Praxis­beispiele

Inhalt

Praxisbeispiel: Hier und heute unterschreiben

Sie und der Unterzeichner sind gemeinsam vor Ort und wollen ein Dokument unterschreiben lassen.

1. Dokument(e) hinzufügen

Betätigen Sie die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“, und wählen Sie das gewünschte PDF aus.

2. Signaturfeld platzieren

Verwenden Sie die Formular-Leiste (oben rechts) und ziehen Sie das Signaturfeld in das Dokument an die gewünschte Stelle. Anschließend kann Größe und Position noch angepasst werden. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie die Formular-Leiste mit dem „X“ rechts oben.

Hinweis: Falls die Formularleiste nicht automatisch vorhanden ist, können Sie diese mit der Schaltfläche „Formular Editor“ öffnen.

inSign Signaturfeld

3. Ausfüllen

Falls Ihr Dokument Formularfelder hat, füllen Sie bitte zuerst alle diese Felder aus. Wenn Sie mit dem Unterschreiben beginnen, können Sie keine Änderungen mehr vornehmen. Falls Sie das trotzdem machen, werden alle Unterschriften ungültig und automatisch aus dem Dokument entfernt.

4. Unterschreiben

Zum Unterschreiben klicken Sie auf das Unterschriftsfeld. Falls Ihr Gerät einen berührungsempfindlichen Bildschirm hat (Touchscreen, z. B. Smartphone, Tablet, etc.) können Sie direkt auf diesem Gerät unterschreiben. Ansonsten (z. B. Notebook, PC, etc.) folgen Sie den Anweisungen, um die Unterschrift auf ein anderes Gerät umzuleiten. Dies kann z. B. Ihr Smartphone oder das einer anderen anwesenden Person sein.

5. Vorgang abschließen

Betätigen Sie die Schaltfläche „Vorgang abschließen“. Im folgenden Dialog kann das PDF an den Kunden ausgehändigt werden.
inSign Unterschriftenprozess

6. Archivieren

Ihre inaktiven Vorgänge werden automatisch nach 30 Tagen in ein revisionssicheres Archiv verschoben. Auf dieses können Sie jederzeit zugreifen. Der entsprechende Menüpunkt befindet sich rechts oben im Dropdown-Menü. Im Archiv können Sie nach alten Vorgängen suchen und diese bei Bedarf herunterladen.

Hinweis: Nach Vertragsende werden die Vorgänge aus dem Archiv gelöscht. Bei einer Kündigung bitten wir Sie daher, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.

Praxisbeispiel: Heute und andernorts unterschreiben lassen (Videoberatung)

Sie sind mit einer anderen Person in einer Videokonferenz (z. B. Teamviewer) und wollen ein Dokument unterschreiben lassen.

1. Dokument(e) hinzufügen

Sie sind mit einer anderen Person gemeinsam in einer Videokonferenz. Starten Sie wie gewohnt inSign, betätigen Sie die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“, und wählen Sie das gewünschte PDF aus. Geben Sie Ihrem Videopartner den Blick auf Ihren Browser (inSign) frei.

2. Signaturfeld platzieren

Verwenden Sie die Formular-Leiste (oben rechts) und ziehen Sie das Signaturfeld an die gewünschte Stelle im Dokument. Anschließend kann Größe und Position noch angepasst werden. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie die Formular-Leiste mit dem „X“ rechts oben.

Hinweis: Falls die Formularleiste nicht automatisch vorhanden ist, können Sie diese mit der Schaltfläche „Formular Editor“ öffnen.

3. Optional: Signaturfelder Personen zuordnen

Falls mehrere Signaturfelder vorhanden sind und von unterschiedlichen Personen unterzeichnet werden sollen, können diese personalisiert werden. Dies gelingt mit einem Klick auf das „Kopf“-Symbol innerhalb der Signaturfelder. Falls eine E-Mail-Adresse hinterlegt wird, kann in diesem Feld nur diese Person unterschrieben. In Feldern ohne hinterlegte E-Mail-Adresse kann jeder unterschreiben.
inSign Signaturfelder

4. Unterschreiben

Zum Unterschreiben klicken Sie auf das Unterschriftsfeld. Falls Ihr Gerät einen berührungsempfindlichen Bildschirm hat erwartet es die Unterschrift auf diesem. Das ist jedoch nicht das, was Sie wollen. Klicken Sie deshalb auf „Diese Unterschrift mit einem anderen Gerät leisten“. Folgen Sie den Anweisungen, um die Unterschrift auf das Gerät Ihres Videopartners, typischerweise sein Smartphone, umzuleiten. Ihr Videopartner kann nun unterschreiben und seine Unterschrift mit „OK“ bestätigen.

