Folgende typische Anwendungsfälle werden im folgenden Schritt-für-Schritt dargestellt:
Eine andere Person (Kunde, Vertragspartner etc.) soll ein PDF unterzeichnen. Sie möchten ihm das Dokument zur Unterschrift zusenden.
1. Dokument(e) hinzufügen
Betätigen Sie die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“, und wählen Sie das gewünschte PDF aus.
Hinweis: Falls der Formular-Editor sich nicht automatisch öffnet, können Sie diesen über das Hauptmenü oben links unter dem Punkt “Mehr Funktionen” öffnen.
3. Optional: Signaturfelder Personen zuordnen
Falls mehrere Signaturfelder vorhanden sind und von unterschiedlichen Personen unterzeichnet werden sollen, müssen diese personalisiert werden. Klicken Sie hierfür auf „Zuweisen“ unterhalb des jeweiligen Signaturfeldes. Der Unterzeichner kann dann nur in den ihm zugewiesenen Unterschriftenfeldern seine Unterschrift leisten.
4. Vorgang zur Unterschrift versenden
Um den Vorgang zu versenden, wählen Sie den Befehl „Unterschrift anfordern“. Mit „Senden“ wird der Vorgang an den Empfänger übergeben. Entscheiden Sie dabei, ob der Unterzeichner das Dokument mit oder ohne Kennwort öffnen kann. Bei sensiblen Dokumenten empfehlen wir die Übertragung des Kennworts über einen anderen Kommunikationskanal. Für den zweiten Faktor haben Sie die Wahl zwischen SMS oder einer alternativen E-Mail-Adresse. Der Kennwortversand erfolgt erst dann, wenn der Unterzeichner auf den Bearbeitungslink klickt. Bei Bedarf können Sie die Sprache der E-Mail anpassen.
Hinweis: Der Unterzeichner erhält alle Benachrichtigungen in der von Ihnen gewählten Sprachen. Die Bearbeitung in inSign richtet sich jedoch nach der Sprache, die der Nutzer in seinem Webbrowser eingestellt hat.
5. Warten auf Fertigstellung
Nachdem der Empfänger unterschrieben hat, erhalten Sie eine Nachricht per E-Mail.
6. Prüfen auf Vollständigkeit
Sie finden den Vorgang in der Vorgangsverwaltung (Schaltfläche „Vorgänge“). Prüfen Sie die Inhalte auf Vollständigkeit. Falls das Dokument nicht vollständig ist, stellen Sie das Dokument erneut an die Empfänger zu (Schaltfläche „Unterschrift anfordern“).
Hinweis: In der Vorgangsverwaltung werden in der Spalte “Unterschriften” die Pflicht-Unterschriften (mit * gekennzeichnet) und dahinter in Klammern die optionalen Unterschriften des Vorgangs angezeigt.
Personen, die ein Dokument durch „Unterschrift anfordern“ zur Verfügung gestellt bekommen und unterzeichnet haben, erhalten nach Fertigstellung des Vorgangs automatisch eine E-Mail mit einem Download-Link auf die unterschriebenen Dokumente. Dieser Download-Link ist 30 Tage gültig.
Betätigen Sie die Schaltfläche „Vorgang abschließen“. Bei Bedarf kann das PDF im folgenden Dialog an weitere Personen ausgehändigt werden.
Ihre inaktiven Vorgänge werden automatisch nach 30 Tagen in ein elektronisches Archiv verschoben. Auf dieses können Sie jederzeit zugreifen. Der entsprechende Menüpunkt befindet sich rechts oben im Dropdown-Menü. Im Archiv können Sie nach alten Vorgängen suchen und diese bei Bedarf herunterladen.
Alternativ können Sie Vorgänge auch sofort in das Archiv verschieben. Klicken Sie dafür auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem jeweiligen Vorgang. Wählen Sie anschließend den Befehl „Jetzt archivieren“.
Hinweis: Nach Vertragsende werden die Vorgänge aus dem Archiv gelöscht. Bei einer Kündigung bitten wir Sie daher, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.
1. Dokument(e) hinzufügen
Starten Sie wie gewohnt inSign, betätigen Sie die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“, und wählen Sie das gewünschte PDF aus. Geben Sie Ihrem Videopartner den Blick auf Ihren Browser (inSign) frei.
Hinweis: Falls der Formular-Editor sich nicht automatisch öffnet, können Sie diesen über das Hauptmenü oben links unter dem Punkt “Mehr Funktionen” öffnen.
Namenseingabe per Tastatur (Fortgeschrittene elektronische Signatur – FES):
Es wird kein spezielles Gerät mit Touchscreen benötigt. Unterschreiben Sie, indem Sie Ihren vollständigen Namen per Tastatur eintippen. Als Nachweis dienen der automatisch erstellte Auditbericht sowie die bestätigte E-Mail/SMS-Nummer.
Die Identifizierung kann über eine Videositzung mit Ausweisdokument (etwa Personalausweis, Reisepass oder elektronischer Aufenthaltstitel) oder über die eID des deutschen Personalausweises erfolgen.
Die anschließende Signatur erfolgt über eine TAN, die der Unterzeichner per SMS erhält.
Die qualifizierte elektronische Signatur wird im Dokument folgendermaßen abgebildet. Sie enthält neben dem Namen einen Zeitstempel mit Datum und Uhrzeit.
In Adobe Reader DC erhalten Sie weitere Infos über Signatur und Zertifikate.
Wichtiger Hinweis: Die QES ist nicht Bestandteil von inSign 365. Sie muss separat lizenziert werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an service@getinsign.de.
Betätigen Sie die Schaltfläche „Vorgang abschließen“. Bei Bedarf kann das PDF im folgenden Dialog an weitere Personen ausgehändigt werden.
Ihre inaktiven Vorgänge werden automatisch nach 30 Tagen in ein elektronisches Archiv verschoben. Auf dieses können Sie jederzeit zugreifen. Der entsprechende Menüpunkt befindet sich rechts oben im Dropdown-Menü. Im Archiv können Sie nach alten Vorgängen suchen und diese bei Bedarf herunterladen.
Alternativ können Sie Vorgänge auch sofort in das Archiv verschieben. Klicken Sie dafür auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem jeweiligen Vorgang. Wählen Sie anschließend den Befehl „Jetzt archivieren“.
Hinweis: Nach Vertragsende werden die Vorgänge aus dem Archiv gelöscht. Bei einer Kündigung bitten wir Sie daher, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.
Hinweis: Falls der Formular-Editor sich nicht automatisch öffnet, können Sie diesen über das Hauptmenü oben links unter dem Punkt “Mehr Funktionen” öffnen.