FAQ
Häufige Fragen und Antworten

Funktionen und Anwendung

Ein Vorgang kann aus mehreren Dokumenten bestehen. Zum Beispiel aus einem Hauptvertrag, Vertragsbedingungen, Ausweisdokumenten, Zusatzformularen etc.

Wird bei einem neuen Vorgang das erste Dokument hochgeladen, wird automatisch der Dokumentenname zum Vorgangsnamen. Sie können den Vorgangsnamen jederzeit über die Funktion „Umbenennen“ ändern. Diese erreichen Sie über das Drei-Punkte-Symbol rechts vom Vorgangsnamen.

Vorgang umbenennen
Falls im PDF-Dokument bereits vorkonfigurierte Felder enthalten sind, werden diese von inSign automatisch erkannt. Bei PDF-Dokumenten ohne Felder startet inSign mit aktiviertem Formular-Editor. Die verfügbaren Feldtypen werden angeboten und können per Drag and Drop in das Dokument gezogen und in der Größe angepasst werden.

Hinweis: Bereits vorhandene Formularfelder können in inSign nicht verändert werden. Bestehende Signaturfelder sind immer vom Typ „Handschrift“ (Handschriftliche fortgeschrittene elektronische Signatur – FES).

Formular-Editor mit Fotofeld
Handschriftliche elektronische Signatur (Fortgeschrittene elektronische Signatur – FES):
Zum Unterschreiben klicken Sie auf das entsprechende Unterschriftsfeld. Auf Touch-Geräten kann dann direkt unterschrieben werden, auf anderen Geräten öffnet sich ein Dialog, der verschiedene Methoden zum Umleiten der Unterschrift auf ein Touch-Gerät anbietet.

Namenseingabe per Tastatur (Fortgeschrittene elektronische Signatur – FES):
Zum Unterschreiben klicken Sie auf das entsprechende Unterschriftsfeld. Tippen Sie Ihren Namen per Tastatur ein.

Qualifiziertes Zertifikat (Qualifizierte elektronische Signatur – QES):
inSign nutzt für die QES den eIDAS-zertifizierten und qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter D-Trust mit der Fernsignaturlösung sign-me. Um eine qualifizierte elektronische Signatur leisten zu können, ist eine einmalige Identifizierung des Unterzeichners notwendig. Falls der Unterzeichner noch keinen sign-me-Account hat, kann er innerhalb des inSign Workflows eine Identifizierung durchführen und somit einen sign-me-Account erstellen.
Die App kann einzeln nicht genutzt werden. Die inSign App hat nur eine Unterschriftenfunktion und ist für Nutzer gedacht, die häufig unterschreiben. Einmal mit Ihrem Account verbunden, sparen Sie sich die wiederkehrenden SMS an Ihr Smartphone.

Hier geht’s zum Play Store (Android): https://play.google.com/store/apps/details?id=de.is2.insign
Hier geht’s zum Apple Store (iOS): https://apps.apple.com/de/app/insign/id589026246

Die App ist eine optionale Erweiterung der Online-Anwendung für Nutzer, die häufig unterschreiben. Um die App mit der Online-Anwendung zu verbinden, wird in der Online-Anwendung ein Anmeldecode erzeugt, der einmalig in die App eingegeben werden muss. Sie erhalten diesen Code automatisch, wenn Sie auf das Signaturfeld klicken und dann von den angebotenen Möglichkeiten die App auswählen. Damit wird die App dauerhaft mit Ihrem Account verbunden. 

Im Menü können Sie unter „Einstellungen“ – „System“ – „Verbunden“ das aktuell gekoppelte Gerät sehen und bei Bedarf ein neues Gerät mit Ihrem Account verbinden.


