Digitalisierung im DRK-Kreisverband

Elektronische Unterschrift inSign: ein wichtiger Baustein

Die Digitalisierung stellt Organisationen im Gesundheits- und Sozialwesen vor besondere Herausforderungen. Dabei müssen Effizienz, Rechtssicherheit und Datenschutz Hand in Hand gehen. Auch der DRK-Kreisverband Rhein-Neckar/Heidelberg e. V. ist diesen Weg konsequent gegangen – mit messbarem Erfolg. Ein zentraler Baustein der digitalen Transformation ist die Einführung der elektronischen Signatur inSign.

Was hat sich seit der Einführung von inSign geändert und welche Vorteile hat der Kreisverband von der elektronischen Unterschrift? Darüber sprechen wir in diesem Interview mit Frau Veronica Ronchi des DRK-Kreisverband Rhein-Neckar/Heidelberg e.V. Sie gibt spannende Einblicke in die Praxis und zeigt, warum die elektronische Signatur von inSign heute nicht mehr wegzudenken ist.

inSign ist beim DRK-KV Rhein-Neckar/Heidelberg e.V. bereits in verschiedenen Bereichen etabliert. Welche Anwendungsfälle deckt die Lösung dort ab und welche Vorteile haben letztlich zur Auswahl von inSign geführt?

„Unser Ziel ist es, digital zu werden. Also: weg vom Papier. Eines der wichtigsten Schritte auf diesem Weg ist, alle Dokumente originär digital zu erstellen und das geht nur mit elektronischer Signatur. Deswegen soll inSign überall dort eingeführt werden, wo regelmäßig Unterschriften eingeholt werden. Bereits umgesetzt wurde dies im HNR für die Unterzeichnung der Kundenverträge und in den Rotkreuz Diensten bei den Anträgen auf Fördermitgliedschaft.

Im HNR zeigen sich schnell die Vorteile: Die Verträge sind nun gänzlich digital und können bruchfrei den weiteren Prozessen zugeführt werden. Dank der „Stapelunterschrift“ muss nur noch einmal unterschrieben werden, wo früher 10 einzelne Unterschriften geleistet werden mussten – was gerade für Senioren*Seniorinnen besonders verwirrend und anstrengend gewesen ist. Die unterschriebenen Verträge können dem*der Kunden*Kundin und auch betreuenden Angehörigen auf sicherem Weg ohne Einsatz zusätzlicher Tools direkt und auf der Stelle über inSign zugeschickt oder, wenn der*die Kunde*Kundin dies bevorzugt, auf einem USB-Stick gespeichert werden.

Bei den Anträgen zur Fördermitgliedschaft mussten wir früher auf eine Anfrage der*des Interessierten hin per Post oder Mail das Formular zuschicken und auf Rückmeldung warten, die oft im Papierformat kam. Jetzt ist der Antrag als Vorlage in inSign hinterlegt und über einen Link verfügbar, den wir auf unserer Homepage eingebunden haben. Auf Flyer und Postkarten haben wir einen QR -Code abgedruckt, über den der Link abrufbar ist. Damit können wir auf jeder Veranstaltung und zu jeder passenden Gelegenheit Interessierte direkt anwerben. Dank dem digitalen Format können auch hier die Anträge bruchfrei geprüft und der Weiterverarbeitung zugeführt werden.

Auch in anderen Bereichen bringt inSign Lösungen: Verträge können sowohl als einzelne als auch als Serienvorgänge zur Unterschrift versendet werden. Benötigen Anträge die Überprüfung besonderer Dokumente, können diese als Anhang hochgeladen oder direkt über ein Fotofeld abfotografiert und dank dem ausführlichen Auditbericht dem Vorgang nachweislich zugewiesen werden. Unterschriftenläufe stellen keine Herausforderung mehr dar: egal wo man gerade ist, kann man schnell und ohne Umstände in der richtigen Reihenfolge unterzeichnen, während die*der zuständige Sachbearbeiter*in den Vorgang immer im Blick hat.“

Warum wird die Digitalisierung auch im Rettungsdienst, in sozialen Diensten, der Hausnotruf- und Servicezentrale immer wichtiger? Welche Vorteile versprechen Sie sich von inSign?

