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Funktionen & Einstellungen
Menü
Vorgangsname
Der Vorgangsname wird beim Hochladen des ersten Dokumentes automatisch übernommen. Bei Bedarf können Sie den Vorgansnamen ändern, indem Sie in der linken Spalte auf das Drei-Punkte-Symbol klicken und „Umbenennen“ auswählen.
Formular-Editor
Signaturfelder sind notwendig, um Dokumente mit inSign unterzeichnen zu können. Ein Dokument muss mindestens ein Signaturfeld enthalten, damit es unterschrieben werden kann. Voreingestellt ist für jedes Signaturfeld die beweissichere fortgeschrittene elektronische Signatur (FES).
Wählen Sie die Signaturart über das Drop-Down-Feld. Neben der FES kann auch eine einfache elektronische Signatur angefordert werden. Beachten Sie, dass diese nur eine geringe Beweiskraft besitzt. Mehr über die verschiedenen Signaturarten erfahren Sie hier.
Hinweise: Dokumente, die von Maklern oder Vermittlern an Dritte (z. B. Versicherungsunternehmen) weitergereicht werden, sollten keinesfalls mit einer EES unterzeichnet werden.
Die QES ist nicht Bestandteil von inSign 365. Sie muss separat lizenziert werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an service@getinsign.de.
Neben Signaturfelder können auch Textfelder, Checkboxen und Fotofelder in das Dokument eingefügt werden. Für alle Formularfelder kann jeweils eingestellt werden, ob diese verpflichtend ausgefüllt werden müssen oder optional sind.
Hinweise: Dokumente, die von Maklern oder Vermittlern an Dritte (z. B. Versicherungsunternehmen) weitergereicht werden, sollten keinesfalls mit einer EES unterzeichnet werden.
Die QES ist nicht Bestandteil von inSign 365. Sie muss separat lizenziert werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an service@getinsign.de.
Neben Signaturfelder können auch Textfelder, Checkboxen und Fotofelder in das Dokument eingefügt werden. Für alle Formularfelder kann jeweils eingestellt werden, ob diese verpflichtend ausgefüllt werden müssen oder optional sind.
Unterschrift anfordern
Der Vorgang wird zur Unterzeichnung an eine andere Person übergeben. Diese erhält per E-Mail einen Link, mit dem sie die Bearbeitung starten kann. Damit kann die entsprechende Person das Dokument lesen, ausfüllen und anschließend unterschreiben. Sie wird dabei vom System unterstützt und durch den Vorgang geführt. Nach Fertigstellung werden Sie als Vorgangsersteller automatisch per E-Mail benachrichtigt. Sie können das Dokument dann überprüfen, ggf. weiterbearbeiten oder archivieren. Der Unterzeichner erhält einen Download-Link auf das fertige Dokument automatisch per E-Mail. Dieser Download-Link ist 30 Tage gültig.
Delegieren
Durch die Unterschriftsanforderung wird der Vorgang an eine andere Person übergeben. Diese kann den Vorgang bei Bedarf an eine weitere Person delegieren, die anstelle ihrer die Unterschrift leisten soll. Der Prozess kann somit zeitsparend fortgeführt werden, ohne dass Sie als Vorgangsersteller involviert sind.
Nächste Unterschrift
inSign springt zum nächsten Signaturfeld.
Vorgang abschließen
Personen, die ein Dokument per „Unterschrift anfordern“ zur Verfügung gestellt bekommen und unterzeichnet haben, erhalten nach Fertigstellung des Vorgangs automatisch die unterschriebenen Dokumente. Nachdem alle Unterschriften geleistet wurden, kann der Vorgang abgeschlossen werden. Dabei können die unterschriebenen Dokumente an weitere Personen ausgehändigt werden. Der Vorgang ist nun geschlossen und kann nicht wieder geöffnet werden.
Schließen
Sie verlassen den Vorgang und kehren zum Hauptbildschirm zurück. Alle Änderungen werden automatisch gesichert. In der Verwaltung können Sie Ihren Vorgang jederzeit wieder öffnen und weiterbearbeiten.
Dokument hinzufügen
Fügen Sie Ihrem Vorgang weitere Dokumente hinzu. Dies können PDF-Dateien, aber auch Bilder sein.
Dokument fotografieren
Machen Sie ein Foto, das dann automatisch dem aktuellen Vorgang hinzugefügt wird.
Dokumente herunterladen
Alle Dokumente des aktuellen Vorgangs inkl. Audit-Bericht werden als ZIP-Datei heruntergeladen.
Vergrößern & Verkleinern
Das Dokument wird größer oder kleiner dargestellt (Zoom).
Hilfe & Support
Öffnet das Hilfe- und Supportportal in einem neuen Fenster.
Nächster Unterschrift-Text
Sucht im Dokument nach dem Text „Unterschrift“. Das ist hilfreich, wenn Sie Dokument mit sehr vielen Seiten haben und die richtige Stelle suchen, um mit dem Formular-Editor ein Signaturfeld hinzuzufügen.
