Müller & Reinhardt x inSign – papierlos

Steuerberatung ohne Drucker-Schnappatmung

Wir sind Müller & Reinhardt Steuerberater PartG mbB aus Wuppertal – ein kleines Team (zwei Partner, zwei Mitarbeiter) mit einem großen Faible für digitale Prozesse. Wenn etwas unterschrieben werden muss, soll das bei uns genauso funktionieren wie der Rest der Kanzlei: schnell, sauber, nachvollziehbar – und ohne Drucker-Schnappatmung.

Wir arbeiten papierlos – außer beim Messerschmieden. Dieses Jahr hatten wir zwischen den Feiertagen nicht nur Gelegenheit, über inSign zu schreiben, sondern wir hatten auch noch, wie wir finden, ein steuerberateruntypisches Bild unseres Teams, nämlich einen Messerschmiedekurs als diesjähriges Weihnachtsevent. Nun aber ein paar Gedanken zur Signaturlösung inSign.

Deshalb haben wir uns für die elektronische Signaturlösung inSign entschieden:

Wir haben damals eine Lösung gesucht, die drei Dinge gleichzeitig kann:

DSGVO-konform (weil „Datenschutz“ bei uns kein Accessoire ist),
Anbieter aus Deutschland (kurze Wege, klare Zuständigkeiten, gutes Gefühl),
benutzerfreundlich – und zwar nicht nur für uns, sondern vor allem für unsere Mandanten.

Denn eine Signatur sollte kein Projekt sein. Dokument anfordern, unterschreiben, fertig. Intuitiv, ohne Anleitung, ohne „Wo finde ich jetzt den Button?“.

Und noch ein Punkt: Wir mögen DATEV – wirklich. Aber wir finden es ebenso wichtig, in bestimmten Bereichen nicht komplett von einem einzigen Software-Ökosystem abhängig zu sein. Gerade bei Signaturen wollten wir eine Lösung, die unabhängig funktioniert und sich reibungslos in unseren Kanzleialltag einfügt.

Hat inSign unsere Erwartungen erfüllt?

Ja – und zwar nachhaltig. inSign hat unsere Erwartungen schon zu Beginn erfüllt und in den letzten Jahren sogar übertroffen. Man merkt, dass sich das Produkt weiterentwickelt hat: Oberflächen wurden runder, Prozesse einfacher, Funktionen sinnvoll ergänzt.

Was uns am meisten gefällt?
Ganz unspektakulär – aber enorm wertvoll im Alltag: Es läuft. Stabil, logisch, ohne Schnickschnack. Und das ist manchmal die beste Funktion von allen.

Thorsten Müller

Geschäftsführender Partner und Steuerberater bei Müller & Reinhardt Steuerberater PartG mbB

Diese Dokumente werden bei uns in der Steuerkanzlei am häufigsten mit inSign unterzeichnet:

Am häufigsten werden bei uns Freizeichnungsdokumente zu Steuererklärungen unterzeichnet. Ja, DATEV bietet dafür ebenfalls Lösungen – aber eben nicht in allen Konstellationen (z. B. bei Einzelveranlagung von Ehegatten oder Kapitalertragsteuer-Anmeldungen).

Daneben nutzen wir inSign regelmäßig für:

Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen,
Vergütungsvereinbarung,
Gründungs- und Onboarding-Dokumente, insbesondere bei neuen Mandanten.

Kurz gesagt: Wenn bei uns unterschrieben wird, dann digital – und in der Regel über inSign. Kugelschreiber existieren zwar noch. Aber eher als Museumsstück.

Ein typischer Prozessablauf…

Dokument vorbereiten (z. B. Freizeichnung, Vollmacht, Vereinbarung).
In inSign hochladen oder direkt aus einer Vorlage starten, wenn es ein Standardprozess ist.
Empfänger festlegen und Signaturfelder setzen (bei Vorlagen oft in wenigen Klicks erledigt).
Versand per E-Mail – die Mandanten unterschreiben bequem am PC oder Smartphone.
In bestimmten Fällen (z. B. standardisierte Prozesse wie Vergütungsvereinbarung oder in der Vergangenheit ZUGFeRD im Onboarding) nutzen wir zusätzlich Weblinks, damit Mandanten den Prozess selbstständig starten können.
Wir behalten den Status im Blick; Erinnerungen erfolgen automatisch über inSign und wir haben nach Abschluss eine saubere Dokumentation.

Das Ergebnis: weniger Rückfragen, weniger Medienbrüche – und kein „Ich komme kurz vorbei zum Unterschreiben“.

Unsere meistgenutzten Funktionen sind:

Versand per E-Mail (der Klassiker, funktioniert zuverlässig),
Vorlagen, wenn sich etwas gut standardisieren lässt,
Weblinks für ausgewählte, genormte Prozesse (z. B. im Onboarding),
Statusübersicht und Erinnerungen, damit nichts liegenbleibt,
und natürlich die Nachvollziehbarkeit/Dokumentation, die im Kanzleiumfeld einfach dazugehört.

Das konnten wir seit der Einführung von inSign feststellen…

Die größte Veränderung: Unterschriften sind kein Termin-Thema mehr. Früher war Unterschreiben manchmal mit Drucken, Scannen, Vorbeikommen oder Post verbunden. Heute läuft es nebenbei – oft schneller, als man „PDF“ sagen kann.

Die Akzeptanz bei Mandanten ist inzwischen sehr hoch. Weniger technikaffine Mandanten unterstützen wir gelegentlich beim ersten Mal – aber meistens wirklich nur ein einziges Mal. Denn der Prozess ist so intuitiv, dass danach alles von allein läuft. Und genau so soll’s sein.

Würden wir inSign anderen Steuerberatern weiterempfehlen?

Uneingeschränkt ja. inSign hat unseren Arbeitsalltag spürbar erleichtert und unsere digitale Aufstellung konsequent ergänzt.

Besonders wichtig war für uns dabei auch ein Thema, das lange als „letzter analoger Rest“ übrig blieb: die Identifikation nach dem Geldwäschegesetz. Dafür nutzen wir seit über einem Jahr zusätzlich die qualifizierte elektronische Signatur (QES) – primär für GwG-Prozesse. Für die üblichen Vorgänge (z. B. Freizeichnungen, Steuererklärungen, Bilanzen) nutzen wir weiterhin den normalen Unterzeichnungsprozess in inSign – unkompliziert, schnell und mandantenfreundlich.

Dieser Blogartikel ist ein Gastbeitrag von Thorsten Müller, Geschäftsführender Partner und Steuerberater bei Müller & Reinhardt Steuerberater PartG mbB.