FAQ
Häufige Fragen und Antworten

Funktionen und Anwendung

Ein Vorgang kann aus mehreren Dokumenten bestehen. Zum Beispiel aus einem Hauptvertrag, Vertragsbedingungen, Ausweisdokumenten, Zusatzformularen etc.

Entweder beim Start über eine Vorlage oder im Vorgang selbst durch das Eingabefeld „Bezeichnung“ kann dem Vorgang ein Name gegeben werden. Dieses Feld erreichen Sie über die Schaltfläche „MENU“, welche sich im linken oberen Bildschirmbereich befindet. Die Vorgangsbezeichnung kann jederzeit geändert werden. inSign Unterzeichner
Falls im PDF-Dokument bereits Felder enthalten sind, werden diese von inSign automatisch erkannt und es können dann keine weiteren hinzugefügt werden. Bei PDF-Dokumenten ohne Felder startet inSign automatisch mit aktiviertem Formular-Editor, dieser ist direkt im inSign-Vorgang verfügbar. Die verfügbaren Feldtypen werden rechts oben angezeigt und können per Drag and Drop in das Dokument gezogen und in der Größe angepasst werden. Jedes Unterschriftsfeld ist ein Pflichtfeld. inSign Signaturfeld
Fortgeschrittene elektronische Signatur (Standard-Signatur von inSign):
Indem das entsprechende Unterschriftsfeld angeklickt wird. Auf Touch-Geräten kann dann dort direkt unterschrieben werden, auf anderen Geräten öffnet sich ein Dialogfenster, das verschiedene Methoden zum Unterschreiben anbietet. Die native inSign-App (für iOS und Android verfügbar) ist für Nutzer gedacht, die regelmäßig mit inSign arbeiten. Dazu wird die App über eine einmalige Eingabe eines Codes an den Benutzer-Account gekoppelt und kann dann für alle zukünftigen Unterschriftsvorgänge genutzt werden. Die anderen angebotenen Möglichkeiten sehen vor, dass ein einmaliger Link per SMS / E-Mail an ein Touch-Gerät versendet wird und dann im Browser unterschrieben wird.

Einfache elektronische Signatur:

Indem das entsprechende Unterschriftsfeld angeklickt und der Name per Tastatur eingetippt wird.

Qualifizierte elektronische Signatur

inSign nutzt für die QES den eIDAS-zertifizierten und qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter D-Trust mit der Fernsignaturlösung sign-me. Um eine qualifizierte elektronische Signatur leisten zu können, ist eine einmalige Identifizierung des Unterzeichners notwendig. Falls der Unterzeichner noch keinen sign-me-Account hat, kann er innerhalb des inSign Workflows eine Identifizierung durchführen und somit einen sign-me-Account erstellen.
Die App kann einzeln nicht genutzt werden. Die inSign App hat nur eine Unterschriftenfunktion und ist für Nutzer gedacht, die häufig unterschreiben. Einmal mit Ihrem Account verbunden, sparen Sie sich die wiederkehrenden SMS an Ihr Smartphone.

Hier geht’s zum Play Store (Android): https://play.google.com/store/apps/details?id=de.is2.insign
Hier geht’s zum Apple Store (iOS): https://apps.apple.com/de/app/insign/id589026246

Die App ist eine optionale Erweiterung der Online-Anwendung für Nutzer, die häufig unterschreiben. Um die App mit der Online-Anwendung zu verbinden, wird in der Online-Anwendung ein Anmeldecode erzeugt, der einmalig in die App eingegeben werden muss. Sie erhalten diesen Code automatisch, wenn Sie auf das Signaturfeld klicken und dann von den angebotenen Möglichkeiten die App auswählen. Damit wird die App dauerhaft mit Ihrem Account verbunden. 