5. Vorgang abschließen

Betätigen Sie die Schaltfläche „Vorgang abschließen“. Im folgenden Dialog kann das PDF an den Kunden ausgehändigt werden.
inSign Unterschriftenprozess

6. Archivieren

Ihre inaktiven Vorgänge werden automatisch nach 30 Tagen in ein revisionssicheres Archiv verschoben. Auf dieses können Sie jederzeit zugreifen. Der entsprechende Menüpunkt befindet sich rechts oben im Dropdown-Menü. Im Archiv können Sie nach alten Vorgängen suchen und diese bei Bedarf herunterladen.

Hinweis: Nach Vertragsende werden die Vorgänge aus dem Archiv gelöscht. Bei einer Kündigung bitten wir Sie daher, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.

Praxisbeispiel: Zum Unterschreiben zusenden (Online-Bearbeitung)

Eine andere Person (Kunde, Vertragspartner, etc.) soll ein PDF unterzeichnen, ist aber nicht vor Ort. Sie möchten ihm das Dokument zur Unterschrift zusenden.

1. Dokument(e) hinzufügen

Betätigen Sie die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“, und wählen Sie das gewünschte PDF aus.

2. Signaturfeld platzieren

Verwenden Sie die Formular-Leiste (oben rechts) und ziehen Sie das Signaturfeld an die gewünschte Stelle im Dokument. Anschließend kann Größe und Position noch angepasst werden. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie die Formular-Leiste mit dem „X“ rechts oben.

Hinweis: Falls die Formularleiste nicht automatisch vorhanden ist, können Sie diese mit der Schaltfläche „Formular Editor“ öffnen.
inSign Signaturfeld

3. Optional: Signaturfelder Personen zuordnen

Falls mehrere Signaturfelder vorhanden sind und von unterschiedlichen Personen unterzeichnet werden sollen, können diese personalisiert werden. Dies gelingt mit einem Klick auf das „Kopf“-Symbol innerhalb der Signaturfelder. Falls eine E-Mail-Adresse hinterlegt wird, kann in diesem Feld nur diese Person unterschrieben. In Feldern ohne hinterlegte E-Mail-Adresse kann jeder unterschreiben.
inSign Signaturfelder

4. Vorgang zur Unterschrift versenden

Um den Vorgang zu versenden, wählen Sie den Befehl „Online-Bearbeitung“. Mit „Senden“ wird der Vorgang an den Empfänger übergeben. Er erhält eine E-Mail mit einem Link, mit dem er die Bearbeitung/Unterzeichnung des/der Dokumente starten kann. Die Bearbeitung erfordert ein Kennwort, welches dem Empfänger in einer zweiten E-Mail automatisch gesendet wurde.
inSign Online-Bearbeitung

5. Warten auf Fertigstellung

Nachdem der Empfänger unterschrieben hat erhalten Sie eine Nachricht per E-Mail.

6. Prüfen auf Vollständigkeit

Sie finden den Vorgang in der Vorgangsverwaltung (Schaltfläche „Vorgänge“). Prüfen Sie die Inhalte auf Vollständigkeit. Falls das Dokument nicht vollständig ist, stellen Sie das Dokument erneut an die Empfänger zu (Schaltfläche „Online-Bearbeitung“).
inSign Vorgangsverwaltung

7. Vorgang abschließen

Betätigen Sie die Schaltfläche „Vorgang abschließen“. Im folgenden Dialog kann das PDF an den Kunden ausgehändigt werden.
inSign Unterschriftenprozess

8. Archivieren

Ihre inaktiven Vorgänge werden automatisch nach 30 Tagen in ein revisionssicheres Archiv verschoben. Auf dieses können Sie jederzeit zugreifen. Der entsprechende Menüpunkt befindet sich rechts oben im Dropdown-Menü. Im Archiv können Sie nach alten Vorgängen suchen und diese bei Bedarf herunterladen.

Hinweis: Nach Vertragsende werden die Vorgänge aus dem Archiv gelöscht. Bei einer Kündigung bitten wir Sie daher, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.

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