1×1 der elektronischen Signatur

Alles was Sie über die E-Signatur wissen sollten

In diesem Artikel beantworten wir alle Fragen rund um die elektronische Signatur. Sie erfahren, was eine elektronische Signatur ist, welche Arten es gibt und wie sich die elektronische Unterschrift von der digitalen Signatur unterscheidet. Wir beschäftigen uns mit rechtlichen Aspekten, wie z. B. der Gültigkeit einer elektronischen Signatur oder deren Beweisbarkeit. Sie erhalten Tipps und umfassende Informationen zum Einsatz in der Praxis und den Auswirkungen im elektronischen Geschäftsverkehr.

Warum werden Dokumente unterschrieben?

Wenn zwei oder mehrere Parteien eine rechtlich verbindliche Vereinbarung treffen wollen, sind sie grundsätzlich frei darin, in welcher Form sie ihren Willen erklären. Eine Unterschrift ist eine von mehreren Möglichkeiten, eine ausdrückliche Willenserklärung abzugeben. Mündliche Willenserklärungen sind genauso gültig wie schriftliche, jedoch im Streitfall schwer zu beweisen. Auch elektronische Unterschriften haben je nach Art ein unterschiedlich hohes Beweisniveau. Beim Einsatz in der Praxis bietet die elektronische Signatur im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung viele Vorteile und erweiterte Einsatzmöglichkeiten.

Inhaltsverzeichnis

Begrifflichkeiten rund um die elektronische Unterschrift

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ist eine Alternative zur handschriftlichen Unterschrift. In der Regel werden durch die elektronische Unterschrift die IT-Sicherheitsziele Authentizität und Integrität verfolgt. Das bedeutet, dass die Unterschrift dem Unterzeichner zugeordnet werden kann und vor Manipulation geschützt ist. Grundlage hierfür ist die eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services, (EU) Nr. 910/2014). Diese regelt elektronische Identifizierungen und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen innerhalb der Europäischen Union. Sie definiert den rechtlichen Rahmen und legt die Anforderungen für die einzelnen Formen fest.

In der eIDAS-Verordnung wird der Begriff „elektronische Signatur“ folgendermaßen definiert:

„’Elektronische Signatur‘ sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.“​

Welche Arten/Formen von elektronischen Signaturen gibt es?

Die elektronische Signatur wird in drei Arten unterteilt:

  • Die einfache elektronische Signatur (EES)
  • Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
  • Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Was ist eine einfache elektronische Signatur (EES)?

Bei einer elektronischen Signatur handelt es sich um Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden. Der Unterzeichner nutzt diese Daten zum Unterzeichnen (Art. 3 Ziff. 10 Verordnung (EU) Nr. 910/2014).

Es kann sich hier um eine eingescannte Unterschrift oder auch nur um die Nennung des Namens, z. B. unter einem Dokument oder in einer E-Mail handeln. Die einfache elektronische Signatur muss keine Möglichkeit der Identifizierung beinhalten oder eine Veränderung des Dokumentes erkennen lassen.

Diese Form der Signatur ist sehr einfach und schnell zu leisten, jedoch schlechter beweisbar als die beiden anderen Formen FES und QES, da sich die EES nicht eindeutig einer Person zuordnen lässt.

Für manche Dokumenten kann je nach Inhalt eine einfache elektronische Signatur ausreichen:

  • Allgemeine Geschäftsbedingungen
  • Mandanteninformationen
  • Dokumentationen
  • Interne Protokolle

Was ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)?

Die eIDAS-Verordnung stellt folgende Anforderungen an die fortgeschrittene elektronische Signatur:

  • Die elektronische Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.
  • Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
  • Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.
  • Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

(Art. 26 Verordnung (EU) Nr. 910/2014)

Daraus folgt, dass die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) beweiskräftig ist, da die erfassten Daten im Nachhinein eine Identitätsprüfung des Unterzeichners ermöglichen

Beispiele für Dokumente, für die eine fortgeschrittene elektronische Signatur empfohlen wird:

  • SEPA-Mandate
  • Geheimhaltungsvereinbarungen
  • Unbefristete Arbeitsverträge
  • Angebote
  • Versicherungsanträge
  • Haftungsausschlüsse
  • Datenschutzerklärungen

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht (Art. 3 Ziff. 12 Verordnung (EU) Nr. 910/2014).

