FAQ
Häufige Fragen und Antworten

Funktionen und Anwendung

Ein Vorgang kann aus mehreren Dokumenten bestehen. Zum Beispiel aus einem Hauptvertrag, Vertragsbedingungen, Ausweisdokumenten, Zusatzformularen, etc.
Entweder beim Start über eine Vorlage oder im Vorgang selbst durch das Eingabefeld „Bezeichnung“ kann dem Vorgang ein Name gegeben werden. Dieses Feld erreichen Sie über die Schaltfläche „MENU“, welche sich im linken oberen Bildschirmbereich befindet. Die Vorgangsbezeichnung kann jederzeit geändert werden. inSign Unterzeichner
Falls im PDF-Dokument bereits Felder enthalten sind, werden diese von inSign automatisch erkannt und es können dann keine weiteren hinzugefügt werden. Bei PDF-Dokumenten ohne Felder startet inSign automatisch mit aktiviertem Formular-Editor, dieser ist direkt im inSign-Vorgang verfügbar. Die verfügbaren Feldtypen werden rechts oben angezeigt und können per Drag and Drop in das Dokument gezogen und in der Größe angepasst werden. Jedes Unterschriftsfeld ist ein Pflichtfeld. inSign Signaturfeld
Indem das entsprechende Unterschriftsfeld angeklickt wird. Auf Touch-Geräten kann dann dort direkt unterschrieben werden, auf anderen Geräten öffnet sich ein Dialogfenster, das verschiedene Methoden zum Unterschreiben anbietet. Die native inSign-App (für iOS und Android verfügbar) ist für Nutzer gedacht, die regelmäßig mit inSign arbeiten. Dazu wird die App über eine einmalige Eingabe eines Codes an den Benutzer-Account gekoppelt und kann dann für alle zukünftigen Unterschriftsvorgänge genutzt werden. Die anderen angebotenen Möglichkeiten sehen vor, dass ein einmaliger Link per SMS / E-Mail an ein Touch-Gerät versendet wird und dann im Browser unterschrieben wird.
Ja, die Unterschrift ist auch im Browser möglich. Diese Variante empfiehlt sich bei Personen, welche nur einmalig Unterschriften über inSign leisten. Siehe dazu auch die Antwort der folgenden Frage.

Soll der Vorgang an mehr als eine Person übergeben werden, empfiehlt es sich zunächst jedem Unterschriftsfeld die entsprechende E-Mail-Adresse zu zuweisen. Dies passiert direkt am jeweiligen Feld durch Klick auf das Personensymbol und ist erst möglich, sobald der Formular-Editor über das „X“ rechts oben verlassen wurde. Anschließend wählen Sie die Funktion „Online-Bearbeitung“. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der Empfänger festgelegt wird. Der Status des Vorgangs kann danach in der Verwaltung eingesehen werden. Sobald alle Personen ihre Unterschriften geleistet haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail.

 

inSign Online-Bearbeitung

Ausgehend von der Startseite wird der Bereich „Verwaltung“ betreten. Anschließend ist die Schaltfläche „Einstellungen“ verfügbar. Nun können verbundene Geräte entfernt und neue verbunden werden.

inSign Einstellungen
Die Dropbox App auf iOS stellt leider nur eine eingeschränkte Drag and Drop Funktionalität zur Verfügung. Um dennoch Dokumente hochladen zu können, müssen Sie die Dropbox als Speicherquelle definieren. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:

Drücken Sie in inSign auf „Dokument hinzufügen“. Wählen Sie „Durchsuchen“ beim Popup aus. Ein neuer Dialog öffnet sich (iCloud Drive / Ihr Dateisystem). Klicken Sie unten auf „Durchsuchen“ und dann oben links in der Ecke auf „Speicherorte“. Seitlich sollte nun auch Ihre Dropbox zu sehen sein. Wählen Sie diese aus. Nun können Sie direkt aus Ihrer Dropbox Elemente für den Download auswählen, ohne dass diese auf dem Gerät gespeichert sein müssen.
Wenn Sie in einem Dokument Unterschriften von mehreren verschiedenen Personen einholen wollen, müssen Sie alle Signaturfelder den beteiligten Personen zuweisen. Klicken Sie hierfür in jedem Signaturfeld auf das Portrait-Symbol auf der rechten Seite. Tragen Sie in das Eingabefeld die E-Mail-Adresse der Person ein, die in diesem Feld unterschreiben soll. Nachdem Sie diesen Vorgang für alle Signaturfelder wiederholt haben, können Sie die „Online-Bearbeitung“ starten.

