Funktionen & Einstellungen

Bezeichnung, Unterzeichner

Mit Bezeichnung geben Sie Ihrem Vorgang einen Namen bzw. ändern diesen. Anhand der Bezeichnung finden Sie Ihren Vorgang in der Verwaltung. Ferner referenzieren auch viele der vom System versendeten E-Mails den hier eingebenden Text.

Der Unterzeichner ist die Person, welche die Dokumente unterzeichnen soll. Dieser Text wird in E-Mails z. B. bei der Anrede vorbelegt, z. B. „Guten Tag Anna Muster“.

Formular-Editor

Mit dem Formular-Editor können Signaturfelder, Textfelder und Checkboxen in PDF-Dokumente eingebaut werden. Zum Hinzufügen muss das entsprechende Feld an die passende Stelle mit Drag and Drop gezogen werden. Anschließend kann es in Größe und Position noch angepasst werden.

Signaturfelder sind notwendig, um Dokumente mit inSign unterzeichnen zu können. Ein Dokument muss mindestens ein Signaturfeld enthalten, damit es unterschrieben werden kann.

Textfelder und Checkboxen sind optional. Diese können nur hinzugefügt werden, wenn das Dokument noch keine solchen Felder hat. Ansonsten stehen die beiden Schaltflächen nicht zur Verfügung.

Online-Bearbeitung

Der Vorgang wird an eine andere Person übertragen. Diese kann das Dokument dann unterschreiben und ggf. vorhandene Formularfeldern ausfüllen. Die betreffende Person erhält per E-Mail einen Link, mit dem sie die Bearbeitung starten kann. Sie wird dabei vom System unterstützt und durch den Vorgang geführt. Nach Fertigstellung werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Sie können dann das Dokument überprüfen, ggf. weiterbearbeiten oder auch archivieren.

Nächste Unterschrift

inSign springt zum nächsten Signaturfeld.

Vorgang abschließen

Nachdem alle Unterschriften geleistet wurden, kann der Vorgang abgeschlossen werden. Bei Abschluss werden die Dokumente ausgehändigt. Anschließend ist der Vorgang geschlossen und kann nicht wieder geöffnet werden. Nach der letzten Unterschrift werden Sie vom System gefragt, ob Sie den Vorgang abschließen wollen. Falls Sie abbrechen, können Sie mit dieser Schaltfläche den Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt abschließen.

Schließen

Sie verlassen den Vorgang und kehren zum Hauptbildschirm zurück. Alle Änderungen werden automatisch gesichert. In der Verwaltung können Sie Ihren Vorgang jederzeit wieder öffnen und weiterbearbeiten.

Dokument hinzufügen

Fügen Sie Ihrem Vorgang weitere Dokumente hinzu. Dies können PDF-Dateien, aber auch Bilder sein.

Dokument fotografieren

Machen Sie ein Foto, das dann automatisch dem aktuellen Vorgang hinzugefügt wird.

Dokumente speichern (ZIP)

Alle Dokumente des aktuellen Vorgangs werden als ZIP-Datei heruntergeladen.

Nächster Unterschrift-Text

Sucht im Dokument nach dem Text „Unterschrift“. Das ist hilfreich, wenn Sie Dokument mit sehr vielen Seiten haben und die richtige Stelle suchen, um mit dem Formular-Editor ein Signaturfeld hinzuzufügen.

Einstellungen

Die inSign Einstellungen sind sowohl auf der Startseite als auch während eines Vorgangs verfügbar. Die beiden Einstellungsdialoge unterscheiden sich optisch, sind aber funktional identisch.

Smartphones

Zeigt das mit der inSign App verbundene Smartphone an. Bei Bedarf kann das Smartphone getrennt werden. Anschließend kann es neu verbunden werden.

Bildschirm-Typ

inSign erkennt Ihren Bildschirmtyp automatisch. Falls die automatische Erkennung fehlerhaft ist, können Sie den Bildschirmtyp manuell festlegen.

Zugangstoken für Plugins

In unserem Word-Add-In wird bei Erstinstallation automatisch ein Zugangstoken erzeugt und in den Plugin-Einstellungen eingetragen. Sollte das Plugin nicht mehr richtig funktionieren, können Sie hier ein neues Zugangstoken erzeugen und im Word-Plugin in das Eingabefeld „SSO-Token“ eintragen.

Sprache

Deutsch, Englisch, Spanisch, Italienisch, Französisch, Tschechisch, Polnisch, Niederländisch.

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