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Praxisbeispiele
Folgende typische Anwendungsfälle werden im folgenden Schritt-für-Schritt dargestellt:
- Anderer Ort – Andere Zeit: Unterschrift anfordern, Unterzeichner erhalten Unterschriftsaufforderung per E-Mail
- Anderer Ort – Gleiche Zeit: Unterschreiben live in einer Videokonferenz/Videoberatung
- Gleicher Ort – Gleiche Zeit: Vor Ort unterschreiben
- Self-Service: Statisches Dokument zum Unterzeichnen als dauerhafte Internetadresse (Weblink)
Praxisbeispiel: Anderer Ort – Andere Zeit
Eine andere Person (Kunde, Vertragspartner etc.) soll ein PDF unterzeichnen. Sie möchten ihm das Dokument zur Unterschrift zusenden.
Play Video about Video Unterschrift anfordern
1. Dokument(e) hinzufügen
Betätigen Sie die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“, und wählen Sie das gewünschte PDF aus.
2. Signaturfeld platzieren
Verwenden Sie den Formular-Editor und ziehen Sie das Signaturfeld in das Dokument an die gewünschte Stelle. Anschließend kann Größe und Position noch angepasst werden. Voreingestellt ist für jedes Signaturfeld die handschriftliche fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Eine alternative Möglichkeit zum Unterschreiben ist die einfache Namenseingabe (EES) oder die Namenseingabe mit Mobilnummer (FES). Die Signaturmethode können Sie ganz einfach im Drop-Down-Menü des Formular-Editors wählen. Wenn alle Felder gesetzt sind, schließen Sie den Formular-Editor mit dem Klick auf „Fertig“ rechts oben.Mehr über die verschiedene Signaturarten erfahren Sie hier.
Hinweis: Falls der Formular-Editor sich nicht automatisch öffnet, können Sie diesen über das Hauptmenü oben links unter dem Punkt „Mehr Funktionen“ öffnen.
3. Optional: Signaturfelder Personen zuordnen
Falls mehrere Signaturfelder vorhanden sind und von unterschiedlichen Personen unterzeichnet werden sollen, müssen diese personalisiert werden. Klicken Sie hierfür auf „Zuweisen“ unterhalb des jeweiligen Signaturfeldes. Der Unterzeichner kann dann nur in den ihm zugewiesenen Unterschriftenfeldern seine Unterschrift leisten.
Unterzeichnergruppen
Ein Unterschriftenfeld kann auch mehreren alternativen Unterzeichnern zugeordnet werden. Alle Unterzeichner erhalten dann eine Unterschriftsaufforderung per E-Mail. Nachdem der erste (der schnellste) unterschrieben hat, werden die anderen informiert, dass die Unterschrift bereits von einem anderen Unterschriftsberechtigten geleistet wurde.
4. Vorgang zur Unterschrift versenden
Um den Vorgang zu versenden, wählen Sie den Befehl „Unterschrift anfordern“. Mit „Senden“ wird der Vorgang an den Empfänger übergeben. Entscheiden Sie dabei, ob der Unterzeichner das Dokument mit oder ohne Kennwort öffnen kann. Bei sensiblen Dokumenten empfehlen wir die Übertragung des Kennworts über einen anderen Kommunikationskanal. Für den zweiten Faktor haben Sie die Wahl zwischen SMS oder einer alternativen E-Mail-Adresse. Der Kennwortversand erfolgt erst dann, wenn der Unterzeichner auf den Bearbeitungslink klickt. Bei Bedarf können Sie die Sprache der E-Mail anpassen.
Hinweis: Der Unterzeichner erhält alle Benachrichtigungen in der von Ihnen gewählten Sprachen. Die Bearbeitung in inSign richtet sich jedoch nach der Sprache, die der Nutzer in seinem Webbrowser eingestellt hat.