Einstellungen

Ja, die Unterschrift ist auch im Browser möglich. Diese Variante empfiehlt sich bei Personen, welche nur einmalig Unterschriften über inSign leisten. Siehe dazu auch die Antwort der vorherigen Frage.
Die Vorgehensweise ist ausführlich im Kapitel „Praxisbeispiele“ beschrieben.
Die Dropbox App auf iOS stellt leider nur eine eingeschränkte Drag and Drop Funktionalität zur Verfügung. Um dennoch Dokumente hochladen zu können, müssen Sie die Dropbox als Speicherquelle definieren. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:

Drücken Sie in inSign auf „Dokument hinzufügen“. Wählen Sie „Durchsuchen“ beim Popup aus. Ein neuer Dialog öffnet sich (iCloud Drive / Ihr Dateisystem). Klicken Sie unten auf „Durchsuchen“ und dann oben links in der Ecke auf „Speicherorte“. Seitlich sollte nun auch Ihre Dropbox zu sehen sein. Wählen Sie diese aus. Nun können Sie direkt aus Ihrer Dropbox Elemente für den Download auswählen, ohne dass diese auf dem Gerät gespeichert sein müssen.
Wenn ein Dokument von verschiedenen Personen unterzeichnet werden soll, müssen alle Signaturfelder den beteiligten Personen zugewiesen werden. Klicken Sie hierfür unter dem jeweiligen Signaturfeld auf „Zuweisen“. Im Anschluss tragen Sie in das Eingabefeld die E-Mail-Adresse der Person ein, die in diesem Feld unterschreiben soll. Sind alle Signaturfelder zugewiesen, wählen Sie die Funktion „Unterschrift anfordern“.

Schalten Sie auf der linken Seite in den Modus „Reihenfolge“. Ändern Sie die Reihenfolge der Empfänger durch Drag & Drop oder durch Anklicken der Nummern links neben der E-Mail-Adresse der Empfänger.

Nachdem Sie die Reihenfolge festgelegt haben, können Sie wie gewohnt auf „Senden“ klicken. Der Versand der Dokumente erfolgt anhand der Nummerierung. Sobald alle Unterschriften geleistet wurden, erhalten Sie eine Benachrichtigung.
Ja, denn die Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgt für den zusätzlichen Schutz von Daten. Sobald Sie auf „Unterschrift anfordern“ klicken, sehen Sie ein Drop-Down-Menü neben „Kennwortschutz“. Klicken Sie auf „SMS“ oder auf „E-Mail“ und geben Sie die jeweiligen Daten ein.
Sobald alle Unterschriften geleistet wurden, wird direkt im Anschluss eine Kopie an die Unterzeichner ausgehändigt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass der Ersteller des Unterschriftenvorgangs Kopien an weitere Empfänger aushändigt. Der dabei versendete Download-Link ist 30 Tage gültig.
Das Paraphieren ist nicht notwendig, weil keine Möglichkeit der unbemerkten Manipulation des Vorgangs und/oder seiner Dokumente besteht.
Technologisch spricht nichts dagegen, PDFs mit unterschiedlichen digitalen Signaturen zu versehen, aber die Signaturanbieter garantieren selbstverständlich keine Kompatibilitäten. Grundsätzlich empfehlen wir hierfür die Verwendung von optionalen Unterschriftenfeldern.
inSign protokolliert alle wichtigen Aktionen während eines Vorgangs automatisch und fasst sie im sogenannten Audit-Bericht zusammen. Damit kann der chronologische Ablauf jederzeit nachvollzogen werden.

