Wie Sie Word-Dokumente mit inSign unterschreiben

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  • Beitrag veröffentlicht:22. Oktober 2020
  • Beitrag zuletzt geändert am:21. Dezember 2021
Word-Dokumente elektronisch unterschreiben

Elektronische Unterschrift mit
dem inSign Word Add-in

Kennen Sie das auch? Sie haben ein Dokument in Word vorbereitet und benötigen noch eine Unterschrift. Dazu müssen Sie das Word-Dokument erst einmal ausdrucken, zur Unterschrift an die zuständigen Personen bringen und dann wieder einscannen und archivieren. Dieser papierlastige Prozess ist einfach nur aufwendig, fehleranfällig und umständlich. Sie fragen sich, wie Sie direkt in Word unterschreiben können. Wir haben die Lösung dafür.
Mit der Software inSign können beliebige PDF-Dokumente und diverse Bildformate (JPG, PNG etc.) elektronisch unterzeichnet werden. Eine digitale Unterschrift in Word ist ebenfalls möglich. Doch wie kann man eine Word-Datei unterschreiben? Dafür ist das inSign Word-Add-in erforderlich. Sollten Sie dieses noch nicht installiert haben, klicken Sie einfach in Ihrem Word-Programm auf „Einfügen“ – „Add-ins abrufen“. Geben Sie dann das Wort „inSign“ in das Suchfeld ein und fügen Sie es hinzu. Mit dem Word Add-in können Word-Dateien automatisch in PDF-Dokumente konvertiert und anschließend unterschrieben werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  • Um eine Unterschrift in Word einzufügen, öffnen Sie wie gewohnt Ihr Word-Dokument in Microsoft Office.
  • Unter der Registerkarte „Start“ finden Sie rechts das inSign Symbol.
  • Ein Klick auf das Symbol und Sie können sich mit Ihren inSign-Zugangsdaten anmelden.
  • Danach können Sie dem Vorgang einen Namen geben und bei Bedarf direkt in Word fehlende Text- und Unterschriftsfelder an der gewünschten Stelle einfügen.
  • Mit dem Klick auf „Fertig“ konvertiert die Datei in ein PDF und erstellt automatisch einen inSign Vorgang.
  • Das Dokument ist nun eine PDF-Datei. Dieses können Sie jetzt bearbeiten, elektronisch unterschreiben oder veranlassen, dass digitale Unterschriften eingeholt werden.
Elektronische Unterschrift inSign in Word

Weshalb eine Konvertierung erforderlich ist

Die Konvertierung aus einem Word- in ein PDF-Dokument ist erforderlich, um die Integrität der digitalen Unterschrift gewährleisten zu können. In Word kann Ihr unterschriebenes Dokument nicht vor nachträglicher Veränderung geschützt werden. PDF-Dokumente sind der De-Fakto-Standard für fertige Dokumente wie z. B. Verträge. Des Weiteren sind PDF-Dokumente in der Regel rückwärtskompatibel, d. h. dass auch ältere PDF-Versionen geöffnet werden können. Daher ist PDF das übliche Format für die dauerhafte Archivierung. Ein PDF bietet im Gegensatz zu anderen Formaten auch noch weitere Vorteile, bezogen auf die elektronische Signatur, wie z. B. dass das Dokument auf allen Plattformen gleich lesbar ist und Zertifikate und Signatur-Details angezeigt werden.

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