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Vorgänge & Vorlagen
Vorgänge
Ein Vorgang ist eine Sammlung von einer oder mehreren Dateien. In der Regel sind das PDF-Dokumente. Aber auch Bilddateien, z. B. Fotos können Bestandteil eines Vorgangs sein.
Unterschriften
In der Vorgangsverwaltung werden in der Spalte “Unterschriften” die Pflicht-Unterschriften (mit * gekennzeichnet) und dahinter in Klammern die optionalen Unterschriften des Vorgangs angezeigt.Status
Offen: Ein neuer Vorgang wurde geöffnet. Das Dokument wurde noch nicht unterschrieben oder eine Unterschrift von einer weiteren Person angefordert (Unterschrift anfordern).Unterschrieben: Alle Pflicht-Unterschriften im Dokument wurden geleistet. Der Vorgang wurde jedoch noch nicht abgeschlossen.
Zu Bearbeiten: Der Vorgang wartet auf Unterzeichnung durch den Vorgangsersteller.
Unterschrift angefordert: Der Vorgang wurde an eine andere Person übertragen. Diese kann das Dokument unterschreiben und ggf. vorhandene Formularfelder ausfüllen.
Abgelehnt: Der Prüfer des Dokuments hat die Freigabe abgelehnt.
oder
Vor der handschriftlichen Unterschrift wird der Benutzer aufgefordert, in die Datenschutzerklärung einzuwilligen. Der Status zeigt an, dass der Benutzer die Einwilligung abgelehnt hat.
Fertig: Der Vorgang wurde abgeschlossen.
Biometrische Daten
Bei der handschriftlichen Unterschrift mit inSign (FES) wird die gesamte Bewegung während der Unterschrift wie eine Art Video aufgezeichnet. Die dabei entstehenden Daten nennt man biometrische Daten. Das sind Schreibgeschwindigkeit, Schreibrichtung, Schreibpausen und Schreibdruck. Sie sind besonders schützenswert und werden deshalb sofort verschlüsselt und in das PDF-Dokument eingebettet.Funktionen
Das Drei-Punkte-Symbol, rechts neben dem Status des Vorgangs, öffnet ein Menü mit den zur Verfügung stehenden Funktionen. Die Befehle sind abhängig vom Status des Vorgangs.
Öffnen
Öffnet den Vorgang zur weiteren Bearbeitung.
Verschieben (Ordner)
Wenn Sie einen Vorgang in einen Ordner verschieben möchten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem Vorgang und dann auf „Verschieben“. Im Anschluss können Sie entweder einen neuen Ordner anlegen oder einen bestehenden Ordner auswählen.Alternativ lassen sich auch Vorgänge durch Drag & Drop in bestehende Ordner verschieben.
Hinweis: Es ist nur eine Ordnerebene möglich, d.h. in einem Ordner können keine weiteren Unterordner erstellt werden.
Herunterladen
Lädt alle Dokumente inkl. der biometrischen Daten als ZIP-Datei zur Archivierung herunter.Jetzt archivieren
Vorgänge werden nach 30 Tagen Inaktivität automatisch in das Archiv verschoben. Wenn Sie vor Ablauf der 30 Tage einen Vorgang archivieren wollen, können Sie das über diese Funktion auslösen. Wählen Sie dazu einfach den Befehl “Jetzt archivieren”.Eigenschaften
Mit dem Menüpunkt “Eigenschaften” können Sie die Eigenschaften des Vorgangs individuell anpassen.Löschen
Löscht den Vorgang. Es gibt keine Möglichkeit, gelöschte Vorgänge wiederherzustellen.
Vorgang zurückholen
Wenn ein Vorgang an eine andere Person übergeben wurde (siehe Funktion Unterschrift anfordern), können Sie selbst den Vorgang so lange nicht mehr öffnen, bis die andere Person die Bearbeitung abgeschlossen hat. Mit Hilfe dieser Funktion ist es möglich, der anderen Person das Bearbeitungsrecht zu entziehen. Die Person wird automatisch per E-Mail informiert, dass Sie die Bearbeitung wieder übernommen haben. Anschließend sind Sie wieder selbst in der Lage, den Vorgang zu öffnen.
Play Video about Vorgang zurückholen
Erinnerung senden
Wird der Vorgang innerhalb von 5 Tagen nach Unterschriftsanforderung nicht bearbeitet, erhalten die Vorgangsteilnehmer eine automatische Erinnerung von inSign. Darüber hinaus können Sie Erinnerungen auch manuell zum gewünschten Zeitpunkt versenden.Status prüfen
Der Status in der Vorgangsverwaltung ist klickbar. Hier können Sie den aktuellen Status der Unterschriftsanforderung prüfen und den dazugehörigen Auditbericht einsehen. Den Auditbericht erhalten Sie ebenfalls beim Herunterladen der Dokumente.Vorlagen
Vorlagen werden einmal erstellt und können dann beliebig oft wiederverwendet werden. Diese Funktion bietet sich an, wenn Sie z. B. ein Standardformular mit einem Signaturfeld versehen und das so vorbereitete Formular öfters verwenden wollen.
Vorlage erstellen
Die Schaltfläche „Neue Vorlage“ unter dem Reiter „Vorlagen“ erzeugt einen neuen Vorgang, welchen Sie wie gewohnt bearbeiten können. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können Sie mit „Vorlage speichern“ den Vorgang wieder verlassen. Die neue Vorlage steht Ihnen anschließend zur Verfügung.
Vorlage verwenden
Um aus einer Vorlage einen neuen Vorgang zu erzeugen, klicken Sie einfach auf den Namen oder wählen Sie die Funktion „Neuer Vorgang aus Vorlage“ aus dem Kontextmenü. Anschließend werden Sie aufgefordert einen Vorgangsnamen einzugeben. „Ok“ erzeugt und startet den neuen Vorgang.
Vorlagenname editieren
Mit der Funktion „Umbenennen“, können Sie den Namen der Vorlage ändern.
Vorlage teilen
Falls Sie mit mehreren Nutzern in einer gemeinsamen inSign-Gruppe arbeiten, können Sie die Vorlage mit den anderen Nutzern teilen.
Hinweis: Für die meisten Nutzer ist diese Funktion nicht aktiviert, d.h. es werden keine Gruppen zum Teilen angezeigt.
Hinweis: Für die meisten Nutzer ist diese Funktion nicht aktiviert, d.h. es werden keine Gruppen zum Teilen angezeigt.
Weblink verwenden
Sie können mit inSign vorbereitete PDF-Formulare auch als Self-Service-Funktion z.B. auf Ihrer Website zur Verfügung stellen. inSign generiert Ihnen zu diesem Zweck eine spezielle URL, die Sie in Ihre Website einbauen können. Die entsprechende Funktion finden Sie im Bereich „Vorlagen“ im Kontextmenü der Vorlage. Wenn Ihre Website-Nutzer auf diesen Link klicken, öffnet sich automatisch inSign mit dem vorbereiteten PDF-Formular und fordert den Nutzer zum Ausfüllen und Unterschreiben auf. Das fertige Dokument erscheint dann automatisch in Ihrer Vorgangsverwaltung. Sie werden per E-Mail informiert. Weitere Details zum Thema Weblink im Kapitel „Praxisbeispiele“.
Eigenschaften
Mit dem Menüpunkt “Eigenschaften” können Sie die Eigenschaften der Vorlage individuell anpassen.Vorlage löschen
Mit der Funktion löschen oder dem Mülleimersymbol können von Ihnen selbst erstellte Vorlagen gelöscht werden.