Hinweis: Der Unterzeichner erhält alle Benachrichtigungen in der von Ihnen gewählten Sprachen. Die Bearbeitung in inSign richtet sich jedoch nach der Sprache, die der Nutzer in seinem Webbrowser eingestellt hat.
5. Unterschrift
Die Unterschrift erfolgt nach einer der folgenden Signaturmethoden:
Handschriftliche elektronische Signatur (Fortgeschrittene elektronische Signatur – FES):
Zum Unterschreiben klickt der Unterzeichner auf das entsprechende Unterschriftsfeld. Auf Touch-Geräten kann dann direkt unterschrieben werden, auf anderen Geräten öffnet sich ein Dialog, der verschiedene Methoden zum Umleiten der Unterschrift auf ein Touch-Gerät anbietet.
Namenseingabe (Einfache elektronische Signatur – EES):
Zum Unterschreiben klickt der Unterzeichner auf das entsprechende Unterschriftsfeld. Der Name wird per Tastatur eingetippt.
Namenseingabe+ (Fortgeschrittene elektronische Signatur – FES):
Zum Unterschreiben klickt der Unterzeichner auf das entsprechende Unterschriftsfeld. Falls die Mobilnummer noch nicht verifiziert ist, wird der Unterzeichner vor Unterschrift zur Eingabe seiner Mobilnummer und Bestätigung per SMS aufgefordert. Anschließend erfolgt die Signatur via Namenseingabe per Tastatur.
Qualifiziertes Zertifikat (Qualifizierte elektronische Signatur – QES):
inSign nutzt für die QES den eIDAS-zertifizierten und qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter D-Trust mit der Fernsignaturlösung sign-me. Um eine qualifizierte elektronische Signatur leisten zu können, ist eine einmalige Identifizierung des Unterzeichners notwendig. Falls der Unterzeichner noch keinen sign-me-Account hat, kann er innerhalb des inSign Workflows eine Identifizierung durchführen und somit einen sign-me-Account erstellen.
Die Identifizierung kann über eine Videositzung mit Ausweisdokument (etwa Personalausweis, Reisepass oder elektronischer Aufenthaltstitel) oder über die eID des deutschen Personalausweises erfolgen.
Die anschließende Signatur erfolgt über eine TAN, die der Unterzeichner per SMS erhält.
Die anschließende Signatur erfolgt über eine TAN, die der Unterzeichner per SMS erhält.
Die qualifizierte elektronische Signatur wird im Dokument folgendermaßen abgebildet. Sie enthält neben dem Namen einen Zeitstempel mit Datum und Uhrzeit.
In Adobe Reader DC erhalten Sie weitere Infos über Signatur und Zertifikate.
Wichtiger Hinweis: Die QES ist nicht Bestandteil von inSign 365. Sie muss separat lizenziert werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an service@getinsign.de.
Wichtiger Hinweis: Die QES ist nicht Bestandteil von inSign 365. Sie muss separat lizenziert werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an service@getinsign.de.
6. Warten auf Fertigstellung
Nachdem der Empfänger unterschrieben hat, erhalten Sie eine Nachricht per E-Mail.
7. Prüfen auf Vollständigkeit
Sie finden den Vorgang in der Vorgangsverwaltung (Schaltfläche „Vorgänge“). Prüfen Sie die Inhalte auf Vollständigkeit. Falls das Dokument nicht vollständig ist, stellen Sie das Dokument erneut an die Empfänger zu (Schaltfläche „Unterschrift anfordern“).
Hinweis: In der Vorgangsverwaltung werden in der Spalte “Unterschriften” die Pflicht-Unterschriften (mit * gekennzeichnet) und dahinter in Klammern die optionalen Unterschriften des Vorgangs angezeigt.
Hinweis: In der Vorgangsverwaltung werden in der Spalte “Unterschriften” die Pflicht-Unterschriften (mit * gekennzeichnet) und dahinter in Klammern die optionalen Unterschriften des Vorgangs angezeigt.