Bei einer Signaturerstellungseinheit handelt es sich um eine konfigurierte Software oder Hardware, die zum Erstellen einer Signatur verwendet wird (Art. 3 Ziff. 22 Verordnung (EU) Nr. 910/2014).

Die qualifizierte Form hiervon muss zusätzliche Bedingungen im Hinblick auf Sicherheit und Möglichkeit der Identifizierung erfüllen. Sie muss von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter zur Verfügung gestellt werden (Art. 3 23 i.V.m. Anhang II Verordnung (EU) Nr. 910/2014).

Ein wesentliches Merkmal eines qualifizierten Zertifikates ist, dass die Identität des Unterzeichners bei Öffnung des Dokumentes unmittelbar zu erkennen ist, wenn die eingesetzte Software in der Lage ist, die Daten bei den Signaturservern abzurufen. Dies wird durch umfangreiche Anforderungen an ein qualifiziertes Zertifikat sichergestellt (Anhang I Verordnung (EU) Nr. 910/2014).

Hieraus wird ersichtlich, dass Voraussetzung für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur die Identifizierung des Nutzers sein muss.

Die Identifizierung kann nach den zurzeit gültigen Standards beispielsweise durch das Post-Ident-Verfahren oder das Video-Ident-Verfahren erfolgen. Andere Formen sind angedacht, aber noch nicht zur Nutzung freigegeben. Beide Verfahren bedeuten für den Unterzeichner zusätzlichen Aufwand, der teilweise nicht unerheblich ist. Deshalb wird die Akzeptanz für dieses Verfahren wesentlich davon abhängen, welche Bedeutung die Leistung der qualifizierten elektronischen Signatur für den Unterzeichner hat.

Die wichtigsten Anforderungen laut eIDAS an eine QES kann man wie folgt zusammenfassen:

  • Alle Anforderungen an eine FES werden auch erfüllt.
  • Die QES wird von einem geprüften Vertrauensdiensteanbieter (engl. Trust Service Provider) ausgestellt.
  • Die Identität des Unterzeichners wurde vor der Signatur validiert.
  • Der Signaturschlüssel muss in einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit (QSCD) liegen.

Der Gesetzgeber fordert für einige Dokumente die sogenannte Schriftform. Diese kann nur durch eine handschriftliche Unterschrift auf Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt werden.

Beispiele für Dokumente, für die eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig ist:

  • Befristete Arbeitsverträge
  • Bürgschaften
  • Lebensversicherungen auf das Leben Dritter

Obwohl die QES der Papierunterschrift quasi gleichgestellt ist, gibt es Dokumente, für die der Gesetzgeber eine Ausfertigung auf Papier vorschreibt, wie z. B. notariell zu beurkundende Verträge oder die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses.

Was ist ein Vertrauensdienst?

Ein Vertrauensdienst ist unter anderem dann gegeben, wenn durch ihn die Erstellung, Überprüfung und Validierung von elektronischen Signaturen, elektronischen Siegeln oder elektronischen Zeitstempeln möglich ist (Art. 3 Ziff. 16 Verordnung (EU) Nr. 910/2014).

Folgend ein paar Beispiele für Vertrauensdienste:

  • Elektronisches Unterschreiben von Dokumenten
  • Qualifizierte elektronische Siegel und Zeitstempel
  • Sichere E-Mail-Kommunikation mittels digitalen Siegeln
  • Beglaubigte elektronische Belege
  • Sichere Identifizierung und Authentifizierung für Websites
  • Elektronische Einschreiben

Ein qualifizierter Vertrauensdienst liegt dann vor, wenn die zuvor beschriebenen elektronischen Daten in qualifizierter Form erstellt, überprüft oder validiert werden. Qualifizierte Vertrauensdienste (Trust Services) unterliegen einer Beaufsichtigung, müssen genehmigt werden und haben eine Reihe von Bedingungen im Hinblick auf Datensicherheit und Möglichkeit der Validierung von Daten zu erfüllen (Abschn. 3 Verordnung (EU) Nr. 910/2014).

Alle Anbieter von qualifizierten Vertrauensdiensten finden sich auf der Website der Bundesnetzagentur.

