Funktionen & Einstellungen

Vorgangsname

Der Vorgangsname wird beim Hochladen des ersten Dokumentes automatisch übernommen. Bei Bedarf können Sie den Vorgansnamen ändern, indem Sie in der linken Spalte auf das Drei-Punkte-Symbol klicken und „Umbenennen“ auswählen.
Vorgang umbenennen

Formular-Editor

Signaturfelder sind notwendig, um Dokumente mit inSign unterzeichnen zu können. Ein Dokument muss mindestens ein Signaturfeld enthalten, damit es unterschrieben werden kann. Voreingestellt ist für jedes Signaturfeld die beweissichere handschriftliche fortgeschrittene elektronische Signatur (FES).
Signaturmethoden
Wählen Sie die Signaturmethode über das Drop-Down-Feld. Neben der handschriftlichen Signatur kann auch durch Namenseingabe mit Tastatur unterschrieben werden. Hier werden keine biometrischen Daten erfasst. Als Nachweis dienen der automatisch erstellte Auditbericht und die bestätigte E-Mail/SMS-Nummer.

Die QES ist nicht Bestandteil von inSign 365. Sie muss separat lizenziert werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an service@getinsign.de.

Neben den Signaturfeldern können auch Textfelder, Checkboxen und Fotofelder in das Dokument eingefügt werden. Für die Textfelder und Checkboxen kann jeweils eingestellt werden, ob diese verpflichtend ausgefüllt werden müssen oder optional sind. Bei den Fotofeldern handelt es sich immer um Pflichtfelder.
Formular-Editor mit Fotofeld

Unterschrift anfordern

Fügen Sie die für den Vorgang notwendigen Unterzeichner hinzu. Optional können auch Beobachter und Prüfer ergänzt werden. Beobachter erhalten einen reinen Lesezugriff auf den Vorgang. Prüfer werden aufgefordert das Dokument zu prüfen und im Anschluss freizugeben, bzw. abzulehnen. Optional kann die Entscheidung kommentiert werden.

Alle Teilnehmer des Vorgangs erhalten per E-Mail einen Link, mit dem sie den Vorgang öffnen können. Damit können die Empfänger je nach Rolle die Dokumente lesen, ausfüllen, prüfen oder unterschreiben. Sie werden dabei vom System unterstützt und durch den Vorgang geführt.

Nach Fertigstellung werden Sie als Vorgangsersteller automatisch per E-Mail benachrichtigt. Sie können das Dokument dann überprüfen, ggf. weiterbearbeiten oder archivieren. Alle Teilnehmer erhalten einen Download-Link auf das fertige Dokument automatisch per E-Mail. Der Download-Link ist 30 Tage gültig.
Unterschrift anfordern mit Prüfer und Beobachter

Delegieren

Durch die Unterschriftsanforderung wird der Vorgang an eine andere Person übergeben. Diese kann den Vorgang bei Bedarf an eine weitere Person delegieren, die anstelle ihrer die Unterschrift leisten soll. Der Prozess kann somit zeitsparend fortgeführt werden, ohne dass Sie als Vorgangsersteller involviert sind.

Nächste Unterschrift

inSign springt zum nächsten Signaturfeld.

Vorgang abschließen

Personen, die ein Dokument per „Unterschrift anfordern“ zur Verfügung gestellt bekommen und unterzeichnet haben, erhalten nach Fertigstellung des Vorgangs automatisch die unterschriebenen Dokumente. Nachdem alle Unterschriften geleistet wurden, kann der Vorgang abgeschlossen werden. Dabei können die unterschriebenen Dokumente an weitere Personen ausgehändigt werden. Der Vorgang ist nun geschlossen und kann nicht wieder geöffnet werden.

Schließen

Sie verlassen den Vorgang und kehren zum Hauptbildschirm zurück. Alle Änderungen werden automatisch gesichert. In der Verwaltung können Sie Ihren Vorgang jederzeit wieder öffnen und weiterbearbeiten.

Dokument hinzufügen

Fügen Sie Ihrem Vorgang weitere Dokumente hinzu. Dies können PDF-Dateien, aber auch Bilder sein.

Dokument fotografieren

Machen Sie ein Foto, das dann automatisch dem aktuellen Vorgang hinzugefügt wird.

Dokumente herunterladen

Alle Dokumente des aktuellen Vorgangs inkl. Audit-Bericht werden als ZIP-Datei heruntergeladen.

Vergrößern & Verkleinern

Das Dokument wird größer oder kleiner dargestellt (Zoom).

Hilfe & Support

Öffnet das Hilfe- und Supportportal in einem neuen Fenster.

Nächster Unterschrift-Text

Sucht im Dokument nach dem Text „Unterschrift“. Das ist hilfreich, wenn Sie ein Dokument mit sehr vielen Seiten haben und die richtige Stelle suchen, um mit dem Formular-Editor ein Signaturfeld hinzuzufügen.

Vorgang ablehnen

Unterzeichner haben die Möglichkeit, einen Vorgang aktiv abzulehnen und die Ablehnung optional zu begründen. Dies erfolgt über die Schaltfläche „Vorgang ablehnen“. Der Vorgang geht dann automatisch an den Vorgangsersteller zurück. In der Vorgangsverwaltung wird der Status „Vorgang abgelehnt“ angezeigt.

