Begriffserklärungen

Vorgang

Ein Vorgang ist eine Sammlung von einer oder mehreren Dateien. In der Regel sind das PDF-Dokumente. Aber auch Bilddateien, z. B. Fotos können Bestandteil eines Vorgangs sein.

Unterschriften

In der Vorgangsverwaltung werden in der Spalte “Unterschriften” die Pflicht-Unterschriften (mit * gekennzeichnet) und dahinter in Klammern die optionalen Unterschriften des Vorgangs angezeigt.

Status

Offen:
Ein neuer Vorgang wurde geöffnet. Das Dokument wurde noch nicht unterschrieben oder eine Unterschrift von einer weiteren Person angefordert (Online-Bearbeitung).

Unterschrieben:
Alle Pflicht-Unterschriften im Dokument wurden geleistet. Der Vorgang wurde jedoch noch nicht abgeschlossen.

Zu Bearbeiten:
Der Vorgang wartet auf Unterzeichnung durch den Vorgangsersteller.

In Online-Bearbeitung:
Der Vorgang wurde an eine andere Person übertragen. Diese kann das Dokument unterschreiben und ggf. vorhandene Formularfelder ausfüllen.

DSGVO-Abfrage abgelehnt:
Vor der Unterschrift wird der Benutzer aufgefordert, in die Datenschutzerklärung einzuwilligen. Der Status zeigt an, dass der Benutzer die Datenschutzerklärung abgelehnt hat.

Fertig:
Der Vorgang wurde abgeschlossen.

Biometrische Daten

Bei der Standard Unterschrift mit inSign (FES) wird die gesamte Bewegung während der Unterschrift wie eine Art Video aufgezeichnet. Die dabei entstehenden Daten nennt man biometrische Daten. Sie sind besonders schützenswert und werden deshalb sofort verschlüsselt und erst dann in das PDF-Dokument eingebettet.

Funktionen

Das Drei-Punkte-Symbol, rechts neben dem Status des Vorgangs, öffnet ein Menü mit den zur Verfügung stehenden Funktionen. Die Befehle sind abhängig vom Status des Vorgangs.

Vorgangsverwaltung inSign

Öffnen

Öffnet den Vorgang zur weiteren Bearbeitung.

Herunterladen

Lädt alle Dokumente inkl. der biometrischen Daten als ZIP-Datei zur Archivierung herunter.

Jetzt archivieren

Vorgänge werden nach 30 Tagen Inaktivität automatisch in das Archiv verschoben. Wenn Sie vor Ablauf der 30 Tage einen Vorgang archivieren wollen, können Sie das über diese Funktion auslösen. Wählen Sie dazu einfach den Befehl “Jetzt archivieren”.

Löschen

Löscht den Vorgang. Es gibt keine Möglichkeit, gelöschte Vorgänge wiederherzustellen.

Vorgang zurückholen

Wenn ein Vorgang an eine andere Person übergeben wurde (siehe Funktion Online-Bearbeitung), können Sie selbst den Vorgang so lange nicht mehr öffnen, bis die andere Person die Bearbeitung abgeschlossen hat. Mit Hilfe dieser Funktion ist es möglich, der anderen Person das Bearbeitungsrecht zu entziehen. Die Person wird automatisch per E-Mail informiert, dass Sie die Bearbeitung wieder übernommen haben. Anschließend sind Sie wieder selbst in der Lage, den Vorgang zu öffnen.

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