Unterschiede und Gemeinsamkeiten
Jeder kennt den klassischen Firmenstempel auf Papier. Er enthält wichtige Informationen über das Unternehmen und dient als Herkunftsnachweis. Diese Funktion übernimmt heute das elektronische Siegel, das zusätzlich die Integrität des Dokuments gewährleistet. Da diese beiden Begriffe oft miteinander verwechselt werden, erläutern wir im folgenden Artikel die Unterschiede und Gemeinsamkeiten.
Inhaltsverzeichnis
Firmenstempel und Siegel im Vergleich
Der klassische Firmenstempel auf Papier wird seit Jahrzehnten als Herkunftsnachweis auf Papierdokumenten verwendet.
Der digitale Firmenstempel ist das digitale Pendant zum klassischen Firmenstempel auf Papier. Typischerweise wird hier einfach ein eingescannter Firmenstempel als Bild in das PDF-Dokument eingefügt. Dadurch wird das Unternehmen repräsentiert und wiedererkannt.
Das elektronische Siegel hingegen dient nicht nur dem Herkunftsnachweis und der Wiedererkennung, sondern bestätigt auch die Integrität des Dokuments. Dazu wird ein digitales Zertifikat verwendet.
Obwohl die beiden Stempelvarianten und das Siegel u.a. als Herkunftsnachweis eingesetzt werden, sieht ein elektronisches Siegel nicht unbedingt wie ein Firmenstempel aus.
Klassischer Firmenstempel auf Papier
Digitaler Firmenstempel im PDF
Elektronisches Siegel im PDF
| Klassischer Firmenstempel auf Papier | Digitaler Firmenstempel im PDF | Elektronisches Siegel im PDF | |
|---|---|---|---|
| Erklärung | Wird seit Jahrzehnten als Herkunftsnachweis auf Papierdokumenten verwendet. | Ist das digitale Äquivalent des klassischen Firmenstempels. | Digitaler Firmenstempel 2.0: Siegel auf Basis eines Zertifikats. |
| Herkunftsnachweis | Schwach | Schwach | Stark |
| Integritätsnachweis per API | Nein | Nein | Ja |
| Automatisierte Verwendung | Nein | Teilweise | Ja |
Was ist ein klassischer Firmenstempel?
Ein klassischer Firmenstempel auf Papier wird verwendet, um offizielle Briefe, Verträge, Rechnungen oder Quittungen zu kennzeichnen. Der Firmenstempel enthält in der Regel grundlegende Informationen über das Unternehmen und bestätigt, dass das Dokument von dem betreffenden Unternehmen stammt.
Was ist ein digitaler Firmenstempel?
Ein digitaler Firmenstempel ist eine digitale Version des traditionellen Firmenstempels, der in Unternehmen zur offiziellen Kennzeichnung von Dokumenten eingesetzt wird. Im Gegensatz zu einem physischen Stempel auf Papier, handelt es sich bei einem digitalen Firmenstempel um eine Grafik oder ein Bild, das in digitale Dokumente eingefügt wird.
Ein digitaler Firmenstempel kann verschiedene Formen annehmen, einschließlich einer grafischen Darstellung des Firmenlogos zusammen mit Informationen wie dem Firmennamen und anderen relevanten Einzelheiten.
Was ist ein elektronisches Siegel?
Ein elektronisches Siegel wird verwendet, um Herkunft und Integrität von elektronischen Dokumenten oder Daten zu gewährleisten. Für die Erstellung eines elektronischen Siegels ist ein digitales Zertifikat erforderlich, das auf das siegelnde Unternehmen ausgestellt ist.
Arten von elektronischen Siegeln
Die Rechtsgrundlage für elektronische Siegel bildet die eIDAS-Verordnung. Die Anforderungen für elektronische Siegel sind im Abschnitt 5, in den Artikeln 35 bis 40 geregelt. Wie auch bei elektronischen Signaturen gibt es drei Arten von elektronischen Siegeln:
- Einfache elektronische Siegel
- Fortgeschrittene elektronische Siegel
- Qualifizierte elektronische Siegel
Bei einem einfachen elektronischen Siegel werden Daten an andere Daten angehängt oder mit ihnen verknüpft, um ihre Herkunft und Integrität zu gewährleisten.