Gibt es länderspezifische Besonderheiten?

Map, LandkarteIn fast allen Industrienationen ist die elektronische Signatur ein rechtsverbindliches Instrument und auch in weniger entwickelten Ländern werden E-Signaturgesetze erlassen. In den USA trat im Jahr 2000 der sogenannte ESIGN Act in Kraft, der elektronische Signaturen für praktisch alle Anwendungen rechtsgültig macht.

In der EU bildet die EU-Verordnung Nr. 910/2014, besser bekannt als eIDAS, den Rechtsrahmen für elektronische Signaturen und vertrauensbasierte Dienste für den elektronischen Geschäftsverkehr im Binnenmarkt. Ziel von eIDAS ist es, eine gemeinsame Grundlage für sichere elektronische Interaktionen zwischen Bürgern, Unternehmen und Behörden zu schaffen und die Effizienz öffentlicher und privater Online-Dienste sowie des elektronischen Geschäftsverkehrs und Handels in der EU zu erhöhen.

In Europa gibt es auch einige Sonderregelungen. So wird z. B. in der Schweiz die Anerkennung des jeweiligen Zertifizierungsdienstes durch eine Anerkennungsstelle vorausgesetzt. In Österreich ist im E-Government die qualifizierte elektronische Signatur zwingend notwendig. Mehr dazu finden Sie hier.

Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einer digitalen Signatur?

Die elektronische Signatur ist kein Synonym für die digitale Signatur, wird aber oft miteinander verwechselt und falsch verwendet.

Die elektronische Signatur ist ein juristischer Begriff mit dem Ziel rechtsgültig zu sein. Dieser Rechtsbegriff basiert auf der Definition der Europäischen Richtlinie für elektronische Signaturen und der eIDAS. Man versteht darunter Daten, die mit einer Identität verbunden sind und einem Dokument beigefügt werden.

Die digitale Signatur ist ein mathematischer bzw. technischer Begriff mit dem Ziel der Datensicherheit.
Durch kryptographische Verfahren und starker Verschlüsselung wird bei der digitalen Signatur eine Identifizierung ermöglicht. Die digitale Signatur kann eine fortgeschrittene (FES) oder qualifizierte (QES) Signatur sein. Allerdings kann eine digitale Signatur niemals eine einfache elektronische Signatur (EES) sein, da sich bei einer EES die Unterschrift einer Person nicht zuordnen lässt.

Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einer elektronischen Unterschrift?

Zwischen diesen zwei Begriffen gibt es keinen Unterschied. Elektronische Signaturen oder Unterschriften werden auch gerne E-Signaturen genannt.

Was bedeutet „Textform“?

Die Textform ist eine Erklärung, in der die erklärende Person genannt wird und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird (§ 126b BGB).
Dies kann z. B. eine E-Mail, eine WhatsApp-Nachricht oder auch ein Brief sein.

Was bedeutet „Schriftform“?

Die Schriftform ist eine Erklärung in Textform ergänzt um eine eigenhändige Unterschrift (§ 126 BGB).

Rechtliche Aspekte der elektronischen Signatur

Ist eine elektronische Signatur rechtskräftig?

Richterhammer, LawJa, innerhalb der EU ist in der eIDAS geregelt, welche Anforderungen eine elektronische Signatur dafür erfüllen muss.
Zudem ist in der eIDAS-Verordnung folgendes festgeschrieben:

„Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt […].“

Der Gesetzgeber räumt den Vertragspartnern eine Entscheidungsfreiheit ein, das bedeutet, dass die Parteien selbst bestimmen können, ob die Unterschrift handschriftlich oder elektronisch geleistet wird. Für einige wenige Dokumente gilt das sogenannte Schriftformerfordernis. Dieses wird erfüllt durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine Unterschrift auf Papier. In anderen Fällen sind i.d.R. alle Arten der elektronischen Signatur möglich.

Ist eine E-Signatur beweisbar?

Fingerabdruck, FingerprintEine Willenserklärung mittels fortgeschrittenen (FES) und qualifizierter elektronische Signatur (QES) ist beweisbar, da die Identität vor Unterzeichnung geprüft wurde oder nachträglich geprüft werden kann. Des Weiteren sind fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Unterschriften vor Veränderung wie z. B. nachträglicher Manipulation geschützt.