„Wir beim DRK-Kreisverband Rhein-Neckar / Heidelberg e.V. müssen uns um Menschen kümmern: im Rettungsdienst, im Hausnotruf und in der sozialen Arbeit. Die Zeit, die wir mit der Verwaltung von Papier sparen, können wir den Menschen widmen. Digitale Systeme sind deswegen unverzichtbar. Prozesse können übersichtlich, klar und effizient gestaltet werden, Informationen sind verfügbar und können schnell und sicher übermittelt werden. Wichtig ist dabei, gute und zuverlässige Systeme zu nutzen, die uns und den Menschen, die uns anvertraut sind, ein höchstes Maß an Sicherheit bieten. inSign stellt dabei für uns einen wichtigen Baustein innerhalb unserer IT-Landschaft dar, der flexibel überall dort eingesetzt werden kann, wo die Authentizität von digitalen Unterschriften und Dokumente gewährleistet werden soll.“

Wie einfach empfinden Sie den Einstieg in die Softwarelösung?

„Durch die inSign 365-Webanwendung fanden wir einen schnellen und unkomplizierten Einstieg und hatten die Möglichkeit zu skalieren sowie das System auch in anderen als ursprünglich gedachten Prozessen zu nutzen und damit zu experimentieren. Die Benutzeroberfläche ist schlicht und auf das Wesentliche reduziert, was das Finden der Funktionen und die Bedienung sehr intuitiv und einfach macht. Die eingeblendeten Erklärungen unterstützen uns dann, wenn wir nicht mehr genau wissen wie. Außerdem kann man sich auf der Website von inSign über Videotutorials Tipps und Tricks aneignen. Bei komplexeren Prozessen benötigen wir manchmal Unterstützung, was aber kein Problem darstellt, dank dem sehr kompetenten und schnell erreichbaren Support, der immer individuell auf unsere Fragen und Anliegen eingeht und bei der Lösungsfindung aktiv unterstützt.“

Welche Dokumente werden mit unserer Unterschriftenlösung am häufigsten signiert?

„Verträge, Anträge, Freigaben.“

Welche Funktionen gefallen Ihnen besonders? Was ist Ihnen wichtig?

„Es sind die große Auswahl an Funktionen und deren Kombination, die inSign für uns so attraktiv und spannend machen. Sie ermöglichen es, auch komplexere Prozesse zu meistern. Wir finden immer neue und unterschiedliche Anwendungsfälle und haben mit inSign Spaß an der kreativen Lösungsfindung.

Neben den Funktionen zur Unterschriftentätigung, die man üblicherweise von einem solchen System erwartet, finden wir das Fotofeld, Dokumente hochladen, Vorlage mit Link und Serienvorgang besonders interessant. Auch die Möglichkeit, inSign über die MSOffice Add-ins direkt zu nutzen sowie die Koppelung des Handys über die App erleichtern die tägliche Routine.“

Wie bewerten Sie unseren Kundensupport?

„Wir schätzen den Kundensupport, insbesondere unsere persönliche Ansprechpartnerin, sehr. Es wird stets schnell und kompetent reagiert, unterstützt und effektiv und mit viel Geduld auf unsere Anliegen eingegangen.“

Würden Sie inSign anderen sozialen Einrichtungen weiterempfehlen?

„Auf jeden Fall!…dann können wir noch besser und schneller zusammenarbeiten 😊!“

Möchten Sie sonst noch etwas mitteilen oder hervorheben?

„Weiter so! Es ist nicht nur sinnvoll und nützlich, es macht auch Spaß und Freude mit inSign zu arbeiten!“

ZUM DRK-Kreisverband Rhein-Neckar/Heidelberg e.V.

Regionaler DRK-Kreisverband für Heidelberg und den Rhein-Neckar-Kreis
Dienstleistung umfasst Rettungsdienst, Krankentransport, Hausnotruf und mehr
Starkes Netzwerk aus Haupt- und Ehrenamtlichen
Engagement im Katastrophen- und Bevölkerungsschutz
Breites Angebot an sozialen und medizinischen Dienstleistungen

ZU INSIGN

Deutscher Anbieter für rechtssichere elektronische Signaturlösung
Fokus auf digitale und medienbruchfreie Vertragsprozesse
Erfüllt höchste Sicherheits- und Datenschutzanforderungen
Unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen
Ideal für Unternehmen, die Prozesse effizient und digital gestalten möchten

Über den Autor

Christina Detling – Online Marketing Managerin

Christina ist seit über fünf Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.