FAQ

Ein Vorgang kann aus mehreren Dokumenten bestehen. Zum Beispiel aus einem Hauptvertrag, Vertragsbedingungen, Ausweisdokumenten, Zusatzformularen etc.

Wird bei einem neuen Vorgang das erste Dokument hochgeladen, wird automatisch der Dokumentenname zum Vorgangsnamen. Sie können aber jederzeit den Vorgangsnamen und auch die Namen der Dokumente über die Funktion „Umbenennen“ ändern. Diese erreichen Sie über das Drei-Punkte-Symbol rechts vom Vorgangsnamen/Dokumentennamen.

Falls im PDF-Dokument bereits vorkonfigurierte Felder enthalten sind, werden diese von inSign automatisch erkannt. Bei PDF-Dokumenten ohne Unterschriftsfelder startet inSign mit aktiviertem Formular-Editor. Die verfügbaren Feldtypen werden angeboten und können per Drag and Drop in das Dokument gezogen und in der Größe angepasst werden.

Hinweis: Bereits vorhandene Formularfelder können in inSign nicht verändert werden. Bestehende Signaturfelder sind immer vom Typ „Handschrift“ (Handschriftliche fortgeschrittene elektronische Signatur – FES).

Handschriftliche elektronische Signatur (Fortgeschrittene elektronische Signatur – FES):
Zum Unterschreiben klicken Sie auf das entsprechende Unterschriftsfeld. Auf Touch-Geräten kann dann direkt unterschrieben werden, auf anderen Geräten öffnet sich ein Dialog, der verschiedene Methoden zum Umleiten der Unterschrift auf ein Touch-Gerät anbietet.

Namenseingabe (Einfache elektronische Signatur – ES):
Zum Unterschreiben klicken Sie auf das entsprechende Unterschriftsfeld. Tippen Sie Ihren Namen per Tastatur ein.

Namenseingabe+ (Fortgeschrittene elektronische Signatur – FES):
Zum Unterschreiben klicken Sie auf das entsprechende Unterschriftsfeld. Falls Sie Ihre Mobilnummer noch nicht verifiziert haben, werden Sie vor Unterschrift zur Eingabe Ihrer Mobilnummer und Bestätigung per SMS aufgefordert. Anschließend tippen Sie Ihren Namen per Tastatur ein.

Qualifiziertes Zertifikat (Qualifizierte elektronische Signatur – QES):

inSign nutzt für die QES den eIDAS-zertifizierten und qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter D-Trust mit der Fernsignaturlösung sign-me. Um eine qualifizierte elektronische Signatur leisten zu können, ist eine einmalige Identifizierung des Unterzeichners notwendig. Falls der Unterzeichner noch keinen sign-me-Account hat, kann er innerhalb des inSign Workflows eine Identifizierung durchführen und somit einen sign-me-Account erstellen.

Die App kann einzeln nicht genutzt werden.
Die inSign App hat nur eine Unterschriftenfunktion und ist für Nutzer gedacht, die häufig unterschreiben. Einmal mit Ihrem Account verbunden, sparen Sie sich die wiederkehrenden SMS an Ihr Smartphone.

Hier geht’s zum Play Store (Android):
https://play.google.com/store/apps/details?id=de.is2.insign
Hier geht’s zum Apple Store (iOS): https://apps.apple.com/de/app/insign/id589026246

Die App ist eine optionale Erweiterung der Online-Anwendung für Nutzer, die häufig unterschreiben. Um die App mit der Online-Anwendung zu verbinden, wird in der Online-Anwendung ein Anmeldecode erzeugt, der einmalig in die App eingegeben werden muss. Sie erhalten diesen Code automatisch, wenn Sie auf das Signaturfeld klicken und dann von den angebotenen Möglichkeiten die App auswählen. Damit wird die App dauerhaft mit Ihrem Account verbunden. 

Im Menü können Sie unter „Einstellungen“ – „System“ – „Verbunden“ das aktuell gekoppelte Gerät sehen und bei Bedarf ein neues Gerät mit Ihrem Account verbinden.

Ja, die Unterschrift ist auch im Browser möglich. Diese Variante empfiehlt sich bei Personen, welche nur einmalig Unterschriften über inSign leisten. Siehe dazu auch die Antwort der vorherigen Frage.

Die Vorgehensweise ist ausführlich im Kapitel „Praxisbeispiele“ beschrieben.

Die Dropbox App auf iOS stellt leider nur eine eingeschränkte Drag and Drop Funktionalität zur Verfügung. Um dennoch Dokumente hochladen zu können, müssen Sie die Dropbox als Speicherquelle definieren. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:

Drücken Sie in inSign auf „Dokument hinzufügen“. Wählen Sie „Durchsuchen“ beim Popup aus. Ein neuer Dialog öffnet sich (iCloud Drive / Ihr Dateisystem). Klicken Sie unten auf „Durchsuchen“ und dann oben links in der Ecke auf „Speicherorte“. Seitlich sollte nun auch Ihre Dropbox zu sehen sein. Wählen Sie diese aus. Nun können Sie direkt aus Ihrer Dropbox Elemente für den Download auswählen, ohne dass diese auf dem Gerät gespeichert sein müssen.