Setzen Sie den Hacken in der Checkbox „Reihenfolge festlegen“. Neben den Empfängern sehen Sie jeweils eine Nummer. Klicken Sie auf die Nummer, können Sie die Reihenfolge ändern. Nummer 1 bedeutet, dass diese Person das Dokument als erstes zur Unterzeichnung erhält. Die Person mit der Nummer 2 erhält das Dokument erst, wenn die Person Nummer 1 unterschrieben hat.

Nachdem Sie die Reihenfolge festgelegt haben, können Sie wie gewohnt auf „Senden“ klicken. Sobald alle Unterschriften geleistet wurden, erhalten Sie eine Benachrichtigung.

inSign Online-Bearbeitung - Reihenfolge der Unterschriften festlegen

Word-Add-In

Öffnen Sie das gewünschte Word-Dokument und installieren Sie, das inSign Word-Add-In, indem Sie auf „Einfügen“ – „Add-Ins abrufen“ klicken. Geben Sie dann im Suchfeld das Wort „inSign“ ein und fügen Sie dieses hinzu.

inSign Word-Add-In installieren

Mit dem Word-Add-In können Word-Dokumente automatisch nach PDF konvertiert und anschließend unterschrieben werden. Gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie wie gewohnt Ihr Word-Dokument. Unter der Registerkarte „Start“ finden Sie rechts das inSign Symbol. Klicken Sie auf das Symbol, können Sie sich mit Ihren inSign-Zugangsdaten über die URL https://insign.is2.de anmelden. Bei Bedarf können Sie direkt in Word fehlende Text- und Unterschriftsfelder einfügen. Mit dem Klick auf „Fertig“ wird das Dokument in ein PDF konvertiert und automatisch in inSign ein Vorgang erstellt. Fahren Sie dann wie gewohnt fort. inSign Word-Add-In-öffnen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das inSign Word-Add-In unter der Registerkarte „Start“. Klicken Sie im Kontextmenü auf „Add-In entfernen“. Alternativ finden Sie das Add-In auch unter „Einfügen“ – „Add-Ins abrufen“ – „Meine Add-Ins“.

inSign Word-Add-In entfernen

Fachliches Wissen

Mit inSign werden sogenannte „fortgeschrittene elektronische Unterschriften (FES)“ gemäß eIDAS erfasst. Die für das Schriftformerfordernis notwendige „qualifizierte elektronische Unterschrift (QES)“ wird nur von “inSign enterprise“ unterstützt, nicht von „inSign smart business“.
Der Charakter (die Art und Weise) einer geleisteten Unterschrift wird im Hintergrund aufgezeichnet. Diese biometrischen Daten werden verschlüsselt und zum Bestandteil des PDF-Dokuments gemacht. Im Streitfall können die Daten somit entschlüsselt und als Beweismittel verwendet werden (i.d.R. über ein Schriftgutachten). Die Entschlüsselung wird nur von einem Notar vorgenommen und ist damit integer. Bei der Archivierung kann zwischen diesem sogenannten vollwertigen PDF-Dokument und einer vereinfachten Varianten unterschieden werden. Wenn in der Verwaltung nach Abschluss eines Vorgangs über das Dropdown-Menü der Eintrag „Biometrische Dokumente herunterladen“ gewählt wird, sind die biometrischen Daten im PDF enthalten. Bei der Aushändigung an einen Kunden oder Partner werden lediglich PDF-Dokumente mit eingebettetem Schriftbild verschickt.

Hier ist zu unterscheiden mit welchem Programm Sie das PDF-Dokument öffnen.

Adobe Reader

Öffnen Sie das Dokument in Adobe Reader. Klicken Sie auf ein Unterschriftsfeld. Klicken Sie auf „Unterschriftseigenschaften“ und dann auf „Zertifikat des Ausstellers anzeigen“. Im Reiter „Zusammenfassung“ sollte eins der folgenden Zertifikate angezeigt werden:

inSign Zertifikat 1

inSign Zertifikat 2

 

Foxit Reader

Wenn Sie den „Foxit Reader“ nutzen, können Sie analog Adobe vorgehen. Klicken Sie auf das Unterschriftenfeld, danach auf „Signatureigenschaften“ und auf „Zertifikat anzeigen“.

