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Funktionen & Einstellungen
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Bezeichnung, Unterzeichner
Mit Bezeichnung geben Sie Ihrem Vorgang einen Namen bzw. ändern diesen. Anhand der Bezeichnung finden Sie Ihren Vorgang in der Verwaltung. Ferner referenzieren auch viele der vom System versendeten E-Mails den hier eingegebenen Text.
Der Unterzeichner ist die Person, welche die Dokumente unterzeichnen soll. Dieser Text wird in E-Mails z. B. bei der Anrede vorbelegt, z. B. „Guten Tag Max Mustermann“.
Formular-Editor
Mit dem Formular-Editor können Signaturfelder, Textfelder und Checkboxen in PDF-Dokumente eingebaut werden. Zum Hinzufügen muss das entsprechende Feld an die passende Stelle mit Drag and Drop gezogen werden. Anschließend kann es in Größe und Position noch angepasst werden.
Signaturfelder sind notwendig, um Dokumente mit inSign unterzeichnen zu können. Ein Dokument muss mindestens ein Signaturfeld enthalten, damit es unterschrieben werden kann. Voreingestellt ist für jedes Signaturfeld die beweissichere fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Wenn Sie für weniger relevante Dokumente die einfache elektronische Signatur (EES) bevorzugen, können Sie im Formular-Editor für jedes Signaturfeld, das Sie mit inSign hinzufügen, die Signaturart auf EES umstellen. Mehr über die verschiedene Signaturarten erfahren Sie hier.
Textfelder und Checkboxen sind optional. Diese können nur hinzugefügt werden, wenn das Dokument noch keine solchen Felder hat. Ansonsten stehen die beiden Schaltflächen nicht zur Verfügung.
Signaturfelder sind notwendig, um Dokumente mit inSign unterzeichnen zu können. Ein Dokument muss mindestens ein Signaturfeld enthalten, damit es unterschrieben werden kann. Voreingestellt ist für jedes Signaturfeld die beweissichere fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Wenn Sie für weniger relevante Dokumente die einfache elektronische Signatur (EES) bevorzugen, können Sie im Formular-Editor für jedes Signaturfeld, das Sie mit inSign hinzufügen, die Signaturart auf EES umstellen. Mehr über die verschiedene Signaturarten erfahren Sie hier.
Textfelder und Checkboxen sind optional. Diese können nur hinzugefügt werden, wenn das Dokument noch keine solchen Felder hat. Ansonsten stehen die beiden Schaltflächen nicht zur Verfügung.
Online-Bearbeitung
Der Vorgang wird an eine andere Person übertragen. Diese kann das Dokument dann unterschreiben und ggf. vorhandene Formularfelder ausfüllen. Die betreffende Person erhält per E-Mail einen Link, mit dem sie die Bearbeitung starten kann. Sie wird dabei vom System unterstützt und durch den Vorgang geführt. Nach Fertigstellung werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Sie können dann das Dokument überprüfen, ggf. weiterbearbeiten oder auch archivieren. Der Unterzeichner erhält einen Download-Link auf das fertige Dokument automatisch per E-Mail. Dieser Download-Link ist 30 Tage gültig.
Delegieren
Bei der Online-Bearbeitung wird der Vorgang an eine andere Person übergeben. Diese kann den Vorgang an eine weitere Person delegieren, die im Anschluss die Unterschrift leisten soll. Der Prozess kann somit zeitsparend fortgeführt werden, ohne den Vorgangsersteller zu involvieren.
Nächste Unterschrift
inSign springt zum nächsten Signaturfeld.
Vorgang abschließen
Personen, die ein Dokument per Online-Bearbeitung zur Verfügung gestellt bekommen und unterzeichnet haben, erhalten nach Fertigstellung des Vorgangs automatisch die unterschriebenen Dokumente. Nachdem alle Unterschriften geleistet wurden, kann der Vorgang abgeschlossen werden. Dabei können die unterschriebenen Dokumente an weitere Personen ausgehändigt werden. Der Vorgang ist nun geschlossen und kann nicht wieder geöffnet werden.
Schließen
Sie verlassen den Vorgang und kehren zum Hauptbildschirm zurück. Alle Änderungen werden automatisch gesichert. In der Verwaltung können Sie Ihren Vorgang jederzeit wieder öffnen und weiterbearbeiten.
Dokument hinzufügen
Fügen Sie Ihrem Vorgang weitere Dokumente hinzu. Dies können PDF-Dateien, aber auch Bilder sein.
Dokument fotografieren
Machen Sie ein Foto, das dann automatisch dem aktuellen Vorgang hinzugefügt wird.
Dokumente speichern (ZIP)
Alle Dokumente des aktuellen Vorgangs werden als ZIP-Datei heruntergeladen.
Nächster Unterschrift-Text
Sucht im Dokument nach dem Text „Unterschrift“. Das ist hilfreich, wenn Sie Dokument mit sehr vielen Seiten haben und die richtige Stelle suchen, um mit dem Formular-Editor ein Signaturfeld hinzuzufügen.