Eine Möglichkeit zur Identifikation des Unterzeichners kann bei der fortgeschritteneren elektronischen Signatur z. B. durch die Analyse von sogenannten biometrischen Daten geschehen. Dies sind personenbezogene Merkmale der Unterschrift, die beim Unterschreiben von der Signatursoftware erfasst wurden. Zu diesen Biometriedaten gehören das 2-dimensionale Schriftbild der Unterschrift und individuelle Charakteristika wie Schreibrichtung, Schreibpausen und Schreibgeschwindigkeit.

Bei einer einfachen elektronischen Signatur (EES) ist eine Zuordnung der abgegebenen Willenserklärung zu einer bestimmten Person in der Regel nicht möglich. Daher ist eine EES kaum beweisbar.

Was passiert im Falle eines Streitfalls?

Im Streitfall wird in der Regel ein Gerichtsverfahren zur Überprüfung des Sachverhalts eingeleitet.

Bei einer einfachen elektronischen Signatur kann man anhand der Signaturdaten nicht direkt feststellen, ob die fragwürdige Willenserklärung tatsächlich von einer bestimmten Person geleistet wurde. Der Richter muss seine Entscheidung auch auf Basis ggf. weiteren vorliegenden Beweise oder Indizien fällen. Eine Beweisführung ist in einem solchen Fall schwierig.

Bei einer fortgeschrittenen Signatur sind zusätzlich Daten zur nachträglichen Identifizierung vorhanden. Diese können z. B. Schreibrichtung, Schreibpausen etc. sein. Diese Zusatzinformationen sind in der Regel verschlüsselt in das Dokument eigebettet. Die Entschlüsselung wird durch das Gericht angeordnet. Der dafür notwenigen Schlüssel ist typischerweise im Besitz eines unabhängigen Dritten (z. B. Signaturdienst, Notar etc.). Diese Person kann auf Anordnung des Gerichts die Daten entschlüsseln und zur weiteren Analyse einem Sachverständigen übergeben.

Bei der qualifizierten elektronischen Signatur findet die Identifikation der unterzeichnenden Person bereits vor der Willenserklärung statt. Für die QES ist wie auch für die FES ist eine Beweisführung im Streitfall sehr gut möglich.

Ist eine eingescannte Unterschrift gültig?

ScannerPrinzipiell ist jede Form einer Willenserklärung gültig. Jedoch stellt sich auch immer die Frage der Beweisbarkeit. Im Streitfall lässt sich nur schwer beweisen, dass eine eingescannte Unterschrift die Willenserklärung einer bestimmten Person repräsentiert. Aus diesem Grund verlangen z. B. Behörden Dokumente oft im Original, um diese beweissicher archivieren zu können.

Ist eine gefaxte Unterschrift gültig?

faxGrundsätzlich sind alle Formen von Willenserklärungen gültig. Faxe sind mit eingescannten Unterlagen gleichzustellen (siehe oben). Eine gefaxte Unterschrift ist nicht beweisbar, da diese nicht zweifelsfrei die Willenserklärung einer bestimmten Person repräsentiert.

Werden unterschriebene Dokumente gegen Veränderung geschützt?

Lock, Schloß, Sicherheit, SecurityPDF-Dokumente mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) oder qualifizierten elektronischen Signatur (QES) sind bei nachträglichen Veränderungen durch Verschlüsselungen und elektronische Siegel erkennbar. Eine nachträgliche Bearbeitung z. B. mit Adobe Acrobat zerstört das elektronische Siegel und das PDF ist als verändert zu erkennen. Das Dokument wird mit dem Vermerk „Dokument wurde nach Unterschrift verändert“ versehen.

Eine Bearbeitung signierter PDF-Dokumente mittels Kommentarfunktion ist grundsätzlich zulässig, da der eigentliche Inhalt nicht verändert wird. Die hinzugefügten Kommentare sind als solche zu erkennen und das signierte Dokument kann jederzeit ohne Kommentare angezeigt werden. Im Adobe Reader erreicht man das am einfachsten durch Rechtsklick auf die Unterschrift und „Unterschriebene Version anzeigen“.

Elektronische Unterschrift in der Praxis

Wie wird eine elektronische Signatur erstellt?