Erstellen Sie einen Vorgang und klicken Sie oben im Menü auf „Einstellungen“. Unter dem Punkt „Smartphones“ können Sie Ihre Geräte verwalten. inSign Einstellungen
Ja, die Unterschrift ist auch im Browser möglich. Diese Variante empfiehlt sich bei Personen, welche nur einmalig Unterschriften über inSign leisten. Siehe dazu auch die Antwort der vorherigen Frage.
Soll der Vorgang an mehr als eine Person übergeben werden, empfiehlt es sich zunächst jedem Unterschriftsfeld die entsprechende E-Mail-Adresse zu zuweisen. Dies passiert direkt am jeweiligen Feld durch Klick auf das Personensymbol und ist erst möglich, sobald der Formular-Editor über das „X“ rechts oben verlassen wurde. Anschließend wählen Sie die Funktion „Online-Bearbeitung“. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der Empfänger festgelegt wird. Der Status des Vorgangs kann danach in der Verwaltung eingesehen werden. Sobald alle Personen ihre Unterschriften geleistet haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail. inSign Online-Bearbeitung
Die Dropbox App auf iOS stellt leider nur eine eingeschränkte Drag and Drop Funktionalität zur Verfügung. Um dennoch Dokumente hochladen zu können, müssen Sie die Dropbox als Speicherquelle definieren. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:

Drücken Sie in inSign auf „Dokument hinzufügen“. Wählen Sie „Durchsuchen“ beim Popup aus. Ein neuer Dialog öffnet sich (iCloud Drive / Ihr Dateisystem). Klicken Sie unten auf „Durchsuchen“ und dann oben links in der Ecke auf „Speicherorte“. Seitlich sollte nun auch Ihre Dropbox zu sehen sein. Wählen Sie diese aus. Nun können Sie direkt aus Ihrer Dropbox Elemente für den Download auswählen, ohne dass diese auf dem Gerät gespeichert sein müssen.
Wenn Sie in einem Dokument Unterschriften von mehreren verschiedenen Personen einholen wollen, müssen Sie alle Signaturfelder den beteiligten Personen zuweisen. Klicken Sie hierfür in jedem Signaturfeld auf das Portrait-Symbol auf der rechten Seite. Tragen Sie in das Eingabefeld die E-Mail-Adresse der Person ein, die in diesem Feld unterschreiben soll. Nachdem Sie diesen Vorgang für alle Signaturfelder wiederholt haben, können Sie die „Online-Bearbeitung“ starten.

Setzen Sie den Haken in der Checkbox „Reihenfolge festlegen“. Neben den Empfängern sehen Sie jeweils eine Nummer. Klicken Sie auf die Nummer, können Sie die Reihenfolge ändern. Nummer 1 bedeutet, dass diese Person das Dokument als erstes zur Unterzeichnung erhält. Die Person mit der Nummer 2 erhält das Dokument erst, wenn die Person Nummer 1 unterschrieben hat.

Nachdem Sie die Reihenfolge festgelegt haben, können Sie wie gewohnt auf „Senden“ klicken. Sobald alle Unterschriften geleistet wurden, erhalten Sie eine Benachrichtigung. inSign Online-Bearbeitung - Reihenfolge der Unterschriften festlegen

Ja, denn die Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgt für den zusätzlichen Schutz von Daten. Sobald Sie auf Online-Bearbeitung klicken, sehen Sie ein Drop-Down-Menü neben dem „Kennwortschutz“. Klicken Sie auf „SMS“ oder auf „E-Mail“ und geben Sie die jeweiligen Daten ein.

inSign Kennwortschutz

Sobald alle Unterschriften geleistet wurden, wird direkt im Anschluss eine Kopie an die Unterzeichner ausgehändigt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass der Ersteller des Unterschriftenvorgangs Kopien an weitere Empfänger aushändigt. Der dabei versendete Download-Link ist 30 Tage gültig.
Das Paraphieren ist nicht notwendig, weil keine Möglichkeit der unbemerkten Manipulation des Vorgangs und/oder seiner Dokumente besteht.

Revisionssicheres Archiv

Das Archiv ist ein inSign 365 Feature und steht allen inSign 365 Kunden kostenfrei zur Verfügung.