Einstellungen
Die inSign Einstellungen sind sowohl auf der Startseite als auch während eines Vorgangs verfügbar. Über das Drop-Down-Menü auf der Startseite stehen Ihnen mehr Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Benutzer
Hier können Sie Name, E-Mail-Adresse, Firmenname und Kennwort ändern.
Name und Firmenname werden automatisch für die Grußformel in den E-Mails verwendet.
Falls Sie inSign über unseren Webshop erworben haben, werden Ihre Benutzerdaten nur angezeigt. Zum Ändern rufen Sie bitte das Kundenportal auf („Mein Account“).
Falls Sie inSign über unseren Webshop erworben haben, werden Ihre Benutzerdaten nur angezeigt. Zum Ändern rufen Sie bitte das Kundenportal auf („Mein Account“).
System
Verbunden:
Zeigt das Smartphone an, das mit der inSign App verbunden ist. Bei Bedarf kann das Smartphone getrennt werden und anschließend neu, z. B. mit einem anderen Smartphone, verbunden werden.
Sprache:
Deutsch, Englisch, Spanisch, Italienisch, Französisch, Tschechisch, Polnisch, Niederländisch.
Bildschirm-Typ:
inSign erkennt Ihren Bildschirmtyp automatisch. Falls die automatische Erkennung fehlerhaft ist, können Sie den Bildschirmtyp manuell festlegen.
Plugin:
In unserem Word-Add-In wird bei Erstinstallation automatisch ein Zugangstoken erzeugt und in den Word-Add-In-Einstellungen eingetragen. Sollte das Add-In nicht mehr richtig funktionieren, können Sie hier ein neues Zugangstoken erzeugen und im Word-Plugin in das Eingabefeld „SSO-Token“ eintragen.
Zeigt das Smartphone an, das mit der inSign App verbunden ist. Bei Bedarf kann das Smartphone getrennt werden und anschließend neu, z. B. mit einem anderen Smartphone, verbunden werden.
Sprache:
Deutsch, Englisch, Spanisch, Italienisch, Französisch, Tschechisch, Polnisch, Niederländisch.
Bildschirm-Typ:
inSign erkennt Ihren Bildschirmtyp automatisch. Falls die automatische Erkennung fehlerhaft ist, können Sie den Bildschirmtyp manuell festlegen.
Plugin:
In unserem Word-Add-In wird bei Erstinstallation automatisch ein Zugangstoken erzeugt und in den Word-Add-In-Einstellungen eingetragen. Sollte das Add-In nicht mehr richtig funktionieren, können Sie hier ein neues Zugangstoken erzeugen und im Word-Plugin in das Eingabefeld „SSO-Token“ eintragen.
Anpassungen
Logo in den E-Mails:
Bei Bedarf können Sie Ihr Firmenlogo hochladen. Es erscheint zusätzlich neben dem inSign-Logo in allen E-Mails in der Kopfzeile. Erlaubte Formate sind PNG und SVG.
Pflichtfelder:
Beim Versuch ein Dokument zu unterschreiben, erhält der Nutzer einen Warnhinweis, falls nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Ist diese Option ausgeschaltet, kann der Warnhinweis weggeklickt und trotz fehlender Pflichteingaben unterschrieben werden. Durch das Einschalten dieser Option wird der Nutzer gezwungen, alle Pflichtfelder auszufüllen. Andernfalls kann er das Dokument nicht unterschreiben.
Bei Bedarf können Sie Ihr Firmenlogo hochladen. Es erscheint zusätzlich neben dem inSign-Logo in allen E-Mails in der Kopfzeile. Erlaubte Formate sind PNG und SVG.
Pflichtfelder:
Beim Versuch ein Dokument zu unterschreiben, erhält der Nutzer einen Warnhinweis, falls nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Ist diese Option ausgeschaltet, kann der Warnhinweis weggeklickt und trotz fehlender Pflichteingaben unterschrieben werden. Durch das Einschalten dieser Option wird der Nutzer gezwungen, alle Pflichtfelder auszufüllen. Andernfalls kann er das Dokument nicht unterschreiben.
Trustlink:
Die Internetadresse zur Vertrauenswürdigkeit der inSign Unterschrift kann auf jeder Seite des PDF-Dokuments eingestempelt werden. Dies ist insbesondere für Vertragspartner empfehlenswert, die inSign nicht kennen.
Klarname:
Ist diese Option eingeschaltet, muss der Unterzeichner nach Unterschrift seinen Namen eingeben. Diese Funktion ist hilfreich, wenn bei der Online-Bearbeitung unklar ist, wer das Dokument unterzeichnen wird.
Ort:
Ist diese Option eingeschaltet, muss der Unterzeichner nach Unterschrift den Ort eingeben. Die Ortsangabe wird anschließend im Dokument neben Datum und Uhrzeit angezeigt.
Zeitstempel:
Steuert das Einstempeln von Datum und Uhrzeit auf dem Unterschriftsfeld.
Farben:
Im Modus „auto“ entscheidet inSign, je nach Farbanteil einer Seite, selbständig, ob diese farbig oder s/w angezeigt wird. Mit „farbig“ werden alle Seiten immer farbig angezeigt. Dadurch erhöht sich jedoch auch die zu übertragende Datenmenge, was zu einer verlangsamten Darstellung führen kann.