Klickbestätigung 

Eine einfache elektronische Signatur ist oft einfach eine Klickbestätigung. Mit dem Klick auf einen Button wie z. B. „Jetzt kaufen“ oder „Jetzt bestellen“ gibt man eine Willenserklärung ab, die jedoch nicht zweifelsfrei bewiesen werden kann, da hier keine Identitätsprüfung stattfindet.

Eingescannte Unterschrift

Eine eingescannte oder auf der Tastatur getippte Unterschrift sind typische Beispiele für einfache elektronische Signaturen. Im Nachhinein lässt sich nicht feststellen, ob und von wem eine Willenserklärung abgegeben wurde.

Handschriftliche Unterschrift

Typischerweise nutzt man hierfür ein Gerät mit berührungsempfindlicher Oberfläche (Touch-Funktion). Man unterschreibt entweder mit dem Finger oder mit einem geeigneten Stift. Falls dabei biometrische Daten wie Schreibrichtung, Schreibgeschwindigkeit etc. aufgezeichnet werden, handelt es sich um eine fortgeschrittene elektronische Signatur, da die Willenserklärung im Nachhinein dem Ersteller zugeordnet werden kann.

Zertifikatsbasierte Unterschrift

Bei einer qualifizierten zertifikatsbasierten Unterschrift wird bereits vor der Unterschrift die Identität der Person in einem Zertifikat bestätigt. Das qualifizierte Zertifikat wird durch einen bestätigten Vertrauensdienstanbieter ausgestellt. Ein entsprechend signiertes Dokument enthält neben einer Dokumentenprüfsumme (Hashwert) auch einen öffentlichen Schlüssel zum Prüfen des Zertifikats.
Die Authentifizierung der Person direkt vor dem Signaturvorgang erfolgt durch ein 2-Faktor Verfahren. Der Signaturvorgang selbst erfolgt mittels PIN oder TAN.

Wie sieht eine elektronische Signatur aus?

Genaugenommen hat eine elektronische Signatur kein Aussehen, es sind nur Daten, die einem Dokument oder einer Datei beigefügt werden. Aber um das Vorhandensein einer Signatur zu kennzeichnen, gibt es aber in der Regel trotzdem eine visuelle Repräsentation. Häufig verwendet wird der Schriftzug der Unterschrift, dieser kann per Tastatur, mit der Maus oder auch mit einem Stift oder Finger auf einem Touchdevice entstanden sein.

Genaugenommen hat eine elektronische Signatur kein Aussehen, es sind nur Daten, die einem Dokument oder einer Datei beigefügt werden. Aber um das Vorhandensein einer Signatur zu kennzeichnen, gibt es aber in der Regel trotzdem eine visuelle Repräsentation. Häufig verwendet wird der Schriftzug der Unterschrift, dieser kann per Tastatur, mit der Maus oder auch mit einem Stift oder Finger auf einem Touch Device entstanden sein.

Elektronische Signatur (FES)

Es gibt viele weitere Möglichkeiten, um auf das Vorhandensein von Signaturdaten hinzuweisen, wie zum Beispiel folgende eher technische Variante:

Elektronische Signatur (QES)
Der Art der Darstellung lässt Rückschlüsse auf die verwendete Signaturart zu. Weitere Details zur Unterschrift können im Adobe Reader unter „Unterschriftseigenschaften“ eingesehen werden.

Welche Dokumentenformate können elektronisch unterzeichnet werden?

Prinzipiell lassen sich alle Dokumentenformate elektronisch signieren. Auch Word, Excel und andere Formate können elektronisch unterschrieben werden. In der Praxis werden jedoch solche Dokumente vor Unterschrift meist in ein PDF umgewandelt. Die ISO 32000-1 legte 2008 das PDF als Standard für abgeschlossene Dokumente fest. Dieser Standard wurde zuletzt 2018 geprüft und bestätigt. Andere Dokumentenformate wie z. B. Word und Excel sind keine Standardformate. Das hat u. a. folgende Gründe:
  • PDF ist rückwärtskompatibel, das bedeutet, dass auch ältere Versionen geöffnet werden können. Daher ist PDF/A auch das Format für die Langzeitarchivierung.
  • PDF bietet im Gegensatz zu anderen Formaten deutlich mehr Vorteile. So ist das PDF-Format auf allen Plattformen gleich lesbar und Zertifikate können angezeigt werden.

