Verspätete Unterschriften: Gründe und Folgen

Je stärker sich der Signaturprozess verzögert, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass der Deal platzt.

In jeder Branche und Abteilung finden unzählige Unterschriftsprozesse statt, wie z. B. die Bestätigung von Aufträgen, der Abschluss von Leasingverträgen oder interne Genehmigungen. Doch nicht selten kommt es zu Verzögerungen, geplatzten Terminen und Umsatzeinbußen wegen fehlender Unterschriften. Wir fassen die häufigsten Gründe für verspätete Unterschriften zusammen, sprechen über die Folgen und zeigen Ihnen, wie mit der digitalen Signatur Abhilfe geschaffen werden kann.

Der Unterzeichner ist nicht vor Ort

Häufig hört man, dass der Unterzeichner nicht vor Ort ist – „er ist gerade im Urlaub“, „er befindet sich auf Dienstreise“ oder „im Homeoffice“. Dadurch verlängert sich der Prozess erheblich, doch das muss nicht sein. Mit einer elektronischen Signatur können Unterschriften orts- und zeitunabhängig eingeholt werden.

Der Unterzeichner hat noch offene Fragen

Offene Fragen können telefonisch geklärt werden. Mit einer E-Signaturlösung können Ihre Kunden noch während des Gesprächs oder im Anschluss unterzeichnen. Sollte sich ein Fehler im Dokument eingeschlichen haben, kann der Vorgang ganz leicht wieder zurückgeholt und bearbeitet werden. Der Unterzeichner erhält daraufhin in kürzester Zeit das Dokument auf digitalem Weg zurück.

Das Dokument ist verloren gegangen

Bei der großen Anzahl an papierlastigen Prozessen kann man schon mal das ein oder andere Dokument aus den Augen verlieren. Das ist einer von vielen Gründen, warum man Workflows digitalisieren sollte. Mit der elektronischen Signatur kann ein Dokument nicht verloren gehen. Dokumente lassen sich z. B. durch Suchfunktionen ganz schnell und einfach wiederfinden.

Unterlagen werden noch geprüft

In der Regel benötigt der Unterschriftenprozess viel Zeit, da die Unterlagen erst einmal per Post versendet werden und im Anschluss geprüft werden müssen. Sie können hier unterstützend einwirken, indem Sie die Unterlagen innerhalb von Sekunden auf digitalem Weg an alle zuständigen Personen freigeben. Außerdem können Sie mit unserer E-Signaturlösung Pflichtfelder definieren und damit Rückläufer verhindern. Auch Sie werden nach Erhalt der unterschriebenen Dokumente nicht viel Zeit für die Prüfung der Vollständigkeit verlieren wollen?

Das Dokument wurde übersehen

Auch das kann mit unserer Software für elektronische Signaturen inSign nicht passieren. Wurde das Dokument im Laufe einer bestimmten Zeit nicht bearbeitet, so wird der Unterzeichner automatisch durch inSign erinnert. Bei einer Unterschrift auf Papier müssten Sie sich wieder erneut beim Kunden melden.

Fazit

Fehlende oder verspätete Unterschriften haben zur Folge, dass Arbeitsprozesse ins Stocken kommen, die Mitarbeiter unzufrieden sind, weil sie beim Kunden ständig nachhaken müssen und nur noch Papierberge sehen. Es ist auch keine Seltenheit, dass deswegen Deals platzen oder Willenserklärungen nicht zustande kommen. Aus diesen Gründen können wir Ihnen eine Software für elektronische Signaturen nur ans Herz legen. Mit unsem Produkt inSign werden die meisten Vorgänge innerhalb eines Tages abgeschlossen und Rückläufer verhindert. inSign wird in Deutschland gehostet, ist 100% rechtssicher und kann vier Wochen lang kostenlos und unverbindlich getestet werden.

Über den Autor

Christina Detling – Online Marketing Managerin

Christina ist seit über fünf Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.

Die häufigsten Ausreden für verspätete Unterschriften und ihre Folgen