Wenn ein Dokument von verschiedenen Personen unterzeichnet werden soll, müssen alle Signaturfelder den beteiligten Personen zugewiesen werden. Klicken Sie hierfür unter dem jeweiligen Signaturfeld auf „Zuweisen“. Im Anschluss tragen Sie in das Eingabefeld die E-Mail-Adresse der Person ein, die in diesem Feld unterschreiben soll. Sind alle Signaturfelder zugewiesen, wählen Sie die Funktion „Unterschrift anfordern“.

Schalten Sie auf der linken Seite in den Modus „Reihenfolge“. Ändern Sie die Reihenfolge der Empfänger durch Drag & Drop oder durch Anklicken der Nummern links neben der E-Mail-Adresse der Empfänger.

Nachdem Sie die Reihenfolge festgelegt haben, können Sie wie gewohnt auf „Senden“ klicken. Der Versand der Dokumente erfolgt anhand der Nummerierung. Sobald alle Unterschriften geleistet wurden, erhalten Sie eine Benachrichtigung.

Ja, das ist möglich. Setzen Sie hierfür wie gewohnt die Signaturfelder mithilfe der Formular-Editors, schließen Sie den Formular-Editor und klicken Sie im Signaturfeld auf «Zuweisen». Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Unterzeichners ein und klicken Sie auf das Pluszeichen, um weitere alternative Unterzeichner hinzuzufügen.

Ja, Sie können diese Funktion unter „Einstellungen“ – „System“ – „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ aktivieren. Hierfür benötigen Sie eine Authentifzierungs-App auf Ihrem Mobilgerät.

Ja, denn die Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgt für den zusätzlichen Schutz von Daten. Sobald Sie auf „Unterschrift anfordern“ klicken, sehen Sie ein Drop-Down-Menü neben „Kennwortschutz“. Klicken Sie auf „SMS“ oder auf „E-Mail“ und geben Sie die jeweiligen Daten ein.

Sobald alle Unterschriften geleistet wurden, wird direkt im Anschluss eine Kopie an die Unterzeichner ausgehändigt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass der Ersteller des Unterschriftenvorgangs Kopien an weitere Empfänger aushändigt. Der dabei versendete Download-Link ist 30 Tage gültig.

Das Paraphieren ist nicht notwendig, weil keine Möglichkeit der unbemerkten Manipulation des Vorgangs und/oder seiner Dokumente besteht.

Technologisch spricht nichts dagegen, PDFs mit unterschiedlichen digitalen Signaturen zu versehen, aber die Signaturanbieter garantieren selbstverständlich keine Kompatibilitäten.
Grundsätzlich empfehlen wir hierfür die Verwendung von optionalen Unterschriftenfeldern.

inSign protokolliert alle wichtigen Aktionen während eines Vorgangs automatisch und fasst sie im sogenannten Audit-Bericht zusammen. Damit kann der chronologische Ablauf jederzeit nachvollzogen werden.

Beim Herunterladen des Dokuments durch den Vorgangsersteller ist der jeweils aktuelle Audit-Bericht ein automatischer Bestandteil. Darüber hinaus kann in den Einstellungen eingeschaltet werden, ob der Audit-Bericht auch anderen Vorgangsteilnehmern zur Verfügung stehen soll.

Ja, Unterzeichner haben die Möglichkeit, einen Vorgang aktiv abzulehnen. Mehr dazu finden Sie hier.

Ja, es ist möglich, beim Anfordern von Unterschriften weitere Teilnehmer hinzuzufügen, die entweder einen Vorgang beobachten oder prüfen (freigeben/ablehnen) können. Siehe auch unter Funktionen & Einstellungen – Unterschrift anfordern.

Ja, zur Übersicht können Ordner mit mehreren Vorgängen angelegt werden. Weitere Informationen hier.

Laden Sie das gewünschte PDF-Dokument hoch, setzen Sie die gewünschten Formular-Felder und klicken Sie auf „Serienvorgang“. Die Empfänger-Adressen können Sie einfach aus Ihrer Zwischenablage einfügen. Mehr dazu finden Sie hier.

Sie können Ihren Firmenstempel in der Vorgangsverwaltung unter „Einstellungen“ – „PDF“ – „Firmenstempel“ hochladen. Dieser wird dann als Vorlage in inSign gespeichert.

Ja, Sie können einem oder mehreren anderen Nutzern Zugriff auf Ihre Vorgänge gewähren. Des Weiteren werden alle E-Mail-Benachrichtigungen zusätzlich auch an den Vertreter gesendet.

Klicken Sie hierfür in der Vorgangsverwaltung auf Ihren Namen, dann auf «Einstellungen» – «Benutzer» und fügen Sie die E-Mail-Adresse des Vertreters hinzu.

Hinweis: Fremde Vorgänge, zu denen Sie als Teilnehmer hinzugefügt wurden, werden Ihren Vertretern nicht angezeigt, sondern ausschließlich Ihnen.

Ja, dies ist mit unseren Microsoft Add-ins möglich. Weitere Informationen finden Sie hier.