Das sollten Sie bei der Wahl einer elektronischen Unterschriften­lösung beachten

Das sollten Sie bei der <strong>Wahl einer elektronischen Unterschriften­lösung</strong> beachten
DAS SOLLTEN SIE BEI DER WAHL EINER ELEKTRONISCHEN UNTERSCHRIFTENLÖSUNG BEACHTEN

Unterschreiben auf Papier war gestern!

Sie sind auf der Suche nach einer Software für elektronische Signaturen? Dann sind Sie bestimmt bereits auf zahlreiche Anbieter gestoßen. Auf den ersten Blick scheinen diese einen ähnlichen Leistungsumfang zu bieten. Wir möchten Ihnen mit diesem Blogbeitrag dabei helfen, die verschiedenen Angebote zu vergleichen und Ihnen ein paar Tipps zu geben, auf welche Aspekte Sie achten sollten.

1. Auf welchen Geräten kann eine Unterschrift erfolgen?

Die elektronische Signatur sollte nicht nur auf bestimmten Geräten wie z. B. Signaturpads möglich sein. Für eine optimale Nutzererfahrung ist es wichtig, dass die Unterschrift auf unterschiedlichen Geräten erfolgen kann. Mit inSign kann die Unterschrift auf jedem Touch-Gerät, wie z. B. Smartphone, Tablet geleistet werden.

2. Kann ein Dokument von mehreren Personen unterschrieben werden?

In manchen Situationen sind Unterschriften von mehreren Personen erforderlich wie z. B. bei einem Mietvertrag, einem Kredit oder bei internen Genehmigungsprozessen. Daher ist es wichtig, dass die Software für elektronische Signaturen diese Funktion ebenfalls unterstützt.

Mit inSign können Dokumente ganz einfach von mehreren Personen unterzeichnet werden. Dafür müssen die Unterschriftsfelder den Personen zugewiesen werden und bei Bedarf die Reihenfolge bestimmt werden.

3. Können mehrere Dokumente gleichzeitig unterschrieben werden?

Dokumente, die zu einem Prozess gehören, sollten in einem Arbeitsgang zusammengefasst und zur Unterschrift versendet werden, wie z. B. ein Vertrag mit den zugehörigen Datenschutzerklärungen und AGB. Dieses Feature ist eine erhebliche Erleichterung für Unterzeichner und Dokumentersteller.

Auch mit inSign ist dies möglich. Ein Vorgang kann aus mehreren Dokumenten bestehen, wie zum Beispiel aus einem Hauptvertrag, Vertragsbedingungen, Ausweisdokumenten, oder Zusatzformularen, etc.

4. Ist die Anzahl an elektronischen Unterschriften begrenzt?

Einige Softwareanbieter begrenzen die Anzahl der Unterschriften. Stellen Sie sicher, dass die maximale Anzahl an Unterschriften für Sie ausreicht und bei Überschreitung keine zusätzliche Gebühr entsteht. Wichtig ist auch zu klären, was passiert, wenn die maximale Anzahl überschritten wird.

Bei inSign smart business gibt es eine Fair-Use-Policy, welche 100 Unterschriften im Monat als Richtgröße vorsieht. Bei regelmäßiger und deutlicher Überschreitung dieser Anzahl nehmen wir mit dem Kunden Kontakt auf um eine gemeinsame Lösung zu finden. Bei inSign enterprise ist jeder Vorgang kostenpflichtig. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit einer Flatrate, mit der alle Kosten abgedeckt sind.

5. Wofür wird die elektronische Signatur verwendet?

Bei einigen Vorgängen reicht eine einfache elektronische Signatur aus, wie z. B. bei internen Protokollen und allgemeinen Geschäftsbedingungen. Andere Vorgänge müssen mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur unterschrieben werden. Mehr dazu hier. Mit der fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur sind Sie allerdings in Punkto Rechtssicherheit auf der sicheren Seite. Doch nicht alle Anbieter unterstützen diese Art von Signatur.

inSign verwendet standardmäßig die fortgeschrittene elektronische Signatur. Bei Bedarf kann auch eine qualifizierte elektronische Signatur mithilfe unserer Kooperationspartner geleistet werden.

6. Ist die elektronische Unterschriftenlösung auch in anderen Ländern gültig?

Um einen effizienten Geschäftsbetrieb sicherzustellen, sollte bei der Wahl der E-Signaturlösung beachtet werden, dass die Unterschrift auch in anderen Ländern gültig ist. Wählen Sie einen Anbieter, dessen Lösung in allen für Sie relevanten Märkten eingesetzt werden kann.

inSign erfüllt alle Anforderungen der einschlägigen Verordnungen und Richtlinien der EU und somit auch des EWR. Daher wird inSign auch europaweit eingesetzt. Dies war für einige Kunden ein entscheidendes Kriterium.

7. Muss die Lösung in das eigene System integriert werden?

Wir können Ihnen die Integration in ein bereits bestehendes System empfehlen, wenn das zu erwartende Unterschriftsvolumen hoch ist und keine manuellen Eingriffe vor der Unterschrift erforderlich sind. Zudem kann die E-Signaturlösung an das eigene Design angepasst werden. Beispiele hierfür sind der Abschluss einer Versicherung oder das Mieten eines Fahrzeuges.

inSign bietet zwei Produktvarianten an. inSign smart business ist eine Webanwendung in der Cloud, die sofort genutzt werden kann. inSign enterprise ist integrier- und anpassbar.
Zusammenfassung

Mit dem digitalen Wandel sind auch Angebot und Nachfrage für die elektronische Signatur deutlich gestiegen. Denn damit können Dokumente viel schneller unterzeichnet werden als auf Papier, insbesondere wenn Unterzeichner nicht vor Ort sind. Beim Vergleich sollten Sie auf die vorher genannten Eigenschaften achten.
Möchten Sie mehr zu unserer elektronischen Unterschriftenlösung inSign erfahren, können Sie sich hier einen Überblick verschaffen oder uns direkt kontaktieren und die Software testen.