument eingebettet wird. Für den Betrachter ist es oft nur als Hinweis im Dokument erkennbar.
Im Adobe Reader erscheint der Hinweis oben im PDF in einem blauen Balken: „Certified by …, certificate issued by …“
Im Adobe Reader erscheint der Hinweis oben im PDF in einem blauen Balken: „Certified by …, certificate issued by …“
Wie wird ein elektronisches Siegel erstellt?
Zur Erstellung eines fortgeschrittenen und qulifizierten elektronischen Siegels wird zunächst ein digitales Zertifikat benötigt, das von einem Trust Service Provider (TSP) auf den Namen des Unternehmens ausgestellt wird. Das Siegel wird anschließend über einen Befehl in der Programmoberfläche oder über die API (Schnittstelle) eines Softwareanbieters angebracht. Letzteres ist insbesondere bei Massensiegelungen, wie z. B. Rechnungen üblich.
Im fertigen PDF-Dokument erscheint das Siegel im Adobe Reader als blauer Balken über dem Inhalt. So lassen sich sowohl der Herausgeber als auch die Unversehrtheit des Dokuments auf einen Blick erkennen.
Elektronische Siegel und elektronische Signatur im Vergleich
Ein elektronisches Siegel ist…
Ein elektronisches Siegel ist ein Firmensiegel für eine juristische Person, d.h. ein Unternehmen oder eine Organisation, das die Herkunft und Integrität des Dokuments bestätigt.
Mehr zum Thema elektronische Siegel
Ein elektronisches Siegel ist ein Firmensiegel für eine juristische Person, d.h. ein Unternehmen oder eine Organisation, das die Herkunft und Integrität des Dokuments bestätigt.
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Eine elektronische Signatur ist…
Eine elektronische Signatur wird von einer natürlichen Person erstellt und zur Unterzeichnung eines Dokuments im Rahmen einer Willenserklärung verwendet.
„’Elektronische Signatur’ sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.“
Mehr zur elektronischen Signatur
Eine elektronische Signatur wird von einer natürlichen Person erstellt und zur Unterzeichnung eines Dokuments im Rahmen einer Willenserklärung verwendet.
„’Elektronische Signatur’ sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.“
Mehr zur elektronischen Signatur
| Kriterium | Digitales Siegel | Elektronische signatur |
|---|---|---|
| Wer „unterschreibt“? | Ein Unternehmen / eine Organisation | Eine natürliche Person (z. B. Mitarbeiter, Geschäftsführer) |
| Zweck | Bestätigung, dass ein Dokument vom Unternehmen stammt | Verbindliche Willenserklärung einer Person |
| Typische Einsatzfälle | Rechnungen, Bescheide, Zertifikate, automatisch erzeugte Dokumente | Verträge, Genehmigungen, Freigaben durch Personen |
| Rechtliche Aussage | „Dieses Dokument wurde von dieser Organisation ausgestellt.“ | „Ich, diese Person, habe unterschrieben.“ |
| Beweisfunktion | ✔ Echtheit des Dokuments ✔ Integrität des Dokuments ✔ Herkunft | ✔ Identität der Person ✔ Integrität des Dokuments ✔ Zeitpunkt |
| Rechtliche Wirkung | Gilt als Nachweis der Unternehmensherkunft (kein Ersatz für persönliche Unterschrift) | Übereinstimmende Willenserklärungen sind Grundlage für einen gültigen Vertrag. Je nach Form: einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur |
| Automatisierung | Ideal für vollautomatische Prozesse | Meist manuell oder halbautomatisch |
| Beispiel | ERP-System versieht Rechnung mit Unternehmenssiegel | Geschäftsführer und Arbeitnehmer unterschreiben Arbeitsvertrag |
| Rechtsgrundlage (EU) | eIDAS-Verordnung | eIDAS-Verordnung |
| Technische Zuordnung | Zertifikat auf Organisation ausgestellt | Zertifikat auf eine Person ausgestellt |
Zusammenfassung: Während bei der elektronischen Unterschrift eine persönliche Signatur erzeugt wird, steht das Firmensiegel für eine juristische Person, sprich ein Unternehmen oder eine Organisation. Muss eine Willenserklärung mittels einer Unterschrift abgegeben werden, so ist eine elektronische Signatur erforderlich.
Anbieter elektronische Siegel
Viele Anbieter kombinieren Signatur- und Siegeltechnologie, da sich dadurch Arbeitsabläufe noch effizienter gestalten lassen. Einige Anbieter stellen auch die Siegellösung unabhängig von der elektronischen Signatur bereit.
Elektronische Siegel mit inSign
Bei inSign werden Dokumente automatisch gesiegelt, sobald sie elektronisch unterschrieben wurden. Gleichzeitig bietet inSign auch eine separate Siegellösung an.
Grundvoraussetzung für die Erstellung eines elektronischen Siegels ist ein digitales Zertifikat, das auf den Namen des Unternehmens ausgestellt wird. Dieses wird direkt über inSign bezogen. Das eigentliche Siegeln geschieht über die REST-API Schnittstelle von inSign und kann auch als Massenprozess bspw. für E-Rechnungen erfolgen.
Das inSign Firmensiegel erfüllt alle Anforderungen der eIDAS. Es können sowohl fortgeschrittene als auch qualifizierte elektronische Siegel erstellt werden.
Fazit: Schnelle und effiziente Dokumentenverarbeitung
Sofern Dokumente vor Manipulation geschützt werden sollen, sind elektronische Siegel das geeignete Mittel. In der eIDAS-Verordnung sind die Siegelarten und deren Anforderungen definiert. Unternehmen und Konzerne profitieren besonders von einer Automatisierung als Massenprozess.
FAQ: Weitere häufige Fragen zum Thema elektronische Siegel
Viele Anbieter kombinieren Signatur und Siegel. So arbeiten Sie maximal effizient.
Achten Sie auf eIDAS-Konformität, eine einfache Integration mit Automatisierungsmöglichkeiten, transparente Kosten und selbstverständlich auch auf das Thema Datenschutz und Datenhoheit (Firmensitz und Server in Deutschland).
Der digitale Firmenstempel ist eine elektronische Variante des klassischen Firmenstempels auf Papier. Er enthält ein einfaches Bild mit Unternehmensinformationen. Ein elektronisches Siegel basiert dagegen auf einem digitalen Zertifikat und schützt Dokumente vor Manipulation.
Über den Autor
Christina Detling – Online Marketing Managerin
Christina ist seit über fünf Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.
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