In welchen Bereichen kann eine E-Signatur verwendet werden?

Die elektronische Signatur kann in allen Branchen und Abteilungen eingesetzt werden. Je nach Relevanz und gewünschtem Beweisniveau eines Dokuments sollte die Art der elektronischen Unterschrift passend dazu gewählt werden. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist wegen ihrer hohen Praxistauglichkeit bei gleichzeitig hohem Sicherheitsniveau für den überwiegenden Teil der Geschäftsprozesse und Dokumente die beste Lösung.

Welche Vor- und Nachteile bietet eine elektronische Unterschrift?

Die E-Signatur bietet folgende Vorteile:

  • Mit der elektronischen Unterschrift können viele Geschäftsprozesse digitalisiert werden.
  • Dokumente gehen nicht mehr verloren.
  • Eine handschriftliche Unterschrift kann mit der Zeit verblassen. Eine elektronische Unterschrift hingegen hat auch noch nach vielen Jahren Originalqualität.
  • Unterschriften können jederzeit orts- und zeitunabhängig eingeholt werden.
  • Die Durchlaufzeit von Unterschriftsprozessen wird deutlich verkürzt.
  • Die elektronische Unterschrift spart Kosten für Papier, Drucker und Betriebsmittel wie z. B. Tinte oder Toner.
  • Die elektronische Unterschrift leistet einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz, weil Ressourcen wie Wasser und Bäume geschont werden.

Die E-Signatur hat folgende Nachteile:

  • Die dafür notwendige Software ist i. d. R. kostenpflichtig.
  • Die elektronische Signatur setzt ein Mindestmaß an technischer Infrastruktur wie beispielsweise einen Computer mit Internetzugang voraus.
  • Die elektronische Unterschrift ist bei nicht technisch versierten Personen unter Umständen erklärungsbedürftig und stößt auf Skepsis.

Ist die elektronische Unterschriftslösung auch für Privatpersonen sinnvoll?

Eine elektronische Unterschriftslösung birgt auch Einsatzmöglichkeiten für Privatpersonen. So können z. B. Unterschriften für Mitgliedsanträge in Vereinen oder für Formulare in anderen Ehrenämtern eingeholt werden.

Was kostet eine elektronische Unterschriftenlösung?

EuroHierfür gibt es keine pauschale Antwort, da dies von der Art der elektronischen Signatur und dem Leistungsspektrum der Software abhängt. In der Regel bieten Unternehmen zwei bis drei Optionen, die sich an unterschiedliche Zielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen richten. Es gibt auch kostenlose Angebote, die allerdings ein niedrigeres Sicherheitsniveau bieten und somit nicht für alle Geschäftsprozesse geeignet sind.

Welcher Anbieter ist der richtige für mich?

Bei der Auswahl einer elektronischen Unterschriftenlösung sollten folgende Fragen geklärt werden:

  • Für welche Anwendungsfälle soll die elektronische Unterschrift verwendet werden?
  • Wie wichtig ist die Beweisbarkeit der Unterschrift?
  • Welche Art der elektronischen Unterschrift ist für meine Anwendungsfälle geeignet?
  • Wie sind die rechtlichen Rahmenbedingungen?
  • Wie schaut der Unterschriftenprozess aus? Wer soll die Dokumente unterschreiben?
  • Wie viele Unterschriften sollen durchschnittlich monatlich durchgeführt werden?
  • Soll es eine Cloudlösung sein oder möchten Sie das System selbst betreiben (On-Premises)?
  • Wo befindet sich das Rechenzentrum? Welche Subunternehmen werden eingesetzt und mit wem werden die Daten geteilt?
  • Werden die Vorschriften der DSGVO erfüllt?
  • Sind neben der elektronischen Signatur zusätzliche Metadaten vorhanden wie z. B. ein Auditbericht?
  • Auf welchen Geräten soll die Unterschrift geleistet werden?
  • Welchen Support bietet der Anbieter und in welcher Sprache?
  • Welche Unternehmen setzen die Lösung ein? Gibt es aussagekräftige Kundenberichte oder Bewertungen?

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