Praxis­beispiele

Inhalt

Praxisbeispiel: Hier und heute unterschreiben

Sie und der Unterzeichner sind gemeinsam vor Ort und wollen ein Dokument unterschreiben lassen.

1. Dokument(e) hinzufügen

Betätigen Sie die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“, und wählen Sie das gewünschte PDF aus.

2. Signaturfeld platzieren

Verwenden Sie die Formular-Leiste (oben rechts) und ziehen Sie das Signaturfeld in das Dokument an die gewünschte Stelle. Anschließend kann Größe und Position noch angepasst werden. Voreingestellt ist für jedes Signaturfeld die beweissichere fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Sollten Sie für weniger relevante Dokumente die einfache elektronische Signatur bevorzugen, können Sie die Signaturart im Drop Down Menü des Unterschriftenfeldes umstellen. Mehr über die verschiedene Signaturarten erfahren Sie hier. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie die Formular-Leiste mit dem „X“ rechts oben.

Hinweis: Falls die Formularleiste nicht automatisch vorhanden ist, können Sie diese mit der Schaltfläche „Formular Editor“ öffnen.
inSign Signaturfeld

3. Ausfüllen

Falls Ihr Dokument Formularfelder hat, füllen Sie bitte zuerst alle diese Felder aus. Wenn Sie mit dem Unterschreiben beginnen, können Sie keine Änderungen mehr vornehmen. Falls Sie das trotzdem machen, werden alle Unterschriften ungültig und automatisch aus dem Dokument entfernt.

4. Unterschreiben

Zum Unterschreiben klicken Sie auf das Unterschriftsfeld.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (Standard-Signatur von inSign):
Sie leisten Ihre Unterschrift auf einem berührungsempfindlichen Bildschirm (Touchscreen, z. B. Smartphone, Tablet etc.). Falls Ihr Gerät keinen Touchscreen hat, folgen Sie den Anweisungen, um die Unterschrift auf ein entsprechendes Gerät umzuleiten. Dies kann z. B. Ihr Smartphone oder das einer anderen anwesenden Person sein.
Einfache elektronische Signatur:
Es wird kein spezielles Gerät mit Touchscreen benötigt. Unterschreiben Sie, indem Sie Ihren vollständigen Namen per Tastatur eintippen. Es werden keine biometrischen Unterschriftsdaten erfasst.

Wichtiger Hinweis: Dokumente, die von Maklern oder Vermittlern an Dritte (z. B. Versicherungsunternehmen) weitergereicht werden, sollten keinesfalls mit einer EES unterzeichnet werden, da diese Signaturart ein deutlich niedrigeres Beweisniveau besitzt.
Qualifizierte elektronische Signatur:
inSign nutzt für die QES den eIDAS-zertifizierten und qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter D-Trust mit der Fernsignaturlösung sign-me. Um eine qualifizierte elektronische Signatur leisten zu können, ist eine einmalige Identifizierung des Unterzeichners notwendig. Falls der Unterzeichner noch keinen sign-me-Account hat, kann er innerhalb des inSign Workflows eine Identifizierung durchführen und somit einen sign-me-Account erstellen.
Sign-me
Die Identifizierung kann über eine Videositzung mit Ausweisdokument (etwa Personalausweis, Reisepass oder elektronischer Aufenthaltstitel), über die eID des deutschen Personalausweises oder über das Online-Banking-Konto einer teilnehmenden Partnerbank erfolgen.

Die anschließende Signatur erfolgt über eine TAN, die der Unterzeichner per SMS erhält.
TAN
Die qualifizierte elektronische Signatur wird im Dokument folgendermaßen abgebildet. Sie enthält neben dem Namen einen Zeitstempel mit Datum und Uhrzeit.
Qualifzierte elektronische Unterschrift QES
In Adobe Reader DC erhalten Sie weitere Infos über Signatur und Zertifikate.

Wichtiger Hinweis: Die QES ist nicht Bestandteil von inSign 365. Sie muss separat lizenziert werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an service@getinsign.de.

5. Vorgang abschließen

Betätigen Sie die Schaltfläche „Vorgang abschließen“. Bei Bedarf kann das PDF im folgenden Dialog an weitere Personen ausgehändigt werden.

6. Archivieren

Ihre inaktiven Vorgänge werden automatisch nach 30 Tagen in ein revisionssicheres Archiv verschoben. Auf dieses können Sie jederzeit zugreifen. Der entsprechende Menüpunkt befindet sich rechts oben im Dropdown-Menü. Im Archiv können Sie nach alten Vorgängen suchen und diese bei Bedarf herunterladen.

Alternativ können Sie Vorgänge auch sofort in das Archiv verschieben. Klicken Sie dafür auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem jeweiligen Vorgang. Wählen Sie anschließend den Befehl „Jetzt archivieren“.