Fortgeschrittene elektronische Siegel müssen zusätzliche Anforderungen erfüllen, die in der eIDAS-Verordnung definiert sind, wie z. B. die eindeutige Zuordnung zum Siegelersteller.
Qualifizierte elektronische Siegel müssen die Anforderungen von fortgeschrittenen elektronischen Siegeln erfüllen, von einer qualifizierten elektronischen Siegelerstellungseinheit erstellt werden und auf einem qualifizierten Zertifikat basieren.
Grundsätzlich haben fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Siegel ein sehr hohes Sicherheitsniveau. Die Wahl des geeigneten Siegels hängt von den Anforderungen der jeweiligen Situation ab. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, die regulatorischen Anforderungen der jeweiligen Branche zu prüfen oder juristischen Rat einzuholen.
Elektronische Siegel und elektronische Signatur im Vergleich
Ein elektronisches Siegel ist…
Ein elektronisches Siegel ist ein Firmensiegel für eine juristische Person, d.h. ein Unternehmen oder eine Organisation, das die Herkunft und Integrität des Dokuments bestätigt.
Mehr zum Thema elektronische Siegel
Ein elektronisches Siegel ist ein Firmensiegel für eine juristische Person, d.h. ein Unternehmen oder eine Organisation, das die Herkunft und Integrität des Dokuments bestätigt.
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Eine elektronische Signatur ist…
Eine elektronische Signatur wird von einer natürlichen Person erstellt und zur Unterzeichnung eines Dokuments im Rahmen einer Willenserklärung verwendet.
„’Elektronische Signatur’ sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.“
Mehr zur elektronischen Signatur
Eine elektronische Signatur wird von einer natürlichen Person erstellt und zur Unterzeichnung eines Dokuments im Rahmen einer Willenserklärung verwendet.
„’Elektronische Signatur’ sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.“
Mehr zur elektronischen Signatur
Zusammengefasst: Während bei der elektronischen Unterschrift eine persönliche Signatur erzeugt wird, steht das Firmensiegel für eine juristische Person, sprich ein Unternehmen oder eine Organisation. Muss eine Willenserklärung mittels einer Unterschrift abgegeben werden, so ist eine elektronische Signatur erforderlich.
Fazit: Elektronische Siegel haben viele Vorteile
Ein analoger und digitaler Firmenstempel beinhaltet grundlegende Informationen zum Unternehmen und können zur Wiedererkennung im Dokument verwendet werden.
Sofern das Dokument auch vor Veränderung geschützt werden soll, sind elektronische Siegel das geeignete Mittel. Diese sind in der Europäischen Union (EU) rechtsverbindlich und lassen sich als Massenprozess für bestimmte Unternehmensdokumente automatisieren.
Mit der Softwarelösung inSign können sowohl digitale Firmenstempel in PDF-Dokumente eingefügt als auch elektronische Siegel erstellt werden.
Digitaler Firmenstempel mit inSign
inSign ist eine elektronische Signaturlösung, mit der die erforderlichen Unterschriften digital eingeholt werden können. inSign erlaubt im Signaturfeld auch das Hinzufügen eines Firmenstempels. Dieses wird als Bild der Signatur beigefügt.
Elektronische Siegel mit inSign
inSign bietet neben der Signaturlösung auch eine elektronische Siegellösung an. Grundvoraussetzung für die Erstellung eines elektronischen Siegels ist ein digitales Zertifikat, das auf den Namen des Unternehmens ausgestellt wird. Dieses wird direkt über inSign bezogen. Das eigentliche Siegeln geschieht über die REST-API Schnittstelle von inSign und kann auch als Massenprozess bspw. für E-Rechnungen erfolgen.
Haben Sie weitere Fragen zum Thema Firmenstempel oder elektronische Siegel? Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!
Über den Autor
Christina Detling – Online Marketing Managerin
Christina ist seit über vier Jahren bei inSign tätig und freut sich, wenn sie ihr Wissen rund um das Thema elektronische Unterschrift und Digitalisierung weitergeben kann.
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