Einstellungen

Die inSign Einstellungen sind sowohl auf der Startseite als auch während eines Vorgangs verfügbar. Über das Drop-Down-Menü auf der Startseite stehen Ihnen mehr Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. 

Benutzer

Einstellungen-Benutzer
Hier können Sie Name, E-Mail-Adresse, Firmenname und Kennwort ändern. Name und Firmenname werden automatisch für die Grußformel in den E-Mails verwendet.

Falls Sie inSign über unseren Webshop erworben haben, werden Ihre Benutzerdaten nur angezeigt. Zum Ändern rufen Sie bitte das Kundenportal auf („Mein Account“).
Eigene E-Mail-Adresse als Absender für inSign Benachrichtigungsmails verwenden:
Um die Vertrauenswürdigkeit der inSign E-Mail-Benachrichtigungen zu erhöhen, können Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse als Absenderadresse verwenden. In der Regel ist dies aber nur möglich, wenn Sie über eine eigene Domain verfügen. Für klassische Freemail-Adressen wie gmail.com, outlook.de, icloud.com, me.com, web.de etc. ist diese Funktion leider nicht nutzbar.

Um diese Funktion aktivieren zu können, müssen Sie Ihrem E-Mail-Provider erlauben, dass inSign E-Mails in Ihrem Namen versenden darf. Setzen Sie sich mit dem Administrator Ihres E-Mail-Anbieters in Verbindung. Beauftragen Sie ihn, den SPF Record Ihrer Domain um “include:spf.emailsys.net” zu erweitern bzw. einen Record “v=spf1 include:spf.emailsys.net -all” anzulegen.

Wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, können Sie die Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse in den Einstellungen im Reiter “Benutzer” einschalten.

System

Einstellungen
Verbunden:
Zeigt das Smartphone an, das mit der inSign App verbunden ist. Bei Bedarf kann das Smartphone getrennt werden und anschließend neu, z. B. mit einem anderen Smartphone, verbunden werden.

Sprache:
Deutsch, Englisch, Spanisch, Italienisch, Französisch, Tschechisch, Polnisch, Niederländisch.

Bildschirm-Typ:
inSign erkennt Ihren Bildschirmtyp automatisch. Falls die automatische Erkennung fehlerhaft ist, können Sie den Bildschirmtyp manuell festlegen.

Plugin:
In unserem Word-Add-In wird bei Erstinstallation automatisch ein Zugangstoken erzeugt und in den Word-Add-In-Einstellungen eingetragen. Sollte das Add-In nicht mehr richtig funktionieren, können Sie hier ein neues Zugangstoken erzeugen und im Word-Plugin in das Eingabefeld „SSO-Token“ eintragen.

Anpassungen

Einstellungen-Anpassungen
Logo in den E-Mails:
Bei Bedarf können Sie Ihr Firmenlogo hochladen. Es erscheint zusätzlich neben dem inSign-Logo in allen E-Mails in der Kopfzeile. Erlaubte Formate sind PNG und SVG.
Audit-Bericht:
Der Audit-Bericht ist automatischer Bestandteil der Vorgangsdokumente für den Vorgangsersteller. Ist diese zusätzliche Option aktiviert, wird der Audit-Bericht auch für alle anderen Vorgangsteilnehmer als Teil der finalen Dokumente generiert.
Pflichtfelder:
Beim Versuch ein Dokument zu unterschreiben, erhält der Nutzer einen Warnhinweis, falls nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Ist diese Option ausgeschaltet, kann der Warnhinweis weggeklickt und trotz fehlender Pflichteingaben unterschrieben werden. Durch das Einschalten dieser Option wird der Nutzer gezwungen, alle Pflichtfelder auszufüllen. Andernfalls kann er das Dokument nicht unterschreiben.
E-Mail-Cache:
Auf Wunsch kann die Zwischenspeicherung von E-Mail-Adressen aktiviert werden. Ist diese Option aktiv, werden bereits eingegebene E-Mail-Adressen beim Ausfüllen automatisch vorgeschlagen.

PDF

inSign Einstellungen - PDF
Trustlink:
Die Internetadresse zur Vertrauenswürdigkeit der inSign Unterschrift kann auf jeder Seite des PDF-Dokuments eingestempelt werden. Dies ist insbesondere für Vertragspartner empfehlenswert, die inSign nicht kennen.
Klarname:
Ist diese Option eingeschaltet, muss der Unterzeichner nach Unterschrift seinen Namen eingeben. Diese Funktion ist hilfreich, wenn bei Unterschriftsanforderung unklar ist, wer das Dokument unterzeichnen wird.
Ort:
Ist diese Option eingeschaltet, muss der Unterzeichner nach Unterschrift den Ort eingeben. Die Ortsangabe wird anschließend im Dokument neben Datum und Uhrzeit angezeigt.
Zeitstempel:
Steuert das Einstempeln von Datum und Uhrzeit auf dem Unterschriftenfeld.
Farben:
Im Modus „auto“ entscheidet inSign, je nach Farbanteil einer Seite, selbständig, ob diese farbig oder s/w angezeigt wird. Mit „farbig“ werden alle Seiten immer farbig angezeigt. Dadurch erhöht sich jedoch auch die zu übertragende Datenmenge, was zu einer verlangsamten Darstellung führen kann.

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