Vorgänge müssen Dokumente enthalten und in einem Zeitraum von 30 Tagen nicht bearbeitet worden sein (inaktiv). Die Archivierung erfolgt unabhängig vom Status.
Ja, Sie können Vorgänge, die Sie nicht weiter bearbeiten möchten, sofort ins Archiv verschieben. Klicken Sie hierfür in der Vorgangsverwaltung auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem jeweiligen Vorgang und wählen Sie „Jetzt archivieren“.
Das Archiv kann über das Dropdown-Menü (rechts oben) in der Vorgangsverwaltung über den Menüpunkt „Archiv“ geöffnet werden.

Nach Vorgängen suchen/filtern

Das Archiv bietet eine Suchfunktion, die Vorgänge nach folgende Informationen durchsuchen kann:
  • Vorgangsname
  • Dateinamen
  • Beteiligte Personen
  • Datum der letzten Änderung
Da Vorgänge im Archiv verschlüsselt abgespeichert werden, ist eine Volltextsuche nach Text innerhalb der Dokumente nicht möglich.

Herunterladen / Löschen

Vorgänge können einzeln oder nach Markierung als Paket heruntergeladen oder gelöscht werden.

Vorgänge erneut bearbeiten

Wenn Vorgänge einmal in das Archiv verschoben wurden, können Sie nicht mehr weiterbearbeitet werden. Selbstverständlich steht es Ihnen frei, die Vorgangsdokumente herunterzuladen und damit einen neuen Vorgang zu erstellen.
Alle archivierten Vorgänge bleiben für die Dauer Ihrer Vertragslaufzeit gespeichert.  Nach Vertragsende wird das Archiv gelöscht. Denken Sie daran, Ihre Dokumente rechtzeitig zu sichern.

Word-Add-In

Öffnen Sie das gewünschte Word-Dokument und installieren Sie, das inSign Word-Add-In, indem Sie auf „Einfügen“ – „Add-Ins abrufen“ klicken. Geben Sie dann im Suchfeld das Wort „inSign“ ein und fügen Sie dieses hinzu.

inSign Word-Add-In installieren

Mit dem Word-Add-In können Word-Dokumente automatisch nach PDF konvertiert und anschließend unterschrieben werden. Gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie wie gewohnt Ihr Word-Dokument. Unter der Registerkarte „Start“ finden Sie rechts das inSign Symbol. Klicken Sie auf das Symbol, können Sie sich mit Ihren inSign-Zugangsdaten über die URL https://insign.is2.de anmelden. Bei Bedarf können Sie direkt in Word fehlende Text- und Unterschriftsfelder einfügen. Mit dem Klick auf „Fertig“ wird das Dokument in ein PDF konvertiert und automatisch in inSign ein Vorgang erstellt. Fahren Sie dann wie gewohnt fort. inSign Word-Add-In-öffnen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das inSign Word-Add-In unter der Registerkarte „Start“. Klicken Sie im Kontextmenü auf „Add-In entfernen“. Alternativ finden Sie das Add-In auch unter „Einfügen“ – „Add-Ins abrufen“ – „Meine Add-Ins“.

inSign Word-Add-In entfernen

Fachliches Wissen

Mit inSign werden standardmäßig sogenannte „fortgeschrittene elektronische Unterschriften (FES)“ gemäß eIDAS erfasst.
Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird der Charakter (die Art und Weise) einer geleisteten Unterschrift im Hintergrund aufgezeichnet. Diese biometrischen Daten werden verschlüsselt und zum Bestandteil des PDF-Dokuments gemacht. Im Streitfall können die Daten somit entschlüsselt und als Beweismittel verwendet werden (i.d.R. über ein Schriftgutachten). Die Entschlüsselung wird nur von einem Notar vorgenommen und ist damit integer.

Hier ist zu unterscheiden mit welchem Programm Sie das PDF-Dokument öffnen.

