Verspätete Unterschriften: Gründe und Folgen

Je länger sich der Signaturprozess verzögert, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass der Deal platzt.

In sämtlichen Unternehmensbereichen finden unzählige Unterschriftsprozesse statt, beispielsweise die Bestätigung von Aufträgen, der Abschluss von Leasingverträgen oder die Erteilung interner Genehmigungen. Doch nicht selten kommt es zu Verzögerungen, geplatzten Terminen und Umsatzeinbußen wegen fehlender Unterschriften. Wir fassen die häufigsten Gründe für verspätete Unterschriften zusammen, sprechen über die Folgen und zeigen Ihnen, wie die digitale Signatur Abhilfe schaffen kann.

Das Wichtigste zusammengefasst

Häufig entstehen verzögerte Unterschriften, weil der Unterzeichner z. B. nicht vor Ort ist, Fragen hat, das Dokument verloren gegangen ist oder es schlicht übersehen wurde.
Solche Verzögerungen führen dazu, dass Arbeitsprozesse stocken, unnötige Nachfragen entstehen und Dokumente nicht bearbeitet werden.
Im schlimmsten Fall platzen Deals oder wichtige Willenserklärungen kommen nicht zustande. Mit einer digitalen Signaturlösung lassen sich diese Risiken vermeiden.

Der Unterzeichner ist nicht vor Ort

Häufig hört man, dass der Unterzeichner nicht vor Ort ist – „er ist gerade im Urlaub“, „er befindet sich auf Dienstreise“ oder „im Homeoffice“. Dadurch verlängert sich der Prozess erheblich, doch das muss nicht sein. Mit einer elektronischen Signatur können Unterschriften orts- und zeitunabhängig eingeholt werden.

Der Unterzeichner hat noch offene Fragen

Offene Fragen können schnell und einfach telefonisch geklärt werden. Mit einer E-Signaturlösung wie inSign können Ihre Kunden noch während des Gesprächs oder im Anschluss unterzeichnen. Sollte sich ein Fehler im Dokument eingeschlichen haben, kann der Vorgang ganz leicht wieder zurückgeholt und bearbeitet werden. Der Unterzeichner erhält daraufhin in kürzester Zeit das Dokument auf digitalem Weg zurück.

Das Dokument ist verloren gegangen

Bei der großen Anzahl an papierlastigen Prozessen kann man schon mal das ein oder andere Dokument aus den Augen verlieren. Das ist einer von vielen Gründen, warum man Workflows digitalisieren sollte. Mit einer elektronischen Signaturlösung kann ein Dokument nicht verloren gehen. Dokumente lassen sich digital archivieren und zum Beispiel durch eine Suchfunktionen ganz schnell wiederfinden.

Unterlagen werden noch geprüft

In der Regel benötigt der Unterschriftenprozess viel Zeit, da die Unterlagen erst einmal per Post versendet werden und im Anschluss geprüft werden müssen. Sie können unterstützend einwirken, indem Sie die Unterlagen innerhalb von Sekunden auf digitalem Weg allen zuständigen Personen freigeben. Außerdem können Sie mit einer E-Signaturlösung Pflichtfelder definieren und damit Rückläufer verhindern. Auch Sie werden nach Erhalt der unterschriebenen Dokumente nicht viel Zeit für die Prüfung der Vollständigkeit verlieren wollen?

Das Dokument wurde übersehen

Auch das kann mit einer professionellen Signaturlösung nicht passieren. Wurde das Dokument im Laufe einer bestimmten Zeit nicht bearbeitet, so wird der Unterzeichner automatisch durch das System erinnert. Bei einer Unterschrift auf Papier müssten Sie sich wieder beim Kunden melden und erneut nachfragen.

Fazit: Signaturlösung schafft Abhilfe

Fehlende oder verspätete Unterschriften führen schnell zum Stillstand der Arbeitsprozesse. Mitarbeiter müssen häufig beim Kunden nachhaken, die Papierberge wachsen und die Frustration steigt. Das kann dazu führen, dass Geschäfte scheitern oder wichtige Willenserklärungen nicht zustande kommen. Mit einer Software für elektronische Signaturen lassen sich diese Probleme ganz einfach lösen. Unsere Lösung inSign sorgt dafür, dass die meisten Vorgänge innerhalb eines Tages abgeschlossen werden und Rückläufer vermieden werden. inSign wird in Deutschland gehostet, ist zu 100 % rechtssicher und kann vier Wochen lang kostenlos und unverbindlich getestet werden.

Über den Autor

Christina Detling – Online Marketing Managerin

Christina ist seit über fünf Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.