Vorlagen

Vorlagen werden einmal erstellt und können dann beliebig oft wiederverwendet werden. Diese Funktion bietet sich an, wenn Sie z. B. ein Standardformular mit einem Signaturfeld versehen und das so vorbereitete Formular öfters verwenden wollen.
inSign Vorlagen

Vorlage erstellen

Die Schaltfläche „Neue Vorlage“ unter dem Reiter „Vorlagen“ erzeugt einen neuen Vorgang, welchen Sie wie gewohnt bearbeiten können. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können Sie mit „Vorlage speichern“ den Vorgang wieder verlassen. Die neue Vorlage steht Ihnen anschließend zur Verfügung.

Vorlage verwenden

Um aus einer Vorlage einen neuen Vorgang zu erzeugen, klicken Sie einfach auf den Namen oder wählen Sie die Funktion „Neuer Vorgang aus Vorlage“ aus dem Kontextmenü. Anschließend werden Sie aufgefordert einen Vorgangsnamen einzugeben. „Ok“ erzeugt und startet den neuen Vorgang.

Vorlagenname editieren

Mit der Funktion „Umbenennen“, können Sie den Namen der Vorlage ändern.

Vorlage teilen

Falls Sie mit mehreren Nutzern in einer gemeinsamen inSign-Gruppe arbeiten, können Sie die Vorlage mit den anderen Nutzern teilen.
Hinweis: Für die meisten Nutzer ist diese Funktion nicht aktiviert, d.h. es werden keine Gruppen zum Teilen angezeigt.

Weblink verwenden

Wenn Sie ein vorbereitetes PDF-Formular als Self-Service zur Verfügung stellen möchten, können Sie die Funktion „Weblink“ in der Vorlagenverwaltung nutzen. Sie erhalten zu einem bestimmten Vorgang eine URL, die Sie in Ihre Website, in eine E-Mail oder in einen Newsletter integrieren können. Personen, die auf diesen Link klicken, öffnen automatisch das Dokument und werden zum Ausfüllen und Unterschreiben aufgefordert. Nach Unterschrift und Abschluss durch den Bearbeiter erhalten Sie eine entsprechende Nachricht und finden die fertigen Dokumente automatisch in Ihrer Vorgangsverwaltung.

Vorgehensweise:
Erzeugen Sie eine Vorlage mit den notwendigen Text- und Unterschriftenfeldern. Klicken Sie in der Vorlagenverwaltung rechts auf das Drei-Punkte-Symbol des jeweiligen Vorgangs.

Weblink

Mit dem Klick auf „Weblink“ erscheint folgender Dialog.

inSign Self-Service
Aktivieren Sie den Weblink mit dem Schieberegler in der obersten Zeile. Kopieren Sie den Link in die Zwischenablage und integrieren Sie diesen an der gewünschten Stelle.

Vorlage löschen

Mit der Funktion löschen oder dem Mülleimersymbol können von Ihnen selbst erstellte Vorlagen gelöscht werden.

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