Adobe Reader

Öffnen Sie das Dokument in Adobe Reader. Klicken Sie auf ein Unterschriftsfeld. Klicken Sie auf „Unterschriftseigenschaften“ und dann auf „Zertifikat des Ausstellers anzeigen“. Im Reiter „Zusammenfassung“ sollte eins der folgenden Zertifikate angezeigt werden:

inSign Zertifikat 1

inSign Zertifikat 2

 

Foxit Reader

Wenn Sie den „Foxit Reader“ nutzen, können Sie analog Adobe vorgehen. Klicken Sie auf das Unterschriftenfeld, danach auf „Signatureigenschaften“ und auf „Zertifikat anzeigen“.

Nitro

Im Programm „Nitro“ können Sie ebenfalls auf das Signaturfeld klicken, „Signatureigenschaften“ und „Zertifikat ansehen“ auswählen.

Browserviewer

Die Browserviewer von Chrome, Firefox, Edge und Safari können leider keine Zertifikatsinformationen anzeigen. Hier kann leider nicht geprüft werden, ob es sich um ein echtes inSign Dokument handelt.

Hinweis: Alle Dokumente, die ein Zertifikat vor dem 06.12.2019 beinhalten, werden mit dem Status „UNBEKANNT“ gekennzeichnet. Alle Dokumente, die ein Zertifikat nach dem 06.12.2019 beinhalten, werden mit dem Status „GÜLTIG“ gekennzeichnet. Das liegt daran, dass die technische Signatur bisher von www.is2.de durchgeführt wurde. Das neue Zertifikat basiert auf einem ROOT-Zertifikat, welches auf EUTL (European Trust List) gelistet ist. Die biometrischen Daten sind in beiden Fällen im PDF-Dokument korrekt abgelegt. Siehe dazu auch die Antwort der folgenden Frage.

Hierfür empfehlen wir die Verwendung einer entsprechenden Anwendung, wie z. B. Adobe Acrobat Reader. Neben dem eigentlichen Inhalt können diverse Metadaten eingesehen werden. Wichtig ist, dass das Dokument mit einem Zertifikat signiert wurde. Damit kann sichergestellt werden, dass der Inhalt des Dokuments nicht nachträglich verändert wurde.

Sollte das Dokument nachträglich verändert worden sein, ist dies mit einem roten x und mit folgendem Vermerk gekennzeichnet: „Die Unterschrift ist ungültig. Die Dokumente wurden nach Anbringen der Unterschrift verändert oder beschädigt.“

Unterschriftsvalidierungsstatus gültig

Unterschriftsvalidierungsstatus ungültig
Das ist in Ordnung so. Die biometrischen Daten der handschriftlichen Unterschriften wurden korrekt im PDF-Dokument abgelegt und das Dokument selbst dabei mit einer „technischen“ Signatur vor nachträglicher Veränderung geschützt. Diese „technische“ Signatur wurde von www.is2.de durchgeführt, dieses Zertifikat können Sie manuell in den Zertifikatdetails akzeptieren. Klicken Sie im PDF auf eine Unterschrift → Unterschriftseigenschaften → Zertifikat es Ausstellers anzeigen… → Vertrauenswürdigkeit → Zu vertrauenswürdigen Zertifikaten hinzufügen… als vertrauenswürdig einstufen. Auf die Nachprüfbarkeit oder gar Rechtssicherheit der Unterschriften hat dies keinen Einfluss.
inSign verwendet sogenannte Signatur-Formularfelder, um die Unterschriftsdaten im PDF zu speichern. Diese Signaturfelder sind Bestandteil der PDF Spezifikation.

Trotzdem gibt es einige PDF-Betrachter, die Signaturfelder nicht richtig darstellen können. In diesen Fällen kann es sein, dass eine Unterschrift nicht sichtbar ist, obwohl sie vorhanden ist.