8. Vorgang abschließen
Personen, die ein Dokument durch „Unterschrift anfordern“ zur Verfügung gestellt bekommen und unterzeichnet haben, erhalten nach Fertigstellung des Vorgangs automatisch eine E-Mail mit einem Download-Link auf die unterschriebenen Dokumente. Dieser Download-Link ist 30 Tage gültig.
Betätigen Sie die Schaltfläche „Vorgang abschließen“. Bei Bedarf kann das PDF im folgenden Dialog an weitere Personen ausgehändigt werden.
Betätigen Sie die Schaltfläche „Vorgang abschließen“. Bei Bedarf kann das PDF im folgenden Dialog an weitere Personen ausgehändigt werden.
9. Archivieren
Ihre inaktiven Vorgänge werden automatisch nach 30 Tagen in ein elektronisches Archiv verschoben. Auf dieses können Sie jederzeit zugreifen. Der entsprechende Menüpunkt befindet sich rechts oben im Dropdown-Menü. Im Archiv können Sie nach alten Vorgängen suchen und diese bei Bedarf herunterladen.
Alternativ können Sie Vorgänge auch sofort in das Archiv verschieben. Klicken Sie dafür auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem jeweiligen Vorgang. Wählen Sie anschließend den Befehl „Jetzt archivieren“.
Hinweis: Nach Vertragsende werden die Vorgänge aus dem Archiv gelöscht. Bei einer Kündigung bitten wir Sie daher, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.
Alternativ können Sie Vorgänge auch sofort in das Archiv verschieben. Klicken Sie dafür auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem jeweiligen Vorgang. Wählen Sie anschließend den Befehl „Jetzt archivieren“.
Hinweis: Nach Vertragsende werden die Vorgänge aus dem Archiv gelöscht. Bei einer Kündigung bitten wir Sie daher, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.
Praxisbeispiel: Anderer Ort – Gleiche Zeit
Unterschreiben live in einer Videokonferenz/Videoberatung
1. Dokument(e) hinzufügen
Starten Sie wie gewohnt inSign, betätigen Sie die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“, und wählen Sie das gewünschte PDF aus. Geben Sie Ihrem Videopartner den Blick auf Ihren Browser (inSign) frei.
2. Signaturfeld platzieren
Verwenden Sie den Formular-Editor und ziehen Sie das Signaturfeld in das Dokument an die gewünschte Stelle. Anschließend kann Größe und Position noch angepasst werden. Voreingestellt ist für jedes Signaturfeld die handschriftliche fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Eine alternative Möglichkeit zum Unterschreiben ist die einfache Namenseingabe (EES) oder die Namenseingabe mit Mobilnummer (FES). Die Signaturmethode können Sie ganz einfach im Drop-Down-Menü des Formular-Editors wählen. Wenn alle Felder gesetzt sind, schließen Sie den Formular-Editor mit dem Klick auf „Fertig“ rechts oben.Mehr über die verschiedene Signaturarten erfahren Sie hier.
Hinweis: Falls der Formular-Editor sich nicht automatisch öffnet, können Sie diesen über das Hauptmenü oben links unter dem Punkt „Mehr Funktionen“ öffnen.
3. Unterschreiben
Handschriftliche elektronische Signatur (Fortgeschrittene elektronische Signatur – FES):
Zum Unterschreiben klicken Sie auf das entsprechende Unterschriftsfeld. Auf Touch-Geräten kann dann direkt unterschrieben werden, auf anderen Geräten öffnet sich ein Dialog, der verschiedene Methoden zum Umleiten der Unterschrift auf ein Touch-Gerät anbietet.Namenseingabe (Einfache elektronische Signatur – EES):
Zum Unterschreiben klicken Sie auf das entsprechende Unterschriftsfeld. Tippen Sie Ihren Namen per Tastatur ein.Namenseingabe+ (Fortgeschrittene elektronische Signatur – FES):
Zum Unterschreiben klicken Sie auf das entsprechende Unterschriftsfeld. Falls Sie Ihre Mobilnummer noch nicht verifiziert haben, werden Sie vor Unterschrift zur Eingabe Ihrer Mobilnummer und Bestätigung per SMS aufgefordert. Anschließend tippen Sie Ihren Namen per Tastatur ein.4. Vorgang abschließen
Betätigen Sie die Schaltfläche „Vorgang abschließen“. Bei Bedarf kann das PDF im folgenden Dialog an weitere Personen ausgehändigt werden.