Nitro

Im Programm „Nitro“ können Sie ebenfalls auf das Signaturfeld klicken, „Signatureigenschaften“ und „Zertifikat ansehen“ auswählen.

Browserviewer

Die Browserviewer von Chrome, Firefox, Edge und Safari können leider keine Zertifikatsinformationen anzeigen. Hier kann leider nicht geprüft werden, ob es sich um ein echtes inSign Dokument handelt.

Hinweis: Alle Dokumente, die ein Zertifikat vor dem 06.12.2019 beinhalten, werden mit dem Status „UNBEKANNT“ gekennzeichnet. Alle Dokumente, die ein Zertifikat nach dem 06.12.2019 beinhalten, werden mit dem Status „GÜLTIG“ gekennzeichnet. Das liegt daran, dass die technische Signatur bisher von www.is2.de durchgeführt wurde. Das neue Zertifikat basiert auf einem ROOT-Zertifikat, welches auf EUTL (European Trust List) gelistet ist. Die biometrischen Daten sind in beiden Fällen im PDF-Dokument korrekt abgelegt. Siehe dazu auch die Antwort der folgenden Frage.

Das ist in Ordnung so. Die biometrischen Daten der handschriftlichen Unterschriften wurden korrekt im PDF-Dokument abgelegt und das Dokument selbst dabei mit einer „technischen“ Signatur vor nachträglicher Veränderung geschützt. Diese „technische“ Signatur wurde von www.is2.de durchgeführt, dieses Zertifikat können Sie manuell in den Zertifikatdetails akzeptieren. Klicken Sie im PDF auf eine Unterschrift → Unterschriftseigenschaften → Zertifikat es Ausstellers anzeigen… → Vertrauenswürdigkeit → Zu vertrauenswürdigen Zertifikaten hinzufügen… als vertrauenswürdig einstufen. Auf die Nachprüfbarkeit oder gar Rechtssicherheit der Unterschriften hat dies keinen Einfluss.

Technisches Wissen

Ein aktueller Web-Browser und eine Internet-Verbindung.
Grundsätzlich ist jedes handelsübliche Gerät mit berührungsempfindlichem Display (Touchscreen) geeignet. In „inSign enterprise“ wird auch Spezialhardware (Unterschriftenpads) per Add-on unterstützt.
Ja. Viele der mächtigen Funktionen von inSign entfalten sich erst über eine Nutzung als Backend-Service. Drittanwendungen (z.B. Angebotssysteme, CRM-Portale, etc.) können dann die inSign-Funktionen per API ansprechen, um spezifische und individuelle Anwendungsfälle ohne Medienbruch zu gestalten. Zudem wird damit eine Automatisierung von Prozessen möglich (Batch-Verarbeitung). Es steht eine umfangreiche Dokumentation bereit. Gerne unterstützt das inSign-Team bei der fachlichen und technischen Umsetzung von Anbindungsprojekten. Die Nutzung von inSign als Servicekomponente ist im Nutzungsmodell „smart business“ nicht möglich.
Ja, alle Dokumente sowie die Detaildaten der Unterschriften werden durch Verschlüsselungen und elektronische Siegel geschützt. Eine nachträgliche Bearbeitung z. B. mit Adobe Acrobat zerstört das elektronische Siegel und das Dokument ist als verändert zu erkennen. Die Unterschrift wird als „ungültig“ angezeigt bzw. das Dokument mit dem Vermerk „Dokument wurde nach Unterschrift verändert“ versehen. Eine Kommentierung (aber keine sonstigen Änderungen) signierter Dokumente ist grundsätzlich zulässig. Es gibt keinen Grund, der dagegenspricht. Im Zweifel kann man zu jeder Unterschrift die jeweils signierte Version (also ohne Kommentare) anzeigen lassen. Am einfachsten erreicht man dies im Adobe Reader durch Rechtsklick auf die Unterschrift, dann „Unterschriebene Version anzeigen“ auswählen.
Ja, aber nur im Nutzungsmodell „inSign enterprise“. Es stehen diverse Methoden der Übermittlung (z.B. im Docker, etc.) mit Installationsanleitung bereit. Gerne unterstützt das inSign-Team Ihr Installationsprojekt.
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