Hinweis: Nach Vertragsende werden die Vorgänge aus dem Archiv gelöscht. Bei einer Kündigung bitten wir Sie daher, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.

Praxisbeispiel: Heute und andernorts unterschreiben lassen (Videoberatung)

Sie sind mit einer anderen Person in einer Videokonferenz (z. B. Teamviewer) und wollen ein Dokument unterschreiben lassen.

1. Dokument(e) hinzufügen

Sie sind mit einer anderen Person gemeinsam in einer Videokonferenz. Starten Sie wie gewohnt inSign, betätigen Sie die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“, und wählen Sie das gewünschte PDF aus. Geben Sie Ihrem Videopartner den Blick auf Ihren Browser (inSign) frei.

2. Signaturfeld platzieren

Verwenden Sie die Formular-Leiste (oben rechts) und ziehen Sie das Signaturfeld in das Dokument an die gewünschte Stelle. Anschließend kann Größe und Position noch angepasst werden. Voreingestellt ist für jedes Signaturfeld die beweissichere fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Sollten Sie für weniger relevante Dokumente die einfache elektronische Signatur bevorzugen, können Sie die Signaturart im Drop Down Menü des Unterschriftenfeldes umstellen. Mehr über die verschiedene Signaturarten erfahren Sie hier. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie die Formular-Leiste mit dem „X“ rechts oben.

Hinweis: Falls die Formularleiste nicht automatisch vorhanden ist, können Sie diese mit der Schaltfläche „Formular Editor“ öffnen.

3. Unterschreiben

Zum Unterschreiben klicken Sie auf das Unterschriftsfeld.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (Standard-Signatur von inSign):
Sie leisten Ihre Unterschrift auf einem berührungsempfindlichen Bildschirm (Touchscreen, z. B. Smartphone, Tablet etc.). Falls Ihr Gerät keinen Touchscreen hat, folgen Sie den Anweisungen, um die Unterschrift auf ein entsprechendes Gerät umzuleiten. Dies kann z. B. Ihr Smartphone oder das einer anderen anwesenden Person sein.
Einfache elektronische Signatur:
Es wird kein spezielles Gerät mit Touchscreen benötigt. Unterschreiben Sie, indem Sie Ihren vollständigen Namen per Tastatur eintippen. Es werden keine biometrischen Unterschriftsdaten erfasst.

Wichtiger Hinweis: Dokumente, die von Maklern oder Vermittlern an Dritte (z. B. Versicherungsunternehmen) weitergereicht werden, sollten keinesfalls mit einer EES unterzeichnet werden, da diese Signaturart ein deutlich niedrigeres Beweisniveau besitzt.
Qualifizierte elektronische Signatur:
inSign nutzt für die QES den eIDAS-zertifizierten und qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter D-Trust mit der Fernsignaturlösung sign-me. Um eine qualifizierte elektronische Signatur leisten zu können, ist eine einmalige Identifizierung des Unterzeichners notwendig. Falls der Unterzeichner noch keinen sign-me-Account hat, kann er innerhalb des inSign Workflows eine Identifizierung durchführen und somit einen sign-me-Account erstellen.
Sign-me
Die Identifizierung kann über eine Videositzung mit Ausweisdokument (etwa Personalausweis, Reisepass oder elektronischer Aufenthaltstitel), über die eID des deutschen Personalausweises oder über das Online-Banking-Konto einer teilnehmenden Partnerbank erfolgen.

Die anschließende Signatur erfolgt über eine TAN, die der Unterzeichner per SMS erhält.
TAN
Die qualifizierte elektronische Signatur wird im Dokument folgendermaßen abgebildet. Sie enthält neben dem Namen einen Zeitstempel mit Datum und Uhrzeit.
Qualifzierte elektronische Unterschrift QES
In Adobe Reader DC erhalten Sie weitere Infos über Signatur und Zertifikate.

Wichtiger Hinweis: Die QES ist nicht Bestandteil von inSign 365. Sie muss separat lizenziert werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an service@getinsign.de.

4. Vorgang abschließen

Betätigen Sie die Schaltfläche „Vorgang abschließen“. Bei Bedarf kann das PDF im folgenden Dialog an weitere Personen ausgehändigt werden.
Vorgang abschließen

5. Archivieren

Ihre inaktiven Vorgänge werden automatisch nach 30 Tagen in ein revisionssicheres Archiv verschoben. Auf dieses können Sie jederzeit zugreifen. Der entsprechende Menüpunkt befindet sich rechts oben im Dropdown-Menü. Im Archiv können Sie nach alten Vorgängen suchen und diese bei Bedarf herunterladen.