Beim Herunterladen des Dokuments durch den Vorgangsersteller ist der jeweils aktuelle Audit-Bericht ein automatischer Bestandteil. Darüber hinaus kann in den Einstellungen eingeschaltet werden, ob der Audit-Bericht auch anderen Vorgangsteilnehmern zur Verfügung stehen soll.
Ja, Unterzeichner haben die Möglichkeit, einen Vorgang aktiv abzulehnen. Mehr dazu finden Sie hier.
Ja, allerdings ist diese Funktion an bestimmte Voraussetzungen gebunden. Mehr dazu finden Sie hier.
Ja, es ist möglich, beim Anfordern von Unterschriften weitere Teilnehmer hinzuzufügen, die entweder einen Vorgang beobachten oder prüfen (freigeben/ablehnen) können. Siehe auch unter Funktionen & Einstellungen – Unterschrift anfordern.
Ja, zur Übersicht können Ordner mit mehreren Vorgängen angelegt werden. Weitere Informationen hier.
Laden Sie das gewünschte PDF-Dokument hoch, setzen Sie die gewünschten Formular-Felder und klicken Sie auf „Serienvorgang“. Die Empfänger-Adressen können Sie einfach aus Ihrer Zwischenablage einfügen. Mehr dazu finden Sie hier.

Revisionssicheres Archiv

Das Archiv ist ein inSign 365 Feature und steht allen inSign 365 Kunden kostenfrei zur Verfügung.

Vorgänge müssen Dokumente enthalten und in einem Zeitraum von 30 Tagen nicht bearbeitet worden sein (inaktiv). Die Archivierung erfolgt unabhängig vom Status.
Ja, Sie können Vorgänge, die Sie nicht weiter bearbeiten möchten, sofort ins Archiv verschieben. Klicken Sie hierfür in der Vorgangsverwaltung auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem jeweiligen Vorgang und wählen Sie „Jetzt archivieren“.
Das Archiv kann über das Dropdown-Menü (rechts oben) in der Vorgangsverwaltung über den Menüpunkt „Archiv“ geöffnet werden.

Nach Vorgängen suchen/filtern

Das Archiv bietet eine Suchfunktion, die Vorgänge nach folgende Informationen durchsuchen kann:
  • Vorgangsname
  • Dateinamen
  • Beteiligte Personen
  • Datum der letzten Änderung
Da Vorgänge im Archiv verschlüsselt abgespeichert werden, ist eine Volltextsuche nach Text innerhalb der Dokumente nicht möglich.

Herunterladen / Löschen

Vorgänge können einzeln oder nach Markierung als Paket heruntergeladen oder gelöscht werden.

Vorgänge erneut bearbeiten

Wenn Vorgänge einmal in das Archiv verschoben wurden, können Sie nicht mehr weiterbearbeitet werden. Selbstverständlich steht es Ihnen frei, die Vorgangsdokumente herunterzuladen und damit einen neuen Vorgang zu erstellen.
Alle archivierten Vorgänge bleiben für die Dauer Ihrer Vertragslaufzeit gespeichert.  Nach Vertragsende wird das Archiv gelöscht. Denken Sie daran, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.

Fachliches Wissen

Bei der handschriftlichen Signatur (FES) wird der gesamte Schriftzug einer geleisteten Unterschrift im Hintergrund aufgezeichnet. Diese biometrischen Daten werden verschlüsselt und in das PDF eingebettet. Im Streitfall können die Daten entschlüsselt und als Beweismittel verwendet werden (i.d.R. über ein Schriftgutachten).

Bei der Namenseingabe per Tastatur (FES) dient als Nachweis der automatisch erstellte Auditbericht, sowie die bestätigte E-Mail-Adresse/SMS-Nummer.

Bei der zertifikatsbasierten Unterschrift (QES) wird die Identität bereits vor der Unterschrift geprüft (bspw. durch Video-Ident).
Hier ist zu unterscheiden mit welchem Programm Sie das PDF-Dokument öffnen.

Adobe Reader

Öffnen Sie das Dokument in Adobe Reader. Klicken Sie auf ein Unterschriftenfeld. Klicken Sie auf „Unterschriftseigenschaften“ und dann auf „Zertifikat des Ausstellers anzeigen“. Im Reiter „Zusammenfassung“ sollte eins der folgenden Zertifikate angezeigt werden: https://www.getinsign.de/trust/#zertifikat

Foxit Reader

Wenn Sie den „Foxit Reader“ nutzen, können Sie analog Adobe vorgehen. Klicken Sie auf das Unterschriftenfeld, danach auf „Signatureigenschaften“ und auf „Zertifikat anzeigen“.