5. Archivieren
Ihre inaktiven Vorgänge werden automatisch nach 30 Tagen in ein elektronisches Archiv verschoben. Auf dieses können Sie jederzeit zugreifen. Der entsprechende Menüpunkt befindet sich rechts oben im Dropdown-Menü. Im Archiv können Sie nach alten Vorgängen suchen und diese bei Bedarf herunterladen.
Alternativ können Sie Vorgänge auch sofort in das Archiv verschieben. Klicken Sie dafür auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem jeweiligen Vorgang. Wählen Sie anschließend den Befehl „Jetzt archivieren“.
Hinweis: Nach Vertragsende werden die Vorgänge aus dem Archiv gelöscht. Bei einer Kündigung bitten wir Sie daher, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.
Alternativ können Sie Vorgänge auch sofort in das Archiv verschieben. Klicken Sie dafür auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem jeweiligen Vorgang. Wählen Sie anschließend den Befehl „Jetzt archivieren“.
Hinweis: Nach Vertragsende werden die Vorgänge aus dem Archiv gelöscht. Bei einer Kündigung bitten wir Sie daher, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.
Praxisbeispiel: Gleicher Ort – Gleiche Zeit
Vor Ort unterschreiben
1. Dokument(e) hinzufügen
Betätigen Sie die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“, und wählen Sie das gewünschte PDF aus.
2. Signaturfeld platzieren
Verwenden Sie den Formular-Editor und ziehen Sie das Signaturfeld in das Dokument an die gewünschte Stelle. Anschließend kann Größe und Position noch angepasst werden. Voreingestellt ist für jedes Signaturfeld die handschriftliche fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Eine alternative Möglichkeit zum Unterschreiben ist die einfache Namenseingabe (EES) oder die Namenseingabe mit Mobilnummer (FES). Die Signaturmethode können Sie ganz einfach im Drop-Down-Menü des Formular-Editors wählen. Wenn alle Felder gesetzt sind, schließen Sie den Formular-Editor mit dem Klick auf „Fertig“ rechts oben.Mehr über die verschiedene Signaturarten erfahren Sie hier.
Hinweis: Falls der Formular-Editor sich nicht automatisch öffnet, können Sie diesen über das Hauptmenü oben links unter dem Punkt „Mehr Funktionen“ öffnen.
3. Ausfüllen
Falls Ihr Dokument Formularfelder hat, füllen Sie bitte zuerst alle diese Felder aus. Wenn Sie mit dem Unterschreiben beginnen, können Sie keine Änderungen mehr vornehmen. Falls Sie das trotzdem machen, werden alle Unterschriften ungültig und automatisch aus dem Dokument entfernt.
4. Unterschreiben
Handschriftliche elektronische Signatur (Fortgeschrittene elektronische Signatur – FES):
Zum Unterschreiben klicken Sie auf das entsprechende Unterschriftsfeld. Auf Touch-Geräten kann dann direkt unterschrieben werden, auf anderen Geräten öffnet sich ein Dialog, der verschiedene Methoden zum Umleiten der Unterschrift auf ein Touch-Gerät anbietet.Namenseingabe (Einfache elektronische Signatur – EES):
Zum Unterschreiben klicken Sie auf das entsprechende Unterschriftsfeld. Tippen Sie Ihren Namen per Tastatur ein.Namenseingabe+ (Fortgeschrittene elektronische Signatur – FES):
Zum Unterschreiben klicken Sie auf das entsprechende Unterschriftsfeld. Falls Sie Ihre Mobilnummer noch nicht verifiziert haben, werden Sie vor Unterschrift zur Eingabe Ihrer Mobilnummer und Bestätigung per SMS aufgefordert. Anschließend tippen Sie Ihren Namen per Tastatur ein.5. Vorgang abschließen
Betätigen Sie die Schaltfläche „Vorgang abschließen“. Bei Bedarf kann das PDF im folgenden Dialog an weitere Personen ausgehändigt werden.