Einstellungen
Die inSign Einstellungen sind sowohl auf der Startseite als auch während eines Vorgangs verfügbar. Über das Drop-Down-Menü auf der Startseite stehen Ihnen mehr Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Benutzer
Hier können Sie Name, E-Mail-Adresse, Firmenname und Kennwort ändern.
Name und Firmenname werden automatisch für die Grußformel in den E-Mails verwendet.
Falls Sie inSign über unseren Webshop erworben haben, werden Ihre Benutzerdaten nur angezeigt. Zum Ändern rufen Sie bitte das Kundenportal auf („Mein Account“).
Falls Sie inSign über unseren Webshop erworben haben, werden Ihre Benutzerdaten nur angezeigt. Zum Ändern rufen Sie bitte das Kundenportal auf („Mein Account“).
System
Verbunden:
Zeigt das Smartphone an, das mit der inSign App verbunden ist. Bei Bedarf kann das Smartphone getrennt werden und anschließend neu, z. B. mit einem anderen Smartphone, verbunden werden.
Sprache:
Deutsch, Englisch, Spanisch, Italienisch, Französisch, Tschechisch, Polnisch, Niederländisch.
Bildschirm-Typ:
inSign erkennt Ihren Bildschirmtyp automatisch. Falls die automatische Erkennung fehlerhaft ist, können Sie den Bildschirmtyp manuell festlegen.
Plugin:
In unserem Word-Add-In wird bei Erstinstallation automatisch ein Zugangstoken erzeugt und in den Word-Add-In-Einstellungen eingetragen. Sollte das Add-In nicht mehr richtig funktionieren, können Sie hier ein neues Zugangstoken erzeugen und im Word-Plugin in das Eingabefeld „SSO-Token“ eintragen.
Zeigt das Smartphone an, das mit der inSign App verbunden ist. Bei Bedarf kann das Smartphone getrennt werden und anschließend neu, z. B. mit einem anderen Smartphone, verbunden werden.
Sprache:
Deutsch, Englisch, Spanisch, Italienisch, Französisch, Tschechisch, Polnisch, Niederländisch.
Bildschirm-Typ:
inSign erkennt Ihren Bildschirmtyp automatisch. Falls die automatische Erkennung fehlerhaft ist, können Sie den Bildschirmtyp manuell festlegen.
Plugin:
In unserem Word-Add-In wird bei Erstinstallation automatisch ein Zugangstoken erzeugt und in den Word-Add-In-Einstellungen eingetragen. Sollte das Add-In nicht mehr richtig funktionieren, können Sie hier ein neues Zugangstoken erzeugen und im Word-Plugin in das Eingabefeld „SSO-Token“ eintragen.
Anpassungen
Logo in den E-Mails:
Bei Bedarf können Sie Ihr Firmenlogo hochladen. Es erscheint zusätzlich neben dem inSign-Logo in allen E-Mails in der Kopfzeile. Erlaubte Formate sind PNG und SVG.
Pflichtfelder:
Beim Versuch ein Dokument zu unterschreiben, erhält der Nutzer einen Warnhinweis, falls nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Ist diese Option ausgeschaltet, kann der Warnhinweis weggeklickt und trotz fehlender Pflichteingaben unterschrieben werden. Durch das Einschalten dieser Option wird der Nutzer gezwungen, alle Pflichtfelder auszufüllen. Andernfalls kann er das Dokument nicht unterschreiben.
Bei Bedarf können Sie Ihr Firmenlogo hochladen. Es erscheint zusätzlich neben dem inSign-Logo in allen E-Mails in der Kopfzeile. Erlaubte Formate sind PNG und SVG.
Pflichtfelder:
Beim Versuch ein Dokument zu unterschreiben, erhält der Nutzer einen Warnhinweis, falls nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Ist diese Option ausgeschaltet, kann der Warnhinweis weggeklickt und trotz fehlender Pflichteingaben unterschrieben werden. Durch das Einschalten dieser Option wird der Nutzer gezwungen, alle Pflichtfelder auszufüllen. Andernfalls kann er das Dokument nicht unterschreiben.
Trustlink:
Die Internetadresse zur Vertrauenswürdigkeit der inSign Unterschrift kann auf jeder Seite des PDF-Dokuments eingestempelt werden. Dies ist insbesondere für Vertragspartner empfehlenswert, die inSign nicht kennen.
Klarname:
Ist diese Option eingeschaltet, muss der Unterzeichner nach Unterschrift seinen Namen eingeben. Diese Funktion ist hilfreich, wenn bei Unterschriftsanforderung unklar ist, wer das Dokument unterzeichnen wird.
Ort:
Ist diese Option eingeschaltet, muss der Unterzeichner nach Unterschrift den Ort eingeben. Die Ortsangabe wird anschließend im Dokument neben Datum und Uhrzeit angezeigt.
Zeitstempel:
Steuert das Einstempeln von Datum und Uhrzeit auf dem Unterschriftenfeld.
Farben:
Im Modus „auto“ entscheidet inSign, je nach Farbanteil einer Seite, selbständig, ob diese farbig oder s/w angezeigt wird. Mit „farbig“ werden alle Seiten immer farbig angezeigt. Dadurch erhöht sich jedoch auch die zu übertragende Datenmenge, was zu einer verlangsamten Darstellung führen kann.