Browserviewer

Die Browserviewer von Chrome, Firefox, Edge und Safari können leider keine Zertifikatsinformationen anzeigen. Hier kann leider nicht geprüft werden, ob es sich um ein echtes inSign Dokument handelt.

Hinweis: Alle Dokumente, die ein Zertifikat vor dem 06.12.2019 beinhalten, werden mit dem Status „UNBEKANNT“ gekennzeichnet. Alle Dokumente, die ein Zertifikat nach dem 06.12.2019 beinhalten, werden mit dem Status „GÜLTIG“ gekennzeichnet. Das liegt daran, dass die technische Signatur bisher von www.is2.de durchgeführt wurde. Das neue Zertifikat basiert auf einem ROOT-Zertifikat, welches auf EUTL (European Trust List) gelistet ist. Die biometrischen Daten sind in beiden Fällen im PDF-Dokument korrekt abgelegt. Siehe dazu auch die Antwort der folgenden Frage.

Mit dem inSign Prüftool lassen sich Dokumente ebenfalls auf Echtheit prüfen: https://validate.getinsign.de/
Hierfür empfehlen wir die Verwendung einer entsprechenden Anwendung, wie z. B. Adobe Acrobat Reader. Neben dem eigentlichen Inhalt können diverse Metadaten eingesehen werden. Wichtig ist, dass das Dokument mit einem Zertifikat signiert wurde. Damit kann sichergestellt werden, dass der Inhalt des Dokuments nicht nachträglich verändert wurde.

Sollte das Dokument nachträglich verändert worden sein, ist dies mit einem roten x und mit folgendem Vermerk gekennzeichnet: „Die Unterschrift ist ungültig. Die Dokumente wurden nach Anbringen der Unterschrift verändert oder beschädigt.“

Unterschriftsvalidierungsstatus gültig

Unterschriftsvalidierungsstatus ungültig
Das ist in Ordnung so. Die biometrischen Daten der handschriftlichen Unterschriften wurden korrekt im PDF-Dokument abgelegt und das Dokument selbst dabei mit einer „technischen“ Signatur vor nachträglicher Veränderung geschützt. Diese „technische“ Signatur wurde von www.is2.de durchgeführt, dieses Zertifikat können Sie manuell in den Zertifikatdetails akzeptieren. Klicken Sie im PDF auf eine Unterschrift → Unterschriftseigenschaften → Zertifikat es Ausstellers anzeigen… → Vertrauenswürdigkeit → Zu vertrauenswürdigen Zertifikaten hinzufügen… als vertrauenswürdig einstufen. Auf die Nachprüfbarkeit oder gar Rechtssicherheit der Unterschriften hat dies keinen Einfluss.
inSign verwendet sogenannte Signatur-Formularfelder, um die Unterschriftsdaten im PDF zu speichern. Diese Signaturfelder sind Bestandteil der PDF Spezifikation.

Trotzdem gibt es einige PDF-Betrachter, die Signaturfelder nicht richtig darstellen können. In diesen Fällen kann es sein, dass eine Unterschrift nicht sichtbar ist, obwohl sie vorhanden ist.

Wir empfehlen deshalb die Verwendung von Adobe Reader, um PDFs anzuzeigen. Dort werden die Unterschriften korrekt angezeigt. Gut funktionieren auch gängige Alternativen z. B. der Foxit Reader. Auch mit den in aktuellen Internet-Browsern eingebauten PDF-Betrachtern (Ausnahme Firefox) werden die Unterschriften angezeigt.