6. Archivieren
Ihre inaktiven Vorgänge werden automatisch nach 30 Tagen in ein elektronisches Archiv verschoben. Auf dieses können Sie jederzeit zugreifen. Der entsprechende Menüpunkt befindet sich rechts oben im Dropdown-Menü. Im Archiv können Sie nach alten Vorgängen suchen und diese bei Bedarf herunterladen.
Alternativ können Sie Vorgänge auch sofort in das Archiv verschieben. Klicken Sie dafür auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem jeweiligen Vorgang. Wählen Sie anschließend den Befehl „Jetzt archivieren“.
Hinweis: Nach Vertragsende werden die Vorgänge aus dem Archiv gelöscht. Bei einer Kündigung bitten wir Sie daher, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.
Alternativ können Sie Vorgänge auch sofort in das Archiv verschieben. Klicken Sie dafür auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem jeweiligen Vorgang. Wählen Sie anschließend den Befehl „Jetzt archivieren“.
Hinweis: Nach Vertragsende werden die Vorgänge aus dem Archiv gelöscht. Bei einer Kündigung bitten wir Sie daher, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.
Praxisbeispiel: Self-Service
Statisches Dokument zum Unterzeichnen als dauerhafte Internetadresse (Weblink)
Wenn Sie ein vorbereitetes PDF-Formular als Self-Service zur Verfügung stellen möchten, können Sie die Funktion „Weblink“ in der Vorlagenverwaltung nutzen. Sie erhalten zu einem bestimmten Vorgang eine URL, die Sie in Ihre Website, in eine E-Mail oder in einen Newsletter integrieren können. Personen, die auf diesen Link klicken, öffnen automatisch das Dokument und werden zum Ausfüllen und Unterschreiben aufgefordert. Nach Unterschrift und Abschluss durch den Bearbeiter erhalten Sie eine entsprechende Nachricht und finden die fertigen Dokumente automatisch in Ihrer Vorgangsverwaltung.
Wenn in einer Vorlage optionale Unterschriftsfelder vorhanden sind, können Sie nach dem Weblink-Nutzer auch selbst unterschreiben. Der Vorgang wird nicht automatisch abgeschlossen, sondern kann von Ihnen geöffnet, unterzeichnet und dann abgeschlossen werden.
Wenn in einer Vorlage optionale Unterschriftsfelder vorhanden sind, können Sie nach dem Weblink-Nutzer auch selbst unterschreiben. Der Vorgang wird nicht automatisch abgeschlossen, sondern kann von Ihnen geöffnet, unterzeichnet und dann abgeschlossen werden.
Vorgehensweise:
Erzeugen Sie eine Vorlage mit den notwendigen Text- und Unterschriftenfeldern. Klicken Sie in der Vorlagenverwaltung rechts auf das Drei-Punkte-Symbol des jeweiligen Vorgangs.
Mit dem Klick auf „Weblink“ erscheint folgender Dialog.
Aktivieren Sie den Weblink mit dem Schieberegler in der obersten Zeile. Fügen Sie optional einen individuellen Willkommenstext hinzu. Wenn Sie nichts eintragen, erscheint beim Aufruf des Weblinks der Text „Willkommen zur Bearbeitung Ihrer Dokumente“. Kopieren Sie den Link in die Zwischenablage und integrieren Sie diesen an der gewünschten Stelle.
Hier können Sie einen von uns erstellten Weblink aus Sicht des Unterzeichners ausprobieren:
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