Wir empfehlen deshalb die Verwendung von Adobe Reader, um PDFs anzuzeigen. Dort werden die Unterschriften korrekt angezeigt. Gut funktionieren auch gängige Alternativen z. B. der Foxit Reader. Auch mit den in aktuellen Internet-Browsern eingebauten PDF-Betrachtern (Ausnahme Firefox) werden die Unterschriften angezeigt.

Technisches Wissen

Sie brauchen lediglich einen Webbrowser und eine Internet-Verbindung. Wir unterstützen die aktuellen Versionen von Edge, Chrome, Firefox und Safari. Der Internet Explorer wird nicht unterstützt.
Für die fortgeschrittene elektronische Signatur ist grundsätzlich jedes handelsübliche Gerät mit berührungsempfindlichem Display (Touchscreen) geeignet. In „inSign enterprise“ wird auch Spezialhardware (Unterschriftenpads) per Add-on unterstützt.

Für die einfache und qualifizierte elektronische Signatur ist kein Touch-Device notwendig.
Ja. Viele der mächtigen Funktionen von inSign entfalten sich erst über eine Nutzung als Backend-Service. Drittanwendungen (z.B. Angebotssysteme, CRM-Portale, etc.) können dann die inSign-Funktionen per API ansprechen, um spezifische und individuelle Anwendungsfälle ohne Medienbruch zu gestalten. Zudem wird damit eine Automatisierung von Prozessen möglich (Batch-Verarbeitung). Es steht eine umfangreiche Dokumentation bereit. Gerne unterstützt das inSign-Team bei der fachlichen und technischen Umsetzung von Anbindungsprojekten. Die Nutzung von inSign als Servicekomponente ist im Nutzungsmodell „inSign 365“ nicht möglich.
Ja, alle Dokumente sowie die Detaildaten der Unterschriften werden durch Verschlüsselungen und elektronische Siegel geschützt. Eine nachträgliche Bearbeitung z. B. mit Adobe Acrobat zerstört das elektronische Siegel und das Dokument ist als verändert zu erkennen. Die Unterschrift wird als „ungültig“ angezeigt bzw. das Dokument mit dem Vermerk „Dokument wurde nach Unterschrift verändert“ versehen. Eine Kommentierung (aber keine sonstigen Änderungen) signierter Dokumente ist grundsätzlich zulässig. Es gibt keinen Grund, der dagegenspricht. Im Zweifel kann man zu jeder Unterschrift die jeweils signierte Version (also ohne Kommentare) anzeigen lassen. Am einfachsten erreicht man dies im Adobe Reader durch Rechtsklick auf die Unterschrift, dann „Unterschriebene Version anzeigen“ auswählen.
Ja, aber nur im Nutzungsmodell „inSign enterprise“. Es stehen diverse Methoden der Übermittlung (z.B. im Docker, etc.) mit Installationsanleitung bereit. Gerne unterstützt das inSign-Team Ihr Installationsprojekt.

Mein Account

Wenn Sie inSign über unseren Webshop erworben haben, können Sie Ihre Zahlungsdaten im Kundenportal unter „Ihre Zahlungsdaten“ ändern. Haben Sie die Bestellunterlagen von uns manuell zugeschickt bekommen, schreiben Sie einfach eine kurze E-Mail an service@getinsign.de. inSign Zahlungsdaten ändern
Klicken Sie auf der Anmeldeseite von inSign auf „Passwort zurücksetzen“ und folgen Sie den Anweisungen. inSign Passwort zurücksetzen

Wenn Sie inSign über unseren Webshop erworben haben, können Sie im Kundenportal (Klick auf „Mein Account“) Ihr aktuelles Abonnement kündigen. Klicken Sie auf „Abo kündigen“. Sie erhalten daraufhin eine Bestätigung per E-Mail.

Haben Sie inSign außerhalb des Webshops erworben, senden Sie uns einfach eine kurze E-Mail an service@getinsign.de. Sie erhalten daraufhin eine Kündigungsbestätigung von uns.

Trotz Ihrer Kündigung können Sie inSign wie gewohnt bis zum Ende der bereits bezahlten Laufzeit weiter nutzen.

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