Technisches Wissen

Sie brauchen lediglich einen Webbrowser und eine Internet-Verbindung. Wir unterstützen die aktuellen Versionen von Edge, Chrome, Firefox und Safari. Der Internet Explorer wird nicht unterstützt.
Für die handschriftliche Unterschrift (FES) ist grundsätzlich jedes handelsübliche Gerät mit berührungsempfindlichem Bildschirm (Touchscreen) geeignet. In „inSign enterprise“ wird auch Spezialhardware (Unterschriftenpads) per Add-on unterstützt.

Für die Namenseingabe per Tastatur (FES) und die zertifikatsbasierte Unterschrift (QES) ist kein Touch-Device notwendig.
Ja. Viele der mächtigen Funktionen von inSign entfalten sich erst über eine Nutzung als Backend-Service. Drittanwendungen (z.B. Angebotssysteme, CRM-Portale, etc.) können dann die inSign-Funktionen per API ansprechen, um spezifische und individuelle Anwendungsfälle ohne Medienbruch zu gestalten. Zudem wird damit eine Automatisierung von Prozessen möglich (Batch-Verarbeitung). Es steht eine umfangreiche Dokumentation bereit. Gerne unterstützt das inSign-Team bei der fachlichen und technischen Umsetzung von Anbindungsprojekten. Die Nutzung von inSign als Servicekomponente ist im Nutzungsmodell „inSign 365“ nicht möglich.
Ja, alle Dokumente sowie die Detaildaten der Unterschriften werden durch Verschlüsselungen und elektronische Siegel geschützt. Eine nachträgliche Bearbeitung z. B. mit Adobe Acrobat zerstört das elektronische Siegel und das Dokument ist als verändert zu erkennen. Die Unterschrift wird als „ungültig“ angezeigt bzw. das Dokument mit dem Vermerk „Dokument wurde nach Unterschrift verändert“ versehen. Eine Kommentierung (aber keine sonstigen Änderungen) signierter Dokumente ist grundsätzlich zulässig. Es gibt keinen Grund, der dagegenspricht. Im Zweifel kann man zu jeder Unterschrift die jeweils signierte Version (also ohne Kommentare) anzeigen lassen. Am einfachsten erreicht man dies im Adobe Reader durch Rechtsklick auf die Unterschrift, dann „Unterschriebene Version anzeigen“ auswählen.
Ja, aber nur im Nutzungsmodell „inSign enterprise“. Es stehen diverse Methoden der Übermittlung (z.B. im Docker, etc.) mit Installationsanleitung bereit. Gerne unterstützt das inSign-Team Ihr Installationsprojekt.

Mein Account

Wenn Sie inSign über unseren Webshop erworben haben, können Sie Ihre Zahlungsdaten im Kundenportal unter „Ihre Zahlungsdaten“ ändern. Haben Sie die Bestellunterlagen von uns manuell zugeschickt bekommen, schreiben Sie einfach eine kurze E-Mail an service@getinsign.de. inSign Zahlungsdaten ändern
Wenn Sie mehrfach ein falsches Kennwort eingeben, wird Ihr Benutzerkonto automatisch für 30 Minuten gesperrt. Danach können Sie sich wieder anmelden.
Klicken Sie auf der Anmeldeseite von inSign auf „Passwort zurücksetzen“ und folgen Sie den Anweisungen. inSign Passwort zurücksetzen

Wenn Sie inSign über unseren Webshop erworben haben, können Sie im Kundenportal (Klick auf „Mein Account“) Ihr aktuelles Abonnement kündigen. Klicken Sie auf „Abo kündigen“. Sie erhalten daraufhin eine Bestätigung per E-Mail.

Haben Sie inSign außerhalb des Webshops erworben, senden Sie uns einfach eine kurze E-Mail an service@getinsign.de. Sie erhalten daraufhin eine Kündigungsbestätigung von uns.

Trotz Ihrer Kündigung können Sie inSign wie gewohnt bis zum Ende der bereits bezahlten Laufzeit weiter nutzen.

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