Alternativ können Sie Vorgänge auch sofort in das Archiv verschieben. Klicken Sie dafür auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem jeweiligen Vorgang. Wählen Sie anschließend den Befehl „Jetzt archivieren“.

Hinweis: Nach Vertragsende werden die Vorgänge aus dem Archiv gelöscht. Bei einer Kündigung bitten wir Sie daher, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.

Praxisbeispiel: Zum Unterschreiben zusenden (Online-Bearbeitung)

Eine andere Person (Kunde, Vertragspartner etc.) soll ein PDF unterzeichnen, ist aber nicht vor Ort. Sie möchten ihm das Dokument zur Unterschrift zusenden.

1. Dokument(e) hinzufügen

Betätigen Sie die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“, und wählen Sie das gewünschte PDF aus.

2. Signaturfeld platzieren

Verwenden Sie die Formular-Leiste (oben rechts) und ziehen Sie das Signaturfeld in das Dokument an die gewünschte Stelle. Anschließend kann Größe und Position noch angepasst werden. Voreingestellt ist für jedes Signaturfeld die beweissichere fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Sollten Sie für weniger relevante Dokumente die einfache elektronische Signatur bevorzugen, können Sie die Signaturart im Drop Down Menü des Unterschriftenfeldes umstellen. Mehr über die verschiedene Signaturarten erfahren Sie hier. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie die Formular-Leiste mit dem „X“ rechts oben.

Hinweis: Falls die Formularleiste nicht automatisch vorhanden ist, können Sie diese mit der Schaltfläche „Formular Editor“ öffnen.
inSign Signaturfeld

3. Optional: Signaturfelder Personen zuordnen

Falls mehrere Signaturfelder vorhanden sind und von unterschiedlichen Personen unterzeichnet werden sollen, können diese personalisiert werden. Dies gelingt mit einem Klick auf das „Kopf“-Symbol innerhalb der Signaturfelder. Falls eine E-Mail-Adresse hinterlegt wird, kann in diesem Feld nur diese Person unterschrieben. In Feldern ohne hinterlegte E-Mail-Adresse kann jeder unterschreiben.
inSign Signaturfelder

4. Vorgang zur Unterschrift versenden

Um den Vorgang zu versenden, wählen Sie den Befehl „Online-Bearbeitung“. Mit „Senden“ wird der Vorgang an den Empfänger übergeben. Entscheiden Sie dabei, ob der Unterzeichner das Dokument mit oder ohne Kennwort öffnen kann. Bei sensiblen Dokumenten empfehlen wir die Übertragung des Kennworts über einen anderen Kommunikationskanal. Für den zweiten Faktor haben Sie die Wahl zwischen SMS oder einer alternativen E-Mail-Adresse.
inSign Kennwortschutz

5. Warten auf Fertigstellung

Nachdem der Empfänger unterschrieben hat erhalten Sie eine Nachricht per E-Mail.

6. Prüfen auf Vollständigkeit

Sie finden den Vorgang in der Vorgangsverwaltung (Schaltfläche „Vorgänge“). Prüfen Sie die Inhalte auf Vollständigkeit. Falls das Dokument nicht vollständig ist, stellen Sie das Dokument erneut an die Empfänger zu (Schaltfläche „Online-Bearbeitung“).

Hinweis: In der Vorgangsverwaltung werden in der Spalte “Unterschriften” die Pflicht-Unterschriften (mit * gekennzeichnet) und dahinter in Klammern die optionalen Unterschriften des Vorgangs angezeigt.
Status des Vorgangs

7. Vorgang abschließen

Personen, die ein Dokument per Online-Bearbeitung zur Verfügung gestellt bekommen und unterzeichnet haben, erhalten nach Fertigstellung des Vorgangs automatisch eine Mail mit einem Download-Link auf die unterschriebenen Dokumente. Dieser Download-Link ist 30 Tage gültig.

Betätigen Sie die Schaltfläche „Vorgang abschließen“. Bei Bedarf kann das PDF im folgenden Dialog an weitere Personen ausgehändigt werden.
Vorgang abschließen

8. Archivieren

Ihre inaktiven Vorgänge werden automatisch nach 30 Tagen in ein revisionssicheres Archiv verschoben. Auf dieses können Sie jederzeit zugreifen. Der entsprechende Menüpunkt befindet sich rechts oben im Dropdown-Menü. Im Archiv können Sie nach alten Vorgängen suchen und diese bei Bedarf herunterladen.

Alternativ können Sie Vorgänge auch sofort in das Archiv verschieben. Klicken Sie dafür auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem jeweiligen Vorgang. Wählen Sie anschließend den Befehl „Jetzt archivieren“.

Hinweis: Nach Vertragsende werden die Vorgänge aus dem Archiv gelöscht. Bei einer Kündigung bitten wir Sie daher, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.

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