Vorgänge & Vorlagen

Vorgänge

Ein Vorgang ist eine Sammlung von einer oder mehreren Dateien. In der Regel sind das PDF-Dokumente. Aber auch Bilddateien, z. B. Fotos können Bestandteil eines Vorgangs sein.

Unterschriften

In der Vorgangsverwaltung werden in der Spalte “Unterschriften” die Pflicht-Unterschriften (mit * gekennzeichnet) und dahinter in Klammern die optionalen Unterschriften des Vorgangs angezeigt.

Status

Offen: Ein neuer Vorgang wurde geöffnet. Das Dokument wurde noch nicht unterschrieben oder eine Unterschrift von einer weiteren Person angefordert (Unterschrift anfordern).

Unterschrieben: Alle Pflicht-Unterschriften im Dokument wurden geleistet. Der Vorgang wurde jedoch noch nicht abgeschlossen.

Zu Bearbeiten: Der Vorgang wartet auf Unterzeichnung durch den Vorgangsersteller.

Unterschrift angefordert: Der Vorgang wurde an eine andere Person übertragen. Diese kann das Dokument unterschreiben und ggf. vorhandene Formularfelder ausfüllen.

DSGVO-Abfrage abgelehnt: Vor der Unterschrift wird der Benutzer aufgefordert, in die Datenschutzerklärung einzuwilligen. Der Status zeigt an, dass der Benutzer die Datenschutzerklärung abgelehnt hat.

Fertig: Der Vorgang wurde abgeschlossen.

Biometrische Daten

Bei der handschriftlichen Unterschrift mit inSign (FES) wird die gesamte Bewegung während der Unterschrift wie eine Art Video aufgezeichnet. Die dabei entstehenden Daten nennt man biometrische Daten. Das sind Schreibgeschwindigkeit, Schreibrichtung, Schreibpausen und Schreibdruck. Sie sind besonders schützenswert und werden deshalb sofort verschlüsselt und in das PDF-Dokument eingebettet.

Funktionen

Das Drei-Punkte-Symbol, rechts neben dem Status des Vorgangs, öffnet ein Menü mit den zur Verfügung stehenden Funktionen. Die Befehle sind abhängig vom Status des Vorgangs.

Vorgangsverwaltung inSign

Öffnen

Öffnet den Vorgang zur weiteren Bearbeitung.

Verschieben (Ordner)

Wenn Sie einen Vorgang in einen Ordner verschieben möchten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem Vorgang und dann auf „Verschieben“. Im Anschluss können Sie entweder einen neuen Ordner anlegen oder einen bestehenden Ordner auswählen.

Alternativ lassen sich auch Vorgänge durch Drag & Drop in bestehende Ordner verschieben.

Hinweis: Es ist nur eine Ordnerebene möglich, d.h. in einem Ordner können keine weiteren Unterordner erstellt werden.

Herunterladen

Lädt alle Dokumente inkl. der biometrischen Daten als ZIP-Datei zur Archivierung herunter.

Jetzt archivieren

Vorgänge werden nach 30 Tagen Inaktivität automatisch in das Archiv verschoben. Wenn Sie vor Ablauf der 30 Tage einen Vorgang archivieren wollen, können Sie das über diese Funktion auslösen. Wählen Sie dazu einfach den Befehl “Jetzt archivieren”.

Löschen

Löscht den Vorgang. Es gibt keine Möglichkeit, gelöschte Vorgänge wiederherzustellen.

Vorgang zurückholen

Wenn ein Vorgang an eine andere Person übergeben wurde (siehe Funktion Unterschrift anfordern), können Sie selbst den Vorgang so lange nicht mehr öffnen, bis die andere Person die Bearbeitung abgeschlossen hat. Mit Hilfe dieser Funktion ist es möglich, der anderen Person das Bearbeitungsrecht zu entziehen. Die Person wird automatisch per E-Mail informiert, dass Sie die Bearbeitung wieder übernommen haben. Anschließend sind Sie wieder selbst in der Lage, den Vorgang zu öffnen.

Ablaufdatum setzen

Wenn ein Vorgang an eine andere Person übergeben wurde, kann in der Vorgangsverwaltung über das Kontextmenü eines Vorgangs am rechten Rand ein Ablaufdatum gesetzt werden. Zu diesem Zeitpunkt wird der Vorgang dann automatisch zum Vorgangsersteller zurückgeholt.

Status prüfen

Der Status in der Vorgangsverwaltung ist klickbar. Hier können Sie den aktuellen Status der Unterschriftsanforderung prüfen und den dazugehörigen Auditbericht einsehen. Den Auditbericht erhalten Sie ebenfalls beim Herunterladen der Dokumente.

Vorlagen

Vorlagen werden einmal erstellt und können dann beliebig oft wiederverwendet werden. Diese Funktion bietet sich an, wenn Sie z. B. ein Standardformular mit einem Signaturfeld versehen und das so vorbereitete Formular öfters verwenden wollen.
inSign Vorlagen

Vorlage erstellen

Die Schaltfläche „Neue Vorlage“ unter dem Reiter „Vorlagen“ erzeugt einen neuen Vorgang, welchen Sie wie gewohnt bearbeiten können. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können Sie mit „Vorlage speichern“ den Vorgang wieder verlassen. Die neue Vorlage steht Ihnen anschließend zur Verfügung.

Vorlage verwenden

Um aus einer Vorlage einen neuen Vorgang zu erzeugen, klicken Sie einfach auf den Namen oder wählen Sie die Funktion „Neuer Vorgang aus Vorlage“ aus dem Kontextmenü. Anschließend werden Sie aufgefordert einen Vorgangsnamen einzugeben. „Ok“ erzeugt und startet den neuen Vorgang.

Vorlagenname editieren

Mit der Funktion „Umbenennen“, können Sie den Namen der Vorlage ändern.

Vorlage teilen

Falls Sie mit mehreren Nutzern in einer gemeinsamen inSign-Gruppe arbeiten, können Sie die Vorlage mit den anderen Nutzern teilen.

Hinweis: Für die meisten Nutzer ist diese Funktion nicht aktiviert, d.h. es werden keine Gruppen zum Teilen angezeigt.

Weblink verwenden

Sie können mit inSign vorbereitete PDF-Formulare auch als Self-Service-Funktion z.B. auf Ihrer Website zur Verfügung stellen. inSign generiert Ihnen zu diesem Zweck eine spezielle URL, die Sie in Ihre Website einbauen können. Die entsprechende Funktion finden Sie im Bereich „Vorlagen“ im Kontextmenü der Vorlage. Wenn Ihre Website-Nutzer auf diesen Link klicken, öffnet sich automatisch inSign mit den vorbereiteten PDF-Formular und fordert den Nutzer zum Ausfüllen und Unterschreiben. Das fertige Dokument landet dann automatisch in Ihrer Vorgangsverwaltung. Sie werden per E-Mail informiert. Weitere Details zum Thema Weblink im Kapitel „Praxisbeispiele“.

Vorlage löschen

Mit der Funktion löschen oder dem Mülleimersymbol können von Ihnen selbst erstellte Vorlagen gelöscht werden.
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